物流公司费用管理制度

PAGEPAGE10xx物流费用管理制度1、适用范围适用于xx物流本部及各业务单元、控股公司。控股公司应制定适合本公司的费用管理制度，报xx物流财务部会计税务备案。2、目的为加强公司费用的管理和控制，规范费用报销手续，加强费用预算监督和管理，根据国家有关制度并结合公司实际情况制订本制度。xx物流对各业务单元费用管理实行全面集中，由财务部会计税务实施管理。3、职责业务单元总经理：作为本业务单元费用控制的第一责任人，对所归属管理的成本中心费用的真实性、合理性进行审批。各成本中心经理：作为本成本中心费用控制的第一职责人，对费用真实性、合理性进行审批。财务部会计税务：负责费用预算及预算控制、报销、核算等日常管理工作。财务部费用核算岗：对费用预算执行、单据合法性、合规性、金额的准确性进行审核。财务部付款管理岗：负责现金、银行款项的支付。4、定义4.1本制度“费用”包括管理费用，经营费用（船务业务指岸基费用）。4.2可控管理费用指：招待费、通讯费、邮电费、差旅费、交通燃料费、办公用品费、会议费、广告宣传费、修理费、其他管理费。4.3不可控费用指：房租费、物业管理费、折旧、财产保险费、税费、规费、律师诉讼费、咨询费、审计费、信息费。4.4专项费用是指：咨询费（法律咨询费、人力资源咨询费、绩效咨询费、精益咨询费、信息技术咨询费、工程技术咨询费、项目研究咨询费、市场调查咨询费、财务咨询费、评估咨询费等）、审计费、律师诉讼费（律师费、诉讼费）、广告宣传费、IT信息费、修理费（IT类修理费、非IT类修理费）、培训费、会议费、非经营性车辆汽油费。5、原则5.1厉行节约5.1.1公司所有员工应本着既满足业务需要、又降低费用支出的原则严格遵守费用管理制度，在全公司范围内树立勤俭节约、杜绝铺张浪费的良好风气。5.1.2各级审批人员应认真履行职责，严格按照《xx费用报销管理规程》及《xx物流费用管理制度》的规定进行审批，避免审批流于形式。5.1.3财务审核人员必须严格执行公司费用管理制度，对不符合规程规定的费用，退回不予报销。5.1.45.2预算管理5.2.1费用实行预算管理。xx物流费用支出以xx绩效管理委员会批复的费用预算为依据。各业务单元以xx物流分解并批复的费用预算为依据。5.2.2各业务单元预算调整需向xx物流提交书面申请，xx物流预算调整需向xx绩效管理委员会提交书面申请，经审批通过后，方能列支。5.2.35.3事前管理原则5.3.1专项费用、出国费用、大额的办公用品费实行事前管理原则，费用发生前必须在现行报销系统中填写申请，经审批同意后，方可开支。5.3.2对于没有经过事前审批的上述费用，不予5.3.3事前申请预算与事后报销一一对应，在5.3.4事后发生总费用未超过事前审批总预算，但单项费用超预算或总费用超过事前审批总预算10%以内的，必须经财务总监5.3.5事后发生总费用超过事前审批总预算10%以上的，必须经公司总经理批准后方可报销。5.4归口管理原则5.4.1公司各专项费用实行归口管理原则，费用实际发生前，经归口部门审批同意方可开支。支付或报销时，支付或报销金额在事前审批预算内，不需再经归口部门审批，按照正常审批流程执行；超事前审批预算，需归口部门审批并按本制度5.3.4或5.3.5执行。5.4.2各归口管理部门负责公司各专项归口费用，必须严格审核、控制归口费用。5.5报销原则5.5.1预算内费用报销审批的基本原则：“上级审批、财务审核、费用承担部门核签”。5.5.2授权原则：（1）公司总经理授权人为公司副总经理或综合管理部总经理；（2）公司财务总监授权人为财务经理或相关财务岗。5.5.3审批原则:（1）公司总经理的费用报销由公司财务总监审批;（2）公司财务总监的费用报销由公司总经理审批;（3）公司副总经理的费用报销必须经公司总经理审批;（4）职能部门总经理的费用报销必须经分管领导审批;（5）职能部门人员的费用报销必须经职能部门总经理审批;（6）业务单元总经理的费用报销必须经公司总经理审批;（7）业务单元副总经理费用报销必须经业务单元总经理审批；（8）业务单元成本中心负责人费用报销必须经业务单元主管副总经理审批；（9）各业务单元员工的费用报销必须经业务单元成本中心负责人审批；（10）各业务单元财务经理的费用报销必须经业务单元总经理和公司财务总监审批。5.5.4董事会费用报销审批原则董事的费用报销必须经公司董事长审批。6、操作细则6.1报销受理要求6.1.1每周五为费用报销支付工作日。6.1.2不予报销的情况（1）预算外费用或超过年度预算的费用报销。（2）不符合预算审批手续的费用报销。（3）不符合《xx费用报销管理规程》及《xx物流费用管理制度》规定的费用报销。（4）填写不规范的费用报销。6.2报销流程6.2.1费用报销流程：费用发生后报销人需整理符合财务制度规定的有效单据，规范粘贴，填写相应的“费用报销单”，审批流程结束后付款管理岗支付报销款。审批流程:在报销系统尚未统一之前，各业务单元暂延用目前报销单填写方式。6.2.2公司信用卡报销程序：使用公司信用卡签账后，持卡人应在15个工作日内办理报销手续，6.2.3出国费用报销程序：出国人员回国后，应及时整理相关单据，分币种填写报销单。6.3报销单据要求6.4.1单据要求：费用报销必须提供符合财务制度及国家税法规定的有效单据，票面事项填写齐全，单据的大（小）写金额不得涂改，并加盖开具单位财务专用章或发票专用章。6.4（1）各类发票应为全国统一发票监制章地方税务局统一监制的发票，票面应有发票代码、发票号码;（2）事业单位统一收据应由财政部门监制;（3）各种车、船、飞机、邮局（航空运输电子客票必须提供《航空运输电子客票行程单》及机票登机牌）的有效票证;（4）公司员工在公务活动中取得的有奖普通发票，必须是发票联、兑奖联齐全才能作为有效报销凭证;（5）境外发票一般为自制发票，具体为负责人签名的自制收费凭证（海外包括港澳台地区的Invoice、收银小票、其他商业票据）。6.4.3（1）原则上年度内费用单据应在60天内报销;61-90天以内发票个人承担20%;91-120天以内个人承担50%;超过120天不予报销。（2）跨年度费用单据（包括上年度12月份的手机费发票）应在次年1月20日之前报销,逾期不予报销。7、具体费用项目报销规定7.1业务招待费业务招待费是指：业务招待餐费、业务招待礼品费、其他招待费（包括国内外出差发生）。7.1.1（1）单笔业务招待费2000元以内的，由成本中心负责人审批；（2）单笔业务招待费2000-5000元以内的，报销时须经成本中心负责人、分管领导及财务总监审批；（3）单笔业务招待费5000元以上的，报销时必须经成本中心负责人、分管领导、财务总监及公司总经理审批。7.1.2所有业务招待费用据实报销，按实际发生次数分别填列，不允许将多次招待费用合并填写总计金额，也不允许将一次招待费用分开报销。7.2国内差旅费用国内差旅费包括差旅发生的交通费、差旅住宿费、出差补贴等内容。7.2.1差旅交通费是指至出差目的地的往返飞机、火车、汽车、轮船的票款，机场往返交通费、高速公路过桥费及目的地市内交通费、交通类退票费。公司已为员工购买了意外人身保险,故7.2.27.2.3（1）公司总经理实报实销；（2）公司副总经理/业务单元总经理/副总经理/职能部门总经理I类地区（北京、上海、天津、广州、深圳）上限为500元/天，II类地区（除上述六城市外）上限为400元/天；（3）除上述人员外I类地区上限为400元/天；II类地区上限为300元/天;（4）住宿费超过标准的一般不予报销，有特殊情况的须作文字说明，业务单元人员住宿费超标报业务单元总经理审批后方可报销，职能部门人员住宿费超标报职能部门分管领导审批后方可报销。7.2.4（1）公司总经理无出差补贴；（2）出差补贴标准：50元/人/天，按出差天数*人数计算补贴。（如：当天出差来回补助天数为1天，1-4日出差，出差补助天数为4天）；（3）异地员工参加公司总部统一组织的培训或会议无出差补贴。7.2.5差旅费报销时，按单据时间、地点、费用类别分别填列（不允许合并填列）7.2.6不同成本中心的员工一起出差费用应分开结算。7.2.7差旅机票,住宿预定及费用支付按照xx总经办《差旅集中管理规程7.3出国费用严格按照xx相关规定执行。7.4邮电通讯费7.4.1邮电通讯费包括手机费、无线网卡、电话会议、网络专线费、办公电话费、快递费等。7.4.2手机费（1）包括手机通话及功能衍生费。（2）公司总经理手机费实报实销。（3）各部门根据《xx手机额度制订管理办法》制订《xx物流手机备案表》。（4）实际报销时，应凭已交费的发票按月在额度内据实报销，超额度部分费用个人承担30%，属预存性质的手机卡充值发票不予报销。话费账单中“其他”、“赠费”、“套餐补差价”等项目不允许报销。7.4.3公司发生的座机电话和无线网卡,除异地办公人员外，上海总部的电话账单统一由xx信息技术部办理费用支付，财务部根据xx信息技术部提供的电话费用分摊表及发票进行账务处理。7.4.4快递费用由xx总经办办理费用支付，财务总部根据xx总经办提供的快递费用分摊表及发票进行账务处理。7.5办公用品费7.5.1各部门领用办公用品统一通过xx总经办或xx物流综合管理部集中采购，对各部门未经批准自行购买的办公用品不予报销。7.5.2办公用品事前审批要求公司其他部门特殊情况下确有需要自行采购办公用品的，金额在2000元以下的可以不事前报批；金额超过2000元(含)的必须事前经xx管理总部-总经办总经理（或授权人）及xx物流综合管理部总经理批准后方可开支；金额超过1万元元(含)还需经xx管理总部分管领导及xx物流总经理批准后方可开支。7.5.3各部门可根据工作需要自行订阅书报资料，费用承担部门总经理审批同意后报销。7.6市内交通及燃料费7.6.1市内交通及燃料费包括因公市内交通费、汽油费、停车费、公司车辆养路费、洗车费等。各项交通违章罚款、上下班或因私打车费、预存性质的交通卡充值费都不允许报销。7.6.2工作日加班到20:00分后方可报销加班交通费。7.6.37.7专项费用专项费用严格实行预算管理、事前管理、归口管理的原则要求。专项费用在费用发生前必须提交专项费用事前申请，填写活动计划、编制费用预算，对特殊事项或情况进行文字说明。专项费用事后报销预算范围内的报销经费用发生部门总经理审批同意后支付或报销；超出事前审批预算的专项费用，按规程第5.3具体要求执行。7.7.1（1）按咨询的不同类别由各相关职能部门归口管理,详细见下表：专项费用项目归口部门咨询费法律咨询费风险管理部-法律人力资源咨询人力资源部绩效咨询费绩效管理部精益咨询费综合管理部部-精益管理信息技术咨询信息部工程技术咨询费业务发展部项目研究咨询费战略研究总部市场调查咨询费战略研究总部财务咨询费财务部评估咨询费财务部（2）审批要求:（2.1）金额在5万元以内的，由归口部门总经理审批同意后方可开支；（2.2）金额在5-20万元以内的，由归口部门总经理审批同意后、还需分管领导及财务总监审批同意后方可开支；（2.3）金额在20万元以上的，由归口部门总经理审批同意后、还需分管领导及总经理审批同意后方可开支。（3）报销时应提供有关合同、服务协议和发票；针对按时间计费的中介机构，还应提供详细工作内容及所花费时间的账单作为报销附件。7.7.2（1）审计费归口财务部管理；（2）事前审批要求:（2.1）金额在5万元以内的，由财务总监审批同意后方可开支;（2.2）金额在5-20万元以内的，由财务总监及公司总经理审批同意后方可开支;（2.3）金额在20万元以上的，由财务总监及公司总经理审批同意后、还需xx财务总部审批同意后方可开支;（3）报销时，应提供批准文件、执行合同、有关资料和发票。7.7.3（1）诉讼费归口风险管理部-法律管理；（2）诉讼费（仲裁费）是指法院或仲裁机构收取的因诉讼或仲裁产生的费用；（3）审批要求:（3.1）金额在5万元以内的，由归口部门总经理审批同意后方可开支;（3.2）金额在5-20万元以内的，由归口部门总经理审批同意后、还需分管领导、财务总监审批同意后方可开支;（3.3）金额在20万元以上的，由归口部门总经理审批同意后、还需分管领导、公司总经理审批同意后方可开支;（4）报销时，应提供批准文件，执行合同、有关资料和发票。7.7.4（1）律师费归口风险管理部-法律管理；（2）律师费是指公司聘请的法律中介机构所产生的费用；（3）审批要求:（3.1）金额在3万元以内的，由归口部门总经理审批同意后方可开支;（3.2）金额在3-10万元以内的，由归口部门总经理审批同意后、还需分管领导、财务总监审批同意后方可开支;（3.3）金额在10万元以上的，由归口部门总经理审批同意后、还需分管领导、公司总经理审批同意后方可开支;（4）报销时，应提供批准文件，执行合同、有关资料和发票。7.7.5（1）会议费归口公司管理总部-综合管理部管理；（2）会议费是指公司或各部门组织的会议费用以及参加外部会议、论坛、讲座等。严格按预算管理、归口管理、事前申请的原则要求执行；（参加中化集团召开的系统内会议金额1万元以下的不要求事前申请）；（3）审批要求:（3.1）金额在1万元以内的，由归口部门总经理审批同意后方可开支;（3.2）金额在1-5万元以内的，由归口部门总经理审批同意后、还需分管领导、财务总监审批同意后方可开支;（3.3）金额在5万元以上的，由归口部门总经理审批同意后、还需分管领导、公司总经理审批同意后方可开支;（4）报销时，应提供批准文件、会议日程、预算等有关资料和发票。7.7.6（1）广告宣传费归口公司管理总部-综合管理部管理；（2）广告宣传费是指展会布展、印刷品、音像制品、广告投放、公司视觉识别系统使用推广的相关费用;订制带有公司标识物品的费用，及宣传发生的相关费用、参加展会发生的相关费用等；（3）审批要求:（3.1）金额在1万元以内的，由归口部门总经理审批同意后方可开支;（3.2）金额在1-5万元以内的，由归口部门总经理审批同意后、还需分管领导、财务总监审批同意后方可开支;（3.3）金额在5万元以上的，由归口部门总经理审批同意后、还需分管领导、公司总经理审批同意后方可开支;（4）报销时，应提供批准文件、有关资料和发票。7.7.7（1）IT设备修理费在平台对办公设备未买断前归口xx信息技术部管理；买断后归口部门综合管理部（2）审批要求:（2.1）金额在1万元以内的，由归口部门总经理审批同意后方可开支;（2.2）金额在1-5万元以内的，由归口部门总经理审批同意后、还需分管领导、财务总监审批同意后方可开支;（2.3）金额在5万元以上的，由归口部门总经理审批同意后、还需分管领导、公司总经理审批同意后方可开支;（3）报销时，应提供合同、有关资料和发票。7.7.8（1）非IT类修理费归口综合管理部管理；（2）发生1000元以下不需签订合同的零星和紧急修理费可不用事前报批，但事后需归口部门总经理审批同意方可报销；（3）审批要求:（3.1）金额在1万元以内的，由归口部门总经理审批同意后开支;（3.2）金额在1-5万元以内的，由归口部门总经理审批同意后、还需分管领导、财务总监审批同意后方可开支;（3.3）金额在5万元以上的，由归口部门总经理审批同意后、还需分管领导、公司总经理审批同意后方可开支;（4）报销时，应提供有关资料和发票。汽车修理费报销时必须注明车牌号码。7.7.9（1）IT信息费归口信息部管理；（2）IT信息费是指公司范围内所有软件和硬件系统维护、开发、实施、升级等费用。xx（3）审批要求:（3.1）金额在3万元以内的，由归口部门总经理审批同意后方可开支;（3.2）金额在3-10万元以内的，由归口部门总经理审批同意后、还需分管领导、财务总监审批同意后方可开支;（3.3）金额在10万元以上的，由归口部