国际货运公司订舱作业指导书

国际货运公司订舱作业指导书1.0主要内容与适用范围本指导书规定了货代海运出口一一订舱操作规范本指导书适用于货代海运出口一一订舱作业环节2.0引用标准《服务技术文件和资料控制程序》《客户提供物资的控制程序》《服务提供和可追溯性管理程序》《海运出口服务质量控制程序》《纠正和预防措施实施程序》3.0作业流程说明(1)十联单(托运单)(2)配舱回单(3)正本提单(指待签发的自制提单)(4)帐单(船公司)(5)提单(复制)(6)帐卡(回复)(7)客户明细单(委托书)(8)电放更正的正本提单⑼工作联系单(10)对帐(11)更改单(12)境外代理帐单(13)船期表(14)提单确认件4.0操作内容、方法和步骤“订舱”是货代海运出口操作向船公司或船代确认舱位和运费以及向船公司或船代办理提单签发和支付运费的过程。服务规范认真审核上道环节移交的单证，发现有误及时指出，并要求及时更正，对不愿更正或造成损失者，应及时填写操作失误记录交部门质管员。积极配合，虚心接受部门质管员的检查和下道环节指出的不规范操作行为，并积极整改。与各船公司和船代建立良好的合作关系。熟悉和掌握航线分怖情况，熟悉各船公司的运价，随时掌握市场信息，并及时公怖船舶配载、订舱情况，合理的进行订舱。妥善保管和正确及时传递业务单证。操作时限通过船代订舱时，最迟应在截关前两天。直接向船公司订舱时，最迟应在开船前五天。以上日期不包括节假日。特殊情况，应及时与有关方面协商，作特殊或加急处理,并作好有关记录。接受上道环节客户服务的单证（1）托运单⑵帐卡（3）客户委托书（4）更改单（5）需更改或电放的正本提单（6）提单确认件接受通讯员的单证：（1）提单复制件（2）船公司发票（3）船期表（4）配舱回单仔细审核上道环节移交的单证，包括帐卡上注明的运价船期以及托单是否制作正确。对某些特殊类型的货物（如危险品，冷藏货物，高箱，框架箱）进行再次审核，数据是否正确齐全是否符合托运要求。根据运价、船期、舱位等因素，向上道环节推荐更合适的船舶，经协商后确定订舱方向。订舱根据出口货物的轻重缓急及各船公司的具体情况合理安排订舱顺序，分批订舱正常出口货物订舱。(1)在审核订舱单证无误，并确定订舱方向后，在托单上注明流向、船期、船公司装箱点等，留下第一联备案，其余的交通讯员送达指定地点订舱或传真到订舱点订舱。(2)订舱完成后的托单要求通讯员立即取回“配舱回单。(3)按我司与船公司的协议运价,在帐卡上确认运费成本栏内注明海洋运费、佣金比例及各种附加费，一联留底，三联退还客户服务。(4)按船期先后,登记好每票业务，便于操作和查询。船方确认订舱(1)需确认舱位的货物，先传真一联托运单给船公司,收到舱位确认件后附在九联提运单后，交通讯员送达指定地点订舱。(2)需确认海洋运费的货物，传真一联托单至船公司，取回运价确认件后,复印一张留底，然后把确认件附在九联托运单上交通讯员送达指定地点订舱。提单提单确认件(1)及时取得船公司的提单确认件交给客户服务。(2)督促客户服务及时将确认完成并返回，立刻传真给船公司以免船开后产生提单更改的费用。(3)由我司自制的提单，督促客户服务在船开前一天完成制单，并将待签发的提单交至订舱点。正本提单的领取(1)船开后第一个工作日内，以联系单通知通讯员到指定的订舱点取回正常已签发的提单或将自制提单交通讯员送达指定地点签发。(2)将通讯员取回的正本提单复印件在当天分发到客户服务手中，并告知该票提单已签出。正本提单的更改及电放(1)接到客户服务的更改提单或电放指令后，根据具体情况,缮制所需文件，备齐后交通讯员送达指定地点。(2)更改单，货物托运后，托运人如需对商品唛头、件、重、尺码及货名进行更改或需调换配载船舶以及因故必须停止装运作退关的情况，必须填制更改单，向船公司或船代提出更改纠正。更改单由托运人出联系单给客户服务，并由客户服务缮制列明外运编号，已配船名、航次、提单号填入更改的相应项目及陈述更改的理由。在报关和理货装船前，送达船公司或船代且务必在装船前完成各个环节手续的更改。《更正通知书》(1)简称三联单,船开航后，托运人更正目的港托运人、通知人、收货人及到付条款等情况，必须填制三联单，并列明船名、航次、提单及原提单中须更正的对应项目。(2)如船舶开航后,仍出现更改内容的，则需向船公司或船代提交《更正通知书》。运费帐单审核在通讯员移交的帐单上注明亚东编号。审核帐单内容是否与实际确认成本相符合（1）将确认无误的帐单及时交财务，便于按时付款。（2）有争议的发票，负责及时向船公司或船代联系、核实并尽快解决退款、补款、改帐单等问题。代理业务及核算H.B/L预付款.船开后马上将对方清关文件（包括H.B/LOB/L复印件和电放证明）传真给代理,便于代理及时安排接货和清关。MB/L