单元2会前准备

单元2.会前准备企业文化的核心，反应……。企业文化的中间层次，是……张梅是绿野农机有限公司新来的办公室秘书，这几天她特别忙，因为经理交代张梅负责即将召开的重要客户接待会，张梅发现虽然只是开个会，可要做的准备很多，于是她及时成立了会议事务小组，安排了会议方案的筹划、会议的接待、会议材料的准备、会议服务、内容记录、编发会议纪要等工作，尽管做了很周密的准备，可开会时还是出了很多措手不及的问题，来宾临时增加了几位，由于事先没有准备，所以会议材料不够又临时准备，招待食宿安排也很被动，会议开完后，有一份很重要的资料没有及时案例导入收回，有些客户开完会就要离开，张梅和其他的工作人员费了好大劲儿，挨着个的找，好不容易才收上来，还特别担心材料的泄密……事后，张梅主动向领导做了会务工作的总结，指出了自己的失误，经理对张梅的努力给予了肯定，同时提醒她说：“会议工作很重要，有时一场会议就是一个机遇，关系着公司的发展。会议能否开好，还要看我们工作做得是不是够细致、扎实。”点评：会议管理是一个综合性极强的工作，会前、会中、会后的每一个环节都要求秘书人员有认真严谨的工作态度、细致周密的工作能力和机敏灵活的应变能力，是一项看似简单，实则有着很高要求的工作。

单元2.会前准备●会拟订科学合理的会议筹备方案●会制发各类会议通知●会根据实际需要选择和布置会场●能够做好会议资料、用品、礼仪等准备工作学习目标

情景案例

案例1：宏利公司准备在本市的黎明大厦召开大型的新产品订货会。参加的有本单位、外单位的人员。总经理让秘书部门负责安排，会上要放映资料电影，进行产品操作演示。而公司没有放映机。租借放映机的任务交给了总经理助理李强。会议的召开时间是8月9日上午十点整，而资料放映时间是十点十五分。李强打电话给租赁公司，要求租赁公司在9日上午九点四十五分必须准时把放映机送到黎明大厦的会议厅。

9日上午，会议开幕前，宏利公司的秘书们正在紧张地做着最后的准备工作。李强一看表，呀，已经九点五十分了，放映机还没有送到。刘远马上打电话去问，对方回答机器已送出。眼看着各地来宾已陆续进场，李强心急如焚……

任务分析

情景案例

案例2：在一次宏利公司党代会的开幕式上，会务人员未能按大会主持人宣布的程序播放国际歌，虽得到补救，但终是一件憾事，会务人员因此受到公司领导的批评。事情发生的过程是：会务组会前起草的“大会开幕式程序（送审稿）”中列有“奏（或播放）国际歌”的一项。大会秘书处一位负责人审稿时，拟把此项程序放在大会闭幕式时进行，于是把此一项目在开幕式的程序中删掉了。后来大会秘书处主要负责人定稿时，又把该项圈了回来。会务组的同志凭印象只记住已删掉了奏国际歌此项程序，而对后来又被圈了回来一事，未加注意，因此当大会宣布“奏国际歌”时却无法奏出，一时形成了冷场。幸好会务组长急中生智，立即上台挥拍领唱，这样才圆了场。会后公司领导说，这一事故应该给予批评，吸取教训。但在关键时刻能得到及时补救，这是好的，这一点值得表扬。会前筹备工作每个会议都要经过的三个阶段是？会前筹备、会中的组织与服务、会后的落实、总结项目任务

1、如果你是宏利公司的秘书李强，对接下来一步可能发生的各种情况，应该如何处理？假如放映机在十点十分还未送到，你将马上向总经理报告还是擅自决定调整会议议程？召开大型会议前各种准备工作，包括音响、电子类装置应提前多少时间安排？2、在上述案例中，宏利公司在会务准备方面存在哪些方面的问题？如果你是宏利公司的秘书，应该从哪些方面来做好会议的准备工作？会说会写会做事会做人任务分析

1.对案例一租借放映机一事，在开会时间快到而设备不到位的情况，秘书应当立马做如下处理：

从案例可以看出，会议的准备工作是多么重要，一点点的疏忽，都会对会议的召开带来很大的被动。一个有经验的会议组织者，对会议的任何一项准备工作都是一丝不苟、认真落实到位的。(1)请租赁公司告知送货员的联系方法，想办法联系送货员；(2)如果联系不上送货员，应及时向总经理汇报，请示该如何办；(3)马上向总经理报告，不得擅自决定调整会议议程；(4)得到总经理指示，可能把资料放映的时间往后推移半个小时或一小时；(5)联系新的租赁公司加急送一台放映机(或原租赁公司再送一台)。一般而言，召开大型会议，各种准备工作包括音响、电子类装置应至少提前一天安排。对于案例中出现的租赁问题秘书还应注意：（1）租借会议厅应全面考虑内外部环境和设施，包括噪音问题、停车场等，(2)不能仅凭电话联系，应实地查看；(3)重要设备应考虑多准备一套备用(或两套方案)。

2.召开大型会议前各种准备工作，包括音响、电子类装置应提前多少时间安排？对案例二宏利公司党代会开幕式出现的问题，暴露了会务组织工作中存在的不足，会议组织者在会前各部门之间应及时做好沟通交流，会前各项准备工作（包括对开幕式程序的最后核定）在会前必须要检查落实一遍，这样，就能避免开幕式上国际歌没有按程序播放的事故发生。

单元2、会前准备P12图2-1会前准备工作做好会前准备工作是会议取得圆满成功的必要前提和重要保障。任务一、制定会议方案案例导入P13分身无术、无所适从会务人员怎样才能定出科学、严谨、全面、可行的会议方案，从而保证会议圆满顺利？CompanyLogo会议方案的特点预想性、程序性、请示性一、会议方案的主要内容1、确定会议主题会议的主题是会议的主要目的和任务，以及会议要讨论和拟定的事项。2、确定会议名称、规模和规格，提出与会人员范围3、拟定会议时间、会期与地点4、拟定会议的议程、日程与程序安排会议议程、日程的确定会说会写会做事会做人会议议程把会议的议题按照主次、轻重，按照其内在联系有机地排列起来，印成文书，就是议程表。议程表应在会前发给与会人员.会议议程、日程的确定宏利公司××××会议议程表

一，公司总经理致欢迎词二，王××经理宣读去年优秀销售商名单和奖项三，总经理就资源状况和对客户政策的讲话四,宏利分公司领导就资源状况和对客户政策的讲话五，公司张××经理宣读合作倡议书六，与会贵宾发言与讨论七，公司对贵宾发言的回答八，签约与订购促销产品九，散会会议议程表的样式会议议程、日程的确定

宏大公司业务工作会议日程安排表

（1月27日—1月29日）如果会期是一天或以上，就应该排定会议的日程表。会议的日程安排是把会议议程规定的各项活动按照单位时间具体落实，不仅包括会议议题内容，还包括其他活动如聚餐、参观、考察、娱乐等。会议日程表如下表所示：会议日程CompanyLogo5、会议经费项目预算二、会议方案的主要内容标题、开头、主体、落款P19三、会议方案的写作要求1.理由充分、意义明确2.条理清楚、阐述简洁3.内容详细、要求具体学习讨论P21实践训练

案例分析

朝阳家电公司是国内一家改制后的大型国有企业，公司资产雄厚，员工众多，著名科技人员和高层管理人员云集。公司在做好内部管理工作的同时，也注意做好客户管理工作。最近几年，公司推出了一系列新产品，占领了国内50%以上的家电市场，在国外也影响很大。最近，公司又在电脑、手机、电视等多个项目上研制生产出新型、新款产品，准备推向市场。九月，公司高层召开有关会议，讨论关于近期召开全国各地客户咨询洽谈会的有关事宜。在这次客户咨询洽谈会上，公司的新产品将隆重亮相，以此引起客户和消费者的关注。讨论会上，营销部主任提供了一份本公司客户名单，各种单位和个人有二三百个。公司决定给这些单位和个人发出邀请信，邀请他们参加本公司关于新产品的大型客户咨询洽谈会。公司派办公室王主任负责此项工作，迅速成立会务筹备处，拟定会议方案，准备大会所用各种材料。会议定于2002年10月10日在北京国际会议中心召开，食宿也在北京国际会议中心，会期暂定5天，其中第一天开幕式，第二天专家讲座，第三天专家咨询，第四天专项合作项目洽谈，第五天组织客户游览长城。公司要求大会必须圆满成功，以达到公司举行这次活动的目的。王主任立即成立了大会筹备处，成员有10人。他们首先召集会务工作会议，明确将要召开的咨询洽谈大会的主题，即宣传新产品，洽谈新业务。围绕主题，拟定大会筹备方案。确定参加会议的正式人员280人，特邀有关领导和专家10人，工作人员10人。CompanyLogo1、实训内容：⑴假如你是会议筹备处的秘书，请你为新产品咨询洽谈会拟定一份会议筹备方案。任务二、制发会议通知一、任务目标1.掌握会议通知的内容，并能起草、印制会议通知；2.做好会议通知的发送工作，确保准备无误；3.落实回执统计和信息反馈，核实与会人员情况。二、任务描述p22三、任务完成情况马虎带来的烦恼四、怎样才能细致、准确、及时地做好会议通知的编制和发送工作呢？p22二、任务描述p22三、任务完成情况马虎带来的烦恼四、怎样才能细致、准确、及时地做好会议通知的编制和发送工作呢？p22相关知识一、会议通知的分类书面通知口头通知电话通知手机短信通知电子邮件通知会议通知可分为标题、正文、结尾三部分1.标题

一般有两种：（1）主办单位名称+会议名称+通知（一般用于重要会议）（2）只写“会议通知”或“通知”（一般用于事务性或行政性会议）二、会议通知的格式、内容与要求1.会议通知的格式和内容2.正文内容包括：被通知的部门、通知是由、会议时间、地点，以及出席会议人员或范围、会议程序、议事内容和注意事项3.结尾（落款和日期）（分行表述）4.回执P25回执表

××厂关于召开安全生产工作会议的通知所属各单位：为了总结交流经验，研究分析存在的问题，进一步贯彻落实省、市安全生产工作会议精神，做好今年的安全生产工作，经研究决定召开安全工作会议。现将有关事项通知如下：一、会议地点

……二、会议时间、地点

……三、参加对象

……四、会议内容

……联系人：王×电话：××××

××厂×年×月×日示例2.拟定会议通知的基本要求全面、清晰、准确、规范三、会议通知的发送四、发布会议信息(形式与内容）p28学习讨论1.会议通知不可或缺的要素有哪些？2.发送会议通知应注意什么问题？3.会议通知发出后，会议地点因故调整，应采取哪些措施纠正或补救？4.发布的会议信息是否要按规定程序审批，为什么？大成公司公关部定于7月11日（星期二）下午2:30在公司会议室召开会议，讨论公司人员编制和工作绩效评估问题。此次会议内容重要，请有关人员务必准时出席。能否参加，要于7月10日（星期一）之前打电话通知秘书李丽，电话61325643。会议将研究公关部工作下一季度的目标以及人员的招聘、公关二部经理人选等问题，在会上，还将进行南部地区市场公关工作情况的总结、公关一部要就内部沟通问题进行发言。根据以上内容，编写会议通知。训练1关于召开公关部全体成员会议的通知：公关部各位成员：

经研究，决定于2014年7月11日召开公关部全体成员会议。现将有关事项通知如下：

一、会议时间：2014年7月11日下午2：30

二、会议地点：公司会议室三、参加对象：公关部全体成员

四、会议内容：讨论公司人员编制和工作绩效评估问题，研究公关部工作下一季度的目标一级人员的招聘、公关二部门经理人选问题，总结南部地区市场公关工作情况，公关一部就内部沟通问题进行发言。

五、注意事项：此次会议内容重要，请有公关部成员务必准时出席。能否参加，要于7月10日（星期一）之前打电话通知秘书李丽，电话61325643。

大成公司公关部2014年6月30日

任务三、选择和布置会场CompanyLogo课前复习一、会议通知的分类书面通知口头通知电话通知手机短信通知电子邮件通知CompanyLogo2.会议通知的格式和内容会议通知可分为标题、正文、结尾三部分3.会议通知的正文内容应包括？内容包括：被通知的部门、通知是由、会议时间、地点，以及出席会议人员或范围、会议程序、议事内容和注意事项CompanyLogo4.拟定会议通知的基本要求全面、清晰、准确、规范任务三、选择和布置会场一、任务目标1.掌握选择会议场地的技巧；2.能根据会议的需要，安排会场座位；3.能根据会议特点，装饰会场环境；4.能正确使用会场的各种设备设施，使其安全有效。二、任务描述p30四、任务完成情况一招不慎，满盘皆输五、怎样才能科学合理、细致有效地做好会场的选择和布置工作？p31三、任务分析相关知识一、会场选择的原则大小适中的原则交通便捷的原则环境合适的原则设备设施齐全的原则

成本合理的原则CompanyLogo二、会场布置1.会场形式p33（1）相对式会场（2）全围式会场（3）半围式会场（4）分散性会场主席台与代表席上下相对，气氛严肃和庄重不设专门的主席台，围坐一起，气氛融洽、合作、民主在主席台的对面和两侧安排代表席，突出主席台的地位，又增加了融洽的气氛把会场分为若干中心，与会领导所在桌叫主桌，突出了会议领导，又给与会人员体格多个谈话、交流的中心。会场形式礼堂型会场相对式会场半围式会场全围式会场半围式会场CompanyLogo2.主席台的布局（主席台座位、讲台）3.会场的美化、装饰二、会场布置4.会场座次排列二、会场布置(1)主席台人员座次的安排（3个原则）前排高于后排，中央高于两侧，左侧高于右侧（以主席台朝向为准）领导数为奇数：领导数为双数：主席台主席台5号领导3号领导1号领导2号领导4号领导6号领导3号领导1号领导2号领导三、会场相关设备系统的布置和检查如果要召开一个20人左右的小型座谈会，会场适宜哪种布置形式？为什么？学习讨论全围式会场任务四、安排会议食宿一、会场选择的原则大小适中的原则交通便捷的原则环境合适的原则设备设施齐全的原则

成本合理的原则课前复习CompanyLogo二.会场形式（1）相对式会场（2）全围式会场（3）半围式会场（4）分散性会场主席台与代表席上下相对，气氛严肃和庄重不设专门的主席台，围坐一起，气氛融洽、合作、民主在主席台的对面和两侧安排代表席，突出主席台的地位，又增加了融洽的气氛把会场分为若干中心，与会领导所在桌叫主桌，突出了会议领导，又给与会人员体格多个谈话、交流的中心。CompanyLogo三.会场座次排列(1)主席台人员座次的安排（3个原则）前排高于后排，中央高于两侧，左侧高于右侧（以主席台朝向为准）主席台3号领导1号领导2号领导领导数为3：领导数为6：主席台613542假设你所在的单位安排你到上海参加一个为期三天的会议，你最关心是什么问题？如何才能主动、热情、周到地做好会议食宿安排工作？民以食为天任务四、安排会议食宿一、任务目标1.慎重选择条件较好、符合会议要求的食宿场所；2.准确、全面地掌握与会人员的相关信息；3.掌握预定会议食宿的程序；4.做好交通卫生和其他活动的安排。相关知识一、安排会议住宿

1.明确住宿安排的要求2.初步筛选住宿的地点3.对备选住宿接待单位进行考察比较4.确定住宿接待单位5.与会议住宿接待单位签订预定合同6.确认住宿人员及相关情况7.落实与会人员住宿安排（分房考虑原则）8.通知与会人员流程p43二、会议餐饮安排

1.会议用餐地点的选择2.用餐时间和用餐方式的安排3.用餐菜单和酒水的安排卫生、环境、服务、面积

早餐——自助餐午餐——自助餐、工作餐晚餐——围桌P49宴请坐席安排三、会议住宿安排应注意的问题

1.住宿搭配要精心2.餐饮安排要细致3.服务要主动周到4.与接待单位密切合作5.注重工作流程化四、做好会议其他相关的工作安排

1.保健安排2.交通安排3.娱乐安排4.参加游览安排某公司拟在某会议中心召开由中层以上干部参加的为期3的工作会议。试为会议草拟一份详细的住宿安排。（1）参会人数：该公司中层干部共30人，其中男性20人、女生10人（含回民4人）；经理、副经理5人，其中男性4人、女性1人，上级领导2人，司机3人（均为男性）。（2）该会议中心设有双人间、单间和套间。训练1任务五、准备会议文件资料和用品一、会议住宿安排流程

1.明确住宿安排的要求2.初步筛选住宿的地点3.对备选住宿接待单位进行考察比较4.确定住宿接待单位5.与会议住宿接待单位签订预定合同6.确认住宿人员及相关情况7.落实与会人员住宿安排（分房考虑原则）8.通知与会人员流程课前复习二、主要从哪些方面对备选住宿单位进行考察1.在会议期间可使用的房间总数2.是否有不同的房型3.客房的配置条件4.客房的服务质量三、在选择用餐地点时，需要重点考虑的方面有面积、环境、卫生、服务四、下列关于宴请的坐席安排说法正确的有（）多选A.遵循左高右低原则B.如果采用园桌，