企业内部控制-市场开发

企业内部控制——市场开发（港口作业）1.1市场开发风险与关键环节控制1.1.1市场开发风险为了加强和规范企业的市场开发行为，提高市场开发能力，避免或减少因市场开发不规范使企业遭受损失，提高企业的经济效益，企业应加强对市场开发的内部控制，并至少应关注涉及市场开发的下列五项风险。市场开发行为违反国家法律法规，可能遭受诉讼，导致经济损失和信誉损失市场开发行为违反国家法律法规，可能遭受诉讼，导致经济损失和信誉损失风险1风险1风险2港口作业合同未经审批或超越审批权限，可能因重大差错、欺诈而导致经济损失风险4 风险2港口作业合同未经审批或超越审批权限，可能因重大差错、欺诈而导致经济损失风险4港口作业合同未执行集团价格管理规定，低价恶性竞争而导致经济损失风险3港口作业合同未执行集团价格管理规定，低价恶性竞争而导致经济损失风险3港口作业未履行合同，可能遭受诉讼，导致客户流失和经济损失港口作业未履行合同，可能遭受诉讼，导致客户流失和经济损失风险5港口作业发生重大货运质量事故，导致经济损失风险5港口作业发生重大货运质量事故，导致经济损失对客户信用调查不够，导致应收帐款的风险风险对客户信用调查不够，导致应收帐款的风险风险6图1港口市场开发过程中存在的风险示意图1.1.2市场开发关键环节控制为了防范上述市场开发风险，避免或减少企业损失，企业在市场开发内部控制的过程中，至少应当及加强对下列五个关键环节的控制。港口作业合同订立应严格执行国家法律法规关键环节1港口作业合同订立应严格执行国家法律法规关键环节1关键环节2港口作业合同订立和执行流程应严密关键环节2港口作业合同订立和执行流程应严密关键环节3岗位职责分工、合同审批程序应明确、科学合理关键环节3岗位职责分工、合同审批程序应明确、科学合理关键环节4港口作业应严格按合同条款执行关键环节4港口作业应严格按合同条款执行关键环节5完善和提高货运服务质量，控制重大货运质量事故的发生关键环节5完善和提高货运服务质量，控制重大货运质量事故的发生认真对客户信用的调查，避免应收资金流失关键环节6认真对客户信用的调查，避免应收资金流失关键环节6图2港口市场开发关键环节控制示意图1.2职责分工与授权批准1.2.1市场开发岗位设置表1市场开发控制岗位职责一览表市场开发控制岗位主要职责不相容职责总经理

审批港口市场开发管理规章制度。

审批港口信用政策及客户信用等级标准。

审批港口作业费目、费率。

审批港口大宗货源作业合同。

审批港口年度生产计划。副总经理

审核港口市场开发管理规章制度。

审核港口信用政策及客户信用等级标准。

审核港口作业格式合同。

审核港口作业费目、费率。

审核港口大宗货源作业合同。

审核港口年度生产计划。

参与港口大宗货源订货会。

参与港口大宗货源中专合同，港口两费协议谈判。

负责生产安全部经理权限的港口作业合同谈判。生产安全部经理

制定港口作业格式合同。

参与编制港口年度生产计划。

审核港口月度生产计划。

参与港口大宗货源订货会。

参与制定港口信用政策及客户信用等级标准。

核定客户信用额度。

负责港口大宗货源中专合同，港口两费协议谈判。

负责市场开发业务员权限的港口作业合同谈判。生产安全部副经理

制定港口市场开发管理规章制度。

制定港口价格费目和港口作业最低指导价格。

负责货运合同管理和评审工作。

制定港口货运质量管理规定和标准。

负责货源调查、货源组织工作和市场分析工作。

负责检查港口价格运行情况和货运合同兑现情况。

负责港、航业务管理，协调处理港航关系。商务管理主管

负责做好国家相关货运法规规章文件的收集整理工作。

负责检查港口价格运行和合同兑现情况，开展港口价格水平分析工作。

制定和修订相应的规章制度。

负责价格监督管理，指导监督港口各单位正确执行价格政策。

负责货运质量管理，处理和解决重大货运质量事故。

协调处理货运合同、协议在执行过程中存在的问题。

协助资产财务部做好货物港务费和综合服务费的核对和结算工作。

参与中央两部月度计划会议和各类水路运输会议。1.2.2市场开发授权审批制度制度名称市场开发授权审批制度受控状态文件编号执行部门监督部门考证部门第1章总则第1条为明确港口作业合同的审批权限，规范港口作业合同的管理，规避合同协议风险，特制定本制度。第2条本制度根据《中华人民共和国合同法》及其相关法律法规的规定，结合本企业的实际情况制定，适用于集团各单位。第2章港口作业格式合同编制与审批第3条港口作业合同采用统一的标准格式和条款，由生产安全部经理会同法律顾问共同拟定。第4条港口作业格式合同应至少包括但不限于以下内容。1．作业委托人、港口经营人全称，地址、联系电话、银行账号、换装港、到达港、签约时间和地点。2．货物名称、包装方式、计量方式、数量和费率。3．运输方式、交货期限、交货地点及验收方法应具体、明确。4．付款方式及付款期限。5．免除责任及限制责任条款6．违约责任及赔偿条款。7．具体谈判业务时的可选择条款。8．合同双方盖章生效等。第5条港口作业格式合同须经企业管理高层审核批准后统一印制。第6条市场开发业务员与客户进行港口作业谈判时，根据实际需要可对格式合同部分条款作出权限范围内的修改，但应报生产安全部经理审批。第3章港口作业合同审批、变更与解除第7条市场开发业务员应在权限范围内与客户订立港口作业合同，超出权限范围的，应报生产安全部经理、集团副总经理、总经理等具有审批权限的责任人签字后，方可与客户订立港口作业合同。第8条港口作业合同订立后，由生产安全部将合同正本存档，副本送交财务、发展部等相关部门。第9条合同履行过程中，因缺货或客户的特殊要求等，生产安全部或客户提出变更合同申请，由双方共同协商变更，重大合同款项应经总经理审核后方可变更。第10条根据合同规定的解除条件、客户的要求，生产安全部与客户协商解除合同。第11条变更、解除合同的手续，应按订立合同时规定的审批权限和程序执行，在达成变更、解除协议后，须报公证机关重新公证。第12条港口作业合同的变更、解除一律采用书面形式（包括当事人双方的信件、函电、电传等），口头形式一律无效。第13条企业法律顾问负责指导生产安全部办理因合同变更和解除而涉及的违约赔偿事宜。第4章港口作业合同的管理第14条空白合同由商务管理人员保管，并设置合同文本签收记录。第15条市场开发业务员领用时需填写合同编码并签名确认，签订生效的合同原件必须齐备并存档。第16条市场开发业务员因书写有误或其他原因造成合同作废的，必须保留原件交还合同管理档案人员。第17条合同档案管理人员负责保管合同文本的签收记录，合同分批履行的情况记录，变更、解除合同的协议等。第18条港口作业合同按年、按区域装订成册，保存5年以作备查。第19条港口作业合同保存5年以上的，合同档案管理人员应将其中未收款或有欠款单位的合同清理另册保管，已收款合同报生产安全经理批准后作销毁处理。第5章附则第20条本制度由生产安全部负责制定、解释及修改。第21条本制度自颁布之日起生效。编制日期审核日期批准日期修改标记修改处数修改日期1.3市场开发控制+市场开发流程与风险控制部门步骤不相容责任部门/责任人的职责分工与审批权限划分总经理副总经理生产部经理、副经理业务员客户签订港口作业合同签订港口作业合同合同履行港口作业谈判分解港口生产计划权限外审批审批权限外审批审批审核审核审核审核权限外审核签订港口作业合同分解分配港口任务编制港口年度计划权限外审核签订港口作业合同分解分配港口任务编制港口年度计划开始开始权限内业务谈判与客户沟通收集客户意见提高服务质量结束协助港口费用催收结算按合同条款执行协商确定合同条款收集货源信息开展市场调查接受任务并制定工作计划编制港口月度计划权限内业务谈判与客户沟通收集客户意见提高服务质量结束协助港口费用催收结算按合同条款执行协商确定合同条款收集货源信息开展市场调查接受任务并制定工作计划编制港口月度计划提出合提出合作意向1.3.2客户信用等级控制流程+客户信用等级控制流程与风险控制部门步骤不相容责任部门/责任人的职责分工与审批权限划分总经理、副总经理生产部经理财务部经理应收装款主管业务员信用等级核查调整信用等级核查调整客户信用等级客户信用评估信用政策制定审批审批审核提供客户资料情况审核开始审核提供客户资料情况审核开始按新授信用额度开展业务初审确定客户信用等级及额度合同条款按新授信用额度开展业务初审确定客户信用等级及额度合同条款初审结束根据客户实际情况调整其信用等级调查分析客户信用情况开展权限内的港口业务调查分析客户信用情况提出客户信用评估申请调查收集客户信息草拟企业信用政策结束根据客户实际情况调整其信用等级调查分析客户信用情况开展权限内的港口业务调查分析客户信用情况提出客户信用评估申请调查收集客户信息草拟企业信用政策1.3.3港口作业合同订立控制流程+港口作业合同订立控制流程与风险控制部门步骤不相容责任部门/责任人的职责分工与审批权限划分副总经理生产部经理法律顾问市场开发业务员客户港口作业合同签订港口作业合同签订港口作业合同保管港口作业合同审批合同条款商定审核审核审核审核是否同意签订合同否是是否符合港口作业条件审查合同条款填写或修改项目合同条款制定港口作业格式合同开始是否同意签订合同否是是否符合港口作业条件审查合同条款填写或修改项目合同条款制定港口作业格式合同开始保存合同及客户信息档案结束终止合同谈判否否终止合同谈判填写或修改合同条款谈判并商讨合同条款保存合同及客户信息档案结束终止合同谈判否否终止合同谈判填写或修改合同条款谈判并商讨合同条款1.3.4港口作业合同执行控制流程+港口作业合同执行控制流程与风险控制部门步骤不相容责任部门/责任人的职责分工与审批权限划分总经理副总经理生产部经理市场开发业务员客户港口作业合同变更与解除港口港口作业合同变更与解除港口作业合同保管正式港口作业合同签订于执行港口作业合同草拟审批审批审批审批审核审核审核审核审核审核审核审核开始开始港口作业合同终止或解除保存合同及各过程资料变更港口作业合同提出变更港口作业合同申请按合同条款履行合同签订正式港口作业合同商洽合同内容确定合同条款港口作业谈判结束港口作业合同终止或解除保存合同及各过程资料变更港口作业合同提出变更港口作业合同申请按合同条款履行合同签订正式港口作业合同商洽合同内容确定合同条款港口作业谈判结束1.3.5客户信用管理制度制度名称客户信用管理制度受控状态文件编号执行部门监督部门考证部门第1章总则第1条为充分了解和掌握客户的信誉、资信状况，规范企业客户信用管理工作，避免销售活动中因客户信用问题给企业带来损失，特制定本制度。第2条本制度适用于对企业所有客户的信用管理。第3条财务部负责拟定企业信用政策及信用等级标准，生产安全部需提供建议及企业客户的有关资料作为政策制定的参考。第4条企业信用政策及信用等级标准经有关领导审批通过后执行，财务部监督各单位信用政策的执行情况。第2章客户信用政策及等级第5条根据对客户的信用调查结果及业务往来过程中的客户的表现，可将客户分为四类，具体如下表所示。客户分类表客户类别港口中转量情况客户其他信息A类年中转量30万吨以上规模大、信誉高、资金雄厚B类年中转量10—30万吨规模中档、信誉较好C类年中转量5—10万吨信用状况一般的中小客户D类年中转量5万吨以下一般的中小客户、新客户、信誉不太好的客户第6条市场开发业务员在谈判时，应按照不同的客户等级给予不同的港口作业政策。1．对A级信用较好的客户，可以有一定的回款期限，回款以不超过一个进货周期为限。2．对B级客户，一般要求现款现货。可先设定一个额度，再根据信用状况逐渐放宽。3．对C级客户，要求现款，应当仔细审查，对于符合企业信用政策的，给予少量信用额度。4．对D级客户，不给予任何信用交易，坚决要求先款后作业。第7条同一客户的信用限度也不是一成不变的，应随着实际情况的变化而有所改变。市场开发业务员所负责的客户要超过规定的信用限度时，须向生产安全经理乃至总经理汇报。第8条财务部负责对客户信用等级的定期核查，并根据核查结果提出对客户港口作业的调整建议，经生产安全经理、集团副总经理审批后，由市场开发业务员按照新政策执行。第9条生产安全部应根据港口的发展情况及市场情况等，及时提出对客户信用政策及信用等级进行调整的建议，财务部应及时修订此制度，并报有关领导审批后下发执行。第3章客户信用调查管理第10条客户信用调查渠道。生产安全部根据业务需要，提出对客户进行信用调查。财务部可选择以下途径对客户进行信用调查。1．通过金融机构（银行）调查。2．通过客户或行业组织进行调查。3．内部调查。询问同事或委托同事了解客户的信用状况，或从本企业派生机构、新闻报道中获取客户的有关信用情况。4．市场开发业务员实地调查。即生产安全部业务员在与客户的接洽过程中负责调查、收集客户信息，将相关信息提供给财务部，财务部分析、评估客户企业的信用状况。市场开发业务员调查、收集的客户信息应至少包括以下内容，如下表所示。市场开发业务员对客户进行信用调查用收集的客户信息列表客户信息项目主要内容基础资料客户的名称、地址、电话、股东构成、经营管理者、法人代表及其企业组织形式、开业时间等客户特征企业规模、经营政策和观念、经营方向和特点、销售能力、服务区域、发展潜力等业务状况客户销售业绩、经营管理者和业务人员素质、与其他竞争者的关系、与本企业的业务关系及合作态度等交易现状客户的企业形象、声誉、信用状况、销售活动现状及优劣势、交易条件、出现的信用问题及对策等财务状况资产、负债和所有者权益的状况、现金流量的变动情况等第11条信用调查结果的处理。1．调查完成后应编写客户信用调查报告。（1）客户信用调查完毕，财务部有关人员应编制客户信用调查报告，及时通报给生产安全部经理。市场开发业务员平时还要进行口头的日常报告和紧急报告。（2）定期报告的时间要求依不同类型的客户而有所区别。①A类客户每半年一次即可。②B类客户每三个月一次。③C类、D类客户要求每月一次。（3）调查报告应按企业统一规定的格式和要求编写，切忌主观臆断，不能过多地罗列数字，要以资料和事实说话，调查项目应保证明确全面。2．信用状况突变情况下的处理。（1）市场开发业务员如果发现自己所负责的客户信用状况发生变化，应直接向上级主管报告，按“紧急报告”处理。采取对策必须有上级主管的明确指示，不得擅自处理。（2）对于信用状况恶化的客户，原则上可采取如下对策：要求客户提供担保人和连带担保人；增加信用保证金；交易合同取得公证；减少供货量或实行发货限制；接受代位偿债和代物偿债，有担保人的，向担保人迫债，有抵押物担保的，接受抵押物还债。第12条市场开发业务员自己在工作中应建立客户信息资料卡，以确保销售业务的顺利开展，及时掌握客户的变化以及信用状况。客户资料卡应至少包括以下内容。1．基本资料：客户的姓名、电话、住址、交易联系人及作业日期、品名、数量、单价、金额等。2．业务资料：客户的付款态度、付款时间、银行往来情况、财务实权掌管人、付款方式、往来数据等。第4章交易开始与中止时的信用处理第13条交易开始。1．市场开发业务员应制订详细的客户访问计划，如某一客户已访问5次以上而无实效，则应从访问计划表中删除。2．交易开始时，应先填制客户交易卡。客户交易卡由企业统一印制，一式两份，有关事项交由客户填写。3．无论是新客户，还是老客户，都可依据信用调查结果设定不同的附加条件，如交换合同书、提供个人担保、提供连带担保或提供抵押担保。第14条中止交易。1．在交易过程中，如果发现客户存在问题和异常点应及时报告上级，作为应急处理业务可以暂时停止供货。2．当票据或支票被拒付或延期支付时，市场开发业务员应向上级详细报告，并尽一切可能收回货款，将损失降至最低点。市场开发业务员根据上级主管的批示，通知客户中止双方交易。第5章附则第15条本制度的最终解释权归财务部。第16条本制度自颁布之日起实施。编制日期审核日期批准日期修改标记修改处数修改日期1.3.6合同管理制度制度名称港口作业合同管理制度受控状态文件编号执行部门监督部门考证部门第1章总则第1条为明确港口作业合同的审批权限，规范港口作业合同的管理，规避合同协议风险，特制定本制度。第2条本制度根据《中华人民共和国合同法》及其相关法律法规的规定，结合本企业的实际情况制定，适用于企业各生产部、商务部、各子公司及分公司的港口作业合同审批及订立行为。第2章港口作业格式合同编制与审批第3条港口作业合同采用统一的标准格式和条款，由生产安全部经理会同法律顾问共同拟定。第4条港口作业格式合同应至少包括但不限于以下内容。1．作业委托人、港口经营人全称，地址、联系电话、银行账号、换装港、到达港、签约时间和地点。2．货物名称、包装方式、计量方式、数量和费率。3．运输方式、交货期限、交货地点及验收方法应具体、明确。4．付款方式及付款期限。5．免除责任及限制责任条款6．违约责任及赔偿条款。7．具体谈判业务时的可选择条款。8．合同双方盖章生效等。第5条港口作业格式合同须经企业管理高层审核批准后统一印制。第6条市场开发业务员与客户进行港口作业谈判时，根据实际需要可对格式合同部分条款作出权限范围内的修改