建筑工程资料管理 (收集与整理)第一章 概述

建筑工程资料管理

2/6/20231第一章建筑工程资料管理概述第一节建筑工程资料的基本知识第二节建筑工程资料管理的意义和职责第三节工程文件的归档要求第四节工程文件的组卷第五节建筑工程档案的验收与移交

2/6/20232工程项目建设的程序及各个阶段的工作内容工程项目建设的程序项目建议书阶段可行性研究阶段勘察、设计文件编制阶段建设准备阶段施工安装阶段竣工验收阶段2/6/20233

资料是一个相对性、动态性极强的概念，外延极宽。只要对人们研究解决某一问题有信息支持价值，无论其具体是什么，均可视为资料（文件）。档案是保存备查的历史文件。档案是由文件（或叫文书）转化而来的。广义的“文件”不仅指常规的机关文书，也包括技术文件、各种手稿等工作中直接使用的材料。

文件转化为档案是有条件的。主要有以下三点：

（1）办理完毕（或叫处理完毕）的文件才能作为档案。（2）对日后实际工作和科学研究等活动具有一定查考利用价值的文件，才有必要作为档案保存。（3）按照一定的规律保存起来的文件，才能最后成为档案。2/6/20234第一节建筑工程资料的基本知识

建筑工程资料是指在工程建设过程中形成的各种形式的信息记录经整理、汇编形成的的文件，包括工程准备阶段文件、监理资料、施工资料、竣工图和竣工验收文件，也可简称为工程资料。建筑工程指通过对各类房屋建筑及其附属设施的建造和与其配套的线路、管道、设备的安装活动所形成的工程实体。2/6/20235建筑工程资料工程准备阶段文件是指在工程开工以前，在立项、审批、征地、勘察、设计、招投标等工程准备阶段形成的文件。监理文件是指监理单位在工程设计、施工等监理过程中形成的文件；施工文件是指施工单位在工程施工过程中形成的文件；竣工图是指在工程竣工验收后，真实反映建设工程项目施工结果的图样；竣工验收文件是指在建设工程项目竣工验收活动中形成的文件。

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（1）纸质载体

（2）缩微品载体

（3）磁性载体

（4）光盘载体建筑工程资料的载体形式2/6/20237

（1）真实性和全面性（2）分散性和复杂性（3）继承性和时效性

（4）随机性

（5）多专业性和综合性

建筑工程资料的特征2/6/20238第二节建筑工程资料管理的意义和职责

建筑工程资料管理的意义（1）确保工程项目竣工验收顺利完成。（2）保证工程项目规范化建设。（3）维护企业自身利益和社会声誉。（4）开发利用企业资源2/6/20239

1、负责本单位工程档案资料的管理工作，并设专人进行管理。

2、在工程招标及勘察、设计、施工、监理等单位签订协议、合同时，应对工程文件的套数、费用、质量、移交时间等提出明确要求。

3、向参建各方提供所需的工程资料，并保证所提供的资料真实、准确、齐全。

4、对本单位自行采购的建筑材料、构配件和设备等，应符合设计文件和合同的要求，并保证相关质量证明文件的完整、齐全、真实、有效。

5、负责组织、监督和检查勘察、设计、施工、监理等单位的工程文件的形成、积累和立卷归档工作。

6、对需本单位签字的工程资料应及时签署意见。

7、收集和汇总勘察、设计、施工、监理等单位立卷归档的工程档案。

8、负责组织竣工图的绘制工作，也可委托施工单位、监理单位或设计单位，并按相关文件规定承担费用。

9、在组织工程竣工验收前，应提请当地的城建档案管理机构对工程档案进行预验收；未取得工程档案验收认可文件的，不得组织工程竣工验收。

10、对列入城建档案馆（室）接收范围的工程，工程竣工验收后的3个月内向当地城建档案馆（室）移交一套符合规定的工程档案。建设单位职责2/6/202310监理单位职责

（１）负责监理资料的管理工作，并设专人对监理资料进行收集、整理和归档。（２）按照合同约定，在勘察、设计阶段，对勘察、设计文件的形成、积累、组卷和归档进行监督、检查；在施工阶段，应对施工资料的形成、积累、组卷和归档进行监督、检查，使工程资料的完整性、准确性符合有关要求。

(3)负责对施工单位报送的施工资料进行审查、签字。（4）列入城建档案馆接收范围的监理资料，监理单位应在工程竣工验收后两个月内移交建设单位。2/6/202311施工单位职责（１）负责施工资料的管理工作，实行技术负责人负责制，逐级建立健全施工资料管理责任制。（２）负责汇总各分包单位编制的施工资料。分包单位应负责其分包范围内施工资料的收集和整理，并对施工资料的真实性、完整性和有效性负责。（３）在工程竣工验收前，完成工程的施工资料整理、汇总。（４）按照合同的要求和有关规定，负责编制施工资料，自行保存一套，其他几份及时移交给建设单位。2/6/202312城建档案馆的职责（１）负责接收、收集、保管和利用城建档案。（２）负责对城建档案的编制、整理、归档工作进行监督、检查、指导，指派专业人员对国家和各省市重点、大型工程项目的工程档案编制、整理、归档工作进行指导。（３）在工程竣工验收前，对列入城建档案馆接收范围的工程档案进行预验收，并出具《建设工程竣工档案预验收意见》。（4）在工程竣工后的3个月内，对工程档案进行正式验收。合格后，接收入馆，并发放《工程项目竣工档案合格证》。2/6/202313施工单位资料员的岗位职责

1）负责施工单位内部及与建设单位、勘察单位、设计单位、监理单位材料及设备供应单位、分包单位、其他有关部门之间的文件及资料的收发、传达、管理等工作，应进行规范管理，做到及时收发、认真传达、妥善管理、准确无误。

2）负责所涉及到的工程图纸的收发、登记、传阅、借阅、整理、组卷、保管、移交、归档。

3）参与施工生产管理，做好各类文件资料的及时收集、核查、登记、传阅、借阅、整理、保管等工作。

4）负责施工资料的分类、组卷、归档、移交工作。

5）及时检索和查询、收集、整理、传阅、保存有关工程管理方面的信息。

6）处理好各种公共关系。2/6/202314建设工程资料管理的职责通用职责：

1、工程各参建单位填写的建设工程档案应以施工及验收规范、工程合同、设计文件、工程施工质量验收统一标准为依据。

2、工程档案资料应随工程进度及时收集、整理，并应按专业归类，认真书写，字迹清楚，项目齐全、准确、真实，无未了事项，表格应采用统一表格，特殊要求需增加的表格应统一归类。

3、工程档案进行分级管理，建设工程项目各单位技术负责人负责本单位工程档案资料的全过程组织工作并负责审核，各相关单位档案管理员负责工程档案资料的收集、整理工作。

4、对工程档案进行涂改、伪造、随意抽撤或损毁、丢失等，应按有关规定予以处罚，情节严重的，应依法追究法律责任。2/6/202315建筑工程资料建设单位文件资料（A类）立项文件、建设规划用地文件、勘察设计文件、工程招投标及合同文件、工程开工文件、商务文件、工程竣工验收及备案文件、其他文件监理管理资料、监理质量控制资料、监理进度控制资料、监理造价控制资料、分包管理资料、合同管理资料、监理工作总结施工管理资料、施工技术资料、施工物资资料、施工测量记录、施工记录、隐蔽工程检查验收记录、施工检测资料、施工质量验收记录、单位（子单位）工程竣工验收资料综合竣工图、室外专业竣工图、专业竣工图监理单位文件资料（B类）施工单位文件资料（C类）竣工图资料（D类）1、建筑工程资料的分类第三节工程文件的归档要求2/6/2023162、工程文件的归档范围建设工程文件归档是指工程文件形成单位完成其工作任务后，将形成的文件整理立卷后，按规定移交档案管理机构。对一个建设工程而言，归档有两方面含义：一是建设、勘察、设计、施工、监理等单位将本单位在工程建设过程中形成的文件向本单位档案管理机构移交；二是勘察、设计、施工、监理等单位将本单位在工程建设过程中形成的文件向建设单位档案管理机构移交。2/6/202317

归档应符合下列规定：

（1）归档文件必须完整、准确、系统，能够反映工程建设活动的全过程。文件材料归档范围详见表1-1：建设工程资料归档范围和保管期限表（第6页）

（2）根据建设程序和工程特点，归档可以分阶段进行，也可以在单位或分部工程通过竣工验收后进行。

（3）勘察、设计、施工单位在收齐工程文件并整理立卷后，建设单位、监理单位应根据城建管理机构的要求对档案文件的完整、准确、系统情况和案卷质量进行审查，审查合格后向建设单位移交。

（4）勘察、设计、施工、监理等单位向建设单位移交档案时，应编制移交清单，双方签字、盖章后方可交接。（5）工程档案一般不少于两套，一套由建设单位保管，一套（原件）移交当地城建档案馆（室）。（6）凡设计、施工及监理单位需要向本单位归档的文件，应按国家有关规定和附录一的要求单独立卷归档。

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（1）归档的工程文件应为原件。

（2）工程文件的内容及其深度必须符合国家有关工程勘察、设计、施工、监理等方面的技术规范、标准和规程。

（3）工程文件的内容必须真实、准确，与工程实际相符合。

（4）工程文件应采用耐久性强的书写材料，如碳素墨水、蓝黑墨水，不得使用易褪色的书写材料，如红色墨水、纯蓝墨水、圆珠笔、复写纸、铅笔等。

（5）工程文件应字迹清楚，图样清晰，图表整洁，签字盖章手续完备。

（6）工程文件中文字材料幅面尺寸规格宜为A4幅面（297mm×210mm）。图纸宜采用国家标准图幅。

建设工程资料的质量要求2/6/202319

（7）工程文件的纸张应采用能够长期保存的韧性大、耐久性强的纸张。

（8）所有竣工图均应加盖竣工图章。（9）竣工图章的基本内容应包括“竣工图”字样、施工单位、编制人、审核人、技术负责人、编制日期、监理单位、现场监理、总监。竣工图章尺寸为50mm×80mm。竣工图章应使用不易褪色的红印泥，应盖在图标栏上方空白处。竣工图章示例如图1.1。

（10）利用施工图改绘竣工图，必须标明变更修改依据；凡施工图结构、工艺、平面布置等有重大改变，或变更部分超过图面1/3的，应当重新绘制竣工图。

（11）不同幅面的工程图纸应按《技术制图复制图的折叠方法》（GB/106093—89）统一折叠成A4幅面（297mm×210mm），图标栏露在外面。

2/6/202320图1.1竣工图章式样2/6/202321图1.1竣工图章式样2/6/202322施工资料编号的组成通常情况下施工资料的编号应该有7位数，由分部工程代号(2位)、资料类别代号（2位）和顺序代号（3位）组成，每部分之间用横线隔开。编号的形式如下：xx-xx-xxx共七位代号01-分部工程代号2位，应根据资料所属的分部工程，按照上表编写C3-资料类别代号应根据资料所属类别按上表编写001-顺序代号，应根据相同表格、相同检查项目，按时间自然形成的先后顺序编写3、建筑工程档案的编号2/6/202323建筑工程共分为九个分部工程，分部（子分部）的划分及代号参见下表对于专业化程度高、施工工艺复杂、技术先进的子分部工程应该单独组卷，需单独组卷的子分部工程见下表。3、建筑工程档案的编号2/6/2023242/6/202325建设项目分解图例：建设项目单项工程单位工程分部工程分项工程Xx学院新校区学生宿舍办公楼教学楼电气照明土建工程给排水工程基础工程墙体工程柱梁工程基础垫层防潮层2/6/202326图１.２单独组卷的子分部工程编号示例2/6/202327建筑工程档案的保管期限及密级保管期限永久长期短期保管密级绝密机密秘密同一案卷内有不同保管期限的文件，该案卷保管期限应从长同一案卷内有不同密级的文件，应以高密级为本卷密级2/6/202328表１.１建设工程文件归档范围和保管期限表下一页2/6/202329表１.１建设工程文件归档范围和保管期限表下一页2/6/202330表１.１建设工程文件归档范围和保管期限表下一页2/6/202331表１.１建设工程文件归档范围和保管期限表下一页2/6/202332表１.１建设工程文件归档范围和保管期限表下一页2/6/202333表１.１建设工程文件归档范围和保管期限表下一页2/6/202334表１.１建设工程文件归档范围和保管期限表下一页2/6/202335表１.１建设工程文件归档范围和保管期限表下一页2/6/202336表１.１建设工程文件归档范围和保管期限表下一页2/6/202337表１.１建设工程文件归档范围和保管期限表下一页2/6/202338表１.１建设工程文件归档范围和保管期限表下一页2/6/202339表１.１建设工程文件归档范围和保管期限表下一页2/6/202340表１.１建设工程文件归档范围和保管期限表下一页2/6/202341表１.１建设工程文件归档范围和保管期限表下一页2/6/202342表１.１建设工程文件归档范围和保管期限表下一页2/6/202343表１.１建设工程文件归档范围和保管期限表下一页2/6/202344表１.１建设工程文件归档范围和保管期限表下一页2/6/202345表１.１建设工程文件归档范围和保管期限表下一页2/6/202346表１.１建设工程文件归档范围和保管期限表返回2/6/202347一、立卷文件的要求立卷：指按照一定的原则和方法，将有保存价值的文件分门别类地整理成案卷。

案卷：由互有联系的若干文件组合而成并放入卷夹、卷皮的档案保管单位，也是全宗内档案系统排列、编目和统计的基本单位。1.原则

1)立卷应遵循工程文件的自然形成规律，保持卷内文件的有机联系，便于档案的保管和利用。

2)一个建设工程由多个单位工程组成时，工程文件应按单位工程组卷。

第四节工程文件的组卷2/6/2023482.立卷可采用以下方法：

（1）建筑工程文件可按建设程序划分为工程准备阶段文件、监理文件、施工文件、竣工图、竣工验收文件五部分。

（2）工程准备阶段文件可按建设程序、专业、形成单位等组卷。

（3）监理文件可按单位工程、分部工程、专业、阶段等组卷。

（4）施工文件可按单位工程、分部工程、专业、阶段等组卷。（5）竣工图可按单位工程、专业等组卷。

（6）竣工验收文件可按单位工程、专业等组卷。

2/6/2023493.立卷过程中要遵循以下要求：

1）案卷不宜过厚，一般不超过40mm。

2）案卷内不应有重份文件，不同载体的文件一般应分别组卷。

4.卷内文件的排列

1)文字材料按事项、专业顺序排列。

2)图样按专业排列，同专业图样按图号顺序排列。

3)既有文件材料又有图样的案卷，文字材料排前，图样排后。2/6/202350二、案卷的编目

1.编制卷内文件页号的有关规定

1)卷内文件均按有书写内容的页面编号。

2)页号编写位置：单面书写的文件在右下角；双面书写的文件，正面在右下角，背面在左下角；折叠后的图样一律在右下角。

3)成套图样或印刷成册的科技文件材料自成一卷的，原目录可代替卷内目录，不必重新编写页码。

4)案卷封面、卷内目录、卷内备考表不编写页号。

2/6/202351图1-2卷内目录样式2.卷内目录的编制的有关规定

(1)样式宜符合图1-2的要求。

(2)序号以一份文件为单位，按文件的排列用阿拉伯数字从“1”依次标注。

(3)文件编号填写工程文件原有的文号或图号。

(4)责任者填写文件的直接形成单位和个人。由多个责任者时，选择两个主要责任者，其余用“等”代替。

(5)文件题名填写文件标题的全称。

(6)日期填写文件形成的日期。

(7)页次填写文件在卷内所排的起始页号。最后一份文件填写起止页号。

(8)备注填写需要说明的问题。（目录在前）

2/6/2023523.案卷备考表的编制的有关规定

(1)样式样式应符合图1-3的要求。

(2)页数填写卷内文件材料的总页数、各类文件页数(照片张数)，以及立卷单位对案卷情况的说明。

(3)时间填写完成立卷时间，年代编写四位数。图1-3卷内备考表样式2/6/2023534.案卷封面的编制的有关规定

(1)样式样式宜符合图1-4的要求，案卷封面印刷在卷盒、卷夹的正表面，也可采用内封面的形式。

(2)档号档号应由分类号、项目号和档案号组成，由档案保管单位填写。

(3)档案馆代号档案馆代号应填写国家给定的本档案馆的编号，由档案馆填写。

(4)案卷题名案卷题命应简明准确地揭示卷内文件的内容，包括工程名称、专业名称、卷内文件的内容。

图1-4案卷封面式样2/6/202354

(5)编制单位编制单位应填写案卷内文件的形成单位或主要责任者，即立卷单位。

(6)编制日期编制日期应填写档案整编起止日期。

(7)保管期限保管期限分为永久、长期、短期三种期限。永久是指工程档案需永久保存。长期是指工程档案的保存期限等于该工程的使用寿命。短期是指工程档案保存20年以下，同一案卷有不同保管期限的文件，该案卷保管期限应从长。各级文件的保管期限详见表1-1。

(8)密级密级分为绝密、机密、秘密三种。同一按卷内有不同密级的文件，应以高密级为本卷密级。

5.制作要求

卷内目录、卷内备考表、案卷内封面应用70g以上白色书写纸制作，幅面统一采用A4幅面。2/6/202355三、案卷的装订

1.案卷的装订形式

案卷可采用装订和散装两种形式（剔除金属物）2.案卷的装具

案卷装具一般采用卷盒、卷夹两种形式。3.案卷脊背案卷脊背的内容包括档号和案卷题名。2/6/202356一、建筑工程档案的验收

1.建筑工程档案的验收程序1)工程竣工验收前，各参建单位的技术负责人应对本单位形成的工程资料进行竣工审查。