会计电算化讲义3日常账务处理的一般程序

会计电算化讲义3日常账务处理的一般程序第一节日常账务处理概述电算化会计的日常账务处理是从填制会计凭证开始的，经过计算机系统对已输入凭证的处理，将有关数据自动记入各种账簿，包括以下内容：1、凭证处理：根据原始单据填制凭证，对错误的凭证进行修改和删除，对填制的凭证进行审核，并根据业务需要查询、汇总和打印已填制凭证。2、过账：将经过审核的记账凭证进行自动过账处理、形成日记账、明细账、总分类账等账簿文件。3、账簿输出：按照设置的输出条件查询和打印各种正式的日记账、明细账和总分类账。2023/2/102第二节凭证处理

在金蝶2000系统中，设置有多项内容帮助用户进行凭证的处理，包括凭证的输入、修改、查询、审核以及汇总等。2023/2/103凭证处理窗口2023/2/104一、凭证输入

●在会计核算的实际工作中,输入记账凭证有两种方式:一是在计算机上直接根据审核无误准予报销的原始凭证填制记账凭证,一般称之为前台处理方式;二是先手工编制记账凭证并审核无误后,再集中输入计算机系统,一般称之为后台处理方式。

●凭证的填制与手工会计类似，从内容上可分为凭证头和凭证体两部分。凭证头包括凭证类别、凭证编号、凭证日期和附单据数等内容。凭证体则包括摘要、会计科目、辅助信息、方向和金额等内容。2023/2/105凭证输入窗口2023/2/106（一）凭证输入菜单描述为了在记账凭证录入窗口中快捷有效地录入记账凭证，系统在菜单和工具条中提供了许多操作功能。下面一一说明：2023/2/1071、文件菜单系统在文件菜单中提供了“保存凭证”、“复原”、“审核”、“关闭”、“打印”、“打印预览”等功能。如下图：2023/2/108（1）保存凭证用于将已录入好的凭证存入磁盘。在保存之前，系统首先会对凭证的合法性进行检查，要检查凭证借贷是否平衡，科目代码是否存在等。2023/2/109（2）复原用于恢复本记账凭证修改之前的状态。执行此功能后，本次修改的内容无效。2023/2/1010（3）审核执行凭证审核功能。要注意：审核人与制单人。而且该功能只有在更换操作员后，进入“会计分录序时簿”窗口，执行“审核”功能方见。2023/2/1011(4)使用套打:该选项是根据用户的需要而设置,套打如何设计,参见“套打设计使用说明”。2023/2/1012（5）打印将本次录入的记账凭证按照打印出来的样式在屏幕上显示出来，以便调整打印输出的凭证样式。2023/2/1013（6）打印预览将记账凭证按照打印出来的样式在屏幕上显示出来，以便调整打印输出的凭证样式。2023/2/1014（7）打印设置设置记账凭证的打印样式。2023/2/1015（8）关闭关闭正在输入的记账凭证窗口，结束凭证输入，返回“会计之家”2023/2/10162、编辑菜单在编辑菜单中可以执行“插入分录”、“删除分录”、“拷贝分录”、“粘贴分录”、“收据”、“通知单”、“启用科目预警”、“保持模式凭证”、“调入模式凭证”和“保存为模式凭证”等操作。2023/2/1017（1）插入分录、删除分录（1）插入分录；在当前行的前面插入一条空白的记录，此时可以录入一条新的会计分录。（2）删除分录；删除当前光标所在的一条记录2023/2/1018（2）拷贝、粘贴分录在录入记账凭证多条会计分录时，如果有一条或多条分录摘要及会计科目相同，可以将光标移至要拷贝的分录和要粘贴的地方，再先后点击编辑菜单中“拷贝分录”和“粘贴分录”即可，这样用户只需修改金额等不同数据，可以提高操作效率。2023/2/1019（3）收据、通知单集团公司与下属分公司一般是通过内部往来通知单来进行业务费用和资金的结算，这就是有必要在制作凭证的同时将内部往来通知单一并制出。金蝶软件就可以根据分录自动生成收据和通知单。2023/2/1020（4）启用科目预警如果事先在工具菜单“科目预警设置”功能中进行了预警条件的设置，则在凭证输入或凭证修改时，如果录入或修改的分录与凭证相关条件有冲突时，系统即报警提示。2023/2/1021（5）保持模式凭证对当前凭证所启用的模式保持不娈，不做修改。2023/2/1022（6）调入模式凭证在凭证录入时，可以随时打开“编辑”菜单，选择“调入模式凭证”功能，此时系统显示模式凭证管理窗口，用户可选择调用其中的模式凭证。2023/2/1023（7）保持为模式凭证该功能可以将当前凭证保持为模式凭证，供以后输入相同或类似凭证时调用，以加快凭证录入速度。2023/2/10243、查看菜单查看菜单中用户可以执行“第一张凭证”、“上一张凭证”、“下一张凭证”、“最后一张凭证”、“格式变换”、“获取”、“科目余额”功能等。2023/2/1025（1）记录移动利用菜单中的“第一张凭证”、“上一张凭证”、“下一张凭证”、“最后一张凭证”功能选项来选择当前所要处理的记账凭证。2023/2/1026（2）格式变换系统提供了两种记账凭证格式，即一般格式和外币格式，系统默认为一般格式。在一般格式中不显示外币及汇率数据，如果要查看凭证中的外币汇率及原币数额，可以转换成外币格式。2023/2/1027（3）获取

获取是凭证录入中十分有用的一种功能，它能根据光标所在位置自动选择用户需要获取的数据内容，可以获取摘要、科目、核算项目、货币代码等，以加快凭证输入速度。2023/2/1028（4）科目余额当输入科目后，直接按“Ctrl+B”或点击此菜单选项，可查该项科目的发生额和即时余额等信息。2023/2/1029（二）凭证输入1、涉及银行业务的记账凭证的输入2、涉及辅助核算项目业务的记账凭证输入3、涉及数量金额核算的记账凭证输入4、涉及外币核算业务的记账凭证输入2023/2/1030系统按填制凭证的顺序自动给出,可修改输入摘要设置凭证字、凭证号及附单据数量输入科目及核算项目输入借方或贷方金额如果录入的科目是银行存款，并且已经设置为银行对账，则需设置结算方式和结算号凭证输入2023/2/10311、涉及银行业务的记账凭证的输入

2023/2/10322、涉及辅助核算项目业务的记账凭证输入

2023/2/10333、涉及数量金额核算的记账凭证输入2023/2/10344、涉及外币核算业务的记账凭证输入

2023/2/10355、模式凭证的定义和调用在日常会计账务处理中，有大量的核算业务是重复发生的，主如果能够把经常使用的会计凭证类型保存下来，会大大减轻以后凭证填制的工作量。模式凭证类似于模板，用户把它们作为模板保存下来，在使用时只需稍加修改就可以满足制作要求。2023/2/1036模式凭证的调用（1）打开【编辑】按纽点击【调入模式凭证】或Ctrl+S2023/2/10376、常用摘要的保存与调用在日常工作中，可以将常用的凭证摘要保存起来，以便在使用时随时调用，这样，同样可以加快凭证输入的速度，减轻工作量。2023/2/10386、常用摘要的保存与调用

在【记账凭证】对话框中，将光标定位于【摘要】栏，按键或单击【获取】按钮F71232023/2/1039二、凭证修改（一）未经审核的凭证修改在输入的会计凭证尚未被审核前，凭证的修改可以直接由操作员自行完成，如果有多个操作员，并且在操作权限设置时，在【总账】的其他模块中，未选择【不能修改其他用户凭证】选项，那么还可以对他人填制的错误凭证进行修改，经他人修改后的凭证系统会自动更换制单人的姓名。2023/2/1040（二）已经审核但未记账的凭证修改已经通过审核但尚未记账的错误凭证，不能直接由操作员完成修改。在程序上必须先由审核员对错误凭证取消审核，然后再由操作员按上述“未经审核的凭证修改”的方法，在【记账凭证】窗口修改内容。2023/2/1041（三）已记账的凭证修改如果发现已记账的凭证有错误，不允许直接修改原凭证内容，这一类凭证的修改应遵照《企业会计制度》中会计差错更正的有关规定，通过重新填制新的凭证来修正原有错误。2023/2/1042三、凭证删除在金蝶2000中，设置有删除凭证的功能，用于作废或删除不再需要的凭证。但凭证只有在未审核的情况下才能被删除，已审核的凭证，只能选取消审核，然后才能作废该凭证。2023/2/1043四、凭证的审核凭证的审核是指由具有审核权限的操作员对制单人填制的凭证从业务内容的真实性、会计分录的合理性和数据的准确性等方面进行的检查。2023/2/1044凭证的审核凭证审核分为：1、单张审核

单张审核是指对记账凭证逐张进行审核，这是在会计实务中通常所使用的凭证审核方式。2、成批审核

成批审核是指一次完成对多张记账凭证的审核，使用成批审核方式可以减少操作时间，提高工作效率，但在进行成批审核前，必须对输入的记账凭证确认准确无误。2023/2/10453、取消审核在实际工作中，可能会发生已审核的凭证仍存在错误的情况，在发现错误时，必须取消原先的审核，对凭证进行修改。为此，系统提供有单张取消审核和成批取消审核两种功能供用户进行选择。

◆单张取消凭证审核的方法是：在【会计分录序时簿】窗口选定需要取消审核的凭证，然后单击【取消】按纽，打开【记账凭证】对话框，再单击【审核】按纽，即取消了原来的凭证审核。◆成批取消凭证审核的方法与成批审核的方法类似，但必须先对需要取消审核的凭证范围进行定义，然后才能进行成批取消审核的操作。2023/2/1046五、凭证汇总凭证汇总就是将记账凭证按照指定的范围和条件，汇总凭证中会计科目所对应的一级科目的借贷方发生额，并生成会计科目汇总表的过程。系统向用户提供了多种凭证汇总方式，用户可以通过设置日期、凭证字、凭证号和凭证范围等条件来确定汇总范围。2023/2/1047六、凭证查询录入的凭证，系统以文件的形式保存在数据中，用户可以通过凭证查询功能，随时进行凭证的查阅，以便及时了解经济业务发生的情况。

◆在金蝶2000中，凭证的查询有两种方式：一是在【记账凭证】对话框中所进行的单项张凭证查询；二是在【会计之家】凭证模块窗口中，利用系统菜单所进行的单张或多张凭证查询。2023/2/1048七、凭证检查凭证检查是系统对输入凭证的合理、合法性进行的检查。检查的范围及标准通常包括：是否按照账套选项设定的条件；是否遵循基本的凭证输入原则，如借贷不平衡；凭证字所许可的会计科目范围；以及用户自行设定的检查条件等。2023/2/1049八、凭证输出与管理在会计电算化条件下对凭证的管理，包括未记账凭证和已记账凭证两部分，内容上主要包括凭证汇总、记账凭证的输出和保管等。2023/2/1050凭证输出与管理凭证输出是指将未记账或已记账的凭证按一定的格式打印生成纸质文件。凭证输出是为保管的需要，按照《会计基础工作规范》等会计制度的有关规定，凭证做为生重要的会计资料须以纸质形式妥善保管。记账凭证要及时打印，输出的凭证必须根据凭证中所填列的附单据数附上相应的原始单据，并按顺序装订成册。如果一些原始是在计算机系统中生成，则应从计算中输出原始凭证，由制单人、审核人和会计主管签章，与记账凭证一起保管。2023/2/1051第三节过账◆过账,就是登记账簿,通常也称这为登账或记账。在手工会计中，过账是指由财务人员根据已审核的记账凭证逐笔登记到各明细账和总账之中，并按期计算出各科目的发生额和余额的过程。而在电算化的条件下，操作员只需根据已填制的凭证选择记账范围，过账工作已完全由计算机自动完成，这不仅大大减轻了财务人员的记账工作量，而且完全避免了手工中登账差错的发生。2023/2/1052一、过账在金蝶2000中，凭证过账是一项十分简单的操作，可以在账向导的引导下，轻松地完成过账操作。2023/2/1053过账:注意:如果在【账套选项】的【凭证】对话框中选择了【过账前凭证必须经过审核】复选框,则在过账时,系统会自动检查记账凭证是否经过审核.否则,系统在过账前不对凭证进行是否经过审核的检查.2023/2/1054二、反过账凭证经过过账处理中，通常情况下，将不能再进行任何修改、删除操作。但如果有较多的已过账凭证存在错误，用红字冲销纠正错误的结果是容易造成账目关系的复杂化。因此，金蝶2000系统提供有隐藏的反过账功能，以利于用户在发现本月已过账凭证存在错误时，及时对错误凭证进行修改。2023/2/1055反过账的步骤在【会计之家】窗口中，按+键，系统便出【反过账】对话框CtrlF111如果选取【部分凭证反过账】选项,单击按钮,系统弹出【反过账凭证】对话框，在对话框中输入要反过账的凭证过账条件,然后单击按钮。完成23完成2023/2/1056第四节账簿管理

电算化会计中的会计数据不再是登记在某一固定账簿中，而是储存在一个数据中，它可以根据用户的需要，通过设置不同的查询条件，从而产生不同的账页，因此，账簿管理的主要内容是根据各种需要查询账簿数据，以及从系统中输出打印有关账页。在金蝶2000中，系统提供了总分类账、明细分类账、多栏账、数量金额总账、数量金额明细账、核算项目分类总账等账簿的查询和打印功能。2023/2/1057一、总分类账管理

在蝶2000中，总分类账科目的本期借方发生额、本期贷方发生额、本年借方累计、本年贷方累计、期初余额、期未余额等项目数据均可通过总分类账查询系统进行查询。（一）总账查询2023/2/1058（二）账证一体化查询◆金蝶2000提供了十分强有力的账证表一体化查询功能。可以在总分类账中直接调出明细账和记账凭证，从而实现凭证——账簿数据的一体化查询。

1、从总分类账调出明细分类账在【总分类账】窗口中，移动光标到要查询的总账科目上，双击鼠标左键，或执行【查看】或【明细账】命令，即可调出相应的【明细分类账】窗口，进行明细账的查询。2023/2/1059账证一体化查询2、从明细分类账调出记账凭证在【明细分类账】窗口中，将光标移动到要查询的记账凭证上，双击鼠标，或执行【查看】/【记账凭证】命令，即调出相应的记账凭证。2023/2/10603、总分类账打印输出

根据会计制度的规定，实行会计电算化的单位，总账和明细账要定期进行打印输出。使用金蝶2000的打印输出功能，可以根据用户的需要，打印出精美的总分类账账册，以供查看或保存。2023/2/1061二、明细账管理（一）三栏式明细账三栏式明细账是指在账簿中列出借方金额、贷方金额和余额的明细账簿。在金蝶2000中，利用系统的明细账查询功能，可以查询包括现金和银行存款各明细账户在内的发生情况，并按照一定的格式进行打印输出。2023/2/1062（二）多栏式明细分类账多栏式明细账的特点是可以集中反映某一明细分类账户或总分类账户所属明细分类账户的增减变化情况，适用入收入、费用、成本和应交增值税科目的明细记录。由于每个用户使用的多栏账都不尽相同，系统没有预设多栏账的格式，用户可以根据自已的需要，自行编辑生成多栏账。2023/2/1063多栏式明细分类账注意：＊设置多栏账的会计科目必须为非末级科目，如果设置多栏账的科目没有下级科目或核算项目，则无法生成多栏账格式。＊在多栏式明细账中，系统同样能够实现有关账表的一体化数据查询。＊如果一张凭证同时涉及多栏账的几个栏目时，则在多栏式明细账中将涉及的摘要同时排列，中间以“/”隔开。2023/2/1064三、数量金额账管理数量金额是对系统中设置有数量金额核算的科目的业务数据进行汇总而生成的账簿。根据用户对数量金额核算和管理的需要，系统提供了数量金额总账和数量金额明细账两类账簿形式。2023/2/1065（一）数量金额总账数量金额总账是在会计科目中设置有数量金额辅助核算及其明细科目的“期初结存”、“本期收入”、“本期发出”、“本年累计收入”、“本年累计发出”以及“期末结存”的数量及金额。＊注意：＊在数量金额窗口中，统计的数据均为已过账的数据。＊在输入查询条件时，如