经典实用有价值的企业管理培训课件：会议管理之会务接待流程(员工培训用)

会议接待培训一、学习目标目录Contents一、学习目标学会拟定会议筹划方案了解、掌握会务工作的各个流程及要点掌握会议管理中的文书工作能够应对会议管理中的突发事项二、会议管理概述会议的要素会议的类型

会务的要素目录Contents二、会议管理概述1、会议要素主体名称时间地点参会人员会议方式内容指导思想议题目的任务作用程序会前会中会后成本预算经费成本会议硬件会议服务二、会议管理概述1、好的会议要素目标清晰议程合理流程规范准备充分准备充分二、会议管理概述2、会议类型规模大型（100人以上）中型（30-100人）小型（30人以下）性质决策性商洽会谈培训讲座纪念庆祝综合类时间定期不定期方式面谈类视频会议电话会议二、会议管理概述3、会务工作的要素细心耐心精心二、会议管理概述3、会务工作的要素细心周到、细致、严密好记心不如烂笔头耐心不急不燥胸有成竹精心专业、专注准备充分三、会务操办流程会前筹备会中服务

会后落实

应急处理目录Contents会议接待的流程—流程图会前筹备工作231会中效劳工作会后落实工作会议接待的流程—流程图会前筹备工作231会中效劳工作会后落实工作1、会前筹备确定会议主题、议题确定会议名称确定会议规格确定会议时间、会期明确会议组织机构负责人分工确定参会人员名单选择会议地点安排会议议程、日程确定会议预算会议特殊工具及设备会议通知准备会议材料安排住行食布置会场会场检查1、会前筹备会议的目的本公司的实际情况会议成本及产出1.1确定会议主题及议题1、会前筹备主会方单位名称内容会议类型会议名称1.2确定会议名称1.3确定会议规格、规模会议规模：大、中、小型会议规格：高、中、一般1、会前筹备参会人员是否能出席会议内容是否能讨论完成季节、天气、交通因素（如旅行淡旺季、学生假期、汛期？）工作时段及特点（财务结算、休假）1.4确定会议时间、会期1、会前筹备1.4确定会议组织机构主办方承办方合作供应商1、会前筹备1.5确定会议组织机构会务组接待组礼仪迎宾会场服务交通车队秘书后勤组文书设备道具宣传组摄影、摄像后期报导安全保卫节目组或活动组1、会前筹备1.6确定会议组织机构人员分工总负责人会务负责人接待人（对来宾）财务负责人主持人对内交通食宿会场资料1、会前筹备1.7确定参会人员名单出席会议和列席会议的有关人员。应根据会议的性质、议题、任务来确定与会人员。如参会人员可选派，按如下原那么问自己？成本与效率他来参加会议能带来什么？他不参加会议会出现什么问题？名单中可来可不来的人不要来。关系协调他对我们的核心业务有什么影响？宁拉一群人、不拉一个人，不能厚此薄彼1、会前筹备1.8选择会议地点规格、内容交通是否方便？季节气候和环境是否满足要求？会议类型？会议室是否满足要求？主办方目标及参会人员意愿？成本及效率消费水平？预算成本？附加价值？总体效率？

要根据会议的规模、规格和内容等要求来确定。有时也考虑政治、经济、环境等因素。1、会前筹备1.9会议议程及日程会议议程是对会议所要通过的文件、所要解决的问题的概略安排，并冠以序号将其清晰地表达出来。议程日程会议日程是指会议在一定时间内的具体安排。要讨论什么？得到什么重要结果？什么时候讨论、讨论多少时间？会期几天？1、会前筹备1.9会议议程及日程30分钟=可以忍耐60分钟=开始烦躁不安90分钟=开始头晕脑涨〔需要休息，去洗手间，茶歇等〕议程日程先考查还是先开会？是否会后安排旅游或其他工程？安排在周几适合？1、会前筹备1.10会议预算投入成本产出效益主办方谁出钱？能出多少钱？是否超预算？是否需要提前申请预算？规格为达到开会的目的，需要最少投入多少？什么档次？宣传要求？人数固定成本：会议室、设备、讲师可变成本：单个人员的交通食宿、如何分摊、列支？1、会前筹备1.11会议特殊工具及设备设计展版、奖杯、特殊仪器、旅行车、专业音响、摄影、照明器材等是否需要提前预定？1.12会议通知会议通知的内容包括名称、时间、地点、与会人员、议题、温馨提示及要求等。会议通知的种类有书信式和柬帖式。会议通知的发送形式有正式通知和非正式通知。会议通知的方式有书面、口头、、邮件。通知怎么发？发给谁？通知的目的？1、会前筹备1.13准备会议材料主要有议程表和日程表、会场座位分区表和主席台及会场座次表、主题报告、领导讲话稿、其他发言材料、开幕词和闭幕词、其他会议材料等。会议材料日程及会务日程表、通讯录地图、指南、手册参会证（台签）议题材料报告材料1、会前筹备1.13准备会议材料本卷须知：收集时限经办人催收装订校验、排版编码、封面要求成册规格分发集中放置分发方式？1、会前筹备1.14安排住行食1、会议规格、地点、回执。2、房间：各种房型〔套间、商务间、标间、单间〕、楼层要求、客人特别要求、早餐地点、康乐设施、网络、、电视要求至会议室路线等。房间安排时不能厚此薄彼。3、预留房间及随行人员安排。4、房间方案表〔方便联系〕。5、酒店水牌及布标准备。原那么：卫生、舒适、平安。住1、用餐人数及规格。2、来宾饮食禁忌及爱好。3、正餐、茶憩及水果小食。原那么：卫生、平安、有特色食预算1、异地、酒店、会议室、活动地点往返交通---合理安排路线2、车辆选择、驾驶员、陪同安排，行李放置。车辆安排。3、接站牌、时间表。原那么：平安、便捷、线路合理行1、会前筹备1.15布置会场—1〕会议室会桌安排圆桌式：无主次之分、与用餐座位安排相同长方型、U型中小型会议课桌式培训大型工作会议：主席台和来宾席1、会前筹备1.15布置会场—2〕会议室座位安排案例1：董事会，参加人13人圆桌长方型桌案例2：高层谈判会，参加人10人，有PPT长方型桌课桌1、会前筹备1.15布置会场座位安排—课后思考用餐座位安排乘车座位安排“主左客右〞1、会前筹备签字仪式的座位安排客方人员主方人员客方助签人主方助签人客方主签人主方主签人文本文本吸墨水器吸墨水器小国旗笔笔大门1、会前筹备1.15布置会场—3〕会议室布置环境布置会标、背景板席台、桌牌鲜花、装饰展架、条幅灯光、电源座椅地毯设备道具纸笔、笔记本白板投影仪摄影摄像网络电脑音响小屏幕演出道具奖品礼品茶憩茶水点心（西中）水果烟酒服务服务员时间表仪容仪表文件拷备文件发放签到签到本指示牌会议材料参会证卡房间卡？采购清单1、会前筹备1.16会场检查对照会务清单提前平安保卫提醒叫早中场休息15分钟会议接待的流程—流程图会前筹备工作231会中效劳工作会后落实工作2、会中效劳报到、接待签到会场服务会议记录2、会中效劳2.1报到、接待人员接送交通工具、编号时刻表、接应牌、接应礼仪往返预订车、船、飞机票的预定活动安排先到人的安排2、会中效劳2.2签到格式签到方式。代签？材料发放包装。便携。引导路线？礼仪？卫生间位置。2、会中效劳2.3会场效劳后勤茶水麦克风传递器材操作音响、投影仪、空调、摄影板书、录音记录控制时间提醒现场秩序、氛围2、会中效劳2.3会议记录格式会议记录与会议纪要的区别要求准确、完整、简洁、明确重点

1、会议中心议题以及围绕中心议题展开的有关活动；

2、会议讨论、争论的焦点及其各方的主要见解；

3、权威人士或代表人物的言论；

4、会议开始时的定调性言论和结束前的总结性言论；

5、会议已议决的或议而未决的事项；6、对会议产生较大影响的其他言论或活动。7、是否需要全体参会人员签字。2、会中效劳2.3会议记录技巧必记观点、决议、决定，重要声明、修正案内容、结论漏记？发言人、时间、概要做记号听录音补齐或请发言人重复记名与会者提的意见、建议，要记人名定稿修订后需要与会人员、领导签字确认确认后不能再改动会议接待的流程—流程图会前筹备工作231会中效劳工作会后落实工作3、会后落实安排人员离会分发会议纪要会议宣传报导会议总结催办与反馈会议文书立卷归档3、会后落实引导人员离场检查会场是否有物品遗落整理物品资料注意保密及清理结算费用3.1安排人员离会3、会后落实3.2分发会议纪要---准确、及时3.3宣传报导媒体关系信息披露目的、目标、时效、预算3、会后落实3.4会议总结决议执行行动计划经验总结3、会后落实3.5催办与反响时限责任人任务3、会后落实3.6会议立卷归档会议文件材料前期材料通知参会名单初稿会中材料报告讲话稿会议记录会后文件会议纪要会议简报会议电子材料电子文件影像录音实物材料现题字或作品三、会务操办流程

会前筹备会中服务

会后落实

应急处理目录Contents4、应急处理4.1应急节点风险地带意外人场地设备资料4、应急处理4.2常见的突发事件及应对人员缺席为重要角色准备后备人选迟到提前联系，关注天气、交通及时调整会议日程控场4、应急处理4.2常见的突发事件及应对场地预定取消提前联系关注天气、交通寻找有信誉供应商、定金及早当面通知预定不足房间提前预留踩点落实、及时跟踪进程4、应急处理4.2常见的突发事件及应对设备音响电源、