财务软件应用第03章初始设置

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3初始设置财务软件应用Financialsoftware*2

通过本章的学习，理解会计软件初始化基本含义，辅助核算基本含义，掌握初始化设置的各项内容（凭证类型、外币、辅助核算、会计科目、初始余额等）的基本含义与操作。学习目的与要求*3初始设置含义基础资料设置初始化余额录入教学内容*43.1初始设置含义系统初始设置是指正式录入记账凭证前应该做的各种前期工作。

账务软件的初始设置实际上是手工记账和计算机记账的交接过程。在这一过程中要输入一个企业具体的会计核算规则、方法和基础数据，将通用财务软件系统转化成一个适合特定企业的专用的财务软件系统，使之能够完成该企业的会计电算化工作。*5通常情况下，软件的初始设置功能包括两部分，一是基础设置，即基础资料的设置；二是初始化，即软件应用时的相关初始余额的录入。*63.2基础设置一、系统参数包括系统参数、会计期间、财务参数、业务参数等。*72、凭证类型限定条件（1）记账一种：不需要设置二、设置凭证类型

1、凭证类型设置

可以根据实际需要，设置为收付转三种、现收、银收、现付、银付、转账五种，记账一种、自定义。

*8（2）收付转三种：收款凭证要求借方必须存在现金及银行存款科目、贷方不能出现现金与银行存款科目，付款凭证要求贷方必须存在现金及银行存款科目，转账凭证要求借贷不能出现现金及银行存款科目。（3）现收、银收、现付、银付、转账五种：同三种。*9注意如果上述类型中不存在本单位使用的凭证，软件提供了用户自定义凭证类型功能。一般说来，会计年度内凭证类型一经被使用，则不允许修改。*10三、外币设置（1）增加（删除）外币。用于定义所使用外币的符号与名称。如，美元符号为“USD”或“$”，名称为“美元”。日元货币“JPY”，港币符号为“HKD”等（2）定义外币汇率类型。固定汇率与浮动汇率。（3）设置折算方法。外币汇率的标价方法有直接标价法和间接标价法两种。直接汇率的折算公式为：本位币=外币×汇率。间接汇率的折算公式为：外币=本位币×汇率。*11注意1、外币一经使用，不能删除2、外币汇率数额一般要求在此模块中输入，也可以在日常业务发生时输入*12四、计量单位一般包括计量单位的代码、计量单位的名称。有的情况下，为了方便计量单位的管理，还需要设置计量单位组，在计量单位组的下面再分别设置具体的计量单位名称。*13五、结算方式

结算方式是指建立和管理用户经营活动中所涉及的结算方式，如现金结算、支票结算、汇票结算等，结算方式最多可分为2级，一旦被引用，不应进行修改和删除。

通用会计软件都会在基础设置里提供结算方式管理的功能，一般包括新增、修改、删除的基本操作。新增时，输入的内容主要包括结算方式代码、结算方式名称。六、录入辅助核算项目

各财务软件辅助核算内容必须输入的共有项目为：辅助核算编码，辅助核算名称。该项内容填写完毕后，在以后日常工作中仍可以继续增加和修改

各项内容需要进行编码输入，有编码方案规定的软件，需要按照编码方案进行各个软件辅助核算输入的内容不尽相同，需具体软件加以了解。

本部分仅对辅助核算内容进行输入，如何调用这些内容，需在下部分“设置会计科目”中进行说明。*15七、设置会计科目

（一）、增加会计科目增加会计科目分为两类，一类是增加一级科目，一类是增加明细科目，一般说来一级会计科目各软件已经根据会计制度和准则给定，因此科目增加的主要工作集中在明细科目的增加上。*16一般财务软件增加会计科目时，需要设置的科目属性主要包括：会计科目编码、会计科目名称、会计科目性质或类别、会计科目余额方向、是否辅助核算科目、是否外币核算科目、是否数量核算科目等内容。*17①一般会计科目设置

对于一般会计科目，需要在新增科目的界面上，添加会计科目代码、会计科目名称、选择科目性质、类别及余额方向。第一，增加会计科目编码，必须按照建立账套时设定好的科目编码方案（即会计科目级数与级长）进行，系统要求科目编码必须存在且不能重复，长度不符合既定的要求，编码不唯一，系统不允许存储。*18

增加明细科目时，科目编码操作是：首先输入其上级科目的编码，然后根据编码方案自行编写本级科目编码。如：银行存款编码为1002，要在“银行存款”科目下增加“工商银行存款”，如果建立账套时编码方案为4-2-2，则“工商银行存款”编码可以为100201。*19（2）增加会计科目名称。

输入企业所使用的会计科目名称，科目名称可以为汉字、英文字母或者数字等符号，但是不允许为空。明细科目一般只需要填入明细科目名称，如上例中，只需要填入“工商银行存款”即可。已经录入期初余额或者已经制单的会计科目有些软件不允许增加下级科目，有些软件允许增加，但把余额自动追加到第一个明细科目中，使用软件时自行体会。

*20（3）设定科目性质、类别及余额方向

2、外币核算科目除了一般科目的添加信息之外，勾选“外币核算。”设定此功能，有些软件对应有个“期末调汇”功能，该功能是期末进行自动汇兑损益调整、并生成凭证的功能，可以选择设置（如金蝶KIS标准版、高信财务软件）；有些软件没有该功能设置，但在期末都有自动转账的功能（如用友U850等）。

*213、数量核算科目除了一般科目的添加信息之外，勾选数量金额核算，并选择计量单位4、辅助核算科目除了一般科目的添加信息之外，在新增科目界面中添加核算项目。

一个会计科目可以设置多种辅助核算，一种辅助核算可以被多个科目使用。

5、现金与银行存款科目除了一般科目的添加信息之外，需要勾选日记账、库存现金科目或日记账、银行存款科目。

*23（二）、修改删除会计科目

1、修改会计科目：

(1)尚未使用的会计科目，一般都允许修改除一级会计科目编码外的所有内容，个别软件也允许修改一级会计科目编码。

(2)已经使用的会计科目，一般科目编码、辅助核算、外币数量核算等内容不允许修改，个别软件允许修改上述内容。*24

下面2种情况下如何修改会计科目？1、进行完成建账之前的检查时，发现“原材料—A材料”科目忘记设置数量核算了，且已有输入的期初金额。那么，此时可以如何修改“原材料—A材料”的数量核算？2、因为新业务的需要，要求将“在建工程”科目设置为项目核算，经检查发现：该科目没有期初金额，但是已有本期会计凭证2张（凭证未审核未记账）。那么，此时如何修改“在建工程”的项目核算？*253、已经使用的会计科目——已做凭证，修改其会计科目名称，会怎样？为什么？*262、删除会计科目：（1）尚未使用的会计科目可以直接删除。（2）已经使用的会计科目不允许删除。总结：哪些情况下，科目可以随意修改删除？（已被使用）*271、引用（凭证类型限制条件设置，结算方式等）2、期初余额或本期发生额3、凭证中使用的*28二、初始化录入初始余额的时间点以账套启用日期为准，应当把账套启用日期之前的各科目发生额与余额录入。年初启用账套的，只需要录入年初余额即可。年中某个月份启用的，还需要录入从年初到该月月初为止各科目的累计发生额。如果在录入过程中发生错误，查找错误时，可按照以下公式进行：余额方向为“借”的科目年初余额总和等于余额方向为“贷”的科目年初余额总和、余额方向为“借”的科目当前余额总和等于余额方向为“贷”的科目当前余额总和、借方累计发生额栏各项的和等于贷方累计发生额栏各项的和。初始余额每套账只进行一次，账套一旦被启用进行日常处理，一般初始余额不允许修改。*29*30一般通用会计软件的科目期初余额录入可以分为这样几种情况：1、最末级明细科目余额的录入：直接录入。2、非末级明细科目余额的录入：不需直接录入，录入其下级明细科目，系统自动汇总。3、辅助核算科目余额的录入：双击或单击“√”出现单独窗口按核算项目明细录入余额。*314、外币科目余额的录入：选择币别，同时录入本位币与外币的金额。5、数量核算科目余额的录入：同时录入数量与金额的期初数。6、固定资产科目余额的录入：通常的处理方式是在科目期初余额处直接录入总额，然后在单独的位置按照卡片明细一一录入固定资产卡片金额，如用友T3在固定资产子系统中通过初始卡片录入的方式录入，而金蝶KIS专业版则是在初始化是选择固定资产初始化数据按照卡片明细一一录入固定资产卡片金额。*32如果在录入过程中发生错误，查找错误时，可按照以下公式进行：余额方向为“借”的科目年初余额总和等于余额方向为“贷”的科目年初余额总和、余额方向为“借”的科目当前余额总和等于余额方向为“贷”的科目当前余额总和、借方累计发生额栏各项的和等于贷方累计发生额栏各项的和。初始余额每套账只进行一次，账套一旦被启用进行日常处理，一般初始余额不允许修改。*331、基础资料引入引出。2、上机日志。3.3其他初始设置*34思考题：P39