办公室主任的职责和作用岗位教材

精选优质文档-----倾情为你奉上精选优质文档-----倾情为你奉上专心---专注---专业专心---专注---专业精选优质文档-----倾情为你奉上专心---专注---专业第一篇部门职能与岗位职责第一章部门在整个机构设置中应承担的作用及职责1.1办公室的职责办公室的职责大致包括承办、参谋、管理、协调及领导指挥五个方面的职责，具体体现在以下几个方面:（一）承办职责办公室的承办职责是指其对领导决策意见的贯彻、实施，承办各职能部门乃至下级机关、基层群众转办事项等方面所应由的职能和应尽的责任。从其承办的工作内容来看，大体有三方面：1.承办同级领导层的集体决策和领导个人交付办理的事项领导决策有时是“统一研究，分头落实”，有时是单位行政首长个人决断，作为本机关、本单位综合办事负责机构的办公室，对本级领导层的集体决策和领导个人交办事项负有直接承办责任。2.承办上一级办公部门交办事项上级领导单位的办公室向下级单位办公室交办一些事情，办公室应主动牵头承办，或督促所属工作人员从速办理。上一级办公单位及其负责人向下一级办公单位及其负责任交办事项的范围较广，除了调研任务之外，还有诸如信息反馈、来信来访以及系统内部自身业务建设等具体事宜，都需要下一级承办者认真办理。3.承办同级各职能部门和下级单位转办有关事项为了保持领导层工作的正常秩序，各职能部门和下级单位向领导层、个别领导汇报请求问题时，往往不需直接去找领导本人，而是先找办公室，办公室作为所在单位与外界联系的窗口和纽带，经常需要安排、处理各职能部门和下级单位转办的事项。“承办”的具体形式，主要有“主办”、“会办”、“转办”、“催办”等。“主办”即直接负责具体办理；“会办”即会同有关部门和单位联合办理；“转办”即转由其有关部门和负责人办理；“催办”即转由其有关部门和负责人办理，作为“会办”、“转办”的有益补充，它是指督促、协助有关单位、部门和人员从速办理有关事项。（二）参谋职责办公室的参谋职责是指其在辅助领导决策过程中所应有的职能和应尽的责任。决策是领导者的基本职能，社会主义现代化建设的新形势，要求各级领导干部努力实现决策民主化、科学化，这除对领导干部本身提出了更高、更严的要求外，还需各级办公室成为卓有成效的“智囊团”、“参谋部”，积极主动的辅助领导决策，认真的履行部门的职责。做到这一点既是领导决策民主化、科学化的迫切需要，又是新时期赋予办公室工作的一项重要任务。1.在办公室履行其参谋职责时，往往有其独特的便利和优势：（1）办公室和领导之间具有经常接触的便利条件，可以随时找机会向领导陈述见解和主张。（2）办公室的工作同领导的工作同步运行。由于办公室的工作有着同其他部门明显不同的从属性的特点，领导层确定要抓的工作，也是办公室要着力办好的事情，就是由于这种“思维共振”，使得办公室的工作能与领导的工作合拍，从而为办公室辅助领导决策提供了便利。（3）一般来说，办公室接触面大，信息较为灵通，对外联系广泛，客观上为领导提供咨询服务，为当好领导的“参谋”提供了便利条件，为领导分担了烦恼。为正确履行参谋职责，办公室要把调查工作中获得大量的第一手资料，进行综合分析，去粗取精，去伪存真，由此及彼，由表及里地从中理出完成各项工作任务和进行决策的有利因素和不利因素，及时向领导反馈，协助领导实施科学宏观决策和有效的指挥，保证各项工作目标和任务的圆满完成。2.正确发挥办公室的参谋职责，应注意的要点：（1）领导应当允许乃至鼓励办公室在一定情况下同自己唱“对台戏”。办公室既要认真领会领导意图，又要勇于直言，使领导“兼听则明”。（2）办公室应当做到在领导决策前多参谋、领导决策后多反馈。也就是说在领导决策前，办公室要通过调查研究，协助领导广泛收集同决策密切相关的各种情况，然后进行纵向、横向的可行性研究，经过加工和筛选，为领导提供选择的方案；在领导决策过程中，办公室要要通过调查研究，收集和整理方方面面的意见，为领导进行冷静周密的思考提供准确的依据，坚定领导决策信息和决心；在领导决策后，办公室要通过调查研究，了解和掌握决策意见的贯彻执行情况，以及可供借鉴的典型经验、需要解决的某些问题，协助领导搞好跟踪反馈，根据变化的客观形势及时进行调整和充实，尽可能保证决策意见顺利的贯彻落实。在整个领导决策过程中，办公室的参谋职责都起着举足轻重的作用。从对领导决策发挥作用的方向上看可以分为三种类型：①“顺向参谋”，即跟随领导决策的方向所进行的“辅助性参谋”。②“逆向参谋”，即当领导的决策意图不符合实际时所进行的“劝阻性参谋”。③“侧向参谋”，即当领导集中主要精力考虑某一方面的工作时，为避免领导顾此失彼而进行的“提示性参谋”。办公室作为参谋部门，不仅要深入了解各项参谋职责，还须尽力为领导发挥好事物中的参谋作用。（三）管理职责办公室的管理职责是指办公室在对单位行政事物进行管理方面所应有的职能和应尽的责任。根据国家有关规定和办公室工作的实践，办公室的管理职责主要有文书管理和信息管理两个方面：1.文书管理一般来说，办公室内部均设有秘书处（科）、资料处（科）、机要室、文印室、收发室等，分别负责办理公文工作各个环节的具体事宜。办公室对文书工作的管理，主要体现在参照企业制定的企业公文处理办法，结合本企业的具体情况，建立、健全各项有关制度；指导、督促各文书处理部门的工作，确保公文拟制的适用、准确、周密，确保文书处理的及时、准确、迅速，避免拖拉、积压、贻误工作。文书工作是机关的日常工作的重要组成部分，是实现机关职能的重要手段之一。党政机关、企事业单位的公文工作，是指围绕公文的拟制、处理与保管工作而需要进行的由撰稿、审稿、签发、印刷、收发、登记、批办、催办、立卷、归档等环节所构成的整个运转流程。办公室作为企业综合办事机构的枢纽机构，应当承担文书工作的主要任务。2.信息管理办公室通过向领导提供适用信息和依据信息出谋献策来实现辅佐领导决策，发挥参谋的职能。严格地说，企业的信息工作也属于文书工作范畴，但鉴于它是各级办公室的一项“新兴事业”而且十分重要，需要办公室予以特别重视。所以有必要单独列为办公室管理职能中的一项。（四）协调职责领导机关的决策、指令、指示要通过办公部门向各专业主管部门、职能部门、下级机关传递。企业所属各部门和其他方面反馈回来的信息经过综合汇集到办公部门，办公部门对反回来的信息进行综合、分析、筛选后，供领导决策时参考。作为企业办事负责机构的办公室，均应在承上启下、协调各方面的工作中起到积极作用。办公室应全面履行其协调职责，要着力做好纵向协调、横向协调、内部协调等多方面的工作。1.纵向协调，就是致力于上下级之间关系融洽、上令下行、下情下达，上下紧密配合，步调一致的协调工作。办公室在这方面的职责主要体现在：当上级的决定、决议、指示、命令形成后要尽快向下传达，使之得以认真贯彻执行，以保政令畅通，上令下行；当下级对上级的指示、决定、命令有不同意见时，要及时准确地予以反映，使下情得以“上达”，以便利于上下沟通，步调一致；当下级某一单位某项工作领先时，应积极组织力量去调研，认真总结经验，及时予以推广，“以点带面”，当下级某一单位某项工作处于落后状态时，要积极主动地协助领导进行重点帮助，“以面促点”，“以面带点”，使之尽快赶上前进步伐。2.横向协调，即致力于“左邻右舍”、同级各业务之间关系的协调。业务部门的一些部门性文件、规定，一般要先报送办公室修改、审阅、进行协调，以免对同一事项的规定不尽吻合，使下级难以适从；业务部门的一些重要工作部署、安排，如召开请领导参加的会议，开展由领导“挂帅”的突击性、临时性工作任务等，一般也需经办公室统筹平衡、统一协调，以避免部门之间“撞车”和领导“超负荷”现象的发生；当各业务部门、各单位因认识和处理问题的角度不同引起矛盾时，办公室更应充分发挥其协调职责，对过去已有明文政策规定的事项，要维护政策的严肃性，督促有关方面或协助领导督促有关方面加以认真贯彻落实；对过去尚无明文规定的，要在认真听取各方意见的基础上，处理好各有关政策精神的衔接关系，并向领导提出解决的意见和建议，协助领导进行裁决，把各方的意见统一到总政策上来。3.内部协调，即以办公室内部人员、工作为对象，使之融洽和谐地协调工作。办公室要着力于室领导班子成员和室内各单位（处、室、科、组等）之间关系的协调。在室领导班子内，要注意发挥副职的作用，要按照合理分工、分层次管理的原则。根据其特长，让副职负责某方面或几方面的工作，以充分发挥领导班子的整体效能。（五）领导指挥职责1.执行性指挥，也可以叫做调度性指挥这种指挥是在目标既定、方案现成的情况下，主要贯彻解决落实的问题。领导者在履行这种指挥时，应当思考的重点是怎么干，什么时间干？成功的关键在于坚强的毅力和组织技巧。工作中必须把握住两点：（1）人、财、物各种力量的调配、组合，要科学、合理，力求达到投入少，收效大的目的；（2）行动时机的抉择顺乎时势，挑选最佳时刻，避开各种阻力和不利因素，利用一切助力和有利条件。比如一个军事指挥员指挥一场运动战，就有一个捕捉作战时机的问题。不是抓住敌人的薄弱环节时不战，不是占据有利的地形条件也不战，战则必胜，攻则必克。2.应变性指挥这是在领导活动过程中遇到了新情况，或者出现了不测事件，针对客观环境的变化灵活机动地实施指挥。领导者在进行应变性指挥时，首先要考虑的是继续干还是停，是按原计划于去还是改变计划再干或者根本不干。取胜的诀窍在于审时度势和机动灵活。要保证指挥得当，紧要之处在于：一是知己知彼。应变性指挥必须搞清变化了的情况，只有对情况了如指掌，才能依据客观情势和自己的力量正确的决定行止。可行则行，不可行则止。如果客观困难很大，自己力量不足，勉强地去干力不胜任的事情，就难以取得成功。二是因势利导，夺取胜利。统一指挥是发挥组织作用，贯彻执行决策的最主要的条件。1.2办公室的作用（一）办公室的沟通协调作用这里说的协调，是指通过协商、调解，使领导者或秘书人员的活动不发生或少发生矛盾现象和重复现象，如发生矛盾和问题时，亦能及时协调解决，使整个组织系统和有关人员能密切配合，同心协力完成组织目标。沟通协调在领导工作中占有不可忽视的地位。由于办公室正处在组织系统的中枢地位，因而决定了他必然具有的沟通协调作用。现代管理工作中的这种沟通协调作用主要体现在以下几个方面：1.对领导者之间的沟通协调在决策方案制定出来之前，领导班子中的每个成员对同一方案的意见不可能完全一致，有是还可能是相差甚远。办公室在领导决策之前应及时沟通情况，尽量避免领导成员之间由于互不通气而带来的各种问题。如果在决策作用之前，了解到领导成员对同一决策的看法不同或意见分歧较大时，办公室就应很好的发挥其中介作用，沟通信息，并尽可能的做些解释工作，或者将情况向主要领导汇报，建议推迟决策时间，待领导成员意见一致或基本一致时再拍板定夺。2.同上下内外、左右部门的沟通协调办公部门处于承上启下，联系内外，沟通左右的位置，为办公部门承担协调工作提供了方面，决定了它必须而且可能从全局出发处理问题，协调各方面的关系。（二）办公室的参谋作用办公室的第二作用参谋作用。办公室的参谋作用体现在领导工作的各个方面和领导决策的各个环节，参谋作用要表现在以下几方面：1.协调领导制定好工作计划，安排好工作布局企业的工作计划和工作布局，是整个管理工作的总体部署，是具有全局性的指导意见。各业务部门的工作计划和工作布局，必须与总体计划、总体布局相一致。2.协助领导作出决策领导决策是领导工作的核心内容。为使领导决策科学化，办公室应根据领导决策的需要，组织有关人员调查了解各种实际情况，收集有关信息资料，汇总综合各种数据，为领导决策做好各项准备工作。3.为领导提供和加工信息时，把好文件筛选关和质量关在信息时代的今天，办公室主管必须根据领导工作需要，对信息进行筛选，既要领导得到需要了解的信息，又不致因为信息过量而造成负担。与此同时，对需呈送领导批示的文件，办公室还应组织人员认真研究，向领导提参考性的处理意见，最好提出两种以上的意见供领导选择。在文件审核的过程中，对部门意见不一致的内容，办公室要在做好协调工作的基础上，提出共领导参考的处理意见和方案。提处理意见和方案时，最好是提两个或两个以上，并逐个分析利弊，供领导参考选择。（三）办公室的信息咨询作用在信息化的今天，现代化管理已成了办公室管理中的一项主体管理。现代化管理是一项十分复杂的系统工程。对现代化大生产的领导和管理，仅靠少数领导人自己的聪明才智和经验来调节、控制、处理问题，是不能适应的。必须借助准确、及时、全面地反映客观事物变化的信息资料，才能使决策科学化，进一步使领导和管理工作同社会化大生产的需要相适应，以期达到既定目标。办公室的信息咨询作用主要体现在下列三个方面：1.通过信息传递，是下情上达、上情下达，为密切领导干部同基层的关系起桥梁作用。2.通过信息咨询，能够帮助领导及时发现问题，并为这些问题的解决提供可以借鉴的参考方案。3.通过信息沟通，情况交流，可以及时了解“左邻右舍”的情况，对领导部署工作起启迪作用。第二章办公室主任的工作内容、工作原则及履职要求2.1办公室主任的工作内容2.1.1办公室主任的职务地位从不同角度来看，办公室主任的职务地位也往往有所不同。办公室主任在同级领导层中的地位，具体体现在以下几个方面：1.从领导者的决策职能看，他处在“领导者”的地位。决策，是各级领导者的基本职能，而决策的全过程一般都与办公室主任密切相关；决策选题，主要领导往往要预先与办公室主任通气、协商；决策论证，办公室主任要负责组织一些调查研究，汇集信息，为领导决策提供参考依据；决策实施，往往需要办公室主任向有关部门传达，并给有关部门予以帮助。同时，在决策实施过程中，办公室主任要及时掌握并向领导反映进行情况，以利领导者进行指导、控制；从决策的执行情况看，办公室主任处于“承办者”的地位。2.从办公室主任在本办公室中的地位看，办公室主任在本办公室中处于领导位置，他是办公室日常工作的主持者、组织者和指挥者。办公室作为一级综合办事机构和枢纽机构，与各职能部门有经常性的联系。这种联系通常在办公室主任与各职能部门的负责同志之间进行。办公室主任在与同级各职能部门的关系中，占有特殊地位。在职能部门与领导机关的联系上，办公室主任处于承上启下的“中介”地位，领导机关要了解各业务部门的工作情况，向职能部门发指示、提要求；职能部门向领导机关请示问题、汇报工作，往往都需要办公室予以“中转”。办公室主任一方面要组织力量把领导的决策、指令下达到各职能部门和基层群众，另一方面又要把大量的情况、信息上报给领导，确保上下左右之间的联系畅通无阻。在承上启下的过程中，办公室主任起着“总调度”和“中转者”的作用。在各职能部门之间的联系上，办公室主任处于协调各方的重要地位。2.1.2办公室主任的工作内容办公室主任工作主要由政务类工作和事物类工作两大部分构成。（一）政务类工作1.在协助领导研究党的政策、搞好调查研究的基础上，拟定工作计划工作计划是为了实现确定的目标，对未来一个时期的工作或活动提出任务、要求及时间安排。协助领导起草、制定工作计划，是办公室主任的一项重要工作。制定工作计划，有一定的流程和规则，它通常是在办公室主任的主持下，根据领导意图，由办公室主任及有关同志深入实际的调查研究，进行必要的可行性论证，提出初步意见，最后交由领导集体讨论决定。拟定工作计划时，办公室主管要组织有关人员认真学习、理解上级领导机关的文件和规定，结合本单位领导的具体要求，在充分占有、认真研究制定工作计划所需的各种材料，并广泛争求各有关部门和单位意见的基础上，精心构思，从而拿出一个思路清晰、结构严谨、科学合理、切实可行的工作计划和提纲初稿，交由领导定夺。工作计划的制定要克服千篇一律的老毛病，要充分体现本单位、本部门的特点，做到文字简练、结构合理、目标明确、措施得力、针对性强又便于具体操作。2.综合情况，组织制发公文制发公文是办公室发挥参谋作用的重要手段。做好公文的组织制发工作，以保证公文准确、迅速地制作和处理，是办公室主任工作的一项重要任务。办公室主任抓公文的组织管理工作，其中心的问题是实现公文工作的规范化、制度化和科学化，努力提高公文的质量。规范化，即指要建立、健全以岗位责任制为中心的各项制度；科学化，即指要对各项标准、制度、程序经过比较选择，使之符合科学规范。科学化、规范化、制度化，集中反映了公文工作的内在规律及其指导原则和方法，贯穿于公文工作的全过程，贯穿于整个公文处理程序的每一个具体环节。要做好公文的制发工作，办公室主任要在公文的科学化、规范化、制度化等方面多下功夫，悉心研究，把好公文的制发和管理关。3.做好信息工作，为领导决策提供依据信息是实行科学管理和决策的最基本依据。现代科学管理，实际上就是对信息的收集、加工和利用，或者说是依据及时、准确、全面的信息，适时作出科学决策，借以对整个系统进行适当的调节和控制，以期达到预定的目标。及时向领导提供各种适用信息，是办公室主任一项基本职责，是办公室主任做好政务类工作的一项“基本功”。办公室主任一定要增强信息服务和信息咨询的意识，做到目光敏锐、要善于从稍纵即逝的现象中发掘和捕捉各种信息，从众多的一般情况中抓住最有价值的信息，同时，要根据领导的决策需求对大量信息进行综合分析、加工处理，并适时的为领导决策提供信息咨询和决策参考意见，供领导选择、决策。4.协助领导搞好决策积极出谋划策，为领导当好参谋，帮助领导出主意，提建议、拟方案，这是办公室这主任参与领导决策，做好政务类工作的一项重要内容。办公室主任要主动协助领导贯彻、执行党的路线、方针、政策和上级指示，经常向领导反映这方面的情况。注意总结推广典型经验，及时解决工作中存在的各种问题。要把贯彻执行党的路线、方针、政策和上级指示单位、本部门的具体实际紧密结合起来，自觉协助领导制定出符合本单位、本部门实际情况的具体政策和措施。作为为领导决策服务的“参谋者”，办公室主任应根据领导决策的需要，积极出谋划策。在为领导决策服务的过程中，办公室主任应当从本单位领导工作的实际需要出发，围绕领导工作的重心积极协助领导搞好调查研究，在制定方针政策或贯彻执行上级的指示精神上提出参考性的意见或可供选择的方案、措施，为领导当好参谋。5.负责起草领导人讲演稿按照领导的意见和要求，组织起草讲话稿或讲话提纲，是办公室主任参与政务类工作的一项经常性工作任务，是为领导决策服务的直接体现。起草领导讲话稿要准确领会领导同志的意图，吃透上级有关文件精神，摸准各方面的实际情况，文稿应当做到：观点准确鲜明、无懈可击；论点严密，论据充分；讲话所使用的语言、数据规范准确规范，符合保密要求。同时，讲话稿的撰写还要围绕会议中心主题及听众对象，考虑到讲话认的职务身份、文化素养、年龄性格以及语言习惯等诸多因素，精心组织材料，认真撰写。（二）事物类工作根据各级各类党政机关办公室主任工作的实际，办公室主任的事物类工作主要有：1.为本单位领导所做的事物类工作办公室主任要安排好本单位领导开展正常工作所需办理的各种事项。这些事项包括：办公用品和生活用品的准备；秘书工作人员的选派；交通工具和通信工具的选配；医疗保健措施和安全保卫、保密措施的落实等等。尤其是当领导同志外出参加或主持各种会议，外出调查研究、参观学习、出国访问时，办公室主任一定要亲自主持或督促、协调有关部门和人员做好上述各项服务工作。在为领导同志服务的过程中，办公室主任一定要坚持原则、秉公办事，不能凭感情亲疏、个人好恶而厚此薄彼，而应当一视同仁，做到正职领导、副职领导一个样，离职领导、在职领导一个样。同时，办公室主任要加强党性修养，严格遵守规章制度，在为领导同志服务过程中，坚决杜绝拉关系、走后门、搞特权、耍威风和其他各种不正当举动与现象的发生。2.为上级机关及其领导同志所做的事物类工作目前，办公室主任已由原来的单向服务改变为现在的多向服务，既为直接领导服务，又为上级领导及相关领导服务，更为下级单位及群众服务。办公室主任为上级机关和上级机关领导同志所做的事物类工作主要表现在两方面：一是上级机关和上级机关领导直接向下级机关交办的各种事项；二是上级机关和上级机关领导同志到下级机关检查、指导工作时所需办理的各种具体事项。显然，要完成这些任务，就需要办公室主任组织有关人认真研究，精心准备。3.为本单位职工群众做好后勤服务工作办公室主任除了为领导同志和领导机关做好服务工作之外，还要拿出相当精力抓好机关管理和后勤服务工作。比如，食堂的饭菜质量、服务态度等都需要办公室主任深入实际了解情况，发现问题，及时处理。一个合格的办公室主任，既要积极版与领导决策，协助领导抓好大事，又要关心群众的疾苦，认真抓好企业的行政管理和后勤服务工作。4.为下级机关、下属单位和基层群众做好后勤服务工作办公室是所在单位与社会方方面面联系工作、沟通情况、交流感情的纽带和窗口。下级机关、下级单位和基层群众的许多情况、问题和建议往往要通过办公室反映、上报给领导，这就需要办公室主任作出及时安排和妥善处理。在为下级机关、下属单位和基层群众做好后勤服务工作方面，办公室主任的主要职责表现在两个方面：一是要指导、督促有关部门及其工作人员做好接待服务和生活服务工作，如帮助联系住宿、代买车、船及飞机票，介绍有关情况，安排领导接见等等；二是关心群众疾苦，细心体察民情，认真做好来信来访工作。办公室主任要经常过问接待人员的工作情况和群众来信来访中反映的主要问题，要亲自参与处理某些重要来信来访。其中，对于涉及政策规定、带有全局性和需要领导亲自处理的重要来信来访，要及时呈报给领导，并在处理过程中当好领导的参谋和助手，要认真分析、整理各个时期群众来信来访中反映的问题。及时向领导汇报，使领导能够知晓民情民意，与群众息息相通。2.2办公室主任的工作原则在实际工作中，根据办公室主任工作的基本要求，一个称职的办公室主任必须遵循一定的工作原则。（一）实事求是原则具体到办公室主任的工作来说，就是无论参与政务，还是辅助服务，都必须立足于一切从实际出发，理论联系实际，从中找出事物所固有的规律性，解决各种矛盾和问题。为此，办公室主任必须做到以下几点：1.注重调查研究，尊重客观规律办公室主任应深入实际，认真搞好调查研究，从中发现和掌握客观事物的规律。与此同时，还要尊重客观规律，按客观规律办事。2.理论联系实际，加强理论修养办公室主任工作牵扯面广、头绪多，情况十分复杂。从实际出发，就不能满足个别的事实和表面现象，简单的就事论事，而应当对事物的全面和本质作出客观、科学、准确的分析，不断提高自己分析、解决问题的能力。3.不断加强自身修养坚持实事求是的原则，难免会得罪个别人，有时甚至可能是顶头上司，因而遭到误解、非议的情况也往往不可避免。在这种情况下，办公室主任如果没有良好的素质修养，是很难坚持实事求是的思想和作风的。为此，不断加强自身修养，进行自我教育，这成为办公室主任进行富有效率工作的重要保证。4.客观、全面地看待和反映问题办公室主任无论是管理具体事务，还是参与决策、提供情况，都不应脱离实际、从自身主管愿望出发、生搬硬套，而应当从实际出发，从事实存在的问题出发，如实、客观、全面的反映事实的全貌。（二）效率原则办公室主任的工作不仅要注重实际，同时也应讲求效率。办公室主任办事效率的高低、优劣，对整个工作有着重大影响。办公室主任工作效率原则要求办公室主任工作紧密围绕工作目标以及领导的具体要求，力求准确、迅速、高效地完成他们交办的各项工作任务，获得最佳经济和社会效益。为此，办公室主任在工作中要着力把握好以下几点：1.准确这是办公室主任为领导决策服务的生命。办公室主任应当明确：每提供一个数据、一个信息、一个情况都必须准确无误。否则，将会给领导决策造成重大损失。2.迅速没有速度，就没有效率，就会贻误领导工作。办公室主任要经常告诫自己并督促有关部门及其所属工作人员：凡是应当办理的工作事项，都应按照领导要求，迅速办理，不拖拉、不怠慢。特别是在协助领导决策时，办公室主任对决策实施中的新情况、新问题，要注意及时做跟踪分析和预测性论证，及时为领导提供政策性调整建议和解决制约全局的关键性问题的措施。这样，就可以防止或减少领导在决策中的偏差，使领导决策更加完备。3.讲求实效作为办公室主任，办事不仅要迅速而且还应讲求实效。办公室的工作涉及面广，要做好这些工作必须处理好速度和效率的关系，力求以最短的时间消耗来获得最好的效果。只有如此，才能保证社会主义现代化建设事业的蓬勃发展。（三）保密原则办公室主任的工作性质，决定了办公室主任有更多的机会接触到单位机密。坚持保密原则，既是领导决策活动的需要，也是办公室主任工作所必须遵守的一条重要原则。1.办公室主任在为领导决策服务过程中，必须恪守保密原则就办公室参与决策而言，由于在领导决策活动中有许多情况、信息在一定时间必须限定在一定人员范围内知晓，否则将产生一系列影响领导决策活动顺利进行的后果：或者影响方案的形成，或者干扰决策的执行；或者打乱正常的工作部署；或者引起领导人之间、领导人与职工之间的种种误解、隔阂、矛盾，使领导决策出现被动局面。例如，领导对某些重大政策性问题的研究，在酝酿阶段就需要保密。因为这些政策，还没有最后定型，还需要进一步研究，最后形成的决定与酝酿中的意见会有所不同，如果扩散出去，势必影响领导决策。因此，在为领导决策服务过程中，办公室主任必须恪守保密原则。2.办公室主任在办理具体事物时，必须恪守保密原则就办公室主任办理具体事务而言，必须恪守保密原则。大到人事任免调配、机构调整、职称评定、公文处理；小到车辆调度、住房分配、子女入托等。一般来说，凡属有关领导尚未决定且与职工个人利益息息相关的事项，办公室主任不得随意扩散。否则，就会给工作造成被动。要恪守保密原则，办公室主任除协助领导并经常督促有关部门及其工作人员加强文件管理、严格会议制度、增强保密观念的同时，自己还必须做到如下几点：（1）不该本人看到的文件，不能去看；不该本人知道的事情，不得询问。某些属于只能领导看的机密文件，即使摆在面前，也不应随意翻阅。对于在领导决策过程中某些仅限于领导者知道或属于领导者之间商议的事情，办公室主任在与领导接触时，不得利用工作之便询问，或者传播消息。（2）不该说的话坚决不说。凡属尚未正式公开宣布的决定、决议、命令、指示以及领导同志正在商议但尚未作出或虽已作出决定但尚未正式对外公布的事项，办公室主任无权对外传播，即便是自己的直系亲属、至亲好友、老同事、老上级等，不该说的绝对不能说。（3）不该记录的机密事项，不能在非保密本上记录。对待保密要向对待机密文件一样，妥善保存，不得随意乱丢。（4）不得在通信中泄密。在通信、打普通电话时，不得涉及或传达机密事项。（5）不得私自携带机密材料外出。特别是在参观游览、探亲、访友和出入公共场所时，严禁私自携带机密材料。某些机密文件，因工作需要带出单位时，要按保密规定执行。（四）分工协作原则这是提高工作效率的重要方法。办公室主任要善于集思广益，发挥每一个领导班子成员的智慧和力量，协调好下属各业务职能部门负责同志的工作关系，共同做好办公室工作。随着科学技术的发展和社会进步，办公室工作将逐步走向专业化、社会化，与之相适应的办公室内部各组织机构、职能部门及其负责同志和有关人员之间的分工协作关系，就显得更为重要。只有搞好分工协作，才能最大限度的利用有限的人力、物力、财力，提高办公室的工作效率。为此，办公室主任就应当做到：1.要充分相信和依靠每一个同志要充分相信和依靠每一个同志，尊重他们的意见，并按不同的专业特长和性格特点，合理地分配他们主管某一方面的工作，放心大胆地让他们独立工作，使之最大限度的发挥他们的聪明才智。办公室主任作为主持全面工作的“一把手”，对于某些重大问题，在决定之前，要认真听取领导班子成员的意见和建议，把大家的认识统一到全局工作上来；在作出决定之后，要允许持不同看法的同志保留自己的意见。在实践中注意随时考察决定的执行情况和出现的问题，不断充实和完善决定的内容，对已经不适应形势发展需要的有关问题作及时的调整和修正，保证工作沿着健康的轨道运行。2.要注意发挥办公室各位负责同志的作用办公室内部各方面负责人，是领导班子的得力助手，是办公室工作的骨干力量，很多政务、事务工作都需要依靠他们具体组织落实。因此，办公室主任要善于使用这部分力量，放手让他们独立自主地承担各项工作任务，充分调动他们的积极性。同时，对日常工作中出现的各种扯皮、摩擦现象，要及时加以协调，以充分发挥办公室工作整体效能；要认真解决好忙闲不一、苦乐不均等问题，克服本位主义，树立识大体、顾全局的“一盘棋”思想，使大家既有分工，又有合作，形成密切配合、团结协作的良好风气。3.要建立和健全办公室的各项工作制度要建立和健全办公室的各项工作制度，特别是领导班子的民主生活制度，为办公室工作的顺利开展提供组织和制度上的保证。办公室工作头绪多，情况复杂。当前，在办公室工作中，不同程度地存在不同部门、不同岗位的工作人员之间相互扯皮、互相推诿乃至相互刁难的行为；办公室内部各方面也存在着互不了解、互不理解的情况和问题。甚至在领导班子内部和领导同志之间，由于各种原因发生“撞车”事件。解决这些问题，就需要建立和健全办公室的各项工作制度特别是领导班子的民主生活制度。对工作中遇到的问题，切忌互相猜疑和背后议论，要开诚布公的交换意见。对于违背集体领导原则，有悖于分工协作精神的同志，既要严肃认真的予以批评帮助，又要耐心地予以启发教育，防止简单从事，激化矛盾。2.2办公室主任的履职要求办公室主任应具备良好的政治素养、道德素养、知识素养及能力素养。2.2.1办公室主任的政治素养（一）办公室主任应具备的政治素质较高的政治理论水平包括：具有履行职责所需要的马列主义、毛泽东思想、邓小平理论和“三个代表”重要思想。要求办公室主任树立正确的世界观，培养正确而坚定的政治态度、政治立场，全面理解并牢牢把握党的基本路线不动摇，身体力行“三个代表”。政治理论水平在政治素质体系中起着关键作用，有无较高的政治理论水平、有无正确的政治态度、政治立场，不仅直接决定政策水平的高低、而且是有无政治远见的基础性条件，同时也是关系到思想作风、工作作风有无理论基础，有无内在动力的问题。因此，政治理论水平是政治素质的基础、是重点中的重点，在理论和实践中必须予以重视。1.必须认真学习和掌握马列主义、毛泽东思想的理论精髓，形成科学的世界观和正确的政治态度、政治立场2.必须学习并运用邓小平理论3.长期坚持“三个代表”重要思想4.深刻认识构建社会主义和谐社会的重大意义，扎扎实实做好工作，大力促进社会和谐团结（二）办公室主任政治素养的培养1.认真学习邓小平理论和“三个代表”重要思想培养和提高政治素养的首要途径，仍然是学习，学习，再学习，仍然是学习马列主义科学理论和邓小平理论以及“三个代表”的重要思想。科学的理论修养是良好的政治素质的根本，办公室主任要认识到提高理论修养的重要性。学习马列主义理论，不仅要认真的学，还必须科学的学，必须有科学的态度和良好的方法。（1）要系统地学、完整的学（2）要重在学习立场、观点和方法（3）要联系实际学习，学以致用2.构建社会主义和谐社会，必须坚持以人为本构建社会主义和谐社会必须坚持以人为本，努力做好关系群众切身利益的突出问题。坚持以人为本，维护和实现广大人民群众的利益，努力构建社会主义和谐社会，体现了科学发展观的本质要求，是做好经济和社会发展各项工作的一个必须遵循的重要原则。（1）做好就业和再就业工作，关系到人民群众的切身利益，关系到改革发展稳定的大局，关系到实现社会主义和谐社会的目标。（2）继续完善社会保障体系，是促进发展和保持稳定的重要条件。（3）合理调整国民收入分配格局，逐步解决地区之间和部分社会成员收入差距过大的问题，是构建和谐社会的重要内容。3.加强自我修养，自觉向模范人物学习“修养”一次含义很广泛，除有修身养性，反省体验的意思外，还有思想修养、理论修养、组织纪律修养、文学艺术修养等等。4.积极参加各种培训办公室主任的素质和任务，决定了他们必须具备一定的理论知识、专业知识和辅助知识。这些知识的获得，除了靠自学和在实际工作中锻炼外，很重要的方法就是要积极参加各种培训。5.接受人民群众监督这是办公室主任提高政治素质的又一个重要途径。要提高自己，固然要学习理论，进行自我修养，但若离开了与人民群众的联系，离开了人民群众的监督，自爱客观形势变化了的情况下，仍然有可能产生这样那样消极的变化，为错误思想和不正之风所浸染。因此，应当进一步落实和完善监督制约机制，健全党的民主生活，充分发挥党组织、人民群众和各方面的监督作用，密切党员干部同人民群众的血肉联系。所以作为办公室主任更要自觉接受监督，遵纪守法，廉洁奉公，抵制错误思想和不正之风的侵袭。2.2.2办公室主任的道德素养“道德”一词，古已有之。“道”主要是指事物发展变化的规律和规则。把“道”引申到社会领域，主要是指人们应普遍遵循的社会行为的最高原则或规范。“德”即得。内得于己，外施于人便是德。随着社会及人类自身的发展，“道德”一词被逐渐赋予了丰富的内涵和外延。在现代社会中，道德就是人类社会生活中所特有的，由经济关系决定的，依靠人们的内心信念和特殊社会手段维系的，并且以善恶进行评价的原则、规范、心理意识和行为活动的总和。道德素质就是个人所拥有的一定的社会背景下的道德的所有要素的总和，对于办公室主任来讲，除了遵循一般的道德标准外，他还必须具备与其职业特征密切相关的独有的道德素质。（一）办公室主任道德素质的基本内容办公室主任道德素质是一个完整的体系，其内容比较丰富。1.忠于国家和政府2.敬业奉献敬业奉献即办公室主任遵守工作制度，坚守工作岗位，认真负责的完成工作任务。（1）要具有强烈的事业心和高度的责任感。（2）反对克服官僚主义。（3）精益求精，一丝不苟。3.清正廉洁清正廉洁，要求办公室主任应为公共利益服务，决不允许以权谋私，更不得贪赃枉法。清正廉洁，不仅反映出办公室主任道德水平的高低，更关系到企业经济的成败、公司盛衰和前途命运。树立清正廉洁的道德风尚，办公室主任应当做到以下三点：（1）严守法纪，不贪赃枉法。（2）秉公尽责，不以权谋私。（3）勤俭节约，不挥霍浪费。4.依法行政依法治国，是现代国家的重要标志。要做到依法行政，应遵循两条基本原则：（1）合法性原则。即权力的设立及运用必须符合法律规范要求。①职权必须基于法律或相关规定的授权才能合法存在，任何行使主体不得自行设定权力，也不得超越职权范围行事。②职权的行使必须依据法律规范。③职权的委托及其运用必须具有法律依据，符合法律宗旨。（2）合理性原则。合理性原则不仅需要工作过程中按法律法规规定的条件、种类和范围幅度作出决定，而且要求这种决定符合法律的精神意图，讲究方式、方法和艺术。合理性原则要求主要解决合法与非法的问题，合理性原则解决是否适当的问题。其具体要求包括：①行使权力的目的应符合法律目的。②应建立在动机正当的基础上。③行使权力工作的内容应合乎情理，即符合事物的发展规律，使目的方式和效果统一。5.实事求是实事求是是办公室主任基本的工作态度。实事求是，即一切从实际出发，尊重科学，按客观规律办事。6.开拓创新行政管理必须顺应时代发展，创造性的实施有效管理。能循规蹈矩，消极被动的管理，而是积极主动出击，开拓的发展行政管理。具体来说，办公室主任作为领导者，必须做到以下几点才能具备开拓创新的素质：（1）树立积极向上，不断进取的观念和心态。（2）拥有勇往直前的胆识和魄力。（3）不断探寻新思路、新主张、新方法。7.团结协作随着时代的变迁，工作环境的变化和不确定因素增大，事务的复杂性增强，管理职能变化，对于单位管理科学和规范化要求更为严格。由于利益驱动导致各种关系的复杂化，团结协作和密切配合就显得尤为重要。所以，办公室主任与领导、同事以及外单位的人团结共事，才能减少单位的“内耗”，实现管理体系的整体功能优化。要做到团结协作，就要处理好以下几方面的关系：（1）处理好单位与外界环境的关系，建立适应——平衡机制。具体内容包括：①信息反馈。办公室主任要注意在单位开辟多种渠道，听取外界意见，并调整单位的决策与步骤。②广泛参与。让外界以某种方式直接或间接参与介入单位决策，以获得最广泛的外界需求，实现需求与发展之间的协调。（2）协调好单位内部关系。公司组织结构是个复杂的系统工程，应理顺各职能部门之间的关系。首先，要树立良好的道德观念。部门之间只是职能分工不同，决无重要与否之分。其次，及时沟通，举行综合办公会议，对话磋商，互相讨论，以期建立一种相对稳定的协调机制。（3）处理好上级、同级、下级之间的关系。具体做到：一是服从上级，听从指挥。二是尊重下级。三是尊重同事，和谐共处。（二）办公室主任道德素质修养道德素质的作用很大，平时注意道德素质的修养，有助于工作和事业的顺利进行，以取得令人满意的成绩。一般来说，道德素质修养的提高主要通过以下几种重要途径：1.认真学习学习，是进行道德素质修养的主要途径。包括学习专业知识与非专业知识，向书本学习、向他人学习、向社会学习等。①要能够提高办公室主任的业务水平和领导水平。②要能够提高对权力的认识。③社会实践是最重要的道德修养途径。2.反省克己道德修养的另一条途径就是反省克己，也叫内省克制。这一方法旨在发挥人们的主观能动性，在自己内心深处用道德检查、反省，找出坏毛病、坏思想、错误的念头，并加以克制。3.积善慎独良好的道德素质的形成，需要从点滴做起，注意从小事上下功夫，遵循循序渐进的原则。另外，还要靠自身高度的自觉性和自律性才能够做到，即使没有人监督也不违犯道德原则，去做恶事。慎独是古人特别强调的一种修养方法。《礼记·中庸》上说：“道也者，不可须臾离也，可离非道也。是故君子戒慎乎其所不睹，恐惧乎其所不闻，莫见乎隐，莫显乎微，故君子慎其独也。”这是在说，无人监督时，非但不能放松，而且要更加注意坚持自己的道德信念，能做到“不动心、不伸手、不迈步”，在隐和微上下功夫。4.自我改造古人言：“金无足赤，人无完人。”每个人都不可能没有道德缺陷，做到十全十美，办公室主任也是如此。这就要求办公室主任要善于不断地自醒并自觉地进行自我改造，以不断完善自己的道德人格。2.2.3办公室主任的知识素养1.语言文学知识语言文学知识包括语言、文学两大块。语言主要是指汉语和外语。汉语又分古代汉语和现代汉语。随着经济的飞速发展，对外语水平的要求也越来越高。办公室主任应努力提高自己的外语水平，要做到听、说、读、写样样精通。2.历史知识办公室主任应当懂得基本的历史知识，不仅是为了避免涉及中外重大事件时犯常识性的错误，更重要的是还可以从历史中吸取经验教训。3.哲学知识哲学是关于世界观的学说，是人们对于整个自然界、社会和思维的根本观点的体会。马克思主义哲学是科学的世界观和正确的方法论。要保持清醒的政治头脑，办公室主任应当掌握马克思主义。4.经济学知识经济是人类生存和社会发展的基础，经济学是研究经济活动规律的科学。我国的经济正在与国际接轨，在次基础上建立一个统一、开放、有序、健康的大市场。办公室主任要把握时代脉搏，必须掌握经济学的基础知识，尤其是社会主义市场经济的相关知识。（1）经济学是什么人类社会的基本问题是生存与发展。经济贯穿于人类社会生存发展的全过程。人类社会的生存与发展就是在不断地用物质产品以及劳动来满足人们日益增长的物质文化生活需求。但是，资源量总是有限的，不足的，这就是经济学里的稀缺性。稀缺性是人类社会面临的永恒问题，它决定了社会和个人必须作出选择，用既定的资源生产什么、如何生产和为谁生产，这是选择的三大基本问题，也就是经济学中的资源配置问题。因此，从根本上说，经济学就是研究资源配置问题的，它解决任何一个社会和个人都面临的选择或资源配置问题。（2）社会主义市场经济（3）现代企业制度在社会主义市场经济的条件下，国有企业制度改革的基本方向就是建立现代企业制度。现代企业制度又称现代公司制度，是一种适合现代市场经济要求的，在产权结构、治理结构、决策结构、责权利结构以及制约因素等方面有着一定规则的企业制度。5.法学知识现代社会是法制社会。随着社会的进步与发展，法制必将越来越健全。我国坚持的依法治国，已形成了一套较为健全的法律体系。办公室主任应当掌握一定的法律知识，把法律作为自己工作的准绳与保障。（1）宪法《中华人民共和国宪法》，又称国家法。在我国法律中居于核心地位，是国家的根本大法，具有最高的法律地位和效力。（2）经济法经济法是国家为管理过敏经济而制定的以一定经济关系为调整对象的法律规范的综合。经济的调整对象，主要是因国民经济管理而产生的纵向经济关系。经济法对这一关系的调整，主要表现为通过立法形式明确：①国际经济体制和各级经济主管部门以及各经济组织的性质、任务和活动原则。②国家各经济主管部门和企业的权利、义务及相互关系。③各级经济主管部门和各经济组织内部机构的职责、任务、权利和义务。④国家机关和经济主管部门与公民之间的在领导和管理经济活动中各自的权利和义务。经济法的基本内容包括：制定法规的目的、意义；制定法规的指导思想和调整有关经济关系的原则；有关经济法律关系的主体及其职能、任务、权利、义务、隶属关系；管理体制、程序和方法；检查监督、法律责任及其奖励与惩罚等。经济法是国家领导管理国民经济的重要工具。经济法，就其调整范围而言，可分为计划管理法、基本建设法、公司法、商业法、农业法、交通运输法、财政金融法、科学技术法、自然资源法、涉外经济法等等（3）刑法《刑法》是统治阶级为维护其统治地位而规定的有关什么行为是犯罪和对犯罪者适用何种刑罚的法律规范的总称。（4）民法《民法》是调整平等主体的公民之间、法人之间、公民和法人之间财产关系和个人关系的法律规范的总称。2.2.4办公室主任的能力素养（一）办公室主任能力素质的重要性在政治素养、道德品质等条件相同的情况下，办公室主任的能力素质高低，则会直接影响其工作效率和工作业绩。1.提高工作效率能力素质较高的办公室主任，一般具有较高的战略头脑、分析判断能力、决策能力，能根据