2020年度档案数字化系统专项资金绩效评价报告

2020年度档案数字化系统专项资金绩效评价报告一、基本情况（一）设立依据馆藏档案数字化是建设数字档案馆的基础及不可少的前期准备工作，是构成数字档案馆的重要部分。根据2017年永州市委经济工作会议报告和市政府工作报告对全市档案数字化建设提出的目标任务，永州市档案局从2017年起要求各县区至少完成50万张重点档案数字化任务。经江华县财政局审核，由档案馆馆长负责此项目，每年给予档案数字化系统专项资金，县财政局2020年安排档案数字化系统专项资金18万元。（二）设立目标我馆2020年度档案数字化经费项目预期目标为：（1）江华县数字化档案馆项目。做好数字化档案馆项目日常维护工作。推行规范的档案管理软件，利用已搭好的电子档案接收移交平台开展市级机关单位电子档案在线或离线接收。（2）全省档案资料共享利用平台工作（异地出证）。根据民生档案的接收情况，扩充共享利用平台可查民生档案种类。（3）档案数据库建设。继续做好档案目录数据库、全文数据库建设。（4）声像档案建设。全面开展声像档案收录、非编工作。（5）网站管理。完成网站的日常运作维护工作、继续更新网站动态，保证网站的正常平稳运行。加强与县（区）的沟通交流,掌握县（区）信息化工作的进展情况,努力提高各县（区）信息化建设能力。数量指标：档案扫描、装订数量，完成249589页。档案扫描率达到≥99%。完成时间:2020年12月31日前。成本指标：数字化服务费用18万元。经济效益指标：资源共享率达100%。社会效益指标：提高查阅档案率达到100%。满意度指标：在服务群众、资政育人、维护稳定、提高公众满意度方面起到积极作用，群众满意率100%。二、专项资金整体规划实施绩效情况根据中央、省、市、县相关文件要求,项目立项得12分、资金落实得10分、业务管理得19分、财务管理得18分、项目产出得19分、项目效益得20分。经评定2020年度档案保管保护费专项资金绩效评价得分为98分。三、专项资金使用绩效（一）资金落实及支出情况2020年档案馆数字化系统费到位18万元，实际支出18万元，根据预算资金用途，从厉行节约出发，严格项目资金支出审批程序，从而杜绝改变资金用途、超标等违规违纪案件发生。（二）项目绩效评价总体情况1、绩效评价目的：通过绩效评价，看到问题及不足，不断改进工作方法，查漏补缺，提高工作效率，加快项目建设步伐，快速提高办公效率。2、绩效评价工作过程：1、专项组织机构，成立了专项档案数字化系统理财领导小组。3、相关管理制度：《档案馆工作人员职责分工》、《财务管理制度》。4、工作措施（方案、规划）：《江华县档案数字化系统工作实施方案》。5、项目主要绩效情况分析：经济性：资源共享，项目在实施过程中，严格控制经费支出，实际总支出不会超。效率性：通过档案数字化建设，对方便档案使用者效果显著，提高查阅档案率。通过档案数字化建设，将长期延续档案使用时间，但另一方面档案信息化建设还受到了硬件设施和软件操作系统需要不断更新换代的影响，可持续影响受限，改进措施加强对软硬件系统的维护，延长数字化档案的使用寿命，通过综合分析评价，可持续效益较显著。四、存在的问题和改进措施建议一、是档案专业、信息化人才缺乏、知识结构单一，断档现象严重。二、是档案数字化工作主要是采取外包服务方式，虽然有抽检制度和机制，但难免会出现差错率，如何最大限度降低差错率，是当前数字化工作的首要问题；三、是服务受众面对于老年人团体来说，使用相对受限，改进措施在今后档案信息系统升级换代中不断改进查询界面，简化查询步骤，使受众面不断扩大也是当前问题之一。江华县瑶族自治县档案馆2021年4月26日项目支出绩效自评表

（2020年度）（万元)项目支出名称档案数字化系统主管部门江华县委办实施单位江华县档案馆项目资金

（万元）年初预算数全年预算数全年执行数分值执行率得分年度资金总10年度总体目标预期目标实际完成情况档案拆卷、整理、条目输入、扫描、图像处理、数据质检、数据整合、数据挂接、档案还原装订、装盒等.完成档案局、革委会、山林确权、婚姻等档案，通过数字化扫描和整理，为档案内部管理及面向客户服务提供高效率的全面服务.绩效指标一级指标二级指标三级指标年度指标值实际完成值分值得分偏差原因分析及改进措施产出指标(10分)数量指标档案扫描、装订数量≥249589页249589页2.52.5……质量指标档案扫描率≥99%100%2.52.5……时效指标完成时间2020、12、31前2020、12、31前2.52.5……成本指标数字化服务费≥18182.52.5……效益指标（10分）经济效益指标资源共享率≥99%100%55社会效益指标提高查阅档案率≥99%100%55生态效益指标可持续影响指标满意度指标（10分）服务对象满意度指标群众满意度≥99%100%1010总分4040（档案数字化系统）资金绩效评价（评分）总表一级指标二级指标三级指标指标解释指标说明得分备注投入项目立项（12分）项目立项规范性（4分）项目的申请、设立过程是否符合相关要求，用以反映和考核项目立项的规范情况。评价要点：①项目是否按照规定的程序申请设立；②所提交的文件、材料是否符合相关要求；③事前是否已经过必要的可行性研究、专家论证、风险评估、集体决策等。4绩效目标合理性（4分）项目所设定的绩效目标是否依据充分，是否符合客观实际，用以反映和考核项目绩效目标与项目实施的相符情况。评价要点：①是否符合国家相关法律法规，国民经济发展规划和党委政府决策；②是否与项目实施单位或委托单位职责密切相关；③项目是否为促进事业发展所必需；④项目预期产出效益和效果是否符合正常的业绩水平。4绩效指标明确性（4分）依据绩效目标设定的绩效指标是否清晰、细化、可衡量等，用以反映和考核项目绩效目标的明细化情况。评价要点：①是否将项目绩效目标细化分解为具体的绩效指标；②是否通过清晰、可衡量的指标值予以体现；③是否与项目年度任务教或计划数相对应；④是否与预期确定的项目投资额或资金量相匹配。4资金落实（10分）资金到位率（4分）实际到位资金与计划投入资金的比率，用以反映和考核资金落实情况对项目实施的总体保障程度。资金到位率=（实际到位资金/计划投入资金）×100%。实际到位资金：一定时期（本年度或项目期）内实际落实到具体项目的资金。计划投入资金：一定时期（本年度或项目期）内计划投入到具体项目的资金。4资金执行率（6分）执行资金与到位资金的比率，用以反映和考核项目资金落实的及时性程度。执行率＝（执行资金/到位资金）×100%。执行资金：截至规定时点实际落实到具体项目的资金。到位资金：按照合同或项目进度要求截至规定时点应落实到具体项目的资金。6过程（38分）业务管理（20分）管理制度健全（6分）项目实施单位的业务管理制度是否健全，用以反映和考核业务管理制度对项目顺利实施的保障情况。评价要点：①是否已制定或具有相应的业务管理制度；②业务管理制度是否合法、合规、完整。6制度执行有效性（6分）项目实施是否符合相关业务管理规定，用以反映和考核业务管理制度的有效执行情况。评价要点：①是否遵守相关法律法规和业务管理规定；②项目调整及支出调整手续是否完备；③项目合同书、验收报告、技术审定等资料是否齐全并及时归档;④项目实施的人员条件、场地设备，信息支撑等是否落实到位。6项目质量可控性（8分）项目实施单位是否为达到项目质量要求而采取了必需的措施，用以反映和考核项目实施单位对项目质量的控制情况。评价要点：①是否已制定或其有相应的项目质量要求或标准；②是否采取了相应的项目质量检查、验收等必需的控制措施或手段。7财务管理（18分）管理制度健全性（5分）项目实施单位的财务制度是否健全，用以反映和考核财务管理制度对资金规范安全运行的保障情况。评价要点：①是否已制定或具有相应的项目资金管理办法；②项目资金管理办法是否符合相关财务会计制度的规定。5资金使用合规性（7分）项目资金使用是否符合相关的财务管理制度规定，用以反映和考核项目资金的规范运行情况。评价要点：①是否符合国家财经法规和财务管理以及有关专项资金管理办法的规定；②资金的拨付是否有完整的审批程序和手续；③项目的重大开支是否经过评估认证；④是否符合项目预算批复或合同规定的用途；⑤是否存在截留、挤占、挪用、虚列支出等情况。7财务监控有效性（6分）项目实施单位是否为保障资金的安全、规范运行而采取了必要的监控措施，用以反映和考核项目实施单位对资金运行的控制情况。评价要点：①是否已制定或具有相应的监控机制；②是否采取了相应的财务检查等必要的监控措施或手段。6产出（20分）项目产出（20分）实际完成率（15分）项目数量指标、质量指标、成本指标的实际数与计划数的比率，用以反映和考核项目产出数量目标的实现程度。实际完成率＝（实际数/计划数）×100%。实际产出数：一定时期（本年度或项目期）内项目实际产出的产品或提供的服务数。计划产出数：项目绩效目标确定的在一定时期（本年度或项目期）内计划产出的产品或提供的服务数量。15完成及时率（5分）项目实际提前完成时间与计划完成时间的比率，用以反映和考核项目产出时效目标的实现程度完成及时率[(计划完成时间-实际完成时间）/计划完成时间]

×100%。实际完成时间：项目实施单位完成该项目实际所耗用的时间。计划完成时间：按照项目实施计划或相关规定完成该项目所需的时间。4效果（20分）项目效益（20分）经济效益（3分）项目实施对经济发展所带来的直接或间接影响情况。此四项指标为设置项目支出績效评价指标时必须考虑的共性要素，可根据项目实际并结合绩效目标设立情况有选择的进行设置，并将其细化为相应的个性化指标。3社会效益（2分）项目实施对社会发展所带来的直接或间接影响情况。2生态效益（2分）项目实施对生态环境所带来的直接或间接影响情况。2可持续影响（3分）项目后续运行及成效发挥的可持续影响情况。3社会公众或服务对象满意度（10分）社会公众或服务对象对项目实施效策的满意程度社会公众或服务对象是指因该项目实施而受到影响的部门(单位)、群体或个人。一般采取社会调查的方式。10合计(100分)98江华县政府门户网站信息发布审核登记表编号：信息来源来自2020年度档案数字化系统专项资金绩效评价报告申请时间2021.4是否含附件或图片拟用标题2020年度档案数字化系统专项资金绩效评价报告主要内容2020年度档案数字化系统专项资金绩效评价报告，项目支出绩效自评表以及档案数字化系统资金绩效评价（评分）总表信息报送单位审核意见（公章）