企业采购目的与流程

学习目标认识企业采购目的与流程明暸企业采购流程中的主要活动理解企业采购部门与其他部门之联系明暸ERP系统中之采购流程了解ERP系统采购模块以及与其他模块之关连性内容大纲采购管理导论企业采购活动采购部门与其他部门之关系采购部门的任务ERP系统之采购模块企业采购目标短期目标适时向最恰当供货商购买正确数量且符合质量规格要求的产品运送到正确的地点给组织内请购者中期目标协助组织达成营运目标、有效管理采购部门、与其他部门维持密切联系长期目标发展企业整合性之采购策略，以协助企业整体营运策略及终极目标之实现采购对企业之重要性降低制造成本加速原物料运送时间缩短产品制造（发展）周期改善产品质量企业采购之发展趋势科技变化快速全球性的市场导致全球竞争，故规划周期缩短且不确定性增高全球产品周期缩短采购方式改变：全球数据网络(Internationaldatanetwork)与WWW(viaintranet)传统采购流程点对点采购流程企业采购活动壹﹑采购流程与活动贰﹑库存追踪与控管参﹑交通工具分析与评估肆﹑以物付款合约管理伍﹑内制或外购决策分析陆﹑采购研究与物料需求预测壹﹑企业采购流程与活动一、原物料需求辨认原物料需求来源自动补货系统根据预定之参数，如安全库存量、需求预测、交货所需时间、系统自动计算出应补货时间点及应补货数量仓库盘点定期盘点存货时，一旦发现低于安全库存量，便须补货跨部门小组研发新产品时在产品设计及雏型建构，提供原物料需求信息部门请购部门根据需求请购电子化采购降低文件处理的数量、时间、人力降低采购文件传送及接收所需时间提升企业与供货商之沟通时效与沟通质量降低买卖双方文书来往可能之错误率降低采购原物料所需的行政费用降低采购成本采购流程产生之相关文件(1/2)请购单(PurchaseRequisition)包含货品描述、数量、请购单位、交货处、联络人、单价、建议供货商、以及是否可有替代品等询（报）价单(RequestforQuotation,RFQ)包含货品描述、数量、交货日期、交货处、联络人、单价、以及是否可有替代品…等信息。一般而言，至少需有三家报价单采购单(PurchaseOrder,PO)一旦确定供货商后，采购单便产生。内容所载包括采购单号、采购品明确规格、数量、质量需求、价格、交货日期、交货方式、以及交货地点…等信息，若无采购系统，通常需七至九份副本一式，分送各单位。采购单有其法律上效力，签署时应注意用词。采购流程产生之相关文件(2/2)定期采购单(BlanketPurchaseOrder)在一定期限内（1年）需重复采购物品可省去每次采购均需下采购单的繁琐流程买卖双方已谈妥采购价格与数量等已广为企业采用装箱单(MaterialPackingSlip)由供货商准备，随实际运送交货的货物清单提货单(BillofLading,载货证券)随配送货物的工具，在送抵时交付企业签收数据源：Monczka,Trent,andHandfield(2002).“Purchasingandsupplychainmanagement”数据源：Monczka,Trent,andHandfield(2002).“Purchasingandsupplychainmanagement”数据源：Monczka,Trent,andHandfield(2002).“Purchasingandsupplychainmanagement”数据源：Monczka,Trent,andHandfield(2002).“Purchasingandsupplychainmanagement”数据源：/htmfiles/shipdocs.htm.accessed:02/10/2008采购类型(1/3)原料类采购需要再加工成为可贩卖的产品例：石油、煤、钢矿砂、木材原料的价格与供应情况会有较大的波动例：石油易受全球政局左右、农产品易受气候左右2008年初大陆雪灾半成品采购采购半成品零件生成最终产品例：采购轮胎、引擎、座椅…最后组成汽车当今主要趋势：与供货商组成策略联盟或是外包采购类型(2/3)维修与作业所需的采购(MRO)如办公文具、清洁用品、机器备用零件特性：采购次数频繁但采购数量低如何有效管理控制MRO集中采购、与供货商签订定期采购契约支持生产所需的采购支持生产制造所需的采购，例如装箱所须之纸箱、捆带、储藏盒…采购类型(3/3)服务之采购企业多少均需要其他企业提供某些服务，例如水电、空调服务资本设备之采购采购非流动性资产供长期经营之用资本设备采购的特性一旦购入可长期使用采购金额通常庞大，会计作帐分年提列分摊配送安排原物料购入或产品输出的交通配送安排采购流程与活动二﹑评估原物料可能供应来源根据过去交货纪录及绩效，建立特定供货商表，以帮助评估选择适当的供货商评估供货商的指针项目：交货情况与交货质量财务状况供货商制造成本与定价技术能力、配合能力管理能力、管理人员专业能力与流动率人员技能、素质、流动率、应变能力、态度与士气全球化采购趋势下，应以全球可能供货商为采购来源采购流程与活动三﹑选择原物料供应来源(1/2)选择供货商竞标利用招标方式由最低价之供货商得标适用情况采购数量大、原物料规格与样式非常明确、有足够的供货商可供选择…等价格是影响采购之主要因素三﹑选择原物料供应来源(2/2)协议方式价格非主要考虑因素开发新产品时，所需采购的原物料规格条件或原物料规格不明确等一般而言这种采购方式较费时，且采购过程较复杂采购流程与活动四﹑采购单下达与收货利用网络传送电子数据降低文件旅行时间避免数据重复输入造成时间浪费提高采购文件正确性降低采购成本从组织文化而言，可开启采购端与供应端组织合作的机制采购流程与活动五﹑供货商绩效评估(1/2)供货商数目多寡与供应风险间的消长关系数目较少但较高竞争力的供货商群透过长期连续的评估程序，剔除竞争力较弱的供货商：供货商群之优化策略优点：向最优良的供货商采购、降低采购风险、降低供货商维护成本、制造成本、复杂采购策略实施可能性缺点：对供货商过分依赖、缺乏竞争、供货商干扰、供货商数目过少，一旦采购需求变化，恐无法配合五﹑供货商绩效评估(2/2)评估方式类别法：将评估项目列举并评分，最后加总各项得分而成加权法：依各项类别之重要程度给予不同权重成本法：绩效指标＝（采购成本＋非绩效成本）/采购成本采购部门与其他部门之联系采购部门与组织内各部门之关系生产制造部门关系紧密，可能为从属关系市场营销部门属间接关系，营销部门开发促销方案前，须与生产﹑制造﹑采购部门确认存货与生产产品量品管部门关系紧密，须提供最新信息，以掌握现有供货商之供货质量工程研发部门关系最为关键，在产品设计与原物料选择上密切合作，以缩短产品开发周期并降低成本财务会计部门提供数据以计算某采购对象之成本贰﹑库存追踪与控管追踪各地每日库存库存追踪与控管已渐由采购部门交使用者部门因各部门绩效评估压力，需对自己的库存负责，因此使用者将对采购单与库存更为谨慎追踪供货商逾交之订货与供货商直接联系即将到期或逾期的订货参﹑配送工具分析与评估运送采购品或产品所需之配送工具其成本分析及选择水运、陆运（铁路与公路）、空运影响选择配送工具的因素成本：配送成本与总成本（含库存成本、仓储费用、关税与报关行政费）速度：从送出到收货的所需时间，与所运送货物特质有关可靠度：依时安全抵达的机率运能：需特殊运送设备，如化学药剂、危险物质可到达性：能否一路到底，抑或需换不同运送工具肆﹑「抵销贸易」合约之管理国际采购案中，基于贸易平衡的考虑「易货贸易」(barter)最基本且最古老，买卖双方在过程中以物易物，完全没有牵涉到货币进出「偿付」(offset)卖方同意在规定时间内向买方所在国家的任何产业之任何公司，购买当初买方采购金额之一定比例的货品，以作为卖方对买方之「偿付」「抵销采购」(counter-purchase)卖方同意在买方完成采购并付清款项后，在规定时间内向买方指定项目列表中购买指定金额的货品伍﹑内制/外购决策分析(1/2)自1973至1987美国企业其境外采购由21%-71%境外采购考虑因素及风险：成本、质量、技术、供货商配合度汇兑、关税、航期、保险、通关、兵险影响内制的成本因素作业成本工厂营运成本整体作业成本主管薪资福利、公共关系、法律服务费（专利﹚、机器折旧摊提、产品设计、间接人力、行政费等适合采购品为独占或控制性，可以垂直整合方式为之伍﹑内制/外购决策分析(2/2)内制缺点机器、人事固定成本偏高，须以增加产量之经济规模摊平不利现金周转不适市场规模尚待开发情况影响外购的成本因素运送、购买、储放成本处理采购之人事与行政作业成本库存成本流动资金外购缺点易丧失对采购品之独占性或控制权选择供货商时有风险须较长前置时间如何分析采购品之价值三种方法提升物品之价值不降低对象质量前提下，降低对象成本不增加该对象成本前提下，提升对象功能相对于所增加之成本，大幅增进对象之功能对象之现有功能与特色之必要性﹖市场有较低价格或较高质量对象可取代﹖对象之制造流程是否适当﹖有无标准零件可取代现有客制化之零件﹖有无较低成本之供应来源﹖有无较简单之设计以方便使用、组装、或成本较低﹖陆﹑采购研究/原物料需求预测研究供应市场物料价格短中长期发展趋势发展采购策略订定采购计划明定采购部门任务针对重要采购案组成跨部门小组ERP系统-采购模块采购属于物料管理模块(MMmodule)物料管理模块与其他模块关联MM模块的范围(1/2)MM模块的范围(2/2)采购流程(1/2)请购作业采购作业采购品到货作业发票数据处理采购流程(2/2)请购作业(1/2)请购部门向采购部门提出请购需求需在何时获得多少数量的某项物品或服务请购来源可为系统自动产生或由人工输入请购作业(2/2)采购-决定采购之供应来源

采购来源可以为内部或外部可以用供货商来源列表或报价列表以管理更新供货商来源采购─询价与报价采购-询价处理模式采购单结构采购─采购单样例采购─契约类别价值型契约：契约中载明此次采购的货物价值数量型契约：契约中载明此次采购的货物或服务总数量采购品到货作业-货物收讫货物收讫与采购单核对货物收讫汇入采购单优点：货物收讫之相关数据同时在采购单与供货商数据中更新供货商发货单中之到货数量与采购单之采购数量可以确认简化数据重复输入并有效管理到货数量发票验证发票数据处理数量验证价格验证数据抛转相关模块更新历