浅谈外资项目管理的工作重点

职称晋级论文浅谈外资项目管理的工作重点彭中良四化建公司第五工程处2005年11月浅谈外资项目管理的工作重点中国化学工程第四建设公司第五工程处彭中良摘要：以苏州阿克苏树脂项目和大连西卡建筑材料项目为例，与国内项目的管理比较，提出外资项目管理的工作重点及其工作方法。关键词：外资，项目，管理，重点施工项目管理是以施工项目为管理对象，以项目经理责任制为中心，以合同为依据，按施工项目的内在规律，实现资源的优化配置和对各生产要素进行有效的计划、组织、指导、控制，取得最佳的经济效益的过程，是从战略面到计划面到执行面的全面性活动。施工项目管理的主要内容，就是“三控制、二管理、一协调”，即进度控制、质量控制、费用控制，合同管理、信息管理和组织协调。面对如此多而庞杂的工作内容，应根据项目的特点，业主的要求突出重点，采取应对措施。外资项目的施工管理尤为如此。根据苏州阿克苏15000吨/年树脂项目和大连西卡建筑材料项目的实施情况，笔者认为，外资项目施工管理的重点工作应在项目经理的正确选择、安全管理、工程索赔、采购成本控制四个方面。项目经理的正确选择项目经理是施工项目的管理中心，是第一责任者。正确选择项目经理是搞好施工项目管理的关键。以国内企业而言，项目经理有的是技术背景，有的是管理背景，具备的能力和条件参差不齐。在正确选择外资项目的项目经理时应充分考虑其能力和应具备的条件。外资项目的项目经理除了必须具备国内工程项目经理应具有的公正无私的品质，良好的职业道德，基本的管理技能与知识，很好的沟通与表达能力，很强的分析问题，解决问题的能力，全面而不一定很专的技术水平外，同时还应：1）具有一定的外语水平。目前，在管理外资项目时，大多承包商都派有专职的外语翻译，但翻译的间接作用无法达到直接沟通的效果，特别是在小范围讨论问题的时候。这一点在阿克苏树脂项目和大连西卡项目上深有体会。大连西卡项目仪表设备采购技术讨论时，由于项目经理及专业技术人员英语水平的缺陷及翻译的偏差导致等待外方专家的第二次答疑而延误了设备采购的时间。2）具有较强的合同解读能力和费用索赔的能力。国内工程的项目经理一般都会了解合同的几个主要的条件，比如价格、工期、范围、质量等级等，其他合同问题交给经营人员。而外资项目的业主比国内项目的业主更重视合同，以合同为主线对项目进行管理，随时都会需要承包商的项目经理对项目实施情况对照合同进行解释或澄清，这就要求项目经理要站在全局的角度分析研究合同，并与现场实际情况对接，抓住关键，随时纠偏，而不能仅依赖于不熟悉项目实施全局的经营人员去应对。关于索赔，国内工程建设各方的索赔意识不强，或难以接受。而索赔是国外项目和外资项目的习惯做法。所以，要求项目经理必须改变观念，增强索赔的意识，积累索赔的经验。大连西卡项目依据业主提供的工艺流程图进行报价，合同为固定总价合同。项目开始后，外方人员以技术讨论的方式对工艺流程图进行了局部修改，项目经理了解到这一情况，立即对业主发出索赔申请，经过多次谈判，合同额追加79.862万元，为原合同额的10.24%。这一事例充分体现了项目经理具备合同解读能力与索赔意识的重要性。3）了解和掌握外方人员所在国度的历史和文化，尊重并理解外方人员的生活方式。项目经理是承包商在项目上的第一责任人，决策者，解决问题的排头兵，必然地要与业主人员最多时间的、全方位的进行接触和沟通，甚至深入到业主人员的生活中去。如不了解外方人员所在国度的历史和文化，不熟悉他们的宗教信仰，交往中会出现尴尬，造成误会，伤害感情，甚至涉及到政治问题。交往中不能触及外商国家的不光彩事件，不能违背他们的宗教信仰。尊重并理解他们的生活方式，可以拉近距离，增进了解，加深双方的感情，更有利于工作沟通与交流，甚至可以扩大项目效益。在苏州阿克苏项目谈判之初，业主荷兰总部派来了树脂工程顾问Mr.DICK，既是顾问，同时也是总部派来的谈判专家和监督员，我们了解到他的个人饮食习惯，不吃味精和酱油，所以，在合同签订后的首次宴会上，我们特别关照这一点，令他非常惊讶也非常高兴。2005年8月，Mr.DICK作为工程交工结算的代表再次来到中国，在审核进度、质量奖励和审核工程索赔款时，给予我方非常友好的谈判。我们同时应该注意到，外方人员来到中国，大多单身一人背井离乡。工作之余他们的生活较为寂寞和单调。这是我们项目人员，特别是项目经理应该考虑的问题，也是与业主搞好关系，交流工作，获取有关信息的突破口。在阿克苏树脂项目实施之初，公司苏州项目部购买了许多风景区的介绍光盘给外方人员，让他们打发空余时间，了解中国，也诱发他们到中国各地去旅游的欲望，以获取公关的机会。这种做法在大连西卡项目上同样也取得了较好的效果。项目的安全管理项目安全管理也是外资项目管理的重点工作之一。尽管国内项目的承包合同中也引用了许多安全管理的法律和条例，规定了许多安全条款，但实施中落不到实处，没有引起足够的重视。外资项目的业主更重视以人为本，项目安全管理是整个项目建设工作中的重中之重。如果发生重大安全事故不仅造成人员伤亡，而且增加工程成本，延误建设工期。2.1与国内项目相比，外资项目安全管理有它不同的特点。1）业主比承包商更重视施工安全。如果发生重大安全事故，外资公司会在公司发展里程上记录不光彩的一笔，影响企业的信誉，这是外商非常重视安全管理的重要原因之一。2）安全设施等费用投入较大，且能得到充分保证。外资项目安全设施不仅要求安全适用，同时要求美观，符合人文管理的要求。费用投入一般占建筑安装工程费的2~3%。阿克苏树脂项目实施期间，业主方曾从荷兰总部专门派出安全检查团来工地进行安全指导和检查。如此重视安全的力度和不惜成本维护安全的理念值得国内工程建设参入者的学习、借鉴。3）安全管理人员到位，并赋予安全工程师充分的权力。外资项目一般要求有专职的HSE经理和专职的安全工程师及安全保卫人员。国内项目的安全管理多为兼职，且两个民工养上一条狗就是保卫机构。4）业主对安全工作监督更细致、更及时、更全面，监督力度也更大。5）使用的安全规范标准，有时与国内的不同。2.2导致项目安全事故的原因分析。导致项目安全事故的原因主要有以下几点：1）建设工程的特点导致施工中容易发生安全事故。建设工程规模大、周期长、劳动强度高，交叉作业多、安全设施是否齐全配套等都会给安全生产带来隐患。2）参建各方缺乏以人为本的安全意识和管理机制。3）工程承包企业的成本因素导致减少安全防护措施。①低价投标。②分包转包。③业主拖欠工程款项。由于以上三种情况的出现，导致承包商不得不拼命压缩成本，也必然会减少安全生产设施的投入。4）合理的建设工期得不到保障。5）建筑工人素质不高。2.3外资项目安全管理应采取的措施针对上述外资项目安全管理工作的特点以及导致安全事故发生的原因外资项目的安全管理工作应从如下几个方面入手：1)加强教育，增强安全意识，培养安全管理和安全作业的自觉性。其实，这是一个老生常谈的问题。但几十年来，建设行业安全事故总是居高不下。安全意识没有得到根本改变。在外资项目上，我们必须适应外方人员对安全的管理，学习他们的经验，提高安全自觉性，将安全工作落到实处。避免安全管理停留于安全计划，停留于施工方案，停留于安全会议。阿克苏树脂项目进场人员第一天必须接受安全教育，每周一次安全例会，人手一本安全手册随身携带入场，这一措施收到了很好的效果。整个项目进场130人次，高峰期100人，施工、保运延续10个月，仅发生一人次轻微伤。安全效果令业主非常满意。2）切实保证安全费用的投入和安全设施、安全管理人员的到位。阿克苏树脂项目在投标报价时，外方安全工程师指出我方安全费用报价不足，安全设施费用、一名安全工程师、四名保卫人员，急救药品及器械等必须要20万元的费用。所以在合同价中列入了20万元的安全费用，同时另给予15万元的安全奖励。可以看出外资项目的业主不会吝惜安全方面的费用投入，所以，我们在投标报价时可以考虑较为充足的安全投入。3）给予安全工程师足够的权力。国内项目安全工程师形同虚设，其职责和权力流于形式，因而发挥的作用有限。苏州树脂项目的安全工程师在必要时有权下达停工令或复工令，增加召开紧急安全会议，有权劝退违犯安全操作规程和现场安全管理规定且不听劝阻的作业人员，有权为项目安全支配既定的安全费用，作出以上决定时只需通报项目经理。4）安全、保卫奖惩制度健全，有效实施，奖罚对现。制度的建立健全，大多项目管理都能做到，但不能有效实施。一定要避免让制度、规章停留在墙上，不能形成实效，一定要让安全制度、规章成为安全工作的作业指导书，不仅仅是为了应付检查。奖罚分明、对现。阿克苏项目因电缆被盗而处罚了项目经理、施工经理、安全工程师、保卫值班人员，也因违规操作导致轻微伤处罚了受伤者，同时，也对在现场受到业主人员表扬的遵守高空安全作业规范的人员给予表扬和奖励。这些措施始终贯穿于项目的整个实施期间。5）营地安全和交通安全同等重要。这两个方面的安全工作常被忽视。营地、上下班路途发生安全事故同样会造成人员伤亡，增加成本，延误工期；有时同样会被业主处以重罚或作为未满足合同条件的因素。阿克苏业主安全员曾对我方租住地和交通路线进行考察，提出了整改意见和注意事项，无形中给我方上了一堂深刻的安全教育课。6）研究FIDIC合同文本，借鉴合同中关于安全管理的规定，制定适合外资项目要求和国际贯例的项目安全管理制度和规定。7）购买一切工程险或第三方责任险和意外伤害险，以化解安全事故风险。外资项目业主一般都要求承包商购买工伤保险，否则不授予合同或不予开工。这一意识和做法在国内项目建设中很少得到体现。其实，购买安全保险也是安全费用投入的一个方面。一般意外伤害保额为合同总额的2~3‰，最高赔付额达13万元/人。综上所述，可以得出尽管外资项目安全管理有它不同的特点，但安全管理的方法，内容，目的是一样的。不同的是要求更高，管理更细，标准更严，投入更大。加强安全意识，改变安全观念是搞好安全工作的首要条件。工程索赔3.1概念工程索赔是指在工程承包中，合同当事人一方因对违约、其他过错或者虽无过错，但由无法防止的外因致使本方受到损失时，要求对方给予赔偿或补偿的权力。我国目前的建筑市场走向招标承包竞争机制的时间还不长，无论是甲方、监理还是乙方，对合同执行过程中的索赔没有引起足够的重视，某种程度上还简单地把其视为无理纠缠和争利，对承包商的合理索赔要求不予理采。3.2工程索赔的作用和意义1）索赔是双方保证合同顺利实施的正当权力，是落实和调整施工合同当事人权力义务关系的有效手段，同时由此而在客观上产生的重要意义还在于，索赔和反索赔的对立统一，促进了甲、乙双方的业务管理水平和按经济规律法制化轨道实施工程建设。2）有利于管理和信息研究。索赔证据的成立，必须具备真实性、全面性、及时性和符合特定条件，这就有赖于完整的基础资料，如招投标文件、施工现场有关文件、工程检查验收报告和各种技术鉴定报告、材料进场凭据等等，都必须认真系统地积累，任何一方由于信息管理不善，都会错失有效的索赔。3）有利于按基本建设程序和工程建设管理规律施工。4）有利于强化施工现场管理者把合同管理始终贯穿于工程建设全过程的意识，增强危机感和责任感，克服合同签订阶段字斟句酌，合同实施阶段把合同打入冷宫的倾向。5）是维护自身利益，降低风险的一种手段，也是承包商以低价中标，通过索赔获得额外利润的投标策略。这不仅是合理的也是合法的。从索赔的作用和意义可以看出，索赔工作在外资项目管理中的重要地位。因此，承包商应克服息事宁人的心态，积极而及时地搞好索赔工作，从投标开始一直贯穿项目的整个实施过程。投标报价、合同签订阶段应为索赔打好基础，施工过程中应仔细研究合同，充分地收集资料、证据，及时提出索赔。本文前面提到的大连西卡项目追加10.24%合同额就是抓住了合同中“按业主提供的工艺流程图报价”的条款而实施索赔成功的范例。阿克苏树脂项目从业主设备延迟供货、管道材质变更、工程量的变化、非标设备缺陷、材料市场价格猛涨等方面进行了成功索赔，在698万元人民币合同总额基础上追加结算金额210.6万元，为合同额的30.2%，创造了较大的项目利润。该项目利润的产生充分说明了索赔工作的成功及其在外资项目管理中的重要性。3.3进行工程索赔时应特别关注的几个问题：大多工程管理人员都了解并掌握了工程索赔的概念、方法，也进行过许多的工程索赔。但要真正做足做好工程索赔，还应特别关注以下几点：1）及时提出索赔。大多国内业主和承包商的工程管理人员特别是工程造价人员，长期以来养成了最后算总帐的习惯，不及时处理索赔事件，在外资项目上，会造成索赔积累或索赔失效。2）认真研究合同，找出合同默示条款，完成合同默示索赔。合同默示索赔，即承包人的该项索赔要求虽然在合同条款中没有专门的文字叙述，但可以根据该合同某些条款的含义推论出承包人有权索赔。3）易被忽视的索赔费用。不在现场直接花费费用的索赔事件易被忽视。如非承包商原因而工程延期时保函手续费、贷款利息、保险费的索赔。4）弄虚作假的索赔证据可能适得其反。弄虚作假制造结算依据是承包商造价人员惯用的手段。在外商项目上，此种做法不但不能实现有效索赔，反而会造成不良后果。索赔证据的真实性、完整性是索赔成功的必要条件。采购成本的控制采购成本指设备、材料采购、运输、保管、领用所发生的一切费用。采购成本控制的好坏直接影响到项目成本和项目利润。采购成本在建筑安装工程造价中占很大比重。要控制好项目成本，必须抓住“采购成本”这个重要环节。控制采购成本不仅是外资项目管理的一个重点，也是一个难点。它既要求费用支出最少、保证质量、满足施工，又要最大限度地减少现场库存积压，以免造成现场仓库、堆场和保管费用的增加，同是还要规避市场价格的高峰期。建筑安装工程设备材料具有品种多样、规格不一、型号繁杂等特点，增加了施工项目采购成本控制的难度。为此，应着重把握六个要点：1）综合分析，正确制定设备供应方案。对于非标设备，应比较工厂预制与现场拼装成本，定型设备在保证质量的前提下，价比三家。2）推行单线图施工估料法，运用材料ABC分类法进行估料审核。施工估料是工程项目材料成本管理的首要环节。以管道专业为例，就要在单线图上标出根据平、剖面施工图的直管线长度、材质、规格、管配件型号、数量等。由于单线图直观、易懂，能准确的计算出所需的材料、配件等。不单是主要材料，所有辅助材料的估料也必须有计算依据、计算过程书。采取这种方法所作的施工估料才能把好现场材料成本管理的第一关。材料A、B、C分类法是企业材料分类管理的一种方法。运用到建筑安装施工企业，作为对工程项目施工估料的审核，就是对施工所用的各种材料，按其需用量大小，占用资金多少，结合重要程度分成A、B、C三类，进行审核估料。根据安装工程材料的特点。对需用量大、占用资金多、专用材料或备料难度大的A类材料，必须严格按照设计施工图，逐步进行认真仔细的审核，做到规格、型号、数量完全准确。对资金占用少、需用量小、比较次要的C类材料，可采用较为简便的系数调整办法加以控制。对处于中间状态的通用主材、资金占用属于中等的辅材等B类材料，估料审核时一般按常规的计算公式和预算定额测算确定。苏州阿克苏项目第一次备料应业主要求按招标图材料量立即备料100万元；等到单线图完成后，经统计发现工艺材料数量和规格与招标图计划量出入很大，造成第一次备料中部份管道和管件材料不符合工程需要，致使材料积压并根据合同规定，积压材料应为业主财产。因此承包商损失利润近6万元。而大连西卡项目采购前对设备逐台分析，逐类谈判，分批采购；单线图全部完成后对管线材料逐根统计再行采购；做到了现场设备无错误，材料无浪费。在低价中标的情况下，设备材料创造的利润仍超过10%。3）做好材料用量交底，降低材料用量消耗。就安装工程而言，其主要专业有设备、电仪、管道、通风、金属结构制作安装等。同时，由于工程建设的性质、用途不同，对于施工项目的技术质量要求、材料的使用也有所区别。因此，施工技术管理人员必须将自己的施工估料意图灌输给项目现场施工部门，以单线图的形式做好用料交底，防止班组下料时长料短用、整料零用、优料“劣”用，做到物尽其用，杜绝浪费，减少边角料