秘书资格考试四级复习要点

秘书资格考试（四级）商务沟通模拟考场视频课程考试大今日辅导：1．蒙古族传统食品分为白食（牛、羊、马的奶制品）和红食（牛、羊肉食品）两种，（）待客是最高礼遇。A．白食B．红食C．白、红混合D．红食为主【答案】A2．白族人民在生活中很重“（）”的礼俗。A．六B．八C．九D．十【答案】A3．诚恳热情的态度是（）。A．接待工作的起点B．使来访者产生愉悦感C．使来访者产生平等感D．做好接待工作的首要条件【答案】ABCD秘书资格考试复习笔记基本要求(四级)第一章1第一章文书基础1.行政机关的公文是行政机关在行政管理过程中形成的具有法律效力和规范体式的文书（P3上）2.公文必须执行统一规范的格式，并遵循一定的处理程序。（P3右）3.公文的制发程序（详见P254，在这个表中，交拟、议拟和撰拟相当于第三页的拟稿操作）。在我们的公文处理中，有了法律效力的环节是：签发（P4）4.为带发文件注册，要注意三方面：①编注发文字号②确定印制数量③确定发送范围。（P4）5.公文的三要素：眉首、主体和版记（P5）6.公文的格式中，秘密等级、保密期限、紧急程度、发文机关标志、发文字号、签发人都位于眉首部分。标题、主送机关、正文、附件说明、成文日期、印章附注、附件都位于主体部分。主题词、抄送机关、印发机关和印发日期等都位于文尾部分。（P5中）题型：从中抽出几个，判断是在主体部分？在文尾部分？7.公文的排版正文要用3号仿宋字，一般每面排22行，每行排28个字。（P5下）8.公文眉首中的发送机关标志“由发文机关全称或规范化简称后面加‘文件’组成”（区分主体中的主送机关）P6上9.公文份数序号：是指依据同一文稿印制若干份时每份在总印数中的顺序编号。它位于左上角第一行用阿拉伯数字表示（P6中区分发文字号）10.发文字号应当包括机关代字、年份、序号。如：国发[2000]23号11.什么文必须有签发人、会签人姓名？上行文(P7)平行文、下行文均可以无签发人12.正确的保密标志：密级★保密期限（题型：选择正确的一种）。其中保密期限可以省略不写13.公文的密级程度分为：特急、急件、限时送达电报的密级程度分为：特提、特急、加急、平急（区分两者选择哪是公文的？哪是电报的？）14.公文主体中的公文标题包括发文机关名称、公文事由和文种三个部分（题型：给出一段公文，判断公文标题的正误）15.主送机关指公文的受理机关，应当使用全称或者规范化简称、统称。上行文的主送机关只能有一个，而且不能是单位的领导人。P8中16.下行文的主送机关如果是一个受双重领导的单位时，应当在文尾抄送另一个领导机关。P817.附件的位置：应当位于大印之上，属于主体部分。18.签署的权限只限机关首长一人。P10下19.签署与签发的区别：签署是对组织外部而言。签发是对组织内部而言。P11上20.成文日期的原则：①以领导人签发日期为准②以通过的日期为准③以实际印发的日期为准（P11中看一下即可）行政机关公文成文日期的正确书写：二OO一年一月一日党委机关的公文用阿拉伯数字书写21.确定主题词的步骤：审读文稿、分析主题、查阅主题词表、著录标引（顺序不能错）主题词的排列顺序，应根据主题词的涵义，由小到大，从内容到形式（选择题）P12上13.抄送机关间用逗号隔开。14.印发日期以公文印付的日期为准，用阿拉伯数码标识（P13上）15.版记应位于公文的最后一面，版记的最后一个要素置于最后一行。P1316.有特殊格式的公文有三种：信函式、命令式、会议纪要式。在信函式的格式中，发文字号位于武文线下一行右边缘顶格。密级和紧急程度位于左侧公文份数序号之下。“简报式”会议纪要不用加盖印章。（看书中这三种的格式P14、P15）17.法定的行政机关公文的主要种类13种（P18上）题型：给出四个，选择出哪些是法定的行政机关公文的类型？18.决定和决议的不同：决议是党委机关的法定文种，行政机关不用。P18下19.决定分为两大类：一是指令性决定；二是宣告性决定p19中20.通告分为周知性通告和法规性通告。题型：下列哪些具有性周知性：A.公告B.通告C.通报D.请示选择：BC21.通告的特点：专业性较强。P22上22.注意“批转”型通知和“转发”型通知。上级和平级来的文称为：转发；下级来的文称为批转P2323.通报的拟写：四个要素：倾向性导语、通报的事实（事件）、对事实（事件）的认定和分析、处理意见P25下和p26上24．议案是适用于各级人民政府按照法律程序向同级人民代表大会或人民代表大会常务委员会提请审议事项时使用的专用文种。P2625.请示写作的注意事项：（1）坚持一文一事（2）请示的目的要明确（3）理由要充分（4）不要多头主送P2926.批复的正文一般由批复引语、批复内容、结尾用语三部分构成。P3027.意见可以用于上行文、下行文和平行文P31中28.重点：函以商洽函居多。有关洽谈人事调转、清偿债务、商品买卖、产权交易等方面的函受法律保护。题型：出一段函，选择：（1）名称是否正确（2）在函中事由是否说清楚（3）词语的规范化是否做到（要用书面语）（4）结束语的运用是否得体等P34、P3529.请示只“适用于向上级机关请求指示、批准”，向没有隶属关系的业务主管部门请求批准，只能用函（P34中）30.会议纪要与会议决议的区别：纪要用于行政会议；决议用于党务会议会议纪要的特点：（1）全面反映会议内容，综合反映会议的基本情况、主要精神和中心内容。（2）表现形式可灵活多变（3）行文方向不固定31.公文的文体结构开头有（1）概述式（2）目的式（3）开门见山式（4）引述来文式P3832.公文的结尾的方式主要有：强调式、期求式、希望式、说明式、秃尾式P3933.公文的用语要注意：承启用语、引述用语、经办用语（题型：给出几个用语，哪些属于承启用语？引述用语？经办用语？考经办用语多）P3934.公文的三大表达方式：叙述、议论、说明。其中说明最常用，其次是叙述，最后是议论。P39下秘书资格考试复习笔记基本要求(四级)第二章办公自动化此部分要注意，而且要注意涉及到的计算机用语用英文表示1.计算机运行速度是由CPU决定的。P41下2.硬盘：微机系统的故障几乎30%是由于硬盘损坏所引起的。硬盘格式化会丢失全部数据并减少硬盘的使用寿命。P42中3.目前常用的杀毒软件是：（1）诺盾（2）金山毒霸（3）瑞星杀毒软件（4）KV3000（常识了解）4.控制键区：位于方向键的上方P43中中英文切换：ctrl+shift回车键：Enter重启计算机：ctrl+alt+del5.计算机重启后，看到MS—DOS命令提示符：C:\>(P44)6.Window98资源管理器：（1）用鼠标右键单击，会弹出快捷菜单“Window98资源管理器”，首先看到的是文件夹树（2）资源管理器窗口上部是：菜单栏和工具栏，工具栏包括标准按钮栏、地址栏和链接栏。左窗口中有一棵文件夹树。（在文件夹树中，前面的+和-表示什么意思？）P45下P46上7.P47上表中：（1）剪切、复制和粘贴（顺序不变）。（2）单击“查看”，则在“大图标”、“小图标”、“列表”、“详细资料”四种显示方式之间切换。8.在窗口最大化后，可以进行的操作有：A.移动B.最小化C.关闭D.复原答案：BCD9.数码相机的核心部件是：CCDP48上10.清洗相机要用一块柔软的干布P49上11.传真机在使用时要注意：记录纸要面朝下在按启动键后，液晶显示：“TRANSMIT”字样。12.传真机一旦发生“卡纸”，只可扳动传真机说明书上允许动的部件，不要盲目拉扯上盖；尽可能把整纸取出，不要把破碎的纸片留在机器内。P52上13.复印机在使用时，主要，若要缩小25%，则在设定倍率时，应为75%14.计算机网络由两部分组成，一是通信子网；一是资源子网P54下15.资源子网中的各种数据处理设备有计算机、智能终端、磁盘存储器、监控设备等P55上16.网络的主要功能：数据通信、资源共享、负荷均衡、提高可靠性P5517.计算机网络中的三类资源：数据资源、软件资源、硬件资源P5518.根据网络覆盖的范围分类：局域网和广域网19.在局域网范围内，这类设备主要包括网络接口卡、集线器和打印共享器；在广域网的范围内，主要包括调制解调器、中继器、网桥、路由器P56中20.网络可提供的服务：通信服务、电子教育、电子娱乐、电子购物P57中21.网上浏览：双击桌面上的“Explore”图案P57下22.为了节省网费，可以对Web站点做脱机浏览。P58上23.发送电子邮件的步骤：见书上59—60页接收电子邮件的步骤：见书上61页上。第二章办公室事务与管理1.办公环境的维护的依据：三大法律：《宪法》、《劳动法》、《工厂安全卫生规程》2.在企业办公室中安全检查，如果发现个人职权无法排除的危险，秘书有责任和义务报告、跟进、直到解决P2443.安全检查包括办公环境和办公设备两部分。秘书要区分“隐患记录及处理表”和“设备故障表”的使用。在录像中出现的隐患：①电话线纠缠②消防栓放在柜子后面③道路上堆放货物④太阳光照在电脑上⑤有人来访时未关电脑⑥写字楼中有人吸烟(P245中)4.信息的安全及保密工作通常包括：口头信息、纸面信息和电子信息（P245下）5.当涉及公司保密信息时，你应该做到：机智、稳重、果断、有外交手段。6.做好口头信息的安全：①员工在岗前培训时即应被告知不要在组织内部或外部谈论有关单位的保密信息，包括对其他工作人员、客户、朋友或亲属；②在没有确认电话对方身份和是否被授权获得信息之前，不要通过电话、手机、答录机给出保密信息。P2467.做好纸面信息的安全：①接收任何保密文件、资料等都要签收并登记；②在传递保密文件或资料时，要放在文件夹、盒中携带，以防失密或散落丢失；③用邮件发送保密信息时，信封要贴封口，并标记“秘密或保密”；④极为重要且不常使用的纸面信息可以制成缩微胶片，保存到银行保险柜里；⑤不再使用的保密文档要粉碎。P246—P2478.做好电子信息的安全：①计算机显示器应放置在他人看不到的地方，如果来访者走近，应迅速滚动页面或关小亮度，或保存你的信息关闭显示器②每一个使用者应该有自己的识别码，密码必须保密，经常更换；③有保密信息的软盘不应该带出单位，以防止数据落到不应得到这些信息的人手上；P2479.秘书在保密工作中需要注意的几个方面：①文件保密：秘书要有很强的保密意识，对保密文件、资料，应自觉做到接收、传递、保管方面的保密工作②会议保密：是否公开、何时公开、向谁公开都由主管领导决定③科技保密：秘书的工作性质决定其得与各种人接触，包括客户、同行、媒体、政府部门等，做好这方面的保密工作是非常重要的P24710.秘书应做好组织中特定信息的保密工作：包括人事信息、财务信息、产品信息和客户信息P47下11.如果财务信息失密，会影响企业的股票价格，也会影响银行给企业的贷款。企业长期积累的客户信息失密，不仅失去老客户，失去大宗业务和合同，而且还会失去信誉P248上12.有关国家秘密及密级要遵照《国家秘密及密级具体范围的规定》：规定有3级：秘密、机密、绝密；有关国家密密的保密期限要遵照《国家秘密保密期限的规定》：保密期限有3种：短期（1—15年）、长期（16—50年）、永久13.值班人员应做好3项记录：电话记录、接待记录、值班日记（主要对外来的信函、电报、反映情况、外来的电话等，进行认真登记）P24914.值班表的编制：通常包括以下项目：值班人员姓名、带班人姓名、替班人员姓名P24915.值班表常用在：为某项任务的值班办公室，还需要标明值班地点和值班的具体任务P249中下16.值班人员在值班工作中，可能有时接受、传达上级机关、单位领导的指示，可能处理内部的突发性事件，要完成领导临时交办的事项。P249下17.大型企业设有专门的值班室，并有完善的值班管理制度。要加强值班管理，最重要的是落实岗位责任制度。P250上18.以支付本市交通费、邮资、接待用茶点费、停车费和添置少量的办公用品等，企业办公室常设立一笔零用钱或称作备用金，这同时也是一笔周转使用的现金19.秘书要认真核对领取者提交的发票等证据上的用途、内容、金额是否与零用现金凭单上填写的完全一致P251上秘书资格考试复习笔记四级秘书部分第二章1.第三大题：上司出差，商务费用报销的步骤答：秘书首先要了解公司有关财务报销的相关规定，上司出差到外地开会的交通费不能从零用现金中支付。通常的工作步骤：①申请人提交费用申请报告或填写费用申请表，详细说明需要经费的人员、时间、用途、金额等，并亲自签字②该报告活该表必须经过组织确定的授权人审核同意③一种情况是将获得批准的费用申请报告或费用申请表题教财务部门，领取支票或现金贷款；一种情况是先有申请人垫付，完成商务工作。④在商务工作中，无论是使用支票，还是使用现金，都要向对方获取相应的发票，其内容中填写的时间、项目、费用等应与使用者实际用途相符⑤商务工作结束，申请者应将发票附在“出差报销单”（附样例）后面，并亲自签字，提交出纳部门，由出纳部门把先前领取的现金数额和支出情况进行结算。如果是先由申请人垫付的，在提交票据和“报销凭单”后，方可返还现金⑥如果在事实上务工作中，计划的费用不够，需要超出时，应提前向有关领导报告，否则需自付（P251）21.企业工作人员国内外出差的费用，经常要由秘书办理或协助办理。因此，秘书要事先做好准备，熟悉办理信用卡、旅行支票、快汇等的方法（P252）22.公文形成过程示意图（P253）交拟、议拟、撰拟三步骤称为拟稿。具有法定职权者定稿生效的步骤是签发23.公文处理基本程序（P254图）重点收文阶段：从签收到催办发文阶段：从交拟到发文24.对办理完毕的文书整理（立卷）、归档及销毁①立卷的范围：办理完毕、具有查考价值的文件材料②立卷的程序：（重点）编写页号、登记《卷内目录》和《备考表》、拟定案卷标题、装订成卷、填写案卷封面（流程不能错）③销毁的程序：⑴由文秘部门对已办毕的公文进行鉴定⑵逐件核定造册⑶领导审查签批⑷监督销毁P25525.销毁公文应在指定地点或单位进行，不得将带销毁的公文出售给废品收购部门26.不得在空白介绍信、空白合同书上扣公章P25627.秘书部门掌管的印章主要有三种：一是单位印章（含钢印）；二是单位领导人“公用”的私章；三是秘书部门的公章。其中单位印章是单位对外行使权力的标志，其作用是：①标志作用②权威作用③法律作用④凭证作用（P256）28.出具介绍信要经过内部的审批手续，填写清楚，与存根一致，加盖骑缝章，并有存根备查。P256下29.盖公章要端正、清晰，盖在署名中间，上不压正文，下要骑年盖月。盖印要领是：握法标准，印泥适度，用力均匀，落印平稳P257上30.第四大题：秘书如何做好办公用品的保管和发放工作。答：秘书要掌握办公设备和办公用品的进货、入库手续和库存保管。①在收到货物时，要保证办公设备和办公用品准确无误地入库、登记、检验、核对。办公设备及用品接收时，发现数量不对，应立即通知采购部门联系供应商；要订立物品发放制度，确定物品发放人。②库存保管中应采取的措施：见书P258下第一点到第七点，再加第八点：秘书要记好库存控制卡，关键掌握最大库存量（一项物品应该存储的最大数量），再定货量（当库存余额达到这个水平时必须订购新的货物来补充），最小库存量（当库存余额达到这个水平，必须采取紧急行动检查是否已经定货）③发放问题（可参考第177页）：发放物品的手续：第一点到第七点④要保管好进货、存货和发放办公用品的记录与资料P258—P25931.第五大题：决定库存的依据是什么？P260答：决定最大、最小、再定货量的依据是：①大量的资金不被不必要的库存占用②空间不被用来存储不必要的货物③保持充足的库存，以保证组织的顺利运作和消除由库存短缺而引起的工作迟延。④监督任何偷窃和破坏造成的损失32.选择题：办公设备和耗材的库存管理要求保持进货卡、出货卡和库存卡的三卡一致。33.通常时间表是编制成表格。在办公室中，也可以为多人执行工作的情况和行动编制时间表。有很多种简单的时间管理辅助手段有助于秘书有效地分配和管理时间，例如效率手册、待办文件夹、墙上计划板等等P26234.在办公室工作中，秘书要为领导们的会议或活动做月安排表或周安排表。月安排表的信息通常由主管领导召开会议，再结合集体议定的事项，经主要领导审定下发实施。P26335.对于手工填写的工作日志通常要准备两本，一本为上司使用，一本为自己使用。36.当日出现情况变化，应立即更新日志，并告知上司出现的变化；在上司日志变化的同时，应更改自己的日志，并做好变更的善后工作。（流程：更新自己的日志→通知上司→更改自己的日志）P264上37.做工作日志可通过电脑程序中的Outlook打开个人文件夹，上面有今日的时间、本月和下月日历P26538.公司的日志内容通常包括：①上司内部参加的会议、接待②上司外部参加的会议、接待③上司个人的安排④上司私人的信息P265中39.秘书在安排的活动之间要留有10分左右的间隔或适当的空隙，以备活动时间的拖延或新临时的、紧急的情况。进行项目的时间变更，确定变更后，应立即做好有关善后工作，例如通知对方，说明理由，防止误解等。40.谁能查上司的工作日志？①上司的上司②秘书③上司授权的人秘书资格考试复习笔记四级秘书部分第三章第三章常用事务文书的拟写1.简报的特点：①简，即简明扼要②快，即报道迅速快捷，讲究实效性③新，即内容新鲜④实，即真实准确P2672.简报的类型，按性质分，有综合简报和专题简报；按内容分，又工作简报、动态简报（有情况动态简报和思想动态简报）、会议见报。3.考题：给出简报样式，判断①报头的格式对吗？②日期的位置等4.简报的结构是：报头+报核+报尾（重点，书上第267下和268页简报必看）5.报头设在第一页的上方，约占全页的三分之一的位置，下边用横线与正文部分隔开。报头的内容①简报名称。如有特殊内容，可在名称或期数下面注明“增刊”等字样。秘密等级写在左上角②期号，写在名称的下一行，用括号标注③编印单位，在期号下、间隔线上居左书写④印发日期，写在与编印单位平行的右侧6.报核的主要结构是：按语+标题+导语+主体+结尾按语：在标题上端加注编者“按语”导语：即简报的开头。简明扼要地概括全文的主旨或主要内容注意：简报一般应限制在1000字以内，最长不要超过2000字。7.会议记录的特点：其一是真实性；其二是资料性P2698.会议记录的结构是：标题+正文+尾部9.会议的正文的构成是：首部+主体+结尾①首部：会议概要，包括会议名称；会议时间；会议地点；会议主席（主持人）；会议出席、列席和缺席情况；会议记录人签名等10.会议尾部的右下方写明“主持人：（签字）”、“记录人：（签字）”会议记录要生效，必须由主持人和记录人签字11.意向书为进一步正式签订协议奠定了基础，是“协议书”或“合同”的先导，多用于经济技术的合作领域。P271上12.第六大题：意向书的结构与写法答：意向书的结构是：标题+正文+尾部意向书应该做到：1语言准确，表达清楚；2忠实于洽谈内容背诵第189页下贺信，注意其格式13.请柬的格式，见第191页，请柬一般分为封面、封里两部分，又分横式、竖式两种，但无论哪种形式，其内容结构都基本相同，即：标题+称谓+正文+落款+成文日期14.产品说明书的特点:其一是指导性;其二是科学性;其三是通俗性.P27415.在产品说明书的书写中,要注意:1语言简洁、通俗（对面向广大消费者的生活日用品说明书，尽可能少用专业术语）；2要有侧重点。秘书资格考试复习笔记四级秘书部分第四章会议与商务活动1.在会议议程表的设计中，要尽量将同性质的问题集中排列在一起；而且要将保密性较强的议题，一般放在后面。P2782.会议的日程设计特点：采用简短文字或表格形式，而且时间固定，议题具体化3.区分会议议程和日程、程序这三种文件。现有议程，后有日程。会议议程是供会议主持人使用，日程是提供给会议代表的P2794.关于选择会址的考试方式：公司要找召开会议，选择会址要考虑的因素：A.经济效益B.社会影响C.政治因素D.企业自身知名度答案：ABCD5.选择会场，会场的大小考虑与（）相符？A.会议规模B.会议主题C.会议时间的长短D.会议的经费答案：ABC6.在会场的设备，考试方式放在具体的环境中。如：某一专家来公司讲有关财会的专题，我们在会场应准备的设备有：A.投影仪B.演示白板C.挂图架子D.放映设备答案：ABCD7.所谓会中的安静是指：（1）避开闹市区（2）挂起“谢绝参观”（3）在会上关闭所有的手机和呼机P280上8.题型：公司要召开一个有关新产品的会议，作为秘书，你应当带好什么资料？A.企业奖金方案B.本次会议的议程C.本企业五年计划D.企业今年的生产报表答案：BCD9.在会议记录的结尾必须由主席人的签名和记录人的签名方可生效。P281上10.在会议记录中，漏记的内容英对照录音磁带修改。P28111.会议记录的要求：准确、完整、简洁、条理清楚P281中12.选择题：会后，对会议记录的原稿的处理：统一编号和统一装订。不可销毁和多次复制。P28113.第七大题：背景：公司开一个重要的会议，会后，领导要对与会中重要的信息急于看，（1）你如何尽快收集有关资料？（2）对收集上来的资料，如何加工？（3）那如何做到会后相关文件的整理工作？答：秘书收集信息的渠道主要有（书上第224页）：（1）大众传媒，如广播，电视，报纸，期刊以及其他文献载体（2）网络，通过上网了解有关信息(3)供应商、客户和代理商，通过企业在各地的销售点，来获取有关信息。（4）图书馆和贸易交流，即通过专门的信息机构，如大学、图书馆、专门的信息情报所。在会议期间，秘书人员要做到多听、多记、多算、多跑，才能比较全面地收集信息。要深入实际，掌握第一手资料。（书上第281下）要侧重信息的加工提炼，使上司、与会者、新闻媒体都能方便利用。要侧重时效（书上第282上）对收集上来的资料的加工方式有3种，见书上第282中对会后会议文件的整理工作，先答书上第283页下的3点，然后再答书上第284页上的第2、3、4点。其中第四点，会议记录属于长期保存的档案，立卷归档时要严格遵守档案制度。以上要点用自己的语言组织一下14.选择题：常见的开放参观活动的主题有：四个P285下15.安排的参观内容，主要有生产经营设备和工艺流程；厂区环境或营业大厅；员工的教育和培训设施；组织服务、娱乐、福利等设施。P285下最后一行16.选择题：选择开放参观的时机：在一些特殊的日子：周年纪念日、重大的节假日、开业庆典、社区节日等P286上选择在春末或秋初的时节，不宜选择在雨天、酷暑或寒冬季节P286下17.确定邀请对象：政府官员、行政主管部门、同行业领导或专家、媒体记者等。以上为特殊邀请对象；一般市民为一般邀请对象P286中18.掌握出国旅行的申请、护照、签证、黄皮书等概念P29319.公务出国出差，一定要带（1）出国任务批件（2）出国人员政审批件（3）所去国有关公司的邀请书（4）2寸正面免冠半身照片等P29420.了解黄皮书即为《国际预防接种证书》P29421.在拿到机票后，要对票面查验（1）查验姓名的拼音是否与本人的护照或其他有效证件中的拼音相符（2）航班起飞和降落的时间，机场名称（3）是否在定座栏内填好“OK”。看座位号是错误的，因为机票上不显示座位号P29422.收集所在国的背景，主要指收集国家或地区的文化、习俗、礼节等常识P295中23.出入境的手续：4个P29524.我国的护照，分为外交护照、公务护照、普通护照三种。普通护照又分为因公普通护照和因私普通护照。P295下25.计算时差：“东+西-”每相隔一个区，就相差一个小时。如：北京在东八区，巴黎在东一区。如果北京是早上8点，则巴黎是几点？答案：零时1点63.注册商标包括：商品商标、服务商标和集体商标、证明商标64.商标权的客体：包括文字、图形、字母、数字、三维标志和颜色组合。不可用事物自身的特点或用原材料作商标。例如：牛皮牌皮包、绵羊牌毛线等65.商标权的取得应遵循的原则：（1）注册原则（2）先申请原则66.注册商标的有效期为10年。注册商标的续展，应在期满前6个月内申请，每次续展的有效期为10年。在此期间内未能提出申请的，可给予6个月的宽展期。P106下67.商标权人的主要权利包括对商标的使用、转让、许可等P107上68.世界贸易组织在日内瓦正式成立。69.世界贸易组织的基本宗旨是指通过一个开放、完整、健全和持久的多边贸易体制，促进世界货物和服务贸易的发展。P108上70.世界贸易组织体制中有关协调多边贸易关系，解决贸易争端以及规范国际贸易竞争规则的实质性规定均体现在四个附件中。P108上71.专门理事会下设：货物贸易理事会、服务贸易理事会和与贸易有关的知识产权理事会三个分理事会。P108中72.总干事由部长会议任命。73.选择题：世界贸易组织法的基本原则：（1）国民待遇原则（2）互惠原则（3）透明度原则（4）逐步削减关税原则P108下74.有关与货物贸易有关的法律规则选择题中，答案是：反倾销措施。第五章信息与档案1.信息分类的五大方法：书上第297页下：字母分类法、地区分类法、主题分类法、数字分类法和时间分类法。其中主题分类法用的最多。2.选择题：信息筛选方法：主要是前三个：看来源、看标题、看正文。P299中题型：前三个占三个选项，在随便写一个构成四个选项，让你选择。3.信息取舍的方法：一是择其重点；二是择优录用P300对信息决定取舍时，要留下的信息应要：一突出思想；二要注意典型性；三要富有新意P299下4.信息核对方法：重点看一（溯源法）、三点（核对法）。题型：可能反过来考P3005.信息工作程序：收集、整理、传递、存储、利用、反馈（顺序不能错）p300下其中信息整理是信息工作的核心，是对原始信息进行分类、筛选、核实P301上6.信息分类的步骤：辨类和归类P301中7.题目：在分类中遵循的原则：A科学系统原则B层次性原则C符合实际原则D交叉包容原则答案：ABC见书上第301页下8.交叉参照卡的定义：P302上9.选择题：信息内向传递的形式有：备忘录、传阅单、企业内部刊物等；信息外向传递的形式有：新闻稿、新闻发布会等P303上题型：随机写出四个，让你选择是内向传递的形式？或外向传递的形式？10.信息传递：口头传递的缺点：信息零乱；较难储存P304下11.企业文字传递信息的主要表现形式有：文本、表格、图表、框图表示企业生产常用柱状图、饼行图P304——P30612.信息传递的三要素：信源、信道、信宿信源分为原生源和再生源信宿包括接受信息和利用信息P30813.第八大题；信息的登记和编码？答案：（书上第309页中）登记即建立信息的完整记录，系统地反映存储情况，便于查找和利用。信息的登记包括总括登记和个别登记；登记的形式有薄册式、卡片式信息的编码是为了适应电子计算机处理的需求，它的编码结构一般由字符（字母或数字）组成基本数码，再由基本数码结合成为组合数据。信息编码的一般步骤：①分析所有预编码的信息资料②选择最佳的编码方法③确定数码的位数。信息资料编码的方法：①顺序编码法②分组编码法：所有项目都要有同样多的数码个数，左边数码表示大类，而向右排列的每一个数码，则标志着更细的小类。P309——P310上在登记、编码后，要根据时序、来源、内容、字顺排序。排序完后，要进行科学保管，因为保管关系到信息的安全、完整和使用寿命。14.选择题：信息存储的方式有：4种书上P310下手工存储包括两个方面：信息原件存储和目录、索引存储P310下15.对文件柜的知识看一下即可，了解P31316.信息分散管理系统的特征：灵活性和专门性p314上17.信息存储的载体：纸质载体和磁性载体。纸质载体依然是办公室的主角。常用的磁性载体有软盘、硬盘和磁带P31518.计算机存储的保护措施：（1）制作备份（2）需要密码（3）磁盘要经常杀毒P31619.关于档案的分类方法：主要记住：职能分类法、问题分类法、型号分类法。P317题目：有一企业开发了一项新产品，则原产品要立档归案，采取什么样的分类法？答：型号分类法20.复式分类法是指几种分类方法结合使用。21.第九大题：复式分类法的形式主要有哪几种？答：书上第318页中间的十个。记忆技巧：前五个由年度、机构和保管期限分类法这三个词排列。后五个由年度、问题和保管期限分类法这三个词的排列。22.选择题：电子档案的分类，按信息存在形式分，有文本文件、数据文件、图形文件和命令文件P318下——P319上23.法律、法令和条例等法规性文件，以批准日期为根据；计划、总结、预算、决算、统计报表以内容针对时间为根据，如跨年度的计划可放在开始年度，跨年度的总结可放入最后年度P319中下24.选择题：编制检索工具包括：4个：归档文件目录；分类目录；人名索引；全宗指南P32025.档案检索是档案提供利用工作的基础和先前条件。档案检索包括档案信息存储和查检两方面的工作内容。P322上26.档案鉴定工作的内容包括：价值、内容、来源、外行特征P322下27.定稿、正本的价值大，草稿、副本的价值小一些P323上28.我国现行的档案保管期限规定为永久、长期和短期三种。P323中下29.只做一般了解：P324档案管理中，建立库房管理制度包括：安全制度、档案进出库、档案定期检查、设备管理、清洁卫生制度等。关于录像答题技巧：一般：（1）看秘书的着装，看是否着职业装（2）办公桌是否整洁、信函要分类放置（3）在打电话时，注意：①电话要在铃响三声内接电话②要用礼貌用语，如您好等？③上班时间不得占用电话聊天（4）保密：①不能对好朋友泄密②不能为了炫耀，泄密③不能因为老板吵你，赌气泄密具体可能涉及到的：（1）宴请P287注意：场地的选择；点菜时要注意对方有无忌口；迎客的方式；入座的顺序；宴请开始时敬酒，领导先敬，秘书后跟着敬；在夹菜时要用公筷；在宴席过程中有电话，要先向客人道歉，说明后，再出去接电话。（2）与领导一起出去出差注意：作好差旅准备，如订机票，预定房间等。取票。交通、食宿。参见五级部分的商务旅行P211；带上地图和日常用药；必带的文件资料和上司随身携带的物品。在预定房间时，若价格超出已定价格，要先向上级请示。关于费用报销，一定要保存好票据。参见书上第290页（3）接待一个小型访团注意：文件资料准备好；为参观所做准备（例如特定的衣服或礼物）；要热情迎客（到大门口或电梯口迎接）；正确的导引（在客人右侧或右手边上）；认真待客（让的座次、敬茶方式、接待室的环境要保持整洁和安静）等；在谈话时注意，避免宗教和政治问题；男士不能问钱包；若上司改变日程，秘书影响客人道歉、并解释；上司委托他人接待，秘书应把所做的准备想委托人报告。（4）电话处理问题：综合性较强（可能涉及电话处理事务）注意：书上对外横向沟通那部分好好看看打电话要注意的礼仪；如果打电话过程中需要某些资料事先未准备好，应先对对方说：对不起，稍等5分钟后，我给您回电话；如果与预定有出入，应先请示上级，再下决定。秘书考试（四级）复习笔记之会议管理——会议概述会议是有组织、有目的地召集人们商议事情,沟通信息,表达意愿的行为过程。会议分为大型会议、中型会议和小型会议三种。一般而言,会议申报与审批大体有三种形式：口头申报、书面申报、会议申报。秘书部门对有关职能部门申报召开的会议,要本着精简从严的审批原则,严格把好审批关。要分析会议是否有必要开,能否合并开,可否用其他方式解决问题等。会议审批还应遵循“一支笔”的原则。秘书考试（四级）复习笔记之会议管理——案例分析英豪公司将举行销售团队会议，研究销售工作下一季度的目标以及人员招聘、销售二部经理人选等问题，在会上，还将进行东部地区销售情况的总结、销售一部关于内部沟通问题的发言。如果你是秘书，请制定一个会议议程表。英豪公司销售团队会议议程表公司销售团队会议将于5月25日星期一上午九点在公司总部的三楼会议室举行。宣布议程。说明有关人员缺席情况。宣读并通过上次会议的记录。东部地区销售情况总结。销售一部经理关于加强团队沟通问题的发言。公司销售人员的招聘和重组。销售二部经理的人选。下季度销售目标。案例二公司准备在暑假召开一个各部门负责人的培训会议，经理让秘书钟苗选择一个会议地点，钟苗经过仔细考虑，预定了位于市郊风景区的一家酒店，价格相对便宜，而且风景宜人。经理及参加培训的人员都很满意。点评：由于该会议的参加者都是本单位人员，可一起驱车前往，所以郊外是比较理想的选择，不但价位适中，而且位于风景区，可使与会者身心放松。案例三名山公司要召开2003年度总结大会，作为大会工作人员的王琴主要负责会议文件材料工作。会前王琴进行会议筹备有关信息的搜集，为会议议题的确定及大会会议材料的形成做好准备。年度大会的工作报告非常重要，包括一定时期的工作总结、体会或者经验，对目前情况的分析和下一步工作的思路、要求及具体措施等内容。为此，王琴有针对性地、广泛搜集一段时间以来各方面工作的进展情况。会议期间王琴认真做好会议记录，力求会议记录准确、完整，忠实发言人的原意，并进行会议发言录音和录像。为了使会议信息尽快传递给与会者，她及时编写会议简报、使会议达到良好的效果。会后王琴认真编写会议纪要，作为与会代表贯彻执行的依据，推动会议精神的贯彻落实，她还搜集齐会议期间所有文件材料，及时整理有关会议文件，为会议文件的归档打下基础。王琴大会期间的表现赢得了大家的一致好评。点评：会议信息流动和处理是否科学、务实、有效，直接影响会议的质量和效率，影响会议的实际效果。王琴的会议信息工作实际上是确保会议信息有效流动，实现会议目的的工作。考试大编辑整理案例四天地公司年底为表示对客户的谢意，召开了客户联谊会，会后共进晚餐。负责接待工作的秘书钟苗根据上司的指示和宴会惯例，安排桌次座位。这次宴会共设3桌，餐厅正面靠墙为主桌，编1号，靠入口处为2、3号桌，摆成三角形，突出主桌。重要客户在主桌。为方便来宾入席，钟苗特意做了座位名签，并摆在桌上。但由于这次联谊会时间紧，与会人员名单确定得晚，钟苗在抄写时漏了应便在主桌的一位重要客户，结果致使该客户入席时找不到座位，出现了十分尴尬的场面。点评：秘书钟苗在安排会议晚宴时，只注意到桌次的正确安排和名签的摆放，但忽略了对人员和名签的核对，致使重要嘉宾未能受到应有的礼遇，给组织的公关工作造成了不良的影响。案例五某公司要举办成立大会，请了有关单位的领导参加，秘书小李负责嘉宾的邀请。她用电话通知各位嘉宾，但有的嘉宾电话没通，所以没有找到，事后她把这件事忘掉了，会前也没和嘉宾再次确认。对于重要嘉宾发出了邀请函，但邀请函不是十分美观，比较简陋。结果开会那天，来的嘉宾很少。点评：秘书小李的做法有许多不妥之处。邀请嘉宾是一项重要的工作，一定要抓住确认环节，这样才不会使组织很被动。另外，要注意邀请的礼节，在邀请函和请柬这些事情上都要精益求精，显示出组织应有的尊重和诚意。案例六某公司举办大型服装新品展销会。与会者是来自各大公司的老总或经理。本次活动得到了媒体的广泛关注。当地政府也对此产生了浓厚的兴趣。该公司也向当地政府发出了邀请。由副市长代表参加。市长由于有另外一个活动，不能确定。展销会即将开始时，市长却来到了。各嘉宾已经在台上就座。但发现没有市长的名台和座位，会议主办方十分尴尬。点评：该公司应实现考虑好领导的到来可能性。即使不来，也要做好物品的准备工作。案例七海潮公司正在召开新产品质量鉴定会，会务秘书黄嘉正在会务组值班室值班，这时进来一位西装革履的先生，声称要找一位鉴定专家有事，黄嘉便让他自己到会场去找，这时，一个工作人员匆匆跑来，告诉她会议的电源插口有了问题，让她快找公司的电工师傅，黄嘉说：“今天是周六，我哪知道他在哪啊？”于是，便不再管。过了一会儿，她看了看表，快下午5：00了，估计不会再有什么事，便离开了公司。点评：会议的值班工作是一项重要和严肃的工作，值班人员要以认真负责的态度做好工作，不能脱岗，不能推诿责任。在值班时，手边要有相关人员的通讯录。案例八在公司召开新闻发布会期间，秘书钟苗与媒体进行了良好的沟通。她在会前为记者安排了一个介绍会，准备了详尽的会议材料，专门辟出场地以供摄影摄像，并且给了记者充分的提问时间。发布会很成功，媒体的报道内容翔实，很有说服力，在社会上引起了较大的反响。点评：会议期间一定要注意接待好新闻媒体，让记者能够有充分的机会与时间了解相关信息，为记者的报道提供了方便。案例九华夏企业协会举办了“华夏公司融资操作研讨会”，此次会议邀请了国内一批顶尖的经济学家、管理学家到场发表演说，各大媒体闻风而动，齐聚会场。秘书邓林负责会议的信息宣传工作。她因事先对情况估计不足，当许多记者向她索要新闻稿、宣传资料、专家讲座大纲时，无法满足对方的要求，协会领导向她询问各大媒体对会议的报道情况时，她也没有做好简报收集、留齐各种资料，无法为领导提供适用的信息。点评：作为会议期间负责信息工作的秘书，应该为记者准备好新闻稿、宣传资料、专家讲座大纲等材料。在会议期间，还要及时做好简报收集，留齐各种资料，为领导提供适用的信息。案例十风雷公司在2002年末召开了改革企业管理制度新春座谈会，会上各个部门的职工代表就如何改革现有的企业管理制度纷纷献计献策，公司总经理在做会议总结之前，让秘书许茹收集会议各方面的信息，许茹从简报、会议记录和群众来信中搜集了一些资料，但总经理却认为她没有能够提供一些反馈信息，希望她能改进这方面的工作。点评：许秘书在掌握会议反馈信息搜集途径方面不够全面，因此所收集的信息量不够。许茹应扩大自己收集信息的渠道，掌握更多的收集方法。案例十一某公司日常管理比较混乱，秘书没有将公司会议记录立卷归档，经常发生找不到会议文件资料的事情。一次，公司与合作方经过几次协商，双方签署了一个项目的合作意向。不久，双方约定再次商谈并签订正式文本。然而，当需要签署意向书时，秘书在自己所保存的文件中无论如何也找不到了。当合作方听说此事后，中止了与该公司的合作。点评：秘书在收齐会议文件后，应及时整理会议相关文件，加工、修改与会人员的讨论稿，根据需要形成决议纪要或会议纪要。会议文件资料的立卷归档原则上是一会一卷，便于日后查找、利用。案例十二开具发票时有出入怎么办？公司员工小张去某城市参加全国电子产品交流会，会期一周。按照会议通知，他交了1600元的会务费，组织方开具了发票。小张回来报销时，财务处说发票无效不予报销，原因是发票上缺少财务章。小张马上与会务组织联系，几经周折才联系上，对方称他们的发票是正式的，不可能没有财务章。让小张将发票寄给他们，如果确实有问题愿意承担责任。考试大编辑整理点评：发票是报销的凭证。发票开具应按照规定的时限和顺序，逐栏、全部联次一次性如实开具，并加盖单位财务印章和发票专用章。不符合规定的发票，不得作为财务报销凭证，任何单位和个人有权拒收。案例十三会议决定事项的催办。一段时间以来，某公司的一些会议决定迟迟得不到落实，有的部门因对领导处理问题持有异议，故意将会议决定拖延。这使领导非常挠头。为解决此种被动状况，秘书协助公司领导层层开会，首先对一些问题加以澄清，统一了认识，从而疏通了信息决办环节。点评：传达落实会议精神是秘书的重要职责之一。会后的检查催办是会后工作中不可缺少的重要内容。可以敦促会议精神落到实处。如果落实环节出现问题，应及时疏通。秘书考试（四级）复习笔记之会议管理——会后落实一、会议文件资料收集的要求（一）收集会议文件资料的要求和内容1、收集会议文件资料的要求（1）确定会议文件资料的收集范围。（2）收集会议文件资料要及时，确保文件资料在与会人员离会前全部收集齐全。（3）选择收集文件资料的渠道，运用收集文件资料的不同方式方法。（4）收集会议文件要履行严格的登记手续。来源于考试大（5）收集整理过程中要注意保密。2、需收集的文件资料（1）会前准备并分发的文件。（2）会议期间产生的文件。（3）会后产生的文件。（二）会议文件的立卷归档1、会议文件立卷归档的意义（1）保持会议文件之间的历史联系，便于查找利用。（2）保持历史的真是面貌，反映工作的客观进程。（3）保护会议文件的完整与安全，便于保存和保管。（4）保证会议秘书工作的联系性，为档案工作奠定基础。2、会议文件立卷归档的范围的范围和分工。（1）会议文件立卷归档范围（2）会议文件立卷归档分工。3、会议文件立卷的基本原则和方法（1）会议文件立卷的基本原则。（2）会议文件立卷方法。4、会议文件立卷工作程序。（1）大中型会议文件立卷（2）日常工作会议文件资料立卷。（三）会议文件资料收集整理的工作程序将收集的文件资料进行登记——向上级总结、汇报情况——甄别整理、分类归卷——卷内文件的排列——卷内文件的编号、编目——填写卷内文件的备考表——案卷标题的拟制——填案卷封面——移交给档案室——清理-销毁不再利用的纸张。二、会议纪要的内容和要求（一）会议纪要的种类（1）办公关于纪要。（2）工作会议纪要。（3）协调会议纪要。（4）研讨会议纪要。（二）会议纪要的内容（1）会议情况简述。（2）对会议精神的阐发。（三）会议纪要的要求1、会议纪要的拟写要求（1）实事求是，忠于会议实际。（2）内容要集中概括。（3）要有条理。2、印制并分发给有关部门有关人员或归档保存3、会议纪要要按印发范围和查看等级分发（1）确定印发范围。（2）确认接收者。（3）签发会议执行。（四）工作程序完善会议记录→起草、编写会议纪要→确定印发范围→接收者确认→领导签字→打印成文→印制、分发或归档保存。三、会议经费结算的方法（一）会议经费结算的方法和要求1、会议的收费与付费方法（1）收款的方法与时机。（2）付款的方法和时间表。2、会议付费的要求（1）会议经费的名称要规范。（2）遵守公司零用现金、消费价格及用品报销的各种财务制度和规定。（二）会议经费结算的工作程序通知与会人员结算时间地点→清点费用支出发票→核实发票→填写报销单、将发票贴于报销单背面→请领导者签字→到财务部门报销→与相关部门及人员结清费用。（三）会议经费结算的注意事项考试大编辑整理（1）开具会议住宿费发票时，需要向宾馆酒店索取盖有酒店章的正式发票，保证开立的发票与收取的会务费相等。（2）住宿费一般不包括使用房间的长途电话费、客房小酒吧、在酒店签单的费用。四、跟踪反馈落实会议精神（一）会议决定事项的传达1、会议传达决定事项的要求（1）传达会议决定事项必须准确，必须原原本本传达。（2）传达会议决定事项必须及时。（3）传达会议决定事项必须到位。2、会议传达落实的作用（1）会议决策传达落实是实现会议决策目标的最主要环节。（2）会议决策传达落实是衡量下级组织得力与否的主要标志。（3）会议决策传达落实是对会议决策的检验。3、传达落实会议决策的具体实施（1）传达动员。（2）分解任务。（3）互相沟通。（4）操作控制。（5）效益考核。（二）会议决定事项反馈（1）反馈的原则。（2）反馈的重点。（2）综合反馈。（三）跟踪反馈落实会议精神的工作程序会议决定事项的传达→会议决定事项的催办与登记制度→会议决定事项的反馈。（四）跟踪反馈落实会议精神的注意事项（1）综合性的须由多部门共同办理的工作事项。（2）部门责任分工边缘的、交错的工作事项。秘书考试（四级）复习笔记之会议管理——会中服务一、安排会议值班（一）会议值班工作的内容和意义1、会议值班工作的内容（1）值班电话记录。（2）值班接待记录。（3）值班日记。（4）做好信息传递。2、会议值班的意义会议值班起着沟通上下、联系内外、协调左右的作用，保证了会议的顺利进行。（二）安排会议值班的工作程序1、制定值班工作制度（1）信息处理制度。（2）岗位责任制度。（3）交接班制度。2、明确值班工作任务（1）在会议中协助搜集有关情况、文件和资料，传递各种信息。（2）要加强与会议无关人员出入会场的控制。（3）手边要有公司和各部门领导的联络方式，以便出了问题及时与之联络、请示。（4）要备有一份设备维修人员、车队调度人员和食宿等后勤服务部门主管人员的电话通讯录。（5）要坚守岗位，保证会议信息的畅通无阻。（6）必要时，要负责督导和协助专职会议服务人员为与会者做好各项具体的服务。（7）做好会议期间各项活动与各种矛盾的协调工作。（8）必要时，应建立主管领导带班制度。3、编制会议值班表会议值班表应包括以下内容：（1）会议值班时间期限和具体值班时间。（2）会议值班人员姓名。（3）会议值班的地点，并在会议须知上注明会议值班室的房间号。（4）会议值班负责人姓名或带班人姓名。（5）用简明的文字表明值班的工作内容。（6）表明人员缺勤的备用方案或替班人员的姓名。二、接待采访会议的新闻媒体（一）相关知识1、接待采访会议的新闻媒体的基本原则（1）报道的内容必须与会议基本内容相吻合。（2）掌握会议信息的保密度，做到内外有别。（3）报道中的重要观点和提法，要经领导审定。（4）要准备得全面周到、主动积极。（5）在传递的方式和内容选择上应本着对象、效果、时效、费用的原则综合考虑。（6）在会议中，秘书要随时注意收集外界舆论和新闻媒体对会议的反映信息的报道。（7）在会议结束后，秘书要为召开媒体沟通会提供必须的信息资料。2、接待新闻媒体的工作内容（1）由会议秘书撰写新闻报道稿件，经领导审阅后，向媒体发送。（2）在会议召开期间，邀请有关报社、电台、电视台派记者驻会随访，发表消息。（3）在会议结束时，召开记者报告会，由会议领导者直接介绍会议情况，并亲自回答记者提出的问题。（二）工作程序1、媒体人员登记2、为媒体人员提供简单的会议材料3、安排拍照和新闻发布会等传统活动4、安排媒体沟通会（三）妥善处理新闻媒体的负面报道（1）快速作出反应。（2）联合或聘请专业公关公司处理危机。（3）让负责人出面。（4）对未知的事实不要推测。（5）不要隐瞒事实真相。（6）为媒体采访敞开大门。（7）统一口径，用同一个声音说话。（8）频繁沟通。三、做好会议的记录工作和简报工作（一）做好会议的记录工作1、会议记录的内容（1）会议描述。（2）与会者姓名。（3）缺席者请假条。（4）宣读上次会议记录。（5）有会议记录中产生的问题。（6）通讯记录。（7）一般事务。（8）其他事务。（9）下次会议日期。（10）主席签名。2、会议记录的要求（1）速度要求。（2）真实性要求。1）准确2）清楚3）突出重点（3）资料性要求。3、会议记录的工作程序会议记录的结构是：标题+正文+尾部。（1）标题。一种是会议名称+文种。另一种是文种。（2）正文。首部+主体+结尾。（3）尾部。右下方写明“主持人：（签字）”、“记录人：（签字）”。（二）做好会议的简报工作来源于考试大1、会议简报的内容会议简报要迅速反映会议的实际情况，交流会议的经验，沟通会议的信息。要反映出会议的新情况、新问题、新经验、新见解、新趋势，更好地对会议起到指导和沟通作用。2、会议简报的要求（1）真实准确。（2）短小精悍。（3）快是简报的质量体现。（4）生动活泼。3、会议简报的工作程序（1）会议简报的内容。（2）会议简报的结构。四、收集信息的分类（一）会议信息的分类1、按照会议信息的作用划分（1）与会者信息。（2）会议指导性、宣传性信息。（3）会议议题性信息。（4）会议主题内容信息。（5）记录性、结果性文件信息。（6）会议的程序性文件信息。（7）会议交流性文件信息。（8）会议参考性信息。（9）会议管理性信息。2、按照会议信息的保密性划分（1）保密性会议信息。（2）内部性会议信息。（3）公开性会议信息。3、按照会议信息传递方式划分（1）会议讲话信息。（2）会议书面信息。（3）会议声像信息。（二）收集会议信息的要求1、齐全。2、及时。3、准确。4、有效。（1）责任到人。（2）履行登记。（3）严格保密。（4）明确范围，（5）有针对性。（三）收集会议信息的工作程序1、确定会议信息的搜集范围。2、选择会议信息的搜集渠道。3、确定搜集会议信息的方法。（1）召集开会。（2）提供书面材料。（3）个别约见。（4）会议结束时及时搜集。（5）个别催退。（6）按清退目录收集。（7）限时交退。五、反馈会议信息（一）反馈会议信息的内容和要求1、反馈会议信息的内容（1）反馈会前信息。（2）反馈会中信息。（3）反馈会后传达落实的情况。2、反馈会议信息的要求（1）会议的信息反馈要注意店面结合，正负反馈结合。（2）会议信息反馈的目的要明确。（3）充分重视会议的反馈信息沟通。（二）反馈会议信息的工作程序1、布置会议信息收集工作。2、会议信息的搜集渠道的选择和建设。3、建立定期的会议信息反馈制度。4、做好会议信息的反馈汇报工作。5、抓好会议反馈信息的落实工作。秘书考试（四级）复习笔记之会议管理——会前筹备一、拟订会议议程、日程（一）会议议程和会议日程的内容及作用1、会议议程的内容会议议程是为完成议题而做出的顺序计划，即会议所要讨论、解决的问题的大致安排，会议主持人要根据议程主持会议。会议议程是会议具体的概略安排，它通过会议日程显示出来。大中型会议的议程一般安排如下：开幕式；领导和来宾致辞；领导作报告；分组讨论；大会发言；参观或其他活动；会议总结；宣读决议；闭幕式。2、会议日程的内容会议日程就是根据议程逐日做出的具体安排，它以天为单位，是会议全程各项活动和与会者安排个人时间的依据。3、会议议程和日程的作用通过了解会议议程和日程，与会者可以更好地了解会议所要讨论的问题，清楚会议顺序计划，即获得有效信息。会议议程更是一个沟通的平台，一个高效的市场管理工具。（二）会议议程的制定程序1、明确目标和参加者2、安排各议程事项的时间3、确定每一项议程4、决定会议讨论形式（三）会议日程的编制方法1、制定议程表时，应注意议题所涉及各种事物的习惯性顺序和本公司章程有无对会议议程顺序的明确规定。2、制定议程表之前还须明确会议活动的人员、日期和时间、地点、有关的餐饮安排。3、宣布议程，然后说明一些有关此次会议事务性的内容，之后在安排讨论的问题。4、尽量将同类性质的问题集中排列在一起，这样既便于讨论，也便于有关列席人员到会和退席。5、保密性较强的议题，一般放在后面。二、提供会议地点的备选方案（一）会议地点选择的要求1、交通便利。2、会场的大小应与会议规模相符。3、场地要有良好的设备配置。4、场地应不受外界干扰。5、选择会议地点应考虑有无停车场所。6、场地租借的成本必须合理。（二）会议场地选择的工作程序1、会议的目的与形态2、实质上的需要、与会者的期望3、列出选择会议场地需求的工作清单，确定会议场地4、对会议地点进行确认考试大编辑整理5、签订书面合同（三）实地考察会议地点的注意事项1、会见能作决策的人，有利于以后解决可能出现的问题。2、只要可能，一定要在酒店建议的日期去参观。3、不要出于个人原因再次参观酒店。4、不要带家属同行参观。5、要考虑是否以一个普通客人的身份不宣而至，以检查酒店对客人的接待情况。6、要考虑另外一两家酒店作为“备选”，以免因谈判失败而出现被动局面。三、布置会场和安排座次（一）会场整体布局安排1、会场整体布局的要求（1）庄重、美观、舒适。（2）会场的整体格局要根据会议的性质和形式创造出和谐的氛围。（3）中大型会议要保证一个绝对的中心。（4）小型会场要注意集中和方便。2、会场整体布局的类型（1）较大型会场的座次安排。（2）中小型会议的座次安排。3、会场整体布局安排的工作程序（1）确定会场形式。（2）合理摆放桌椅。（3）布置附属性设备(二)主席台的座次和场内座次安排1、主席台座次和场内座次的要求主席台是与会人员瞩目的地方，也是会场布置工作的重点。各种大中型会议均应该设主席台。座谈会和日常工作会议一般不设主席台或主席桌。无论是否设置主席台，都要注意使会议主持人面向与会人员，避免同与会人员背向现象。另外，一般会议不必把众多的领导人都请上主席台，只请讲话人和主持人即可。2、主席台的座次和场内座次安排（1）安排主席台的座次。会议主席台就坐者都是主办方的负责人、贵宾或主席团成员，安排座位时应注意以下惯例：1）依职务的高低和选举的结果安排座次。职务最高者居中，然后按先左后右、由前至后的顺序依次排列。正式代表在前居中，列席代表在后居侧。2）为工作便利起见，会议主持人有时需在前排的边座就座，有时可按职务顺序就座。3）主席台座次的编排应编制成表，先报主管上司审核，然后贴于贵宾室、休息室或主席台入口处的墙上，也可在出席证、签到证等证件上表明。4）在主席台的桌上，于每个座位的左侧放置姓名台签。（2）安排场内其他人员的座次1）小型会场内座位的安排。分清上下座，一般离会场的入口处远、离会议主席位置近的座位为上座；反之，为下座。会议的主持人或会议主席的位置应置于远离入口处、正对门的位置。2）中大型会场内座次的安排。常见的安排方法有三种：①横排法。是按照参加会议人员的名单以及姓氏笔画或单位名称笔画为序，从左至右横向依次排列座次的方法。②竖排法。是按照各代表团或各单位成员的既定次序或姓氏笔画从前至后纵向排列座次的方法。将正式代表或成员排在前，职务高者排在前，列席成员、职务低者排在后。③左后排列法。是按照参加会议人员姓氏笔画或单位名称笔画为序，以会场主席台中心为基点，向左右两边交错扩展排列座位的方法。四、发布会议信息（一）会议信息的内容和类型1、会议信息的内容会议信息的内容包括：会议的报名时间、地点、费用及方法；会务联系电话与联系人；会议报到及会议议程、日程；与会者的信息；会议报送的交流信息；会议的记录和纪要内容；会议的宣传报道内容；会议的决议内容。2、会议的类型会议信息分类是根据信息所反映的内容性质和特征的异同，将信息分成各个类别，使信息条理化，便于存放和查找，提高信息利用的效率。（二）发布会议信息的工作程序1、传递会议通知信息2、分发传递会议文件3、沟通传递会议有关情况（三）注意事项1、发布会议信息前要进行报审2、要对媒体进行选择五、安排会议食宿（一）会议餐饮的常识和工作程序1、会议餐饮的常识（1）餐饮安排的原则是让代表吃好而又不浪费。（2）就餐大体上是一个标准，要适当照顾少数民族代表和年老体弱者。确定好伙食标准和进餐方式，照顾南北不同代表的口味。（3）秘书人员应提前到现场布置并检查组织工作的落实情况，并事先将座位卡及菜单摆上。（4）座位的通知除在请柬上注明外，还可在宴会上陈列宴会简图，标出全场座位以及全体出席者位置，还可用卡片写好姓名席位，发给本人。2、安排会议餐饮（1）根据会议的经费和人员情况决定会议餐饮的标准。（2）就餐方式可根据会议的规模和性质来确定，提倡实行自助餐制和分餐制。（3）事先与提供餐饮的单位确定餐饮时间和地点。（4）事先设计和确定就餐的凭证。（5）要与饭店一起确定菜单，饮食要卫生、可口、品种多。（6）事先要准备好干净的饮食用具。（7）给因开会或服务工作误了用餐的人员预留饭菜。（8）做好饮水、饮料的供应。3、会议餐饮的类型和标准（1）早餐。早餐食物的选择可以是正规的复杂早餐，也可以是自助早餐。（2）会场休息期间的茶歇。一般供应咖啡、茶或其他饮料。（3）午餐。午餐不宜大吃大喝，以免影响下午的会议安排。（4）正式晚餐。晚餐食物的选择既要考虑到营养和健康，又要考虑到出席者的口味和特色。（5）招待会。应选择健康的、美味的、人们爱吃的配餐。（二）会议住宿的常识和工作程序1、会议住宿的常识（1）要提前编制住房方案。（2）长者、尊者、领导要适当照顾。（3）具体安排住宿时，要根据与会人员职务、年龄、健康状况、性别和房间条件综合考虑，统筹安排。（4）有时还要按地区集中，统筹安排。（5）不同标准的房间要作合理分配，一般是根据房间的不同规格并结合代表具体情况列出住宿表。（6）报经有关领导审定后，按表分配住宿，做到有条不紊。2、安排会议住宿（1）安排方式的选择。（2）预定会议住宿的程序。（3）确定会议住宿的程序。3、会议房间的分配（1）如果由主办方支付费用，则需按其职务标准安排住房，除了部分嘉宾和主办方的领导，其他与会人员的住宿标准应相近。（2）年龄较大的与会者和女性应尽量安排到向阳、通风、卫生条件较好的房间。（3）注意尽量不要把汉族与会者与有禁忌的少数民族与会者安排在同一房间。（4）可预先在会议回执上将不同规格的住宿条件标明，请与会者自己选择预订。（5）预订住宿地点的工作一定要打出提前量，预订数量上应略有富余。六、邀请会议嘉宾（一）、会议嘉宾的类型和要求1、会议嘉宾的类型（1）组织方的上级领导和政府官员。（2）企业的重要客户和各种利益相关方。（3）社会名流和电影明星。（4）对实现会议目标有潜在贡献的人。2、嘉宾邀请的要求（1）要事先确定嘉宾名单，并事先与嘉宾沟通确认能否出场。（2）要发出正式邀请函。（3）要做到有礼貌。（4）要了解嘉宾各自的背景，处理好嘉宾之间的关系。（5）对于难以分辨是否应该邀请的人士，最好能采取“宁可邀请，而不排斥”的原则。（6）嘉宾人数不宜过多。（二）邀请会议嘉宾的工作程序（1）在邀请参会嘉宾方面，要开会研究，确定嘉宾名单，而接下来邀请嘉宾的工作就由工作组负责组织实施。（2）拟写并发送嘉宾请柬，要使每一份请柬都制作精美。（3）要逐一与嘉宾联络，确认其参会情况。（4）在会议正式召开之际，要再次与嘉宾联系，并确认如何接送。七、准备会议资料、会议用品（一）会议资料的类型和准备1、会议资料的类型（1）来宾资料：会议手册、宣传材料、会议管理性材料。（2）会议资料：开会的请示、提交会议审批的文件、会上用的文件、会议宣传性文件。（3）沟通资料：来宾登记表、住宿登记表、用餐分组表、会务组成员通讯录。2、会议资料的准备（1）来宾资料袋内容：会议手册、会议文件资料、分组名单、笔记本、文具、代表证、房号、餐券等。（2）会务资料内容：接站一览表、来宾登记表、住宿登记表、用餐分组表、订票登记表、会议讨论分组表、会务组成员通讯录。（3）沟通资料内容：会议参考文件、会议宣传文件资料、各种记录、各种会议协议和合同以及相关资料。（二）会议用品的类型和准备1、会议用品的类型（1）必备用品和设备是指各类会议都需要的用品和设备。1）会议内设备主要包括灯光设备、音响设备、空调设备、通风设备、录音、摄像等设备以及必要的安全设施等。2）常用物资有电脑、打印机、复印机、传真机、照相机、摄像机或小型DVD、胶卷、饮用水、一次性水杯、电池、裁纸刀、剪刀、胶带纸、双面胶、回形针、大头针、胶水、白板笔、白粉笔等。（2）特殊用品是指一些特殊类型的会议所需用品和设备。例如，选举会议、谈判会议、庆典会议、展览会经常需要的特殊用品和设备，如伴奏带、投票箱、旗帜、仪仗队、鲜花等。2、准备会议用品（1）检查空调设备，必要时做好开机准备，一般要在会议前两小时预热或预冷。（2）检查好灯光、扩音设备。（3）检查黑板、白板，确保已擦干净，准备好粉笔、指示棒、板擦等用具。（4）如有陌生人或外来人参加会议，摆放好姓名牌，注意文字大小适当，清楚易认。（5）在每人座位前摆放纸笔。（6）多媒体电视需要安放投影机、屏幕、录音设备等。（7）如果有选举、表决、表彰的议程，还需要准备好投票箱、计数设备和奖励用品。（8）会期较长的会议，要安排好茶水饮料，并指定专人服务。（9）如果是电话、广播会议，须提前检查线路，保证音响效果良好。八、安排会议礼仪服务（一）会议礼仪的种类1、会议的通用礼仪（1）会议文书礼仪。（2）迎送礼仪。（3）参会礼仪。（4）服务礼仪。2、主持人的礼仪3、会议发言者礼仪4、会议参加者礼仪（二）安排会议礼仪服务的工作程序1、选择会议礼仪服务人员（1）从组织内部员工中选择。（2）聘请专业礼仪公司或礼仪人士承担会议主要的礼仪服务。2、分解工作程序3、培训会议礼仪服务人员（1）对会议工作的宗旨和合作精神的培训。（2）对会议礼仪知识和工作技能的培训。（3）对会议的设备和用品的使用常识培训。4、准备服装用具（1）礼仪服务人员的服装应统一并且与会场环境协调。（2）迎接一般的与会者不需要献花。5、礼仪执行（1）接待礼仪及程序。（2）引领。（3）乘车的座次安排。九、检查会议常用视听设备是否正常（一）会议常用视听设备的选用音响手段与视觉手段可以分开单独使用，也可以合在一起使用。常用的设备类型有表决系统、同声传译系统、发言讨论系统、多媒体投影仪、幻灯机、投影仪、录像机、电视机、摄像机、灯光设备等。对于会议使用的设备，应设专人操作与维护。来源于考试大（二）检查会议常用视听设备的工作程序1、确定工作人员的职责。2、预演和检查会场视听设备。秘书考试（四级）复习笔记之办公日常事务案例分析案例一某家大型广告公司为了庆祝公司成立十周年，计划届时举办一个庆祝大会及大型招待会，邀请上级部门领导和各方客户出席。并为此临时成立了一个筹备小组，公司办公室章主任是筹备小组的负责人。章主任首先作出了大会的议程安排，并对接待的各个环节进行分析，把接待人员分成如下几组：签到组、贵宾接待组、一般来宾接待组、确定接待人数。然后聘请专业的礼仪教师来对公司所有计划参与接待的人员进行分组培训。最终这次活动举办得很成功。点评：举办大型活动，礼仪接待是很重要的工作。一定要有计划，有明确的组织分工。实现的培训也是必要的。因为公司员工对于专门的接待礼仪不一定都熟悉。案例二一次某公司秘书李默代表他的上司去机场迎接外地一家公司的考察团。见面之后，李默安排对方代表团团长坐在小轿车的右后座，可是团长不干，他自己拉开前面的车门，做到了司机的身边。李默觉得很为难。按照礼节的规矩，领导应该坐在小轿车的右后座，那个座位既方便上下车，又比较安全。可是让客人再站起来挪到后面也似乎不合适。点评：确实有些人喜欢坐在前排副驾驶座，遇到这样的情况，秘书可以灵活处理，不必非让客人挪动，只需提醒客人系上安全带即可。提醒司机要加倍小心，掌握好速度，不可太快。案例三著名作家张洁在她的长篇小说《只有一个太阳》中，描写了我国一个代表团在出国访问时的种种让人哭笑不得的言行举止，其中一段写邀请国的一个科学院院长在他祖传的古堡里请客，不学无术的代表团团长、副团长以及秘书因为没有丝毫文化修养，丢尽人格而不自知。点评：作家批评我们某些国民的无知以及修养上的粗俗，说明有些人在交往中缺少对人的尊重与自尊。从根本上说，讲究各种礼节的目的是为了让每个人都得到尊敬，让每个参与者都感到愉快。案例四某公司秘书赵倩陪同来访客人观看文艺节目的时候，没有关闭自己的手机，她只是把手机调到“振动”模式，她怕上司有急事找她。结果演出中真的来了两次电话。赵倩赶快接通电话，她尽量用小声说话。但是当她挂断电话时，前排的观众还是回过头来瞪了她一眼。点评：赵倩的举动还是有问题，尽管把电话调到了“振动”模式，但是接电话确实也会影响到周围的观众。赵倩可以等看完演出或中场休息时再处理电话的问题；实在怕误事，可以发短信。来源于考试大案例五秘书王琳今天来得比往日都早，她准备利用公司许总出差之际为许总归来后创造一个舒适温馨的工作环境。她打开窗帘，打开空调，调节好办公室的温度、湿度。之后将窗台、办公桌、电脑……凡目光可及的地方都细细的擦过；饮水机里的水不多了，应该和送水公司联系一下，储备的办公日用品也应该再补充；应该再去买点书法绘画之类的物品装饰一下墙面……她想好好美化这里的办公环境，不仅给许总，也要给来访的公司内外的客人一个良好的印象。点评：在企业中，秘书可能与上司在一个办公室，也可能自己拥有一个办公室。秘书应该重视对办公室的设计、布局、布置及工作环境的美化。环境美化主要是指工作场所选择适当，布局合理，布置现代化，既适应工作的需要，又有益于工作人员的身体健康。案例六天地公司秘书钟苗下午发现接待区通往门口的通道上堆放了很多销售部的空纸箱，钟苗是这样处理的：立即向行政主管报告，得到马上清理的指示；参加清理工作，确保接待区到门口的过道通畅。点评：秘书人员必须树立安