波士顿江西移动项目管理培训课件

THEBOSTONCONSULTINGGROUP组织和流程优化咨询项目

项目管理中的挑战

与核心项目组的讨论

2003年11月3日议程项目管理方法的综述项目小组的形成小组和队员的评估组织和流程优化项目实施的关键成功因素需要留意的一些有关项目管理的曲解只要有一个计划就可以避免意外枝节的发生（但很多项目工作不可能长时间等待计划的完善）需要有更完整的目标/需求定义文件（通常导致大量过多的文件）项目应完全模块化——模块越小越有利于实施工作安排（但过细的模块化将导致资源分化）在开发前就固化所有细节（但实际上,有可能需要在项目过程中逐步完善）项目所有功能可以一蹴而就（实际上阶段化的进展反而可以加快速度）完全掌握内部控制、现状汇报和完善的流程可以改善项目质量（而忽略了对项目组的授权与激励）正式的高级管理层汇报可以激励项目组（但应控制在主要里程碑上）更多的关注技术细节（而忽略了关注市场变化）能够快速开发就足够了（而忽略了开发决策所需时间）项目小组往往需要进行规划管理和跟踪管理等工作规划管理整体项目时间表里程碑关键路径资源需求（人财物）跟踪管理每个项目模块/阶段的投入与产出已知信息、资料主要行动步骤输出成果、文件参与人员负责人决策层简化工作流程和信息流、并行化工作、减少等候时间、做好前期准备工作可以利用项目管理软件，例如MicrosoftProject协助管理项目项目规划.........112关键行动步骤工作安排子项目时间表12312._ ._._._ ._._._ ._._._ ._._._ ._._._ ._._._ ._._._ ._._._ ._._23._ ._._._ ._._._ ._._行动步骤项目实施应划分为易于管理的子模块

示例向管理委员会提交的汇报文件模版项目进度报告人力资源投入资金投入项目问题分析（按项目分列）问题一问题描述根本原因解决方法/下一步行动所需决策问题二问题描述根本原因解决方法/下一步行动所需决策问题三问题描述根本原因解决方法/下一步行动所需决策项目时间安排进度表1234567项目一项目二模块一模块二项目二模块一模块二。。。。。。里程碑资金投入项目一项目二项目三项目名称项目一项目二模块一模块二项目三模块一模块二实际投入150人天60人天40人天20人天100人天30人天50人天计划投入100人天50人天30人天20人天100人天50人天50人天误差50人天10人天10人天---20人天-实际计划议程项目管理方法的综述项目小组的形成小组和队员的评估组织和流程优化项目实施的关键成功因素有效的项目小组可以从两个方面去考量低高团队合作(行为的效率)项目方向(工作的效率)Thedegreetowhichindividualandteamgoalsareclearlydefinedandunderstood清晰不清晰项目小组的合力作用没有充分体现高效的团队低效率的团队没有侧重的小组Thedegreetowhichteammembers’skills,experienceandperspectivesareoptimisedwithintheteam高效的项目小组有一些共同的特点项目方向明确和现实的项目目标切实的项目计划清晰定义角色和职责有效地利用资源审慎地判断优先阶段性的回顾团队合作有责任心并受尊重的项目领导开发的沟通合作和信任每一个人的相互支持互补的能力有效解决问题和冲突的流程和方法有效的项目领导需要掌握对项目方向的把握和对队员持开放态度的良好平衡Source: BCGanalysis项目小组的士气和信心可能在整个进程中有所波动比较典型的阶段XXX小组的士气/信心团队建设的工作:启动维护结束危险地带项目领导者一个很重要的工作是尽可能避免和减低士气的下落实际上队员的整体士气管理层的期望项目进程议程项目管理方法的综述项目小组的形成小组和队员的评估组织和流程优化项目实施的关键成功因素监测和管理项目小组表现的几个主要方法在项目进程中可以通过几种方式监测和管理小组的表现阶段性的项目小组回顾向所有项目队员询问小组的表现和效率对个人表现的评估反馈和个人的指导等对项目小组表现和效率的关注可以帮助提高队员的士气和积极性提早发现问题避免问题扩大减少/避免士气的跌落和起伏1. 项目的目标已经非常清晰

2. 我对于项目小组能够按时完成任务充满信心3. 我对我自己应该产出那些成果非常了解4. 我明确知道我的工作模块如何与其他同事结合5. 所有的队员都对本项目非常投入6. 所有的队员都对项目作出了积极的贡献 7. 队员之间有充分的信任DrillingTeam

Average

Score1这样的项目小组反馈可能提早预见问题StatementsDatabaseUpperQuartileScore1(1) 5=Stronglyagree 1=Stronglydisagree2.73.0对项目进展时间上有疑问有些队员投入不够对其他队员工作不甚了解缺乏信任感队员的个人评估(I)RelativeRankingtoOthersatSameSeniority 1=Outstanding 3=Meetsexpectations 4=Belowexpectations 2=Aboveexpectations 5=PoorNote:3=Norm.Ratingsotherthan3shouldbeexplained,X=N/AEvaluationof:___________________________________________ JobDescription:_____________________________ProjectName:___________________________________________ Department:_______________________________DateofAppraisal:________________________________________ProjectSponsor:___________________ ProjectLeader:____________________________________________________PeriodAssignment: From_______________________________ To___________________________TimeCommitment(%):____________ Hoursonthisproject:_______________ProjectDescription:DescriptionofRole:SummaryEvaluationAreasofStrengthAreasforImprovementOverallAssessmentofPerformanceSpecialCircumstances(egProjectoutcome,clarityofobjective,degreeofmanagementrequired,specialsituations,etc…)thatshouldbeconsideredAcondensedversionofthisreviewcouldbeusedwithprojectteamsEXAMPLE1. 解决问题的能力 Comments a. Analytical,technicalskills(quality,rigour,accuracy,documentation) b. Resourceful,tenacious,exhaustive c. Findingsappropriatelysupportedbyanalyses d. Innovative,creative,conceptual e. Developpersuasiveinsightsonhowthebusinessworks/couldwork2. 实际性和效率 a. Abilitytostructureworkandoutput;logic b. Timeliness,reliability c. Businessjudgement,commonsense d. Abilitytoreachthe‘sowhat’andtranslateintoaction3. 沟通能力

a. Concisewordingandslidedesign b. Logicalstructure/clearstorylineandconclusions c. Participationinteamdialogue:articulate,cogent,succinct d. Listeningskills e. Presence,charismaandspark f. Presentedwellandclearly g. Abletointeractwithseniormanagement4. 建立关系和协调能力 a. Gainedrespect/builtlastingrelationships b. Workedinunderstanding,empatheticstyle c. Advocateforchange,persuasiveness d. Managedteammembersandteamprocesseffectivelyx12345OverallScore_____xOverallScore_____xOverallScore_____xOverallScore_____队员的个人评估(II)EXAMPLE123451234512345建设性的反馈可以提高员工的效率,并促进能力的提升BenefitsOfFeedbackBuildsmoralelevelswithintheteamIdentifiesandacknowledgesaperson’sskills,contributionsetcAffirmingFeedbackReinforcesdesirableoreffectivebehavioursDevelopmentalFeedbackAssistspeopletounderstandopportunitiesfordevelopmentIdentifiesspecificareasinneedofdevelopmentPreventsaproblemfrombeingrepeatedClearsupmisunderstandingsPreventssmallissuesbetweenindividualsfrombecomingunmanageableSource: GarnettConsulting议程项目管理方法的综述项目小组的形成小组和队员的评估组织和流程优化项目实施的关键成功因素这样的一次根本性的改革可以分为五个阶段

每个阶段有着不同的挑战准备期以及坚定执行期的艰巨性尤其不可小视关键问题潜在危险改革能带来什么好处？应该如何改革？计划能否实现？如何参与其中？核心推进层行动迅速而下层没有跟上认为计划定好，任务分配完毕就大功告成认为上下达成了一致的理解而事实不然管理层对改革关注减弱领导坚定与否？简单的行动结束后，下面的行动都很艰巨没有达到预期效果改革热情消退后抱怨增多，不满情绪爆发对领导层是否仍然坚定改革失去信心是否达到目的？认为改革从此结束，而没有认识到后续工作的重要性认为新的运营模式从此一成不变

推行改革实施坚定执行改革明确改革必要性

为改革作出准备取得改革成果认为改革可有可无对自身和领导层对改革的决心没有把握认为可以一蹴而就地开始行动没有清晰的行动范围、目的以及计划没有上下一心的改革认同感管理层与员工的认识有误差管理层高估员工行动能力改革实施最为艰巨的阶段最高领导层积极地寻求具利害关系者和员工的支持支持管理层和员工、具利害关系者的沟通收集和分析以下的监测资料：沟通的有效性员工、管理层和具利害关系者对改革的决心和准备六个关键成功因素有着各自的内涵...明确令人信服的行动目标最高领导层对新的营运模式作出决策对新的战略和实施方案对需要配备的资源(人,财,物)的承诺和支持对高层次的时间表达成一致协助制定行动目标建立强有力的领导层总经理和最高领导层展示对改革的决心和支持委任地位显著且富经验的经理执行改革方案对管理层提供适当的培训以确保项目的顺利推行进行严格的项目管理提供充分的资源推行改革方案委派富经验的员工执行计划协助挑选适合的员工推行项目提供适当的项目培训制定详细的项目计划制定监管机制以确保项目按时完成推动利害关系者和员工的支持补充能力与文化上的差距管理层可以：制定员工调职的安排和政策协助改造新的企业文化带领企业改造文化为员工树立榜样安排员工进行调职提供所需的人力资源以缩减企业能力上的差距调整企业基础设施委派人员调整预算流程贯彻推行新的绩效考核指标调整人力资源政策和管理程序调整必要的计费、IT等系统