Welch医学图书馆建设实践及启示

Welch医学图书馆建设实践及启示

摘要：Welch医学图书馆在美国同类图书馆中排名前10，服务特色突出。本文介绍了它的基本情况、发展目标、组织管理结构、馆藏特点，以及4种特色服务活动。最后总结出3点启示，以期为我国图书馆的建设发展提供借鉴。关键词：Welch医学图书馆，发展目标，组织管理，用户服务，启示WilliamH.Welch医学图书馆成立于1929年，坐落在美国东部城市巴尔的摩。它是约翰·霍普金斯大学图书馆网络中医学研究所图书馆网络的成员馆之一，主要为约翰·霍普金斯大学及其附属机构提供医学和健康信息。服务的对象是医学与护理学院、Bloomberg公共健康学院、约翰·霍普金斯医院和健康服务部以及KennedyKrieger研究所。该图书馆的目标是提升健康和医学信息的获取与传递。它在同类图书馆的排名中总是跻于前10名的位置。[1]Welch医学图书馆能够取得如此成绩，得益于其明确的发展目标、良好的组织管理和创新的用户服务。1Welch医学图书馆的发展目标Welch医学图书馆的未来发展方向主要有以下三个方面：大型印刷馆藏转向丰富的电子资源与服务；图书馆内的参考和教育服务转向广阔的虚拟与个性化服务；中心馆与卫星馆构成模式转向信息传递空间(touchdownsuites)和新型员工空间的网络分布模式。在《2006～2011行动计划》[2](ActionPlan2006～2011)中，该馆设定的2011年发展目标是：●用户广泛、深入地获取馆藏、服务和人员。●建立符合用户需要的基本数字馆藏，为教学、科研和临床服务提供强有力支持。●档案与珍稀资料保存。●用户通过个人、上网和电话形式能够获得更广泛的服务。●加强图书馆员与用户的合作；员工更积极参与科研、教育和临床服务过程；图书馆员成为科研团队的一部分。●采用高效的图书馆技术满足员工和用户需求。●系统评价分析服务、运行和用户对图书馆每一功能的需求。2Welch医学图书馆的组织管理Welch医学图书馆员工由67名全日制人员(大约80名个体员工)组成，分别在7个部门工作：数字图书馆服务部，信息服务、研究、发展与交流部，公共健康与基础科学信息专员服务部，临床医学信息专员服务部，Welch服务中心，高级技术与信息系统部、财务与管理部。图书馆设置以下委员会进行日常管理活动：行动计划任务小组、评估委员会、交流委员会、部门领导委员会、教育规划与计划发展委员会、电子资源馆藏发展委员会、电子资源管理委员会、网络服务委员会、信息专员委员会、PDA委员会、空间计划委员会、员工发展委员会。[1]Welch图书馆顾问委员会由财务委员会和服务委员会构成，成员分别来自图书馆、大学管理层和学生。财务委员会每年召开两次会议，负责总揽每年财政和其它财务问题；对图书馆政策，特别是针对有关费用的实质性变化提出建议；积极探索潜在的新型图书馆活动。服务委员会每年召开3次会议，负责对图书馆政策，特别是针对有关服务的实质性变化提出建议；确保图书馆在教学、科研和病患护理各方面的服务保持平衡；积极探索潜在的新型图书馆活动；积极拥护图书馆。[3]这些健全的组织部门和委员会为该馆开展服务提供了很好的管理基础。3Welch医学图书馆的馆藏Welch医学图书馆目前馆藏包括5000多种电子期刊、400多个数据库和2000多种电子图书，主要收集电子学术信息，满足用户科研、临床、管理和教育方面的需求。馆藏的范围是健康、医学实践、与生物医学和专职健康护理相关的专业、公共健康及其相关专业、护理、研究文献、方法论文献、评论或学科发展报告，还有深度的、权威的、影响生物医学和健康护理领域的分析报告。图书馆重点是提供“对口需求”(atpointofneed)资料。Welch医学图书馆大部分印刷型馆藏保存在应用外科校区的图书馆服务中心。用户可以预约这些馆藏，并在24小时内得以传递。Weldoc文献传递还提供馆外文献获取。另外，图书馆大楼二层有一小部分保存馆藏，医学史馆藏在三楼，范围广泛，包括印刷型和电子型。[4]4Welch医学图书馆的用户服务(1)信息素养教育Welch课程(/classes)支持约翰·霍普金斯医学研究所教育、临床、科研和管理目标的实现。通过课程，学生获取使用图书馆、检索联机数据库、撰写文摘和使用引文管理软件的知识与经验。课程考核学生在印刷与电子环境下查找、组织、分析和展示生物医学信息所使用的工具和技巧。[1](2)宣传与交流Welch医学图书馆通过交流计划(communicationprogram)向广大用户宣传和营销图书馆计划与项目，促进用户支持图书馆活动。在宣传与交流过程中，图书馆可以利用技术向用户传播有关服务和培训信息；可以与大学交流团体建立强有力的工作关系；可以疏通各个图书馆服务单位员工之间的交流渠道，更好地识别和满足用户团体的信息需求；可以与大学内的学术交流委员会紧密合作，分享目标；还可以与其他图书馆委员会加强沟通，便于员工之间的交流。宣传与交流的具体活动包括：利用等离子显示屏在校园内宣传图书馆事件和资源；出版与传播图书馆年度报告；图书馆新闻传播；利用专门网站的历史信息、校友故事和播客宣传；通过论坛进行学术交流；在众多教职人员会议上讨论学术交流问题；参与学校的其他活动，改善学术交流等。[1]在一系列的宣传与交流活动执行之后，Welch医学图书馆改善了它在用户中的可见度。(3)信息传递空间Welch医学图书馆除了将主馆作为服务场地外，还通过其他建筑形式为用户提供服务，信息传递空间(touchdownsuites)就是其中之一。“信息传递”的概念是由建筑研究人员提出的，是一种校园中的小型图书馆便利设施或者合作虚拟空间[1]，传递的是一种移动的服务思想。图书馆员在空间中“传递(touchdown)”，也就是移动，快捷满足用户需求。实体的信息传递空间为用户与图书馆员的交互提供了基本的空间；虚拟的信息传递空间则提供在线信息资源。信息传递空间对用户的需求和偏好反应灵活，使得图书馆员可以在实验室、教室和临床等各种具体的信息环境中进行流动，与用户形成良好互动，提供更为个性化的服务。信息传递空间建立在深度的馆藏需求与信息使用模式评估基础之上，并不采用统一的服务模式，而是根据具体学院和用户的需求而设置服务内容，所以信息传递空间很好地满足了各自范围内的用户需求。(4)学科联络员与信息专员Welch医学图书馆为深入用户的信息环境，满足用户的个性化需求，分别建立了学科联络员(liaisonlibrarians)和信息专员(informationists)两种学科服务模式。学科联络员被分派到具体院系，他们的主要工作是与院系教职人员、学生在其工作地点和图书馆外预先建立联系；利用这些关系与合作，制定信息传递空间的改革方案；识别用户信息需求；在各自负责的领域培养自身的学科特长；寻找终生学习的途径等。[1]学科联络员15%～75%的工作时间都在用于联络，从这一数字可以看出，学科联络员的主要作用是在于加强同用户的联系，化被动服务为主动服务，深入用户群体内部，使图书馆与用户渐行渐远的关系得以改善。Welch医学图书馆《2008～2009年度报告》[5]中提到：2008～2009年，Welch医学图书馆的服务和活动涉及到系统文献综述、课程设计和便于科研合作的工具开发等。联络图书馆员的作用越来越明显，他们更多地参与到用户之中，成为研究团队的一员。图书馆作为科研基础，应该向用户呈现新的维度，将图书馆员作为信息资源融入到临床、研究和教学队伍中，信息专员就是这样一种更为专业的服务模式。信息专员是“交叉培训专家(crosstrainedspecialists)”，有具体的内容知识，能够提供深度的信息服务，并能把他们的专长应用到具体领域中，解决实际问题。Welch医学图书馆10名临床与公共健康图书馆员的角色由院系联络员转变成院系的嵌入式信息专员(embedded-informationist)。嵌入式信息专员服务模式由一系列个性化信息服务组成：在哪里发表当前的研究成果；随时随地与用户合作，将图书馆员嵌入用户工作流程，更快地回答用户的问题，更有效地满足用户的信息需求，努力成为用户在科研上和护理团队中的信息专家。但信息专员仍然为用户提供传统服务：排除用户的获取障碍、按照用户的需求添加资源、回答参考问题和临时问题、为用户组织文献和检索信息。信息专员的主要作用有现场辅导/咨询与检索、为用户创建数字门户、为用户所在院系网站建设Web2.0论坛、参与系统综述(systematicreview)团队、参与用户项目，促进项目进展。为了巩固与用户的关系，信息专员可能会请求参加用户的开放性活动，如在院系的某次会议上展示图书馆的服务。当彼此了解后，信息专员与用户一起来评价用户的信息需求、在用户研究过程中间举办办公室会议、加入用户的期刊俱乐部或者案例/本地成员会议、参与用户的某些会议等。[6]Welch医学图书馆馆员要成为信息专员，必须经过一定的教育以弥补他们的知识和技能不足。霍普金斯大学医学院的附属机构健康科学信息学分部的高级教职人员向图书馆员开放了信息专员能力课程，以培养信息专员教学团队。[7]5启示Welch医学图书馆的办馆特色在于秉承机构目标，适应信息环境变化，突出用户概念，创新管理与服务方式，努力证明自身价值。这些特色为图书馆的生存发展提供了新的思路与启示。5.1树立机构目标，适应信息环境变化每所图书馆都有其独特的任务使命，所以办馆理念不能人云亦云，照搬照抄，而是应该认清用户群，树立自己的机构目标：使命是什么？服务对象是什么？每所图书馆的能力都是有限的，不可能面向所有用户，满足所有需求，所以要集中力量，形成特色，这样才能在用户中树立品牌形象。当用户有问题时，立即想到的就是图书馆，这样的效果才是图书馆成功的证明。另外，机构目标是长远的、稳定的，但是我们的用户需求却随着信息环境的变化而变化，所以我们应该适应这种变化，不断更新机构目标的具体含义与内容。当然，也不能说变就变，否则就会事倍功半。例如当今学术交流模式正在趋于数字化和网络化，但对于不同学科的用户，这种变化的影响程度是不同的。自然科学领域的用户喜欢使用数字交流模式，而社会与人文领域的用户则更倾向于传统的交流模式。所以，图书馆应该在变化的背景下做好跟踪与调查，分析用户的需求，做到“变有所依”。5.2加强宣传交流，彰显自身形象与价值数字时代，用户访问实体馆的次数越来越少，他们更多的是依赖网络来获取各种资源。特别是随着“数字人”或“网络一代”的成长，使得这种现象更加明显。另外，财务紧缩使得高校的资金被大幅削减。在考虑削减资金的具体环节和对象时，图书馆因为与教学没有直接联系，所以往往成为首要目标。这样，资金本来就不充裕的图书馆就面临着更加严峻的财务危机。此时，图书馆必须采取措施，主动宣传自己，让广大利益相关者认识到图书馆与他们的关系，图书馆能够给他们提供什么，特别是在实体馆之外能够提供什么。在宣传的过程中，图书馆与用户的合作和联系尤为重要。Welch医学图书馆通过学科联络员，与各院系的用户建立、保持了广泛且密切的关系。这种强大的人际关系网络，使图书馆的价值与形象深入人心，赢得了广大用户对图书馆的支持，增加了用户的忠诚度。再者，图书馆工作人员经常参与院系的会议和活动，一方面与用户加强联系，一方面是在这些活动中宣传营销图书馆。所以说，在数字时代，图书馆实体建筑虽然不再那么重要，但是“人”的作用却没有减弱。只有与用户建立起牢固而紧密的关系网，图书馆的价值才能得以凸显。5.3突出用户概念，创新管理与服务Welch医学图书馆在管理上主要采取的是委员会的方式。委员会成员来自用户群的各个层级，学生、教职工、院长、图书馆工作人员等，图书馆的发展计划、服务方式、预算等都是由这些代表共同参与决定的。用户广泛参与到图书馆的管理之中，改变了以往图书馆保守办馆的传统。这样就能使图书馆的发展更符合用户的期望。而用户也会体会到图书馆与其自身利益息息相关，他们会更加关注图书馆的建设和发展。通过用户的支持，图书馆可以获得学校管理层的认可，获取更多的发展资金；同时由于用户的参与，又可以使图书馆的预算更加清晰、合理和透明。这对于处于金融危机、财务紧缩时代的图书馆来说，尤为重要。因为只有这样，才能使图书馆的资金得到保障，也能使图书馆的资金得到有效使用。在服务上，Welch医学图书馆变被动为主动，改变传统的以主馆和分馆建筑为中心的服务模式，建设虚实结合的信息空间分布网络，实现图书馆员与资源的流动，把服务送到用户身边。另外，在服务方式上，主动深入用户研究团队，参与用户科研活动，为用户提供更为精细的研究支持。可以说，实现了“用户在哪，图书馆与服务就在哪；用户需要什么，图书馆就提供什么”的服务理念。Welch医学图书馆适应信息环境的变化，积极调整发展目标与策略，创新服务模式，深入用户群体，以广泛参与的民主方式进行组织管理与决策；在深化用户服务的过程中，不断延续和革新着图书馆的价值与形象。这些服务的理念和行为为图书馆行业开辟了新的生存发展空间，引领着新的发展方向。：杨志刚(1982—)，男，中国科学院国家科学图书馆2009级图书馆学专业在读博士研究生，中国科学院国家科学图书馆。参考文献：[1]WelchLibrary.WELCHMEDICALLIBRARYACTIONPLAN2006-2011[EB/OL].[2010-04-07]./about/management.html.[2]WelchLibrary.SummaryofActionPlan2006-2011[EB/OL].[2010-04-06]./about/manage