行政事业单位业财融合路在何方-基于S博物馆业财融合建设案例

行政事业单位业财融合路在何方——基于S博物馆业财融合建设案例一、引言业财融合是现阶段企业优化内部控制的有效手段，其实施在我国许多企业单位已初见成效，而行政事业单位才刚刚开始。S博物馆作为国家级重点博物馆中为数不多的参加政府会计改革试点的博物馆，博物馆也属于特殊行政事业单位，其业财融合的实践创新能否为我国行政事业单位业财融合的实践开辟新模式来解决旧问题呢？业财融合的关键是什么？行政事业单位有应该注意哪些方面呢？本案例将以S博物馆文物文化资产管理的业财融合实践为例展开讨论。二、案例背景（一）S博物馆业财融合背景S博物馆是国家级重点博物馆之一。自建馆以来，S博物馆就以保护、传承优秀历史文化为己任，集文物征集、收藏、研究、展示、教育、服务于一身。经过半个多世纪的建设与发展，S博物馆在陈列展览、社会教育、公共服务、文创开发、运营管理等方面成绩显著，现已成为中国最具影响力的博物馆之一。新颁布的《政府会计制度》见中华人民共和国财政部官网“关于印发《政府会计制度——行政事业单位会计科目和报表》的通知（财会[2017]25号）”/zhengwuxinxi/zhengcefabu/201711/t20171109_2746877.html要求博物馆对其文物文化资产进行资产化管理，后续出台的《政府会计准则第3号——固定资产》也进一步明确在“固定资产”项下增加“文物和陈列品”二级分类科目。《行政事业单位内部控制规范（试行）》见中华人民共和国财政部官网“关于印发《行政事业单位内部控制规范（试行）》的通知（财会[2012]21号见中华人民共和国财政部官网“关于印发《政府会计制度——行政事业单位会计科目和报表》的通知（财会[2017]25号）”/zhengwuxinxi/zhengcefabu/201711/t20171109_2746877.html见中华人民共和国财政部官网“关于印发《行政事业单位内部控制规范（试行）》的通知（财会[2012]21号）”/zhengwuxinxi/zhengcefabu/201212/t20121212_713530.html（二）S博物馆文物文化资产管理机构结构图2-1S博物馆文物文化资产管理机构结构图S博物馆文物文化资产管理机构主要分为藏品征集鉴定委员会、藏品登录部、各研究展示中心以及财务部等四个部分。（1）藏品征集鉴定委员会：藏品征集鉴定的决策和审议机构。（2）藏品登录部：藏品账目和藏品资料的管理；对藏品的增减、进出、使用进行监管。（3）各研究展示中心：负责藏品及分库藏品账目的管理；提出文物保护修复和复制的年度计划；审核各部门提出的藏品提用申请并实施藏品提取；对已出库藏品的使用情况进行监督和检查；负责组织文物文化资产的清查工作，发现盘点差异，查找原因并及时办理审批程序后报财务部；负责藏品处置申请的提出，牵头办理；负责与财务部账账相对。（4）财务部：负责本馆文物文化资产账务处理，设置文物文化资产总账和分类账，定期与藏品登录部账账核对；藏品征集账务处理，根据藏品鉴定分类入账处理，根据管理过程中费用开支情况账务处理，并监督预算执行情况；协助各研究展示中心进行文物文化资产的清查工作；做好文物文化资产资金安排、财务会计的核算工作；负责各藏品分库对账，配合藏品清查；负责《单据》的购买及保管，负责登记购买、领用、回收、销毁等情况。（三）S博物馆文物文化资产管理流程S博物馆文物文化资产管理流程主要包括文物文化资产征集，保护、修复与复制，出库以及处置。图2-2S博物馆文物文化资产管理流程图三、情景回顾小陈是S博物馆财务部门刚入职的新员工，毕业于省内知名的N大学会计学专业。由于此前从未有过相关工作经验，想给部门留下一个好印象的小陈对于自己的新工作十分谨慎与尽职，常常思考如何提高工作效率。但在近一个月的工作中，小陈遇到了以下几个问题：（一）文物文化资产征集刚入职的小陈在简单熟悉了工作流程之后便迫不及待地准备在工作岗位大显身手。小陈仔细按照每一张单据付款，并根据鉴定书复印件登记文物文化资产总账。每有一张跟资产征集相关的单据，小陈都需仔细对照，判断是否与资产入账价值相关，然后做出对应的会计处理。（二）文物文化资产保护修复与复制在费用方面，S博物馆每年有大笔的日常消毒和除霉开支被费用化。但小陈根据自己所掌握的理论知识，认为这部分必要的定期维护费用，是能够给文物文化资产带来价值的，但是为何不对其进行资本化呢？通过询问上级领导会计主管，小陈得到了答案：这是因为博物馆通常是对多个藏品一起开展日常维护，很难分摊到具体的藏品上，所以为了减少工作量，将其简化处理了。（三）文物文化资产出库这天，小陈路过藏品保管部，发现里面的工作人员正在热火朝天地开展着盘点工作，小陈略感疑惑，为什么在盘点工作的开展前期，业务部门没有通知财务人员参与？考虑到可能由于文物文化资产比较特殊，其盘点还是交给专业人员比较合适，小陈也没再多想。随后，正在进行年末结账的小陈拿到了藏品保管部送来的盘点清单，发现目前仍在馆内的藏品数量和价值与自己手头的数据不符。于是，小陈拿着清单找到了负责盘点的小方。小方告诉小陈，这些差异一般都是由于藏品外出展览导致的，并给小陈查看了上级领导的审批单。核对无误后，小陈回到办公室，出于对工作的负责与几分好奇，小陈向财务部主管了解近年来财务部门与业务部门对账的情况。具体情况如下：（1）由于文物盘点工作量大、耗时长，使得文物资产的全面清查盘点难度较大，所以S博物馆通常采取不定期抽查的方式进行盘点。（2）由于分馆文物数量及对账难度差异较大，选择对账频率各不相同，有的为一年对账一次，有的则三到五年对账一次。（3）由于S博物馆藏品数量多门类广，其藏品信息收集工作量大，档案编制工作较为繁杂。此外，考虑到极高的价值，文物文化资产需十分严格地保管。若有藏品不定期地交换、出借，这不仅需要藏品保管人员需记录相关信息，财务人员也需及时更新文物资产财务资产卡片。四、博物馆文物文化资产管理流程小陈将自己这几个月的工作情况与发现汇报给了上级会计主管，并由会计主管汇报给了管理层，管理层听完以后认为这几个问题确实在一定程度上影响了整个博物馆的工作效率。那么问题到底出现在哪里呢？管理层让业务部门与财务部门分别整理了他们的相关工作流程：（一）文物文化资产征集文物文化资产征集流程可总结为“计划——鉴定——入库”。1、业务流程首先由征鉴委秘书在10月前汇总专业组提交下一年度征集计划，财务部门制定征集计划和专项资金使用计划，审核计划，整理、审核征集协议，律师审核协议，馆领导签章，签订征集协议，文物消毒保养入库。图3-1文物文化资产征集业务流程图修改这个流程10月提交计划资金计划集中审议—专家鉴定—征集协议—律师审核—领导签章—签订征集协议保养处理—入库2、财务流程财务部确认资金计划、征集协议与征集文物藏品单据付款，鉴定书原件与单据交总账管理员，总账管理员给予总登记号与完善总账信息，再将鉴定书复印件与单据交研究展示中心文物分库，最后总账监交文物。图3-2文物文化资产征集财务流程图（二）文物文化资产保护修复与复制文物文化资产保护修复与复制流程可总结为“计划提出——计划确认——方案编制——方案审批——方案实施——评估验收——建档——归库”。1、业务流程文物文化资产维护与恢复由保管组于12月底前提出，接由科技保护组确认计划，再由文物保护修复、负责人员编制方案，经由业务主管审核、主管馆领导审批，组织实施，由实施人员建档，科技保护组验收评估，业务主管审核档案，主管馆领导审定，最终存档。若需委托文物复制单位复制藏品，需核实委托文物复制单位资格，若为一级文物复制，需省文物行政管理部门审核，接着由国家文物行政管理部门批准；若为二级及以下文物复制，只需省部门批准。若是准备对一级藏品进行保护修复，方案由主管馆领导审核，通过馆长审定同意，接着上报省文物局，最后经国家文物局批准实施。图3-3文物文化资产保护修复与复制业务流程图2、财务流程财务部先查看保护修复计划再付款。修复人员将档案交总账管理员，然后对其进行存档。图3-4文物文化资产保护修复与复制财务流程图（三）文物文化资产出库1、业务流程由申请部门填写《使用申请审批单》，若不能及时审批，则先获得审批领导口头同意，后补批。出库流程按业务不同进行分类。若出库目的在于藏品观摩，首先判断是否为一级藏品，若为一级藏品，则馆长审签；若非一级藏品，则判断件数，五件内，藏品管理部门相关业务主管同意，分管藏品保管副主任审签，五件上十件内，藏品部门主任或分管副馆长审签，十件之上，馆长审签。若出库目的在于展示，首先判断是否出馆，若出馆，则需馆长审签；若馆内，则判断是否在本部门展示，若是，二级及以下，藏品部门相关业务主管、分管藏品保管副主任同意，主任（分管副馆长）审签，若不是，不论级别均经藏品部门相关业务组主管、分管藏品保管副主任及主管展厅开放的副主任同意后，由藏品部门主任（分管副馆长）审签。一级文物均需馆长审签。若出库目的在于藏品摄影，首先判断是否为馆内摄影师，若不是，则馆长审签；若是，则二级及以下藏品，藏品部门相关业务主管同意，分管藏品保管副主任同意，主任（分管副馆长）审签。一级藏品需馆长审签。若出库目的在于藏品保护与修复，二级及以下藏品，藏品部门相关业务主管同意，分管藏品保管副主任同意，主任（分管副馆长）审签。一级藏品需馆长审签。若出库用于中小学生教育，三级及三级以下藏品由藏品部门相关业务主管同意，分管藏品保管副主任同意，主任（分管副馆长）审签。二级及以上藏品需馆长审签。图3-5文物文化资产出库业务流程图2、财务流程若出库不涉及所有权变动，则财务不用做账。若为处置等涉及所有权变动的出库，则在审批手续结束后，总账室查验出库藏品是否账实相符，核对完残情况，登记在案，凭《藏品出库凭证》出库。图3-6文物文化资产出库财务流程图五、结语管理层通过分析现有的业务流程与财务流程，觉得的确存在一定的问题，并导致了低效问题。为了更好地提高工作效率，管理层提出要进行信息化建设，请回答以下问题：1.结合文中情景与流程，分析博物馆现有流程存在什么问题，请结合行政事业单位现状分析业财融合的必要性。2.试问如果让你来设计，你将会如何优化S博物馆的流程呢？3.基于优化后的流程，如何进行业财融合？

附录1文物文化资产管理现状调查1、调查问卷统计分析本次通过调研国内部分博物馆，主要从博物馆文物资产管理基本情况；财务核算情况；藏品征集情况；藏品管理情况；藏品保护情况四个方面对其基本情况、业务数据、管理水平等进行调研、统计、分析。2、调查基本情况本次调查共下发问卷43份，回收问卷共40份。3、文物文化资产管理调研结果（1）价值计量依据附录1-1本馆（拟）如何根据政府会计准则要求，将文物藏品资产纳入资产化管理体系（2）计价方式与费用构成附录1-2您所在博物馆是否对文物资产有关的后续支出进行账务处理？（多选）（3）征集预算与入账依据附录1-3您所在博物馆文物征集的方法主要包括以下哪些方式？（多选）附录1-4您所在博物馆如何对征集的文物执行鉴定程序?（多选）附录1-5您所在博物馆是否对本年度的文物征集预期有事先规划和预算？附录1-6您所在博物馆文物征集费用支付依据的原始凭证有哪些？（多选）（4）藏品的库房管理附录1-7您所在博物馆藏品总账与分库账（分类账）之间每隔多久进行一次账账核对？附录1-8