商务秘书工作实务课件

第二章商务秘书工作实务第二章商务秘书工作实务第一节商务秘书与信息工作

第二节商务秘书与会务工作

第三节商务秘书与公文处理

第四节商务秘书事务工作第一节商务秘书与信息工作一、信息的收集与分类(一)利用适当方法收集信息1.观察法2.询访法3.问卷法4.量表法5.购买法6.检索法7.交换法(二)信息的分类1．信息表现形态的分类(1)文字形态的信息。文字形态的信息即以书面文字为载体的信息资料，一般分为10种类型：①报纸、期刊中与本企业经营活动相关的国内外信息

②供工作用的参考图书、专著、百科全书和专门词典。③有关政府出版物、法律法规汇编。④政治宣传品。⑤与本企业相关的国内外经济技术统计资料。⑥各类专业文献年鉴、国内外科技信息资料。⑦图谱、图录、样图、地图。⑧档案：本企业、本行业历史资料，包括史志，大事记等。⑨内部文献：业务信息资料、本企业或本行业的现实情况，一是静态资料，即各类基础材料、统计数据；二是动态信息，即时常发生的新情况、新问题、新经验。⑩与本企业有关的人名录、名片、企业名录、电话号码薄、通讯簿。(2)声像形态的信息(3)记忆形态的信息2．信息分类的多种方法(1)按对象分类(2)按主题分类(3)按形式分类(4)按来源分类(5)按内容分类(6)按“图书资料分类法”或“档案分类法”进行分类。二、信息的处理(一)信息处理的基本原则为保证收集到的信息能有效地发挥作用，信息处理必须及时、准确、系统、适用、经济。(二)信息加工

信息加工就是遵循信息处理的有关原则，通过科学的程序和方法，对收集到的信息进行分类、审查、选择；并分析研究，编写材料的工作。信息加工可分为初级加工和高级加工。1．初级加工(1)分类排序(2)选择2.高级加工信息的高级加工大体有如下三个步骤：①综合分析②预测分析③对策研究三、信息的传递、存贮与检索

(一)信息的传递信息传递的主要方法有：1．口头传递。2.书面传递。3．影像传递。4．电子计算机系统传递。5．机要交换。6．专人传送。(二)信息的存贮无论怎样存贮信息。均应符合以下要求：1．便于查找、提取和利用。2.利于机要信息的保密。3.要设专人负责信息材料的管理。(三）信息的检索信息的检索就是从存贮的大量信息材料中，查找所需要的信息的过程。检索过程的实质，主要是对检索工具的利用，因而，要做好存贮信息的编目与索引工作。信息检索要符合以下三个方面要求：1．尽量缩短完成检索过程的时间。2．查找需要的信息要全面，避免漏检。3．查出信息要合乎目的要求，尽量避免不相关信息。第二节商务秘书与会务工作

一、企业会议的类型1.按照会议内容性质划分(1)工作性例会(2)法定性会议(3)专业性会议(4)单项性会议2.按照组织机构构成系统划分(1)政务会议(2)党务会议(3)群工性会议二、会议活动中商务秘书的职责与任务(一)指导会务工作的原则指导会务工作的原则主要包括：1．要充分细致地准备2．要严密地组织3．要周到地服务4．要确保安全5．要加强保密工作6．要注意端正会风。(二)会务工作及其具体内容会务工作内容繁多，且因会议议题不同，性质和规模不同而有差别。现结合会议的一般程序，概括如下：会议程序，是指为实现会议目的而确定的、按一定顺序组成的、互相联系的会议活动的组织工作环节系列，是会议的纵向活动系统。会议程序亦即对会议进程做出的具体安排，体现着进程各阶段、各环节的活动内容，会议的一般进程可分三个阶段，八个环节。第一阶段是会议的准备阶段

这一阶段有三个环节：①同期各项管理活动、各项工作与会议的综合分析、统筹安排；②与会议议题相关的材料的准备；③会议通知和事务准备。第二阶段是会议的进行阶段

这一阶段也有三个环节：①主持人说明会议意图、议题相关情况要点、开会方法及注意事项；②掌握议题；③会议总结。

第三阶段是会议形成意见的传达、催办阶段这一阶段有两个环节：①会议形成意见的完善处理(如形成相关公文等)；②会议形成意见的传达与催办。与上述会议的一般程序相应，会务工作包括如下具体内容：1．会议预案制定会议预案的内容一般涉及如下方面：(1)会名。会议预案中首先要确定能够体现会议内容、性质和规模的会议名称。(2)确定会期。会议预案应根据会议内容确定会期。(3)会场。会议预案中应结合参加会议的人数和预期效果选定开会的地点和设置会场。会场过大或过小都不可取。代表需集中住宿时，会场安排还应与宾馆或招待所一起考虑。(4)会场布置。会场通常为方形、长方形，也有马蹄形、圆形、八角形、山字形、而字形的，可视会议需要而定。会场布置，要讲究“气氛”。会场“气氛”要与会议中心内容相一致。如庆祝会要有热烈欢腾的气氛，履行法定程序的会议要有庄严的气氛。会场布置还包括场地的划分和进场退场的路线。还要考虑音响效果、照明设备、通风设备、录音录像设备、场地卫生设施、会场保安措施和茶水杯盘事宜。(5)主席台。主席台是会场最显眼的处所、会议参加者注目的地方，应布置得当。是否需悬挂会标、国徽、纪念人画像，是否需排列主席台座次名单等，都要认真考虑。(6)出席范围；会议出席、列席人员人数，事先应有精确的计算。会议的级别、会议参加者的范围、人数和名单分配，都应明确。(7)会议票证。要根据会议规模大小、性质、重要程度，并按照需要，确定和制发各种不同的会议票证。会议票证的制发应兼顾会场安全和工作方便两方面。(8)会议筹备班子的职责分工。会议筹备班子中的有关方面或有关人员的职责，一定要在会议预案中划分清楚，以便预案中规定的各部门、各单位依据其职责要求，去完成会议筹备和会议其它工作任务。在预案中特别要明确临时组织起来的大会指挥部、秘书处、会场工作人员各方的任务和协作要求，以便他们密切配合，协调一致地组织会议，开展会议活动。有些较大的会议的预案中，还应分别写明会议筹备处、宣传组、组织组、资料组、后勤服务组、保卫组的职责，促其分工协作开展工作。(9)会议议程。会议预案中必须明确会议所要解决、处理问题的大体安排，即会议议程。会议议程必须体现在妥善安排的具体日程中，而日程则表明会议内容的先后序。会务人员在会议期间应根据会议议程或日程安排，事先做好有关准备工作。上述各项是一般会议预案的主要内容。有些会议还有选举、发奖、摄影等活动以及其它特殊活动，也应列入预案之中，事先做好恰当安排和准备。2．会议文件准备3．印发会议通知4．会前检查5．会间会务工作(1)签到(2)候会人员安排(3)安排发言(4)会议特殊情况应急处理(5)会议记录、会议简报(6)大型会议的现场指挥(7)选举(8)统计人数6．会后工作(1)整理记录，印发简报(2)会议内容总结(3)印发会议纪要和决办通知(4)会议代表离会工作(5)会议的新闻报导(6)会务经验的总结(7)会议决定事项的传达、催办三、会议文书工作(一)会议文书的分类1．会议的指导文书2.会议主题文书3．会议程序文书4．会议简报和会议记录文书5．会议参考文书6．公告、传达文书7．会议管理文书。(二)会议文书印制与分发的要求1．会议文件的印制要求规范，尤其是文件格式的设计要坚持标准化的原则。2．会议文件的分发需要注意要适时适量分发，遵守保密文件的分发规则。3．印制文件前的审定工作，文件样式的设计工作，应由秘书协助领导完成。4．分发文件注意适时、适量、保密，这是分发的基本要求。第三节商务秘书与公文处理一、公文公文是法定机关和组织在公务活动中按照规定的格式、经过一定的处理程序制成的书面文字材料，是各级各类法定组织处理各种工作的一种工具。(一)公文的稿本公文的稿本是指公文的文稿和文本，同一内容和形式的文件，在撰写印刷过程中，以及根据使用时的不同需要，又往往形成不同的文稿和文本。1.公文的文稿公文的文稿是指公文起草过程中形成的一次又一次的稿子，包括草稿、定稿两种。2.公文的文本(1)正本(2)副本(3)存本(4)修订本(5)试行本、暂行本(6)各种文字文本(一)公文处理工作的基本任务1.文件的收发、登记和分送。2.文件的拟办、批办、承办和催办。3.文件的撰写、校核、签发、缮印、校对和用印。4.会议、汇报、电话的记录和整理。5.文件材料的平时归卷、提供借阅和保管。6.文件材料的系统整理、编目和归档。7.处理群众来信。8.为单位领导准备有关材料并完成领导人交办的其它文书工作的任务。二、公文处理工作(二)公文处理工作的组织形式公文处理工作组织形式的类型，可分为以下两种类型：1.集中形式2.分工形式(三)公文处理工作的原则与要求1.公文处理工作的基本原则机关公文处理工作的基本原则是：公文处理必须准确、及时、安全、保密，集中统一管理，实事求是，严格遵循行文单位要求和公文处理规定。2.公文处理工作的具体要求(1)公文处理必须准确而周密，确保质量。(2)公文处理必须迅速而及时，注重时效。(3)公文处理必须做到安全可靠，切实保密。(4)公文处理工作必须加强集中统一管理。(5)公文处理工作必须实事求是，遵规守纪。(6)精简文件，深入实际，反对官僚主义和文牍主义。三、公文处理程序公文处理程序也称公文办理程序，就是指公文在社会组织内部从形成到运转处理所必须经过的一系列环节。(一)收文处理程序收文处理程序的主要环节有：签收、拆封与登记；分发与传阅；拟办、批办与承办；催办、查办与注办。(二)发文处理程序发文处理程序的主要环节有：拟稿、审核与签发、核发、缮印与校对；用印、登记与分发等。四、公文的写作(一)公文写作的特点被动写作，遵命性强；对象明确，针对性强；集思广益，群体性强；决策之作，政策性强；急迫之作，时效性强；讲究格式，规范性强。(二)公文写作的基本规程1.领导交代发文意图2.确定发文的主旨和应当使用的文种3.收集和选择所需的材料4.拟写提纲，安排结构5.落笔起草，拟写正文6.修改润色，确定初稿第四节商务秘书事务工作一、办公用品管理对办公用品的管理要注意以下几点：(一)合理计划(二)保证重点(三)厉行节约(四)加强保管(五)逐步改善

二、机要保密工作

(一)秘书工作中涉及的保密事项1.文件保密2.会议保密3.新闻报导和出版的保密4.涉外工作的保密5.领导活动的保密6.各种信息资料的保密7.文书档案的保密8.电子计算机保密9.电讯设备和通讯保密(二)保密工作的特点与要求1.保密工作的特点(1)保密工作的阶级性(2)保密工作的时间性(3)保密工作的范围性2.保密工作的要求(1)健全保密制度，加强思想教育。(2)健全保密机构，加强队伍建设。(3)加强组织领导，做到专人专管。(4)发展保密技术，促进保密现代化。(5)管理好商业秘密。(6)要依法管理国家秘密。3.对秘书人员的保密要求(1)不该说的话，绝对不说。(2)不该问的秘密，绝对不问。(3)不该看的保密文件，绝对不看。(4)不准记录的机密，绝对不记录。(5)不在非保密本上记录秘密事项。(6)不在私人通信，特别是亲友谈话、通讯中涉及秘密事项。(7)不在公共场合谈论秘密事项。(8)不在公用电话、明码电报或普通邮件中，办理机要保密事项。(9)不在不利于保密的地方存放秘密文件资料。(10)一般不将秘密材料携出办公室。(一)印章和印章管理商务秘书部门管理的印章，主要有两种。一是企业的公章；二是单位领导人因工作需要使用的个人名章。概括来讲，机关印章有以下作用：1.权威作用2.代表作用3.凭信作用三、印章管理1.用印制度

印章管理要制度化、规范化。秘书部门必须建立用印登记簿，登记内容包括用印时间、用印单位及经手人姓名、盖印份数、批准人、经办人等，以备查考。2.用印方法常见的有这样几种：落款章、更正章、证见章、骑缝章、骑边章、密封章、封存章四、值班工作1.值班工作的特点(1)紧急性(2)综合性(3)过渡性2.值班工作的职责值班工作的职责，主要是管理在正常上班时间之外发生的紧急事宜和做好本单位的安全保卫工作。具体职责如下：(1)承办领导者或管理者交办的紧急事宜(2)受理本单位的电话联系(3)接洽联系工作的人员(4)接受并及时传递急文急电(5)为编写大事记积累素材五、领导公务活动的安排(一)安排领导活动的原则与方法1.安排领导活动的原则(1)适当分担，各就其宜。(2)需要为准，尽量压缩。(3)社会活动，年长及德高望重者宜多安排。(4)业务活动，第一线领导宜多安排。(5)自愿为主，商谈为辅。(6)原则性与灵活性相结合。2.安排领导活动的方法安排领导活动，又可区分为先后有序的两个步骤。一是各项可预见活动的综合预安排，是各专项活动的安排。安排领导活动的方法主要是：(1)制定详细的活动计划(2)在有关部门间搞好协调(3)需要时察看现场(二)专项领导活动的安排1.领导检查工作、调查研究活动的安排2.领导集体视察活动的安排3.仪式活动的安排4.节庆活动的安排5.纪念活动的安排6.庆