青年志愿者行政部工作手册

华南理工大学青年志愿者指导中心工作手册行政部二〇一五年五月目录一、部门简介 3二、物资管理 3第一章办公室物资管理制度 3第二章对外物资借用管理制度 8第三章大学城校区物资申请流程 11第四章五山校区活动申请流程 14第五章大学城校区办公室物资一览表 15第六章五山校区办公室物资一览表 16三、财务管理 21第一章财务规范 21第二章发票规范 23第三章赞助处理规范 24第四章财务预支规范 25第五章报账流程 26四、文档文件规范 30第一章会议规范办法 30第二章群邮件规范 31第三章文件归档规范 32第四章文件规范办法 33五、常规活动 35一、全员大会 35二、全委会 35三、理事会 35四、社会实践分享会 35五、十佳公益团队/个人评选大赛 36六、换届大会 36七、南校趣味运动会 36TOC\o"1-2"\h\z\u

一、部门简介行政部是青志的大管家。对内负责推广中心制度，沟通各个部门，召开大小会议，管理物资和财务；对外承办中心活动，负责与理事会对接。“行不逾矩，政清人和”，行政部之家欢迎你！二、物资管理第一章办公室物资管理制度一、总则第一条物资的所有权归华南理工大学青年志愿者指导中心所有，任何组织和个人不得以任何理由将物资占为己有。第二条物资的管理权归青年志愿者指导中心行政部所有，行政部负责中心办公室物资的采购、登记、出借、整理等工作。第三条为贯彻物资借用制度及减少值班人员不必要的麻烦，请各部门和各组织借取物资时按流程来进行。同时需在规定时间内将物资归还青年志愿者指导中心并办理相关归还手续。第四条任何组织和个人有责任节约使用和爱护所借用的物资，在借用过程中如有损坏或丢失的，视情况予以相应的赔偿。二、物资的购买与登记第一条行政部负责中心办公室物资的购买工作，并应本着节约的原则。同时做好购买经费、日期的登记工作，以便日后查询之用。第二条行政部持有中心的物资清单，物资清单记载有现有的物资名称、数量等内容，并将物资清单电子版向各部门公开。第三条对于中心缺少的物资和消耗品，由各部门自行购买并开具发票，且需提前联系行政部负责人。行政部依据预算、策划书、实际开销以及发票给予报账。三、办公室及物资的管理第一条物资管理小组制度（一）物资管理小组由行政部若干名成员组成，负责中心办公室所有物资管理。（二）工作职能1.负责物资的借用登记、定期检查并清点办公室的物资情况、外借物资的归还情况。消耗性物资及其他各项物资的使用情况，及时上报，确定需要购买的物资。2.定期整理办公室内关于物资的各种表格，包括《华南理工大学青年志愿者指导中心办公室物资借用、归还登记表》(以下简称《物资情况总表》)、《华南理工大学青年志愿者指导中心办公室物资申请表》（以下简称《物资申请表》）等。3．保持该值班周内办公室的整洁，做好相关的卫生工作。第二条物资及资料的管理（一）存放在办公室的东西均须分类并井然有序地排列在相对固定的位置。（二）设《物资情况总表》等各类表格于办公室内，由物资管理小组成员负责在《物资情况总表》记录中心现存物资、存放位置。《物资情况总表》将另设电子版，定时整理并及时更新。第三条物资的清点和整理（一）行政部在大型活动后及每月月底对中心的物资进行清点和整理。（二）物资清点时，要将现有物资和物资清单进行核对，确认物资种类、数量等无误。（三）检查物资借用记录，查看是否有逾期未归还的物资，如有，联系物资借用记录上的负责人，要求归还物资。第四条办公室的管理1.办公室只能用作校青志七大职能部门开例会使用，不用作其他用途且不对外借用。2.办公室借用需至少提前一周向行政部进行申请，提交物资申请表，借用物资名称一栏请填写借用办公室，流程与借用物资相同。行政部统一安排后方可使用。3.每次借用完毕后，必须将办公室布置整齐，清扫干净，保持办公室的清洁。4.不得在办公室内进行聚餐、同学聚会、酗酒、抽烟等。5.借用人归还物资时，不能将办活动遗留下来的废品带进办公室。6.为提高穿马甲的工作人员的舒适度，南北校中心马甲由七大职能部门轮流清洗，按七个部门的排列顺序进行。大致每月清洗一次，中心活动较少时则两月清洗一次，每年需完成一轮的清洗工作。清洗工作需在中心大型活动举办之前完成。清洗时间由行政部工作人员与各部门负责人协商制定。四、物资的借用与归还第一条中心部门或其他组织需要借用青志物资的必须填写《物资申请表》，并发至指定邮箱申请借用，经批准后方得在物资管理小组的成员的监督下借取。物资借用方不得将物资转交其他组织，如违反相关规定，将由最初借用方承担责任。第二条借用流程：（一）借用单位应在网上下载《物资申请表》，填妥申请单位、活动名称、申请日期、申请的物资项目、数目等信息，并填写好活动总负责人（可为部长或副部长）、联系人的联系方式，并于借出时间前4天将电子版发至，物资管理小组成员同意后方可借出物资。物资管理小组收到邮件后将会进行答复，并告知相关负责人联系方式，借用单位注意查看邮件回复。（二）借用单位携带已填妥的电子版《物资申请表》，根据所申请的借出时间，于批复邮件的约定时间到青年志愿者指导中心办公室领取物资，负责人应做好登记。（三）在约定的预期归还时间内到青年志愿者指导中心办公室归还物资，物资归还时间为每天17:30-18:30，逾期不还者将根据物资实际价值的10%/天收取违约金。第三条借用说明所有部门和组织借用物资时须认真填写《物资申请表》，经行政部经办人同意后方可借出。对于需要跨校区借取的物资，由申请人自行到物资所在校区借取。（三）为贯彻物资借用制度及减少值班人员不必要的麻烦，请各部门借取物资时按流程来进行。多谢合作。（四）物资归还时，须填写归还登记，并由行政部的物资负责人签字。跨校区借取的物资也由借取单位自行归还到物资所在校区。物资归还时间以申请表上为主，逾期不还者将根据物资实际价值的10%/天收取违约金。物资负责人应仔细检查物资使用情况，如有无损坏、丢失等。如有此情况，物资负责人需如实地记录在物资登记表的备注中，借用单位需视情况予以相应的赔偿。（赔偿细则参见本章第四条）（五）行政部的经办人和物资负责人可为同一人。（六）本章仅适用于青年志愿者指导中心所有的物资。第四条物资损坏的赔偿（一）物资破损、损毁、丢失等状况由非人为因素或不可抗力导致，经负责人核查相关情况并进行登记后，对借用方进行批评教育。（二）物资破损时，借用方应先尝试自行修理，若无法修理，则依物资损毁、丢失的状况进行处理。（三）如果确认物资损毁、丢失：须向校青志行政部说明，以书面形式对事故状况进行详细描述，附组织负责人签名盖章，并准备与损毁、丢失物资数量、种类、规格相一致的新物资，交至校青志办公室。如无法赔偿物资实物，则参照《物资明细表》准备现金赔偿，提交到校青志办公室。五、对外物资的申请、借用与归还第一条中心部门需要经由青志向其他组织借取物资,须填写《物资申请表》并注明，并发至指定邮箱申请借用，经批准后，与物资管理小组的成员约定时间领取回执，并自行与其他组织联系借取。物资借用方不得将物资转交其他组织，如违反相关规定，将由最初借用方承担责任。第二条借用流程：（一）借用单位应在网上下载《物资申请表》，填妥申请单位、活动名称、申请日期、申请的物资项目、数目等信息，并填写好活动总负责人（可为部长或副部长）、联系人的联系方式，并于借出时间的前一星期将电子版发至。物资管理小组收到邮件后将会进行答复，并告知相关负责人联系方式，借用单位注意查看邮件回复。（二）物资借用单位根据物资管理小组的回复，与指定成员联系，约定领取回执的时间，并根据回执自行与其他组织联系借取与归还。第三条借用说明（一）所有部门和组织借用物资时须认真填写《物资申请表》，经行政部经办人同意后方可申请行政部负责对外借取的物资仅是中心主办活动中所需物资，各部门活动中所需物资由部门成员参照物资借用流程借取。（三）物资借取与归还期间发生任何物资的损坏与丢失，由借用单位自行与其他组织协商解决。（四）行政部的经办人和物资负责人可为同一人。（五）本章仅适用于对外申请借取的物资。本办法的最终解释权归属行政部。华南理工大学青年志愿者指导中心行政部二〇一五年五月第二章对外物资借用管理制度一、总则第一条为规范华南理工大学青年志愿者指导中心（以下简称“校青志”）对外物资借用，更好地促进校青志发展，制定本制度。第二条对外物资管理必须遵循统一计划、统一调度、统一管理的原则。第三条校青志行政部负责中心对外的物资借用工作，任何组织和个人需通过校青志对外申请借用物资，都必须在规定的受理借用时间，办理相关借用手续以后，方可借用物资。第四条任何组织和个人有责任节约使用和爱护所借用的物资，在借用过程中如有损坏或丢失的，应承担赔偿责任。二、大学城校区对外物资的申请、借用与归还第一条大学城校区物资借用与归还流程1、物资借用流程（1）、申请程序：校青志各职能部门或其他组织须填写《华南理工大学学工办物资借用申请表》（以下简称《物资借用申请表》），填妥申请单位、活动名称、申请日期、申请物资项目、数目等信息，并填写好活动总负责人（可为部长或副部长）、联系人的联系方式，并于活动举办时间前一星期将《物资借用申请表》电子版发至。物资管理小组成员同意后方可借出物资。物资管理小组收到邮件后将会进行答复，并告知相关负责人联系方式，借用单位注意查看邮件回复。（2）审批程序：物资管理小组将会在工作日23:00进行审批的工作，23:00后申请的物资，无特殊原因，作为第二天申请处理。物资管理小组审批后将会进行答复，并告知相关负责人联系方式，借用单位注意查看邮件回复。（3）物资取用与归还程序：物资借用单位根据物资管理小组的回复，与指定成员联系，约定领取回执的时间，并根据回执自行与其他组织联系借取与归还。三、五山校区对外物资的申请、借用与归还第一条五山校区物资借用与归还流程1、物资借用流程（1）、申请程序：校青志各职能部门或其他组织须填写《物资申请表》，填妥申请单位、活动名称、申请日期、申请物资项目、数目等信息，并填写好活动总负责人（可为部长或副部长）、联系人的联系方式，并于活动举办时间的前一星期将《物资申请表》电子版发至。物资管理小组成员同意后方可借出物资。物资管理小组收到邮件后将会进行答复，并告知相关负责人联系方式，借用单位注意查看邮件回复。（2）审批程序：物资管理小组将会在工作日23:00进行审批的工作，23:00后申请的物资，无特殊原因，作为第二天申请处理。物资管理小组审批后将会进行答复，并告知相关负责人联系方式，借用单位注意查看邮件回复。（3）取物资程序：活动举办前一天周一到周五下午华南理工大学学生会（以下简称：校学生会）办公室值班时间17:00—18:00到西八学生会办公室领取物资，并做好相关登记工作。2、物资归还流程活动结束后，请于周一到周五下午校学生会办公室值班时间17:00—18:00将物资归还到西八学生会办公室，并做好相关的登记。四、大学城校区对外物资借用说明第一条请妥善保管物资并在使用完后及时归还物资，物资借取与归还期间发生任何物资的损坏与丢失，由借用单位自行与其他组织协商解决。第二条行政部负责对外借取的物资仅是以校青志名义所主办活动中所需物资，各部门活动中所需物资由部门成员参照《华南理工大学大学城校区对外物资借用流程》自行借取。第三条校青志行政部负责对外物资申请范围仅包括学生工作办公室（以下简称“学工办”）可提供物资，不负责场地申请，对于学工办无法借用或者数量不足的物资，需由该活动主办部门来负责。五、五山校区对外物资借用说明第一条请妥善保管物资并在使用完后及时归还物资，物资借取与归还期间发生任何物资的损坏与丢失，由借用单位自行与其他组织协商解决。第二条校青志行政部负责对外物资申请范围仅包括校学生会办公室可提供物资，对于校学生会办公室无法借用或者数量不足的物资，需由该活动主办部门负责。六、附则第一条本条例适用于校青志各职能部门以及其他通过校青志对外借用物资的其他各学生组织。第二条本制度是校青志各职能部门实施后勤管理的基本依据，各部门物资管理制度中与本制度不一致的，以本制度为准；以往有关规定与本制度不一致的，以本制度为准第三条本制度由行政部负责制定和修改，最终解释权归行政部所有。第四条本办法自2015年5月1日起施行。华南理工大学青年志愿者指导中心行政部二〇一五年五月第三章大学城校区物资申请流程一、申请教室前往C1-118学工办，领取《华南理工大学大学城校区教室借用申请表》或下载电子版并打印，根据实际需要填写并交由值班老师签名并盖章。前往图书馆一楼注册中心对应办公桌,凭《华南理工大学大学城校区教室借用申请表》领取批条。于使用时间前一天，将批条交予对应楼管。二、申请活动室前往C5学生公寓事务服务中心，领取《华南理工大学大学城校区学生宿舍活动室借用申请表》，根据实际需要填写并交由值班助理签名盖章。于使用活动室当天将申请表交予对应楼管。三、申请物资前往C1-118学工办，领取《华南理工大学大学城校区物资申请表》，根据实际需要填写并交由值班老师签名、盖章。桌子和帐篷需提前前往C3学生会办公室借取，椅子前往C9东座向楼管借取。音响找C4罗师傅借取。四、申请校内公共区域前往C1-118学工办前领取申请表填写并找黄佳老师签名。回学工办让余琼莎老师签名并盖章。南校区后勤办场馆中心意见签字盖章（体育馆147房）交一份复印件、活动负责人学生证复印件以及场地保洁书至场馆中心备案，交一份复印件至B2-228南校区后勤办保卫科备案。（申请体育场地才需经过3、4）五、申请电子屏幕打印填写《电子屏幕申请表》。给陈强老师签名盖章。将申请表交到一饭办公室。六、申请模拟法庭，空中课室前往B9北座201领取表格填写。找许国堂老师签名盖章。找学生助理签字确认。将条交给楼管，提前确认模拟法庭设备七、活动审批（包括申请横幅、海报、用电、摆摊、扫楼等）前往C1-118学工办，领取《大学城校区校园文化活动申请表》或者自行打印并根据实际需要填写。交由陈强老师签名并盖章。回学工办找值班老师签名盖章。若涉及海报张贴，需领取附戳。海报贴于宣传栏时，需加贴附戳。贴于宿舍宣传栏时，需凭《大学城校区文化活动申请表》，向楼管申请。若有商业活动，需在活动申请表赞助一栏打钩，并根据要求，缴纳费用。用电需在活动当天凭《大学城校区校园文化活动申请表》到C6维修处领取电缆通电。若要扫楼宣传，需凭《大学城校区校园文化活动申请表》向楼管申请；若是摆摊，也只需凭申请表。备注：各办公室值班时间：①C1-118每周一至周五9:00-12:00,14:00-17:00；②C3校会办公室每天17:30-18:30；③社联办公室每天20:00-22:00（周二19:30-22:30）；④C9东每天9:00-12:00,14:00-17:00；⑤注册中心的办公室每周一至周五的上午9:00-11:30，下午14:00-17：30；⑥C5学生公寓事务服务中心值班时间：每周一至周五上午9:00-12:00，下午14:00-17:00，晚上18:00-19:00。（节假日除外）申请课室可以提前一周，一张《大学城校区教室借用申请表》最多可以借五间课室，同一组织同一天内最多只能借五间课室。课室借用时段分为上午、下午、晚上，可以连借。(如果需要借用的课室超过五间，需要填写两张以上申请表并且在不同时段去图书馆一楼注册中心领取批条，最好由不同人前往)活动室只能用于开会，不能用于面试。如需其他用途必须经过常委和指导老师同意；要注意使用时间，不得影响同学作息。申请课室、物资必须在活动审批之后，凭借《大学城校区文化活动申请表》申请。申请物资至少提前一周，一个组织一天最多可以借用桌子5张，帐篷5顶，胶凳90张。如需超额数量的物资，向常委和老师申请。（活动需要借取的物资超过学工办规定，可以提前两周由活动负责人到C1找黄佳老师说明情况，可以借取校会，百步梯，社联等物资。必要时可以联系各学院、协会负责人借取物资）由于课室，物资等都是先到先得，因此需要借取时请尽快申请。所有的物资申请、借用必须经过正规流程，确实紧急有困难时才可以联系陈强通过其他途径借取。与老师或者同学沟通时，一定要保持礼貌。附表一：《华南理工大学大学城校区教室借用申请表》附表二：《华南理工大学大学城校区学生宿舍活动室借用申请表》附表三：《华南理工大学大学城校区物资申请表》附表四：《华南理工大学大学城校区校园文化活动申请表》附表五：《华南理工大学大学城校区电子屏幕申请表》附表六：各学院、协会负责人联系表华南理工大学青年志愿者指导中心行政部二〇一五年五月第四章五山校区活动申请流程一、申请教室前往华工青年网站下载区下载《华南理工大学五山校区校园文化活动申请表》（一式两份），根据实际需要填写并由主管常委签名、行政部盖中心章后交至1号楼116室（校团委办公室）老师签名并盖章。校团委审核通过后将给一张课室使用证明。非校团委管辖课室需将由校团委老师签字盖章后将五山校区校园文化活动申请表及华南理工大学五山校区教室借用申请表交至1号楼215室教学管理办（2）借课室。于使用时间当天或前一天，将已盖团委章的课室申请证明交予对应楼管。二、活动审批（包括申请横幅、海报、摆摊等）前往华工青年网站下载区下载《华南理工大学五山校区校园文化活动申请表》（一式两份），根据实际需要填写并由主管常委签名、行政部盖中心章后交至1号楼116室（校团委办公室），找陈强老师签名并盖章。若有横幅，一并在校团委办公室领取横幅批条。若涉及海报张贴，则将申请表复印后与海报一并粘贴。备注：校团委值班时间：8:00-12:00,14:30-18:00。能在校团委借取的课室有。申请课室、活动均需提前一周将《五山校区教室借用申请表》交至校团委办公室。由于课室是先到先得，因此需要借取时请尽快申请。附表一：《华南理工大学五山校区校园文化活动申请表》附表二：《华南理工大学五山校区教室借用申请表》附表三：《华南理工大学五山校区学生活动工作用餐审批条》附表四：《华南理工大学五山校区学生活动印刷制品申请表》华南理工大学青年志愿者指导中心行政部二〇一五年五月第五章大学城校区办公室物资一览表序号物资名称数量备注帐篷3桌子4胶凳13手推车1排插12中心旗2中心马甲20笔若干纸若干第六章五山校区办公室物资一览表序号物资名称数量备注旗类若干华南理工大学校旗1红旗3中心旗（红）1中心旗（白）2团旗1服饰类若干“学雷锋志愿者”绶带4“華工志愿者”绶带（鲜红）17“华工志愿者”绶带（暗红）3礼仪服5T-恤（黄）14T-恤（白）1帽子（白）11帽子（红）31腰包2广东青年志愿服26托盘（配红布）1桌布（暗红色）1台签（双层新）25台签（双层）10台签（单层）14话筒1套一套含有两个麦展架4打气筒3订书机3附若干盒订书钉笔记本89文件夹（黑色）2文件夹（蓝色）4代表证带子（黄色）14代表证带子（蓝色）5代表证带子（红色）1代表证（小）121代表证（大）29证书3荣誉证书5校青志公章1一星志愿者章1二星志愿者章1三星志愿者章1四星志愿者章1五星志愿者章1已培训章1印泥1团徽1血压计1附有5号电池若干文件袋41马克笔4圆珠笔（蓝色）11碳素笔（黑色）40KT板“时间到”1KT板“时间还剩1分钟”1卡牌“校青年志愿者指导中心”2套夹子若干团徽若干文件汇编10抹布3纸杯若干一次性盘1袋剪刀1彩带2盘话筒电池15排插10桶装水水泵4宣传纪念类《华工志愿行》10《第16届亚运会志愿者通用培训精品课程》4志愿者小贴纸30亚运会、亚残会志愿者太阳勋章1箱亚残会志愿者纪念章（华工）5盒亚运会纪念章（中大）63大3小亚运会纪念章（广工）1亚运会纪念信封50和谐号模型（广铁职业技术学院轨道系青年志愿者协会赠）12010年广铁春运青年志愿宣传手册2校青志族谱1装饰画1《志愿志》（广技师）1《寄语校青志》160年校庆留言本2题名簿1华工60周年校友会基金会会刊6《启航2009-2012社会工作文集》2《珠江三角洲社工机构概览》2展板若干志愿服务广交会“向工人致敬”关爱低收入群体宣传展板3迎新服务点2校园特色文化展示-校青志113年校友返校日1亚运志愿宣传2马克杯若干三、财务管理第一章财务规范部门报账步骤步骤一：完成预算和开具发票一、所有活动、培训所需费用，需先写好预算交给本部门的主管常委；二、经费开支原则上必须开具发票，发票应须如实反映顾客名称、开支日期、商品名称、数量、金额、开票单位印章，金额大小写务必一致。特殊情况不能开发票的，在主管常委同意下，可开具其他正当的票据，报销时以等额正规发票代替，并附电脑小票。步骤二：提交报账资料一、活动结束一周内各部门负责报账的部长上交相应的报账材料（包括老师已审核的预算表、实际支出表以及活动总结）给行政部财务负责人。预算表及实际支出表填写规范详见###部门###活动报账表；二、提交相应金额的发票，并按附表一规格写明发票明细；三、所有部门如果是报一些礼品物资类的实物,需要附上实物的照片和相关备注说明，同时压缩包附件在报账回复帖上即可。步骤三：行政部审核一、行政部账务负责人有权对记载不准确、不完整的原始凭证予以退回，并要求更正、补充，只报销其中合理部分；二、使用情况不清的款项，未按规定使用的款项（即没有在预算表上写明的款项）及超过活动预算20%的超出款项一律不予报销。备注：1.相关的正式填写表格请参照附表；2.收集的发票中的开票单位尽量多样化，且发票中图书的项目应尽量少；3.活动结束后，活动负责人发现漏报行政部一律不予报销。活动负责人统计报账时应确保所有人的支出能如实正确记录，不漏报；4.各部门应于活动结束一周内将报账表及时发给行政部财务负责人。未能及时报账或错过报账时间行政部不予报账；5.报账前，各部门须将发票款项电子表格于每次报账及上交发票的前一天22:00之前由相关部门负责报账的负责人发到中心网盘上。（表格的内容务必要与发票的明细条款保持一致，发票款项电子表详细格式请见附表二）第二章发票规范一、发票必须为国税或地税才能报账，收据无效。无特别理由，外地发票（广州市外）一律不予以报账。二、手写发票最大金额为199元人民币，定额发票最大金额为199元人民币，且同一天同一单位所开发票总和不能超过199元。三、每次活动结束后的报账需上交的发票应为实际支出金额的1.2倍。四、报销根据合法票据支付，票据必须用黑色水笔在背面加注部门、用途、经手人和证明人项目。证明人必须是常委，且证明人与经手人必须为不同人，用途简单明了。（请在票据的两边留出位置以便粘贴，详细的填写格式见附表一）。五、发票上的任何内容不得有涂改的痕迹，发票上必须加盖“发票专用章”，且章上“发票专用号”要清晰。六、顾客名称、地址栏必须写“华南理工大学”。七、所购商品为“食品、用品、物品、药品”的票据不予以报销，如所购商品为办公用品类，需附上办公用品电脑明细清单。八、工作餐一律不予以报销。备注：1.报账前各部长请仔细检查票据是否合格，是否加盖单位公章；2.付款单位只能是“华南理工大学”；3.印有华南理工大学发票专用章的发票不能报销；第三章赞助处理规范赞助赞助资金物资资金物资行政部财务负责人行政部物资负责人行政部财务负责人行政部物资负责人行政部统一支配行政部统一支配备注：（1）赞助分为两部分，物资赞助和资金赞助；（2）物资赞助统一交给行政部物资处，资金赞助全额交给行政部财务处；（3）物资可通过物资申请后使用；（4）如部门急需大量资金，可根据财务预支规范预支部分资金。第四章财务预支规范提交申请提交申请记录备案行政部支付资金行政部预支资金常委审批行政部审批记录备案行政部支付资金行政部预支资金常委审批行政部审批备注：1、申请人提交申请资料的电子版到行政部邮箱，打印纸质版申请表交给郑少鑫（/63240）备案。申请资料包括：活动策划书、详细预算、预支资金申请表(见附表)2、行政部检查并审核资料的完整性，审核通过后交给常委审批3、常委审批通过后，可凭借纸质版预支资金表向郑少鑫（/63240）领取资金，郑少鑫做好记录工作。第五章报账流程收集相关发票收集相关发票粘贴发票于粘贴卡上粘贴卡连同报账表交由老师审核到校财务处进行报账备注：1、一张粘贴卡上的同一单位同一天的发票总额不能超过200；2、一张粘贴卡上的总金额不能超过4000；3、一张粘贴卡上的图书金额不能超过300；4、粘贴发票于粘贴卡上时按照时间及发票大小顺序贴发票。附表1：发票明细填写样例（黑色笔填写）部门：部门：用途：经手人：证明人：主任或副主任签字附表2：华南理工大学青年志愿者指导中心发票款项电子表部门日期用途经手人证明人金额(元)备注XX部总计

附表3：华南理工大学青年志愿者指导中心预支资金申请表组织名称华南理工大学青年志愿者指导中心预支部门预支人预支原因预支日期还款日期预支金额万仟佰拾元角分万仟佰拾元角分¥行政部审批常委审批备注四、文档文件规范第一章会议规范办法会议是学生组织自我管理的一项重要内容。通过会议可以及时的制定安排和总结工作，并及时发现和解决工作中存在的问题和不足，及时传达团委的工作安排和有关精神。为了使校青志的工作走向制度化、规范化，使会议能够顺利的召开，结合中心的实际情况，制定次制度。一、与会人员必须履行一下职责：（一）行政部要认真负责、及时、准确地通知参加会议的有关成员开会时间、地点和会议主题。（二）参加会议的人员须至少提前5分钟到达会议现场，不迟到、不早退、不旷会且在会议过程中将通讯工具设置为静音状态。（三）请假必须在会议前得到常委的批准，并将电子版请假条发给行政部邮箱()备案，不得由他人代请，请假需有正当理由，汇总请假条后与会议结束后发到中心网盘上。（四）会议参与者根据会议通知的内容做好充分的准备，会上积极发言，提高会议效率。（五）全体与会人员必须自行带好笔记本和笔，并做好会议记录。（六）会议期间主动保持会场的环境整洁，会议结束后，将所有无关东西带走。（七）行政部负责做好会议记录并发到中心网盘上。二、会议考勤和记录行政部负责每次会议的考勤和记录工作，将记录妥善保管。会议记录要求有：应到人数、实到人数、缺席人数几名单、缺席原因、会议时间、会议地点、主持人、会议主题、会议内容等。对于缺席人员，如果没有正当理由的将接受惩罚，惩罚内容由常委决定。三、此制度适合于校青志委员会议。第二章群邮件规范一、校青志群邮件包括各部门的工作群邮件、委员会群邮件、各部门近期工作汇总邮件、理事联络群邮件、志愿时后台管理群邮件。二、群邮件必须填写主题，其主题必须体现该邮件的主要内容，具有概括性，用【***】注明主题，例如【部门例会会议记录专贴】，如有需要可以在主题名后标明该邮件的紧急程度。在正文的第一句明显地注明该群邮件需要回复的最终时间或者需要获取的其他信息等。三、同一主题的群邮件专贴请不要额外发送单独的群邮件，即讨论同一内容的邮件不要发送几份，直接在原始专贴跟帖，确保群邮内容有一定的主题相关性和连续性。四、禁止个人在工作专题群邮件上交流一些与本群邮件无关的内容。五、所发群邮件中若含有较简单的附件，需要把附件主要内容在正文处进行标示，文档类附件需存为office2003兼容版的。六、所发邮件中若包含压缩文件，应以群邮主题命名该压缩文件，并在正文处说明压缩文件中所包含的重要附件名称和注意事项。七、若邮件内容较长或附件文字较多，需把关键点进行明显的标注。八、重要邮件需群飞信进行通知，说明群邮件的大致主题内容和需要回复的具体时间。华南理工大学青年志愿者指导中心行政部二○一五年五月第三章文件归档规范为了提高中心各项工作、活动的透明度，让同样的工作、活动在以后进行的时候能够有资可寻，能够吸取之前的经验与教训，保证工作的顺利进行，由行政部负责整个中心所有工作以及活动的资料归档。以下是文件归档的一些规范：1、每个部门需安排一个负责人与行政部安排的负责人进行资料归档的对接；2、各部门负责人需在每次活动之后的一个星期内将活动有关资料进行整理交给行政部相关负责人；活动资料包括：（1）活动策划书完整版（2）活动现场的照片（不需要所有的，只要有几张代表性的即可）（3）活动总结（建议将活动策划书进行修改，根据活动的实际进展情况修改，这对于以后活动的开展更具有借鉴意义）3、每份文件的文件名为，例如：“换届大会策划书+负责人”；4、将所有文件放在一个文件夹里面，将文件夹命名为“活动名称+活动日期+部门名称”，例如：“换任大会行政部”；5、文件里面内容的字体、行距等规范见《华南理工大学青年志愿者指导中心文件规范》，所有文件均需要用华南理工大学青年志愿者指导中心文件模板，如不符合要求，由行政部返回给其负责人进行修改直至修改到符合文件归档规范。6、行政部审阅无误后将资料上传至中心网盘。本文件归档规范自公布之日起实施，本规范为涉及之相关事宜由校青志行政部负责解释。华南理工大学青年志愿者指导中心行政部二〇一五年五月第四章文件规范办法为了加强中心工作的规范性和组织性，现决定对中心所有的文档进行统一规范。请各部门从本规范办法发布之日起，各类文档和文件资料认真执行本规范的各项要求，谢谢合作！要求如下：所有文件统一使用中心文档模板（竖向页面），即需以此规范办法文档所用的模板（页眉、页脚）为准（红头文档除外）。若有文档内容有多页，则应在页脚右下方加上页码，格式为第几页，共几页；文档总标题采用华文中宋，小二号字体，文档内标题采用小三号字体，文字一般要求在一行内完成，对于较长确实需要分行标题“华南理工大学青年志愿者指导中心”必须在同一行。正文采用仿宋-GB2312，小四号字体，统一采用1.5倍间距，；字母或数字采用TimesNewRoman字体；文档中若有表格，行标题或列标题字体要比表内正文大一号并加粗；（表格若横向显示效果更好可以选用横向）在文档中，若出现其他并列的名词（如姓名等），排序需遵守一定的规则（如按姓氏排序等）。文档中若涉及各部门的排序则按照：行政部、人力资源部、公关部、实践部、媒体技术部、项目拓展部、新闻资讯部的顺序排列；对外文档需要出现中心名称的，第一次出现一律用全称，“华南理工大学青年志愿者指导中心”，并用括号在后面标注（以下简称“校青志”）；通知式文档需要有称呼及落款。落款人一般为“华南理工大学青年志愿者指导中心”，若是内部文件可以落款为“华南