总承包项目物资合同管理办法

总承包项目物资合同管理办法目次前言1目的和范围围………………………………12编制依据…………………….13职责…………………………….14管理内容合合同方法………………...2附录A（规范范性附录）XX项目合合同评审记录录单……………………...13附录B（规范范性附录）XX项目合合同变更评审审记录单……………..114附录C（规范范性附录）XX项目合合同设备台帐帐………....15附录D（规范范性附录）XX项目厂厂商信息台帐帐…………116附录E（规范范性附录）XX项目付付款计划台帐帐………....17前言根据企业总承包包项目管理体体系规划，结结合企业实际际情况与物资资合同管理要要求，制定本本标准。本标准对物资合合同管理的各各环节工作内内容与要求进进行了明确，并并对相应的职职责分工与管管理权限进行行了规范。本版次按照层次次管理的原则则，对合同管管理流程中的的权限重新进进行了梳理，明明确相关人员员及部门的职职责。本标准由工程承承包分公司提提出本标准由工程承承包分公司归归口管理并解解释本标准起草人：：本标准校核人：：本标准审核人：：本标准批准人：：本标准适用工作作岗位表编号部门或岗位通道道岗级和岗位精通熟悉了解备注1工程承包分公司司总经理、项目控控制室经理、施施工管理室、开车室经理、采购管理室经理、项目部总经理2工程承包分公司司6级以上人员、工工程项目部人人员、采购管管理、施工、项项目控制管理理人员3工程承包分公司司综合管理人员本标准历次编制制人员表版次发布时间起草人校核人复核人审核人复审人批准人12总承包项目物资资合同管理办办法1目的和范围围为明确总承包项项目物资订货货合同（包括括相关的设备备监造、催交交、运输和技技术服务合同同）的管理程程序与职责分分工、特制定定本标准。本标准适用于项项目物资合同同的起草、签签订、交底、履履行、归档等等环节的管理理。2编制依据ES-A-066-PR-11101总承包项目目物资采购管管理规定3职责3.1工程承承包分公司采采购管理室//工程项目部部物资室a）负责编制订订货合同文本本；b）按照分级评评审原则，组组织订货合同同评审；c）负责合同登登记；d）负责合同变变更及中止执执行；e）负责按照分分级评审原则则，组织合同同变更评审；；f）负责物资订订货合同索赔赔证据搜集及及执行；g）负责物资订订货合同索赔赔资料整理归归档；h）负责组织合合同终止后评评价。3.2工程项项目部计财室室负责物资订货合合同登记与日日常管理；3.3工程项项目部工程室室负责物资订货合合同索赔证据据搜集及执行行；3.4项目部部总经理a）负责批准现现场物资订货货合同文本；；b）负责审核工工程项目部订订货合同变更更；c）负责审核物物资订货合同同索赔处理方方案。3.5计划发发展部、财务务管理部、监监察审计部参与合同评审3.6工程承包包分公司总经经理负责批准物资订订货合同索赔赔处理方案4管理内容和方方法4.1合同及编编号及名称4.1.1总总承包项目的的物资订货合合同、监造合合同和催交合合同的合同编编号按照《合合同编号管理理办法》（EES-A-008-IC--2045）编编制。4.1.2补充充合同的编号号为：在原合合同号后加“补+顺序号号”。4.1.3总承承包项目的合合同编号中采采购管理室使使用的顺序号号为001——500，工工程项目部物物资室使用的的顺序号为6600-9999；4.1.4订订货合同的设设备名称与技技术协议的设设备名称一致致，一般为“XX设备订订货合同”。4.2订货合合同的签订4.2.1订订货合同的编编制4.2.1.11工程承包分分公司采购管管理室或工程程项目部物资资室在收到设设计和中标厂厂商签字盖章章完全的技术术协议书和技技术协议书电电子版后，在在合同范本的的基础上依据据招标文件及及投标文件编编制订货合同同。4.2.1.22订货合同同编制完成后后，经工程承承包分公司采采购管理室经经理或项目部部总经理批准准后形成初步步订货合同文文本；4.2.1.33工程项目部部现场需要编编制简易合同同的，由工程程项目部物资资室编制简易易合同，经物物资室经理审审核、项目部部总经理批准准后实施。4.2.2订订货合同的评评审4.2.2.11订货合同同或补充合同同文本编制完完毕后，工程程承包分公司司采购经理室室或工程项目目部物资室组组织合同评审审，评审会议议由工程承包包分公司总经经理或工程承承包分公司采采购管理室经经理、项目部部总经理主持持，工程承包包分公司、工工程项目部相相关人员参加加，运控管理理部、监察审审计部派员参参加，评审内内容包括；a）合同编制的的依据；b）合同标的（物物资名称、数数量、规格）；；c）合同金额；；d）付款方式及及比例；e）合同交货地地点及交货时时间；f）合同条款与与招标文件一一致（如不一一致，需列偏偏差处）；g）供货范围与与招标文件一一致（如不一一致，需列偏偏差处）；h）合同中未明明确定义的事事宜（验收、供供货数量、交交货时间等）；；i）合同条款无无遗漏；j）其他说明解解释。4.2.2.22合同评审审分级评审原原则如下：合同金额（万元）评审召集部门评审主持人主要参加人≤20现场次要要或急采、零零采/另委项目部物资管理理室项目总经理项目副总工、项项目副总经理理、监察审计计部人员、工工程部长、物物资部长、计计财部长、专专业设计代表表、合同谈判判人>20,≤550现场次要要或急采、零零采/另委工程承包分公司司采购管理室采购管理室经理理项目总经理、院院副总工、设设计总工程师师总、监察设设计部人员、主主任控制工程程师、财务管管理部人员、计划发展部人员、项目控制室经理、采购管理室经理、项目采购经理、合同谈判人≤100院内内采购工程承包分公司司采购管理室工程总承包公司司总经理项目总经理、院院副总工、设设计总工程师师总、监察设设计部人员、主主任控制工程程师、财务管管理部人员、计划发展部人员、项目控制室经理、采购管理室经理、项目采购经理、合同谈判人>100,≤≤500工程承包分公司司采购管理室工程总承包公司司总经理工程承包分公司司总经理、项项目总经理、院院副总工、设设计总工程师师总、监察设设计部人员、主任控制工程师、财务管理部人员、计划发展部人员、项目控制室经理、采购管理室经理、项目采购经理、合同谈判人>500,≤≤1000工程承包分公司司采购管理室院主管领导>1000同上同上同上4.2.2.33评审后，工工程承包分公公司采购管理理室或工程项项目部物资室室编写合同评评审单（见附附录A）,评评审单由与会会人员和评审审主持人签字字。4.2.3合合同的签署4.2.3.11正式合同同文本由授权权人和被授权权的中标厂商商代表签署生生效，签署要要求如下：a）双方授权代代表在合同封封面大签（签签全名），逐逐页小签（签签姓）；b）双方授权代代表在合同签签字页签字、加加盖骑缝章；；c）合同份数必必须符合项目目管理要求（补补充合同的份份数须同原合合同份数）。4.2.3.22合同的签订订权限限见院院《合同授权权管理规定》（ZZ/NW5..22-T--2006AA/0）合同金额（万元元）合同签署人≦20现场次要要或急采、零零采/另委项目总经理﹥20，≦现场场次要或急采采/另委项目总经理≦100院内采采购采购管理室经理理﹥100，≦5500工程承包分公司司总经理﹥500，≦11000院主管领导﹥1000院主管领导4.2.3.33合同的签签署顺序如下下：a）一般卖方先先行盖章后，买买方签字，如如有特殊情况况，买方可以以先行签字盖盖章；b）应急采购设设备的订货合合同，双方应应共同确认在在传真件上盖盖章有效，但但需将双方盖盖章合同原件件保留。4.3合同登登记和管理4.3.1合同同签字盖章生生效后，又工工程承包分公公司采购管理理室或工程项项目部物资采采购管理工程程师将生效合合同按照规定定份数提交卖卖方；4.3.2工程程承包分公司司采购管理室室或工程项目目部物资室采采购管理工程程师将合同及及相关文件归归档（包括电电子文件），包包括后续的联联络会议纪要要、合同变更更文件和资料料均应及时归归档；4.3.3集集中订货合同同由工程承包包分公司采购购管理室采购购管理工程师师将合同移交交采购管理室室合同管理工工程师管理，并并说明相关合合同信息；4.3.4现场场采购由工程程项目部物资资采购室采购购工程师将合合同移交物资资室和计财室室合同管理工工程师管理，并并说明相关合合同信息；4.3.5工程程项目部计财财室合同管理理工程师管理理合同付款事事宜，物资室室合同管理工工程师管理除除合同付款之之外的相关事事宜；4.3.6下列列人员可以在在归档后长期期合同文件：：a）计财室会计计可以节约商商务合同副本本一份；b）专业主设人人可以借阅技技术协议书副副本一份；c）合同管理工工程师可以借借阅完整的合合同及相关文文件一套；d）其他人员根根据工作需要要临时借阅合合同及相关文文件，用后及及时归还。4.3.7合同同管理工程师师按照已签订订合同的基本本内容，编制制合同设备台台账（见附录录B）、厂商商信息台账（见见附录C）和和付款计划台台账（见附录录D）：a）合同设备台台账内容包括括：合同设备备数量、设备备规格、合同同总价、合同同付款方式、合合同签订时间间和合同到货货时间；b)厂商信息台台账内容包括括：厂商名称称、地址、联联系人、联系系电话、传真真、开户行和和账号；c）付款计划台台账内容包括括：合同名称称、合同金额额、付款进度度及比例、累累计付款金额额、月计划付付款金额、合合同金额累计计和付款金额额累计。4.4合同履履行工程承包分公司司采购管理室室和工程项目目部物资室依依据合同条款款督促履行合合同，合同管管理工程师跟跟踪合同执行行状态，关注注合同相关事事宜。4.5合同的变变更4.5.1变更更的类型4.5.1.11变更设计：：指由施工分分包商、业主主、监理和工工程项目部提提出的修改设设计。工程项项目部物资室室负责提供签签字完整、资资料齐全的变变更设计通知知单。(见变变更设计管理理办法ES--A-06--CM-22210)a）设计条件有有变化；b）现场条件所所限，采用的的材料、规格格、品种、质质量不能完全全符合设计要要求；c）施工条件变变化或发生差差错；d）施工分包商商因错误施工工导致的设计计变更；f）在项目执行行期间有关国国家规程、规规范和标准的的变化。4.5.1.22设计变更：：指由于自己己原因或者业业主和施工分分包商提出的的要求，由设设计人员或设设计工代提出出的设计修改改。工程项目目设计经理负负责提供签字字完整、资料料齐全的设计计变更通知单单。（见设计计变更管理办办法ES-AA-06-CCM-22009）a）设计图纸中中出现错、漏漏、碰、缺等等设计问题；；b）设计与现场场实际情况不不符合；c）其他需要进进行设计变更更的情况。4.5.1.33主体变更a）主体变更；；b）主体名称内内部结算关系系变更；c）债权转让；；d）主体合并、破破产。4.5.1.44付款变更更a）付款的进度度条件及比例例的变更；b）预付款冲抵抵为履约保证证金；c）付款方式的的变更；d）收款银行、账账号的变更。4.5.1.55运输、包包装的变更a）运输方式的的变更；b）交货地点的的变更；c）包装物的变变更；d）包装方式的的变更。4.5.1.66发票的变更更a）发票种类的的变更；b）发票税率的的变更。4.5.1.77其他变更更a）交货期的变变更；b）联系人、联联系方式、通通信地址的变变更。4.5.2变变更的登记及及变更合同的的签字授权变更合同金额((万元)补充合同签署人人合同变更等级≤20采购管理室经理理C>20,≤500工程承包分公司司总经理B>50院主管领导A4.5.3变更更的程序4.5.3.1不引起商务变变更的变更设设计和设计变变更对于不引起商务务变更的变更更设计和设计计变更的变更更程序分别见见《变更设计计管理办法》(EES-A-006-CM--2210))或《设计变更更管理办法》（ES-A-006-CM--2209))。4.5.33.2因变更设计和和设计变更引引起的商务变变更采购管理室收到到现场或设计计部门提交的的手续完全的的《变更设计计通知单》或或《设计变更更通知单》后后，由该项目目采购工程师师进行商务合合同变更，经经变更合同评评审后编制补补充合同。4.5.33.3主体变更a)对于卖方方主体己经国家行政机机关批准的名名称变更、债债权转让、合合并、破产，原原则上不再办办理合同变更更手续，签订订补充合同。卖卖方必须提供供国家行政机机关批准、核核准的文件的的复印件，并并加盖合同卖卖方单位公章章和变更后单单位公章，还还需提供变更更后的单位资资质文件（包括营业执照照、税务等级级证）后变更更相应信息。b)对于内部结结算关系变更更或债权转让让等不需国家家行政机关批批准的主体变变更，需卖方方出具内部结结算关系变更更的企业文件件或债权转让让协议，并加加盖变更前单单位公章、财财务章，及变变更后的单位位资质文件（包括营业执照照、税务等级级证）后变更相应信信息。4.5.33.4付款变更a）付款进度及及比例的变更更经采购管理理室经理批准准。b）预付款冲抵抵为履约保证证金的变更经经采购管理室室经理批准后后，编制补充充协议。c）付款方式的的变更经采购购管理室经理理批准。卖方账户信息的的变更在卖方方提供盖有财财务专用章的的账户变更通通知后直接变变更。运输、包装的变变更a）运输、包装装的变更引起起合同金额变变化的须进行行合同变更评评审和签订补补充合同。b）运输、包装装的变更不引引起合同金额额变化的，依依据双方最终终确认文件进进行变更。发票的变更a）发票的变更更引起合同金金额变化的须须进行合同变变更评审和签签订补充合同同。b）发票的变更更不引起合同同金额变化的的，依据双方方最终确认文文件进行变更更。其他变更a）其他的变更更若引起合同同金额变化的的须进行合同同变更评审和和签订补充合合同。b）其他的变更更不引起合同同金额变化的的，依据双方方最终确认文文件进行变更更。4.5.4变更更的要求4.5.4.11变更评审审对于A级、B级级和C级涉及及商务合同金金额的变更，无无论合同金额额大小，均应应进行变更评评审，合同变变更按照分级级评审院长，评评审通过后方方可签订合同同，如下：变更合同金额（万元）评审召集部门评审主持人主要参加人≤20工程承包分公司司采购管理室采购管理室经理理院副总工、项目目设总、监察察审计部人员员、主任控制制工程师、财财务管理部人人员、计划发发展部人员、合合同谈判人>20，≤550工程承包分公司司采购管理室工程承包分公司司总经理项目经理、院副副总工、项目目设总、监察察审计部人员员、主任控制制工程师、财财务管理部人人员、计划发发展部人员、合合同谈判人、采采购管理室经经理>50，≤1100工程承包分公司司采购管理室院办办院主管领导项目经理、院副副总工、项目目设总、监察察审计部人员员、主任控制制工程师、财财务管理部人人员、计划发发展部人员、合合同谈判人、采采购管理室经经理、工程承承包分公司总总经理>100院办党政联席会见相关院标准评审完成后，填填写合同变更更评审单，见见附件录B..4.5.4.22《合同变更更评审单》内内容：a）在变更等级级栏中选择变变更等级；变更类型（按照照本细则文件件描述）；c）变更依据（合合同条款、会会议纪要、变变更设计通知知单、设计变变更通知单、询询价报价）；；d）变更事项或或内容；e）变更结果和和变更的金额额变化；f）附件清单（附附件指变更的的依据证明文文件）。4.6合同的的解除和中止止4.6.1合合同的解除根据合同约定，符合合同解除条件时，双方可以依照合同约定或依照法律规定向对方提出解除合同。如果因解除合同而损害了我方利益，应按索赔程序提出书面索赔要求。4.6.2合合同的中止4.6.2.11如果对方行行为构成合同同中止条件时时，合同管理理工程师按照照合同中止条条款书面通知知对方，要求求纠正或提出出修正计划；；4.6.2.22如果对方不不进行纠正或或不提出修正正计划，我方方按合同中止止条款约定，视视情况行使合合同中止权且且出具变更通通知书，由对对方支付因此此发生的费用用、损失和索索赔；4.6.2.33如果我方行行使中止权利利，应立即停停止支付合同同中止部分的的款项，并索索回预付款；；合同的解除或中中止通知的送送达方式：a）合同的解除除或中止的通通知应以书面面方式，通过过邮政快递送送达；b）对方拒绝签签收我方送达达的有关文件件时，采取公公证送达方式式。4.7合同的索索赔和反索赔赔4.7.1合同同履行过程中中，工程项目目部物资室和和采购管理室室以及相关人人员应搜集索索赔和反索赔赔证据并妥善善保存，具体体管理内容和和方法见《合合同索赔证据据收集管理办办法》；4.7.2合合同索赔按原原因分为如下下几类，分别别执行相应索索赔程序：4.7.2.11合同签订后后，供货商未未能按照合同同要求提供履履约保保函办办理预付款的的索赔；4.7.2.11.1对于供货商长长时间任未办办理，也不签签关于履约保保函余预付款款的合同补充充协议的，合合同管理工程程师应填写合合同履行跟踪踪单说明情况况，报总承包包项目部、工工程项目部各各级领导审批批；4.7.2.11.2从厂商递交的的投标保证金金中扣除相应应款额，并向向下一个综合合最优评分者者发出预中标标通知书或邀邀请新的投标标者。4.7.2.22因买方原因因延期交货造造成损失引起起的索赔；4.7.2.22.1因卖方的原因因（不可抗力力除外）延期期交付买方定定购的设备，按按照合同约定定的条款，由由采购管理室室或物资室提提出初步意见见并提交项目目部总经理，经经承包管理部部采购管理室室或项目部总总经理审核后后提交工程承承包分公司总总经理批准。4.7.2.22.2此索赔经工程程承包分公司司总经理批准准后执行，并并在其货款中中直接扣除，对对安装、运行行有重大影响响的设备在多多次催促下仍仍然迟交超过过3个月的，视情况执行合同终止程序。4.7.2.33开箱验收、安安装调试时因因卖方提供的的设备有缺陷陷或损坏引起起的索赔。4.7.2.33.1在开箱验货是是因卖方提供供的有缺陷或或损坏、由工工程项目部物物资室提交初初步书面结论论（包括必要要的照片、试试验记录等证证据），提交交项目部总经经理或采购管管理室经理，同时以书面方式通知卖方共同复检；4.7.2.33.2在共同复检中中对检验记录录意见不一致致时，可双方方委托权威的的第三方检验验机构或双方方权威机构联联合进行检验验；4.7.2.33.3此类索赔经工工程承包分公公司总经理批批准后执行，在在其下次付款款中直接扣除除。4.7.2.44在质量保证证期内因卖方方提供的设备备有缺陷或损损坏引起的索索赔；4.7.2.44.1依据订货合同同的相关条款款，在质量保保证期内因卖卖方提供的设设备有缺陷或或损坏在第二二次验收试验验（由于卖方方原因）仍不不能达到合同同所规定的保保证指标时，由由工程部工程程室提交初步步书面结论，经经项目部总经经理或承包管管理部采购管管理室经理审审核后提交工工程承包分公公司总经理批批准；4.7.2.44.2此类索赔经工工程承包分公公司总经理批批准后执行，在在其质保金中中直接扣除。4.7.3合同同的反索赔按按如下程序执执行：4.7.3.11工程工程项项目部或承包包管理部采购购室在收到供供货商提出的的索赔要求后后，应立即向向相关领导或或项目部总经经理汇报;4.7.33.2工程项目部组组织相关部门门收集反索赔赔的材料，反反驳对方不合合理的索赔要要求，由合同同管理工程师师提出反索赔赔报告，经工工程项目部物物资室经理或或承包管理部部采购管理室室经理审核，项项目部总经理理批准后，通通知供货商。4