财务会计文档技术

14/14财务会计文档技术第一节文档技术概述什么是文档文档（document)这个词本来的含义是很广泛的。但是本章所介绍的文档，并不是指信息系统运作过程中所产生的各种信息资料，如凭证文件、销货单文件等。本章所指的文档，主要指和信息系统的设计和使用密切相关的材料,是用来解释系统运行情况的。文档主要分为开发性文档和使用性文档。开发性文档描述了系统开发过程中的各种分析、设计情况。使用性文档主要用来指导用户对信息系统更好地操作、利用.文档可以采用文字说明的形式、流程图的形式、或者表格等形式。因为图表的方式更为直观和明了，所以,很多文档采用绘制图表的方式,再辅以文字说明进行解释。二、掌握文档技术的必要性一个实际运行的信息系统可能涉及到多台计算机、各个部门、众多的人员，它们组织在一起完成大量数据的输入、处理和输出。这个系统比较庞大，头绪众多.当我们接触系统后,需要用某种文档技术描绘出有关这个系统运行的情况，只有描绘出来了，才能表明我们真的是理解了这个系统,并能向其他人解释这个系统,也才能对这个系统进行改进.作为会计专业的学生,必须要学习文档技术。首先的要求是,应该能够看得懂别人绘制的文档,能够理解所说明的系统的运作情况.其次，要能够评价文档所描述的系统的内部控制情况，对内部控制的健全与否进行判断,并提出改进意见.最后，最好是能够学会编制文档。因为在前面已经提到,在会计信息系统的开发过程中,需要会计人员的参与,作为系统开发小组的一员，会计人员应该能够通过绘制文档描述现有系统的运行情况，并能够将对新系统的设想表示出来。在系统开发中所用到的文档技术有很多，这里主要介绍以下几种：数据流图（DatａFlｏwDiａgｒams,DＦDs)、数据字典（DataDｉctioｎary，DD）、流程图（Flowcharts）、决策表（ＤeｃｉsionTable）、决策树（DecisionTreｅ)等。第二节数据流图一、数据流图的绘制目的数据流图描绘系统的逻辑模型,反映的是数据、信息在系统中的流动和处理情况。数据流图用来描述现有的系统，也用来规划和设计新系统。在数据流图中,不包含任何具体的物理元素,也没有计算机术语，很容易为大多数人所理解.系统分析人员通过调查和了解，就可以把他对原有系统的认识或对新系统的设想用数据流图描绘出来，供用户等审查确认.数据流图是一个很好的沟通工具.同时，数据流图对以后的系统设计也很有帮助.数据流图具有两个特征.第一个特征是抽象性，数据流图中已经去掉了具体的组织机构、工作场所、物质条件、资金流动等,只剩下信息和数据的存储、流动、使用和加工的情况。这样我们有可能抽象地总结出系统的任务和各项任务之间的顺序关系.第二个特征是概括性,它反映了系统的全貌。各种信息流之间错综复杂的联系，有机地统一在一张图上.数据流图中的基本符号在实际使用中，数据流图存在着多种符号体系。比较常用的有GaneａｎdSａrson符号体系、SSＡDM符号体系、Yourdon符号体系等。（一）ＧaneａndSａrson符号体系如图3-1所示。表示外部实体表示外部实体表示单向的数据流表示数据存储（前面是数据存储编号，后面是数据存储的名称）表示处理（上面是处理的编号，下面是处理的名称）表示双向的数据流图３－1GaneaｎdＳarsoｎ符号体系（二）SＳADM符号体系如图3－2所示.表示外部实体表示外部实体表示单向的数据流表示数据存储（前面是数据存储编号，后面是数据存储的名称）表示处理（左上面是处理的编号，右上面是负责处理的人员或者实体，下面是处理的名称）表示双向的数据流图3—2SSADM符号体系（三）Yourdｏn符号体系如图3—3所示。表示外部实体表示外部实体表示单向的数据流表示数据存储（前面是数据存储编号，后面是数据存储的名称）表示处理（前面是处理的编号，后面是处理的名称）表示双向的数据流图3－3Yourdon符号体系(四）基本符号的含义上面列出的几种数据流图的符号体系在实际工作中都有应用。本书主要采用Yoｕrdon符号体系。下面解释一下数据流图中四个基本符号的含义.实体，是指对企业来说感兴趣的东西，企业需要了解有关实体的信息。例如,客户、订单、产品等都可以看作是实体，因为企业需要了解和掌握有关它们的信息。实体所具有的一些特性，称为属性.例如，客户这个实体的属性包括客户的名称、客户代码、客户地址、客户电话等；订单这个实体的属性包括订单号、订货日期、订货单位、所订产品的代号、数量等；产品这个实体的属性包括产品的代号、产品名称、产品单价等。实体分为内部实体和外部实体。所谓内部实体，是指所研究的系统内部的实体。所谓外部实体,是指所研究的系统之外的实体，是发送或接收数据的人员或组织等，是数据的源点或终点。有时，源点和终点相同。在数据流图中，需要用矩形等符号表示出外部实体，也即数据的源和宿。数据流和数据存储都是数据，仅是所处的状态不同。数据流是处于运动状态的数据，从一个地方传递到另一个地方.数据存储是处于静止状态的数据，是指需要保存的数据。这里需要说明的是，一个数据存储并不等同于一个文件,它可以表示一个文件、或者表示文件的一部分、或者表示数据库的元素或记录的一部分；另外，数据可以存储在纸张、磁带、磁盘、人脑等等任何存储介质上。处理也就是加工.一个处理并不等同于一个程序，它可以代表一系列程序、单个程序或者程序的一部分。处理也并不一定是指电算化处理，也可以代表人工处理或机械处理工作.为了增加数据流图的清晰度，以免其中某些箭头线特别长,可以重复将某些符号再画一次，如将外部实体、数据存储重复画在需要的不同的地方.为了避免可能引起的误解，如果代表同一个事物的同样符号在途中出现在n个地方,则在这个符号的一个角上画n-1条短斜线作为标记。数据流图的绘制方法(一)自顶向下逐层分解首先应该用数据流图来描述当前的实际情况,比如,目前企业的手工会计信息系统的情况。应该先将所了解到的当前系统描述出来,然后才能过渡到描述未来电算化会计信息系统的数据流图.在绘制当前系统的数据流图时,先根据问题的描述分解出数据流图中的实体和处理.一旦把数据流图的实体和处理分离出来以后，就可以着手画数据流图了。数据流图是系统的逻辑模型。任何系统或模块本质上都是将若干输入数据进行处理得到若干输出数据，因此，任何系统的基本模型都由若干个实体(数据源点或终点）以及一个处理组成,这一个处理就代表了系统或模块对数据加工变换的基本功能。基于此，可以首先画出最总括的情况.最总括的、最顶层的、只具有一个处理环节的数据流图，叫做总括数据流图（ＣontｅxｔLｅvelDＦDs），它总括地描述了系统的数据源点、终点和处理。很显然，总括数据流图过于抽象，应该将它进一步细化，比较细致地描绘系统的主要功能.这样，就得到了0层、１层、2层。。。。.。数据流图。当进一步分解将涉及如何具体地实现一个功能时，就不需要再分解了。这种自顶向下逐层分解的思想有助于我们首先把握系统的全貌，把握系统的主要目的,把握系统内的主要组成部分以及它们之间的关系。在此基础上所做的分解工作就会有条不紊。（二）平衡在细化时要注意保持信息的连续性，也即,当将一个处理分解为一系列处理时,分解前后的外部输入／输出数据流必须相同。这也叫做平衡.图3-4给出了分解和保持平衡的例子。数据源点数据源点数据源点系统AB（１)总括数据流图数据源点数据源点数据源点1．0AB2．03．0文件CD(2）０层数据流图1．11．1A1．21．4EFD1．3CG（3）对1．０的分解HH3．13．2文件IDB(4)对3.０的分解JJ3．1．13．1．2IDH(5)对３.１的分解图3－4分解和平衡的例子在图３—4中，首先给出了总括数据流图。这个总括数据流图中有一个数据源点和一个数据终点，同时有输入数据流A和输出数据流B。在0层数据流图中（因为处理的编号都是X．０）,依然绘制了数据源点和数据终点,同时保留有输入数据流Ａ和输出数据流B（这是外部数据流),这就是平衡。另外，分解为处理1．０、2．0和３。0，同时有数据流C、Ｄ(这是内部数据流)和一个数据存储。在对1.０的分解图中，其处理的编号都是1。Ｘ。在这个分解图中，保留有0层数据流图中和处理１.0有关的输入数据流A和输出数据流C、D(这是外部数据流）。同时，有数据流Ｅ、F、G（这是内部数据流）.在对3。0的分解图中，其处理的编号都是３.X.在这个分解图中，保留有0层数据流图中和处理3．0有关的输入数据流D和输出数据流Ｂ(这是外部数据流）。同时,有数据流H、I（这是内部数据流）。在对3.1的分解图中，其处理的编号都是３.1。X。在这个分解图中,保留有2-5（４)中和处理3．1有关的输入数据流Ｄ和输出数据流H、I（这是外部数据流）.同时，有数据流J（这是内部数据流)。(三）例示1、基本情况这里以一个简单的工资核算模块为例，说明数据流图的编制方法。有关的核算过程描述如下。星星工厂的人事部门负责记录和管理每一个员工的基本信息,包括工号、姓名、所属部门、级别、基本工资等.如果这些信息有调整，如职工离职、调换岗位、基本工资增减等，也是由人事部门负责。有关员工的基本信息在每次工资计算时都需要用到,由人事部门负责将数据传送到财务部门。每个月结束后,各个部门要将员工的考勤、加班和产量工时记录等送交财务部门进行工资核算。财务部门的工资核算员根据员工的基本情况和考勤等情况计算每一个员工的工资,并代为缴纳个人所得税.还要按照部门进行工资费用的汇总、分配。根据工资的计算情况，通知银行划账.财务部门将各个部门员工的工资计算情况传递到各个部门，并通过各个部门将每一个员工的工资条发放到员工手中。财务部门对工资进行各种统计分析，这些统计数据要报给相关管理部门。２、分解出实体、处理通过阅读上述有关星星工厂的工资核算过程的描述，分解出数据流图中的实体和处理。工资核算涉及的实体包括：人事部门、各个部门（指员工所在的各个部门）、财务部门（工资核算员）、银行、员工、管理部门、税务部门。接着来识别出工资核算工作涉及的处理。如表3—1所示.表3—１工资核算工作中的处理实体处理的顺序号处理人事部门１将员工基本信息传递到财务部门各个部门2将员工考勤等信息传递到财务部门财务部门3接收从人事部门传递来的员工基本信息４接收从各个部门传递来的员工考勤等信息5计算每一个员工的工资情况6根据税率计算个人所得税并代为缴纳７进行工资费用的汇总、分配８通知银行划账9将工资条等传递到各个部门10进行工资费用的各种统计分析11将统计分析结果报送管理部门银行1２接收到财务部门的划账通知员工１3接收到工资条管理部门14接收到工资统计报表税务部门15接收到纳税申报表及税款３、绘制总括数据流图在表３—1中列出了各种处理。这些处理有的是信息处理活动,涉及到对数据的处理，例如，处理５、6、7、10。另一些处理不是信息处理活动，只是接收或传送数据而已，例如，处理1、2、3、4、8、9、１1、12、1３、１４、1５。如果一个实体所涉及的活动都不是信息处理活动，则这个实体就是外部实体。如果一个实体涉及信息处理活动,则这个实体就是内部实体。由此可以得知，在上述实体中，人事部门、各个部门、银行、员工、管理部门和税务部门是外部实体，财务部门是内部实体.因为在总括数据流图中，只包括外部实体。所以,我们要用六个矩形来表示这六个外部实体,而不包括财务部门.注意，这里各个部门涉及到多个部门,员工涉及到所有员工，因为所有部门、员工的处理情况完全一致，所以，这里只用一个矩形来表示各个部门和各名员工即可。由于总括数据流图中只有一个处理环节，所以,只需要画一个圆圈.在处理和外部实体之间存在着数据流，需要表示出来，并为数据流起一个简洁、明了的名字。图3—5就是星星工厂工资核算的总括数据流图。职工考勤等信息职工考勤等信息职工基本信息人事部门各个部门员工银行管理部门工资核算工资条划账通知税务部门统计信息纳税申报表及税款图3-5总括数据流图４、绘制0层数据流图前面已经分析过，在表3－1的各项处理中，处理5、6、７、10是信息处理活动.我们需要把这些处理在０层数据流图中表示出来.本例中这些信息处理活动一共是４项，可以在一个数据流图中表示出来。如果信息处理活动超过9项，则有必要将这些处理活动进行组合，最好使一个数据流图上只有5-7项处理。组合的原则有下面几条:同一个地点、同一个时间发生的处理可以组合在一起;不同地点但是发生的时间相同的处理可以组合在一起;逻辑上有联系的处理可以组合在一起。对于组合成的处理组要另外起一个名字。对于同一个系统,每个人的组合方式可以不同，从而形成不同的数据流图。星星工厂的０层数据流图如图3—6所示。工资条工资条职工工资信息划账通知工资统计信息工资汇总、分配信息纳税申报表及税款职工考勤等信息职工基本信息固定工资数据文件人事部门各个部门员工银行管理部门税务部门0工资计算变动工资数据文件工资计算文件0计算并代缴税额0工资汇总、分配工资汇总、分配文件0工资统计分析图3-60层数据流图(四）数据流图绘制中的注意事项１、数据流图是系统的一个综合、抽象的描述，它删除了各种具体的物理因素而表示了整个系统的逻辑结构，即逻辑模型.数据流图的基本要领是描绘“做什么”而不是考虑“怎样做”。2、首先要通过访谈、观察等方法了解系统中的信息流动。只有了解以后，才可能用数据流图表达出来。３、数据流图的目的是要描绘信息的来源、流动、转换、存储和去向，所以,所有的控制过程和控制信号不要画到图中。4、数据流图关注的是正常的信息流动过程，通常忽略出错处理,也不包括诸如打开或关闭文件之类的内部处理。只有当数据流图已经基本完成以后,才分析重要的异常情况和出错情况并确定处理措施，以进一步完善数据流图。应该避免在总括数据流图和0层数据流图中表示出错处理.5、要明确系统的边界。要明确系统的起点和终点,要明确哪些内容需要包括在系统中。系统边界之外的部分不需要关注.在总括数据流图中就界定了系统的边界。３、当一个图中出现的处理超过９个(或者7个）时，应该采用画分图的方法，也就是把每个主要功能都细化为一张数据流分图。４、为每一个实体、数据流、数据存储和处理命名一个适当的名字。对数据存储和处理还需要分别进行顺序编号。5、一般从左向右进行绘制。６、数据流图不反映时间的顺序;不反映判断和控制条件；不反映循环过程.７、数据流图中各符号分布要合理、整齐,尽量避免线条的交叉。８、数据流图的绘制往往要经过多次反复，最后才能确定下来。四、数据字典(DataDicｔiｏnary，DD)（一)数据字典的编制目的数据流图中包含很多元素，它们的名称、组成方式、具体含义、出现的频率等等，并不是所有的人都很清楚。为了更好地理解和沟通，很有必要对这些元素进行定义。对数据流图中包含的所有元素的定义的集合，就是数据字典。（二)数据字典的内容一般来说，数据字典中包含以下四类元素的定义:1、数据元素数据元素也就是不能再予分解的基本数据项，例如职工姓名、职工工号等。在数据字典中,要包括数据元素的名称、别名、类型、长度、合理取值范围等。例如：在数据字典中可以对数据项“职工工号”进行如下简单说明:数据项名：职工工号别名:工号、ＧH类型：字符型长度：4位取值范围:0０0１--－9９９92、数据流（组合数据项）数据流是传输会计数据的媒介，包括数据流名称及相应的编号、组成、来源、去向和流量、峰值流量.例如，在数据字典中可以对数据流“工资汇总、分配信息”进行如下简单说明：数据流组成:部门+应付工资+借记科目等数据流来源：工资汇总、分配处理数据流去向：工资汇总、分配文件流量：每月一次３、处理处理又称为数据处理或数据加工、处理逻辑，包括处理的名称及编号、简要描述、输入、输出、处理方法。例如，在数据字典中可以对处理“工资计算"进行如下简单说明:处理的名称：工资计算简要描述：计算每一个职工的应付工资和实发工资处理的输入和输出：输入的是职工的基本不变信息和职工的考勤等变动信息,输出的是职工的应付工资和实发工资处理方法：应付工资=基本工资＋各种工资性质的津贴+其他补贴+奖金-缺勤工资代扣款项=工会会费+养老金+公积金+医疗保险+税金等实发工资=应付工资－代扣款项4、数据存储常以文件（一组有组织的数据结构）的形式存储数据，包括数据存储的名称及编号、流入流出的数据流、数据存储的组成。例如，在数据字典中可以对数据存储“固定工资数据文件”进行如下简单说明:数据存储名称：固定工资数据文件流入流出数据流：流入的是固定工资信息，流出的是固定工资信息数据存储的组成：职工工号+姓名+所属部门＋岗位+级别+基本工资等五、功能说明（小说明）在数据流图中有很多处理环节，虽然在数据字典中已经对这些处理环节进行了说明,但由于数据字典使用文字进行描述,很难描绘清楚一个动态的处理加工过程。所以,需要功能说明进行补充说明.只需对最底层的数据流图上的每个处理逻辑加以说明即可.常用的描述处理逻辑的工具包括：结构化语言、决策树、决策表等.这些文档技术将在第四节中进行专门的介绍。第三节流程图一、流程图的绘制原则流程图是用来描绘信息系统中某些方面的分析性技术工具。流程图使用一些标准的符号形象地表示了业务处理过程和数据的流动。流程图应该易于阅读、清晰、简洁、可理解。流程图的绘制原则包括:1、首先要了解系统。可以通过和用户、开发人员、审计人员、管理人员的交谈、问卷调查、观察等方法，尽可能对系统有一个全面的理解。2、识别哪些实体需要用流程图来表示。这些实体包括部门、工作岗位、其他组织等。识别针对数据的活动和处理，以及信息的流动.3、如果有多个实体需要绘制，那么将流程图分为几列,每列有一个标签.每一个实体的活动在单独列中表示。４、仅仅需要将正常的处理活动表示出来,确保所有处理的顺序是正确的。使用注释符号表示例外过程.5、在流程图中,流程应从上而下、从左向右表示。６、流程应该有一个清晰的起点和终点。7、使用标准的流程图符号.8、对所有符号命名。９、如果使用文档的多个副本，在文档的右上角标上文档编号.10、每一个手工处理符号都有一个输入和一个输出.在同一列中，不要直接将文档连接起来.如果文档移动到另一列，在两列中都表示文档。11、如果流程图在一张纸上绘制不下，就需要分在几张纸上.每张纸要进行编号.还要使用换页连接符进行连接.１2、在产生文档、报告的列中显示文档。对文档的后续处理使得文档移动到其他列。13、当经过一个计算机程序的处理时，要显示所有进入或从计算机文件中取出的数据。14、使用一根线从文档指向文件，表明文档被归档。一个手工处理不需要表明文档被输入文件。15、必须反复多次.1６、重新设计流程图.避免聚集和交叉线.1７、由对系统熟悉的人员对流程图进行检查，保证流程图的正确.１８、完成流程图的绘制。标上流程图的名称、日期、绘制者姓名等。流程图中的符号流程图绘制中用到的符号如图3－7所示。文档文档表示一份文档或报告。文档或报告可以手工编制，也可以由计算机编制。多文档表示一份文档的多个副本。在右上角用1、2、3等该副本的编号。输入/输出；日记账/分类账在程序流程图中，表示输入或输出或者既输入又输出。在文档流程图中，表示会计日记账和分类账。输入/输出类符号：显示显示CRT终端或类似的显示部件，可用于输入或输出，也可既输入又输出。人工输入数据的脱机处理，例如，填写表格人工输入CRT终端，个人电脑将显示和人工键入符号一起使用，表示CRT终端和个人电脑。传输磁带手工准备的控制总数，用来和计算机产生的总数进行比较，起到控制的作用。处理类符号：处理类符号：计算机操作计算机执行的处理功能，通常能改变数据值。人工操作辅助操作脱机键入处理人工完成的处理功能，例如，会计在工资支票上签名。使用脱机键入设备的处理，例如，键入磁盘。不是由计算机而是由其他设备完成的脱机操作预先定义的处理用于程序流程图中表示预先定义的处理磁盘磁盘磁带输入/输出，或表示一个磁带文件。磁盘输入/输出，也可表示存储在磁盘上的文件或数据库。存储类符号：磁带手工存储和检索的文档的文件。如果上面标有N，表示按照数字顺序存放；标有A，表示按照字母顺序存放；标有D或者C，表示按照时间顺序存放。表示任何种类的联机存储，包括磁带、磁鼓、软盘和海量存储器件等。联机存储文件N流动和其他符号：流动和其他符号：表示处理或者文档的流向。一般流向是从上向下，从左向右。文档或者处理的流动表示处理或者文档的流向。一般流向是从上向下，从左向右。文档或者处理的流动表示数据/信息的流向，往往用来表示数据从一个文档复制到另一个文档。数据/信息的流动表示数据/信息的流向，往往用来表示数据从一个文档复制到另一个文档。数据/信息的流动数据通过远程通信线路或链路从一个地方传送到另一个地方数据通过远程通信线路或链路从一个地方传送到另一个地方通信链路通信链路指出转到图的另一部分或从图的另一部分转来，通常在同一页上。使用同页连接符可以避免页面上连线杂乱无章。指出转到图的另一部分或从图的另一部分转来，通常在同一页上。使用同页连接符可以避免页面上连线杂乱无章。同页连接符同页连接符指出转到另一页图上或由另一页图转来。换页连接符指出转到另一页图上或由另一页图转来。换页连接符物品的流动物品的流动表示物品的移动。主要用在文档流程图中。开始或停止表示起点、终点、处理或者程序中的断点。也用来表示一个外部实体。选择（分支）表示一个选择。用于计算机程序流程图中表示不同情况下的分支。注释表示解释性说明，可以使流程图更加清楚。多分支表示多分支。用于计算机程序流程图中表示不同情况下的多个分支。图3-7流程图中的符号流程图中所用的符号可以从其形状猜测出其含义。这些形状描绘了所进行的处理和所用到的输入、输出、处理、存储设备.这些符号可以分为四类：输入/输出类符号这类符号表示向处理过程提供输入或者从处理过程向外输出的设备或者介质.处理类符号这类符号或者表示处理数据所用的设备类型,或者表示手工处理何时完成。存储类符号这类符号表示用来存储系统现在不用的数据的设备.流动和其他符号这类符号表示数据和物品的流动。有些符号表示流程图的开始、结束、进行决策和解释性说明等。文档流程图文档流程图描述了企业内部各个职能范围的文档和信息的流动。它从头至尾跟踪着文档,表明每一个文档在何处产生、它的发送、它的使用目的、它的最终处置情况和文档流经系统时发生的情况。文档流程图对于分析系统中控制是否充分非常有用，例如，内部的检查和职能的划分.描述和评价内部控制的流程图常被称为内部控制流程图。文档流程图能够显示出系统中的弱点和不足，例如,不充分的通信流动、数据流中不必要的复杂、或者引起延误的过程.文档流程图也可以作为系统设计中的一部分，包括在信息系统的文档中。有关工资核算中的部分文档流程图如图3—８所示。车间或科室部门车间或科室部门劳动工资或人事部门财会部门考勤簿出勤汇总表工资单工资汇总表图3-8文档流程图四、系统流程图系统流程图描述了会计信息系统中输入、处理和输出之间的关系.在系统流程图绘制时，首先要识别进入系统的输入和他们的起源。输入的数据有的是录入系统的新数据，有的是原来存储起来留着以后使用的数据,也可以两者皆有。输入以后就是处理,也即对数据的加工.在系统流程图中没有详细描述处理所用的逻辑和方法，有关处理环节的描述在下面的程序流程图中表示。处理产生的新的结果就是输出，输出可以存储起来以备后用，也可以显示在屏幕上，或者打印在纸上.在很多情况下,从一个处理产生出来的输出又是另一个处理的输入。系统流程图总括、简洁地描绘了系统的输入、处理和输出环节的全貌，对于系统的分析、设计和评价非常有用。他们在工作中非常通用,可以用于工作人员之间的交流.图３—9给出了一个工资计算的系统流程图。职工固定信息职工固定信息职工变动信息编辑工资表错误编辑后的变动信息计算工资职工工资情况输出工资表图3—９系统流程图在图3－9中,职工变动信息已经在事前被输入并存储在磁带文件上。首先，将这些磁带文件上的变动信息进行编辑，这里的编辑就是进行输入校验，如果发现有不正确的数据，就将这些错误数据转入错误数据文件中，留待以后进行更正。如果变动信息通过了检查，就进入编辑后的变动信息文件中。接下来,就可以利用刚才检查通过的职工变动信息和原来已经保存的职工固定信息一起，进行职工的工资计算工作,计算的结果存储在职工工资信息文件中。将职工工资信息进行输出,就产生了工资表.五、程序流程图（一）程序流程图和系统流程图的关系程序流程图又称为程序框图，它是历史最悠久使用最广泛的描述软件设计的方法,然而它也是用得最混乱的一种方法。程序流程图和系统流程图中用的符号基本相同,但是，程序流程图中的箭头代表控制流而不是数据流。程序流程图描述了在执行一个程序时计算机所完成的逻辑操作的顺序。系统和程序流程图之间的关系如图３—10所示.存储存储输入处理输出系统流程图程序流程图输入数据条件是否满足？否是进行计算更新记录图3—1０系统流程图和程序流程图的关系从图3—10中可以看出,程序流程图描绘的是完成系统流程图中某一项处理的特定逻辑。图３-11给出了职工工资计算中考虑缺勤扣款的处理过程的程序流程图.工龄A工龄AA的大小A>=8扣款率=0A<8ANDA>=5扣款率=0.1A<5ANDA>=2扣款率=0.3A<2扣款率=0.5缺勤扣款=日基本工资*扣款率*缺勤天数…………图3-１１程序流程图在图3-11的程序流程图中，首先判断工龄大小.如果工龄超过8年(包括8年），则扣款率为0，不予扣款；如果工龄在5至8年(包括5年）,则扣款率为0。1；如果工龄在2至5年(包括2年)，则扣款率为0.3;如果工龄在2年以下,则扣款率为0。5。根据扣款率和日基本工资以及缺勤天数，就可以算出缺勤扣款金额了。（二）程序流程图的缺点从40年代末到70年代中期,程序流程图一直是软件设计的主要工具。它的主要优点是对控制流程的描绘很直观，便于初学者掌握。但是随着结构化程序设计思想的出现，流程图的缺点暴露出来。当程序是非结构化的时候，每一个程序语句都必须看作独特的情况，这对检查排错或修改工作带来困难。结构化方法使用有限量的逻辑结构元素，每种元素描述一种基本控制结构。结构化程序中存在着三种基本结构：顺序、选择和循环。结构化程序结构清晰，易于理解，易于修改.所以,在程序设计中应该尽可能采用结构化设计.但是流程图并不强制设计人员用结构化程序设计思想进行详细设计，设计人员用箭头可以实现向任意位置的转移。箭头是流程图中的一个隐患，使用时必须小心谨慎。由于程序流程图历史悠久，为最广泛的人所熟悉，尽管它有种种缺点，许多人建议停止使用它，但至今仍在广泛使用着。不过总的趋势是越来越多的人不再使用程序流程图了。（三）盒图出于要有一种不允许违背结构程序设计精神的图形工具的考虑,Nassi和Shneideｒmａn提出了盒图，又称为N—Ｓ图.它有下述特点：１、功能域（即一个特定控制结构的作用域）明确,可以从盒图上一眼就看出来。功能范围经过良好的定义，图形表示清晰。2、不可能任意转移控制。控制转移.3、很容易确定局部数据和全程数据的作用域。４、很容易表现嵌套关系，也可以表示模块的层次结构。盒图的缺点是手工修改比较麻烦，这是有些人不用它的主要原因。图3-１２表示了盒图的基本符号.第一个任务第二个任务第三个任务（１）顺序条件ELＳE部分ＴHＥN部分（２)分支CＡSＥ条件值１CＡＳE1部分值2CＡSＥ2部分·········值nCASＥｎ部分(3)多分支DOWHILE循环体循环条件DOWHILE循环体循环条件(4）当循环循环条件DOUNTIL循环体循环条件DOUNTIL循环体（5）直到循环图3—１2盒图的基本符号图3－１1中的程序流程图用盒图表示,如图3—13所示。……工龄→AAA〉=８A＜8ANＤA＞=5Ａ＜5ＡNDA>＝2A<２扣款率=０扣款率=０.1扣款率=0．3扣款率=0.５缺勤扣款=日基本工资*扣款率＊缺勤天数……图３-１３盒图六、数据流图和流程图的区别数据流图和流程图是最常用的系统开发工具。这两种文档存在着以下一些区别.（一）数据流图强调的是数据的流动和系统中正在发生的事情；流程图强调的是包含数据的文档或者记录的流动。程序流程图强调的是由计算机处理的数据的流动。数据流图表示的是数据的逻辑流动,而流程图表示的是数据的物理流动。数据的逻辑观点是指用户理论上概念上组织和理解数据项目之间的关系，它表示的是系统对数据做了什么--——数据从哪里产生，后续存储、对数据的处理和最终对处理数据发生了什么.数据的物理观点是指怎样、何地、由谁来物理地对数据进行安排和存储。它考虑的是系统的物理方面，如硬件、软件、数据结构、存储介质（磁带、磁盘等）和文件组织。（二)流程图主要用来记录现有系统，因为他们强调的是数据怎样被处理和存储。数据流图主要用于涉及新系统，而且不考虑新系统的物理设备,如处理、存储和交换数据等物理设备.在设计新系统时使用流程图，会导致过早的物理设计。而物理实施方案（关于怎样完成某项任务)应该在概念设计方案（需要完成什么任务)确定以后再考虑.（三)数据流图主要只使用四种符号.流程图使用很多符号，可以表示更详细的信息。因此，数据流图中的标签和解释很必要，可以有效地表达发生了什么。(四）流程图表示了处理和数据流的顺序。数据流图中没有。数据流图也不表示事件的时间，流程图可以表示出来。第四节决策表一、决策表的绘制目的当处理过程中包含多重嵌套的分支选择时，用程序流程图、盒图等都不容易清楚地描述。采用决策表(也叫判定表）却能够清晰地表示复杂的条件组合和应做的动作之间的对应关系.决策表是决策逻辑的表格化表示形式.对于任何一个给定的情形,决策表列出了在决策中可能发生的所有的条件,它也列出了所有的行动.如果某一个条件成立，则采取某种行动，这就是决策规则。决策表的好处是它清楚地解释了所有可能的逻辑关系。所以，程序的编写可以直接针对每一个决策规则进行。决策表为检查加工逻辑中的不完整和冗余提供了手段。如果右部列出的条件组合有重复和遗漏，是易于被发现的。审计人员可以利用决策表来评价客户的应用程序。如果已经存在一个决策表，它可以用来检查完整性和准确性。如果没有，审计人员可以绘制一个决策表并评价计算机程序的弱点或错误。使用决策表,审计人员能够产生交易数据能够用来测试的由系统运行的.一个或多个交易可以被产生，来测试每一个单独的决策规则。通过这种方式可以让审计人员确信程序事实上达到了它的目标。决策表能够简洁而无歧义地描述处理规则,清晰易懂。但是决策表并不适于作为一种通用的设计工具，描述顺序和循环比较困难.二、决策表的形式决策表的一般形式如表3—２所示.表3－２决策表的一般形式标题规则编号需要考虑的所有条件可能出现的情况（即条件的组合）可以采取的所有行动针对具体情况采取的行动从表3－2中可以看出,决策表主要由四个部分组成。左上角称为条件桩(conditionsｔub),列出了在决策时需要考虑的所有条件；右上角称为条件条目(ｃoｎdｉｔiｏnentry），列出了这些条件的所有可能的组合;左下角称为操作桩（acｔionstub)，列出了在决策时可以采取的所有的动作；右下角称为操作条目（acｔioneｎtry）,列出了针对右上角的条件组合而采取的动作。右部分为许多列。决策表右半部分的每一列实质上是一条规则，规定了与特定的条件组合相对应的动作。三、例示例如表３－3。表3—３表明了某个企业的折扣政策:如果往来客户的应收账款余额小于2000元，并且账龄小于2个月的话，则折扣率为5％；如果上述有一个条件不满足,则折扣率为２%；如果上述两个条件都不满足,则没有折扣;如果上述两个条件都满足,并且往来时间超过3年，则折扣率再增加２%。表3－3决策表例示应收账款余额＜20０0元YYＹYＮNNN应收账款账龄<２个月YYNNYＹNＮ来往时间〉３年YＮＹNＹNYN折扣率0％ＸX折扣率2%XXＸX折扣率５％Ｘ折扣率７％X第五节决策树一、决策树的绘制目的决策表虽然能清晰地表示复杂的条件组合与应做的行动之间的对应关系，但其含义却不是一眼就能看出来的,初次接触这种工具的人要理解它需要有一个简短的学习过程。决策树是决策表的变种,也能