计算机文化基础第6章

第6章文稿演示软件PowerPoint20036.1PowerPoint2003概述6.2PowerPoint的视图6.3演示文稿的编辑6.4放映幻灯片6.5打印幻灯片6.6

演示文稿的打包6.1PowerPoint2003概述6.1.1初识PowerPoint20031.PowerPoint的功能与特点(1)安装和维护的方便性(2)易于使用(3)绘图和图形功能的增强(4)通过网络演示文稿(5)改进的播放器(MicrosoftOfficePowerPointViewer)可进行高保真输出(6)打包成CD功能(7)经过改进的墨迹注释2.PowerPoint可创建的文稿类型

电子演示文稿

投影幻灯片

35mm幻灯片

演讲者备注、观众讲义和文件大纲

Web演示文稿3.PowerPoint2003的启动与退出(1)PowerPoint2003启动选择开始|所有程序|Microsoft

Office|Microsoft

OfficePowerPoint2003菜单命令，就可以启动PowerPoint2003。(2)退出PowerPoint2003

选择文件|退出菜单命令。6.1.2PowerPoint2003的基本操作1.创建新的演示文稿新建演示文稿可使用“新建演示文稿”任务窗格。⑴使用“空演示文稿”创建演示文稿在“新建演示文稿”任务窗格中单击“空演示文稿”链接。⑵使用“内容提示向导”创建演示文稿在“新建演示文稿”任务窗格中单击“根据内容提示向导”链接，这时出现的“内容提示向导”对话框。按照该向导的提示操作。⑶使用“根据设计模板”创建演示文稿第1步：在“新建演示文稿”任务窗格中单击“根据设计模板”链接，这时的任务窗格变为“幻灯片设计”。第2步：在“应用设计模板”列表框中选择需要的设计模板，单击其右的下箭头按钮，在弹出的菜单中选择“应用于所有幻灯片”即可。⑷根据现有演示文稿新建第1步：在“新建演示文稿”任务窗格中单击“根据现有演示文稿新建”链接，打开“根据现有演示文稿新建”对话框。第2步：在该对话框中选择一种模板，可以是系统提供的模板，也可以是用户自定义的模板，然后单击“创建”按钮。⑸相册第1步：在“新建演示文稿”任务窗格中单击“相册”链接。第2步：相册中的照片可以来自文件/磁盘或扫描仪/相机，选择要插入相册的图片。第3步：单击“创建”按钮。2.打开演示文稿第1步：选择文件|打开菜单命令，这时屏幕上出现“打开”对话框。第2步：在“查找范围”下拉式列表框，及其下的列表框中，选定要打开文档所在的位置。第3步：在“文件类型”下拉式列表框中，选定要打开文件的类型。第4步：在“文件名”下拉式列表框中输入要打开的文件名或在其上的列表框中选定文件名，选定的文件名出现在“文件名”中。第5步：选择“打开”按钮。3.保存文档使用文件|保存菜单命令，则用当前的文件名保存。

PowerPoint2003默认的文件扩展名为.ppt。6.2PowerPoint的视图1.不同视图之间的切换不同视图之间的切换可以选择视图中的菜单命令，或单击水平滚动条左边的按钮即可在不同的视图之间进行切换。2.各种视图说明(1)普通视图普通视图包含三种窗格：大纲窗格(左边)、幻灯片窗格(右上边)和备注窗格(右下边)。这些窗格使得用户可以在同一位置使用演示文稿的各种特征。拖动窗格边框可调整不同窗格的大小。大纲窗格可用来组织和开发演示文稿中的内容。可以键入演示文稿中的所有文本，然后重新排列项目符号点、段落和幻灯片。在幻灯片窗格中，可以查看每张幻灯片中的文本外观。并可以在单张幻灯片中添加图形、影片和声音，并创建超级链接以及向其中添加动画。使用备注窗格可以添加与观众共享的演说者备注或信息。(2)幻灯片浏览视图幻灯片浏览视图可以在屏幕上同时看到演示文稿中的所有幻灯片，这些幻灯片是以缩略图显示的。这样，就可以很容易的在幻灯片之间添加、删除和移动幻灯片以及选择动画切换。还可以预览多张幻灯片上的动画。(3)备注页视图备注页一般提供演讲者使用，可以记录演讲者演讲时所需要的提示重点。备注页视图主要用来备注文字的编辑。备注页视图的画面被分为上下两个部分，上面是幻灯片，下面是一个文本框。这个文本框用来输入编辑备注内容，并且可以打印出来作为讲稿。(4)幻灯片放映视图幻灯片放映视图就像一个幻灯放映机，整个屏幕显示一张幻灯片。同时还可以看到其它视图中看不到的动画、定时效果。在放映的过程中，设置绘图笔加入屏幕注释或指定切换到特定的幻灯片。6.3演示文稿的编辑6.3.1输入和编辑文本1.幻灯片浏览视图中文本的输入和编辑

幻灯片中使用了使用了许多矩形虚线的占位符(空白版式除外)，我们可以用实际所需要的文本取代占位符中的文本。所谓占位符就是预设了格式、字形、字号、颜色、图形位置的文本框(因此对这些文本框的操作与Word类似)。

在占位符中输入文本的操作过程如下：第1步：单击占位符。第2步：输入文本。第3步：输入完成后，单击幻灯片的空白区域即可。2.普通视图中文本的输入和编辑在普通视图大纲窗格中可以方便地输入文本并对其进行编辑，也可以将Word等字处理系统创建的文档插入到PowerPoint中。此外还可以利用大纲工具栏对幻灯片的次序进行重派，展开或压缩幻灯片的文本、改变幻灯片中各标题的缩进级别等。⑴提高/降低演示标题的级别在大纲窗格中，每一行文本都可以是标题或带标记(或不带标记)的正文。左边的数字式幻灯片的顺序编号。标题是按级别右上到下、从左到右逐行缩进的。左边的级别较高，缩进量相同的级别也相同，不同级别的行均以不同的标记区别开来。大纲工具栏的升级按钮可以提高当前标题的级别。其操作方法是先选定要激活的标题，然后单击升级按钮。单击一次，级别提高一次。大纲工具栏的降级按钮与升级按钮正好相反，操作是类似的。⑵演示标题上移/下移若要将当前标题向上/向下移动一个标题行，可使用上移按钮/下移按钮。其操作方法与上述类似。若它带有小标题的话，均一起上/下移动，移动过程中各标题的级别不变。⑶幻灯片内容的折叠与展开折叠是指只显示幻灯片的标题，展开可显示幻灯片的全部内容。在大纲工具栏中有折叠按钮、展开按钮、全部折叠按钮、全部展开按钮可进行操作。⑷摘要幻灯片摘要幻灯片是指根据当前幻灯片的标题产生一个摘要幻灯片，其操作是单击大纲工具栏中的摘要幻灯片按钮。在这些标题上添加超链接后就可以方便地实现内容的跳转。⑸显示格式这里的格式是指文本字符的格式(如字型、字号、阴影等)特性，使用大纲工具栏中的显示格式按钮可以在显示/隐藏文本的字符格式特性之间进行切换。当隐藏时并不是无格式，在其它视图中仍然显示。3.将Word的大纲文件创建为演示文稿第1步：在Word中创建或打开已有的文档。第2步：选择文件|发送|MicrosoftPowerPoint菜单命令。若Word文档为大纲格式文件，在该文件中若采用了“标题”样式，那么只有“标题1”、“标题2”等样式的文本进入到PowerPoint的大纲文件中，其它的文本被忽略。若要将已有的大纲文件导入PowerPoint中，可以选择文件|打开菜单命令，在弹出的“打开”对话框的文件类型中选择“所有大纲”选项，然后选择要打开的文件名就可以了。4.文本和段落(标题)的格式化在PowerPoint中要对文本和段落进行格式化，其操作与Word的操作是相同的。幻灯片中的文本一般属于不同级别的标题，它相当于Word中的段落，因此对标题的格式化，就与段落的格式化是相同的。6.3.2插入、删除、移动、复制幻灯片1.PowerPoint中的选定操作在PowerPoint中对文字的选定与Word中的操作一样。选定整个幻灯片或几张连续的幻灯片，方法如下：在普通视图的大纲窗格中，单击幻灯片标记或其左侧，就可以选择整张幻灯片。

若要选择几张连续的幻灯片可以先单击第一张幻灯片标记或其左侧，再按住Shift键，单击最后一张幻灯片标记或其左侧即可。事实上，当用户在大纲窗格中，单击任一个标题行的项目符号或其左侧，就会选中该标题以及它的各层子标题。在幻灯片浏览视图中，单击幻灯片就可以选择整张幻灯片。若要选择几张连续的幻灯片可以先单击第一张幻灯片，再按住Shift键，单击最后一张幻灯片。2.插入幻灯片使用下列方法之一：选择插入|新幻灯片菜单命令。选择插入|幻灯片副本菜单命令项，可在当前幻灯片后插入一张和当前幻灯片相同的幻灯片。然后再在副本上进行编辑、修改。在大纲窗格中，用户可以单击下一张的幻灯片标记右边（标题文字的左侧），按Enter键，则就在该幻灯片前插入一张新幻灯片。也可以通过插入文件的方法将另一个演示文稿中的全部或部分幻灯片插入到当前幻灯片的后面。其操作过程为：第1步：显示需要获得幻灯片的演示文稿，并设置插入点位置。第2步：选择插入|幻灯片（从文件）菜单命令，弹出“幻灯片搜索器”对话框，从中找出需要的演示文稿文件。第3步：利用幻灯片缩图或幻灯片标题选择要插入的幻灯片，单击“插入”按钮。用户可以在幻灯片缩图中选择需要的一张或多张幻灯片，如果要插入整份演示文稿，则可以单击“全部插入”按钮。3.删除幻灯片在大纲视图或幻灯片浏览视图中选择了一张或多张幻灯片后，按Delete键即可。4.移动和复制幻灯片移动和复制幻灯片使用剪贴板方法或采用鼠标拖动的方法。在大纲窗格中，用户可以利用“大纲”工具栏中的工具移动幻灯片或部分标题，方法是：用户可以选择要移动的内容，单击“大纲”工具栏中的“上移”按钮或“下移”按钮。用户也可以在幻灯片浏览视图中选择若干张幻灯片，拖动鼠标以调整幻灯片的位置。6.3.3插入对象在PowerPoint中可以插入多种对象，这些对象包括：剪贴画、图形、图片、图表、表格、视频剪辑、数学公式、组织结构图、地图、AutoCAD文件等。这些对象插入的操作与在Word中插入的操作是类似的。下面讲解的是在Word中没有讲解的对象的插入。1.插入图表第1步：选择插入|图表菜单命令。第2步：将数据表里的数据修改成自己的数据。第3步：关闭数据表。第4步：调整图表的大小、位置。2.插入组织结构图第1步：选择插入|图片|组织结构图菜单命令。第2步：单击该窗口中的文本框，输入姓名和职称，也可以利用该窗口中的菜单或工具栏上的按钮，插入或删除文本框，改变组织结构图的式样等操作。3.插入影片和声音第1步：选择要插入影片的幻灯片。第2步：选择插入|影片和声音|文件中的影片(或文件中的声音)菜单命令，出现“插入影片”(或“插入声音”)对话框。第3步：选择要插入影片(或声音)的文件，单击“确定”按钮。6.3.4超级链接和动作按钮第1步：选定要建立超链接的对象。第2步：选择插入|超级链接菜单命令，时出现“插入超级链接”对话框。第3步：在该对话框中进行设置。第4步：单击“确定”按钮。在幻灯片放映时，超链接的操作与Web页面上的操作时一样的。创建动作按钮使用下面的操作过程：第1步：选择要创建动作按钮的幻灯片。第2步：选择幻灯片放映|动作按钮子菜单中相应的动作按钮。第3步：在幻灯片的适当位置拖动鼠标，画出按钮。第4步：在“动作设置”对话框中设置超级链接或播放声音，也可以运行应用程序、播放宏等。6.3.5设计外观统一的演示文稿1.设计模板选择格式|幻灯片设计菜单命令，打开“幻灯片设计”任务窗格。在“应用设计模板”列表框中选择需要的设计模板，单击其右的下箭头按钮，在弹出的菜单中选择“应用于所有幻灯片”即可。设计模板文件的后缀为.pot。2.母板母板表示某类项目的版式，PowerPoint中的母板有幻灯片母板、备注母板和讲义母板。修改母板得方法是选择视图|母板中相应的菜单命令进行修改。这时母板幻灯片就会显示在窗口中，我们可以像在幻灯片窗格中编辑幻灯片一样，编辑、修改母板。修改完成后，单击“母板”工具栏上的“关闭”按钮。3.配色方案第1步：选择要改变配色方案的幻灯片。第2步：选择格式|幻灯片设计菜单命令，出现“幻灯片设计”任务窗格，在“应用配色方案”列表框中选定的就是你目前使用的幻灯片的配色方案。第3步：单击“编辑配色方案”链接，弹出“编辑配色方案”对话框，该对话框包括“标准”和“自定义”两个选项卡。第4步：若要选择配色方案，使用“标准”选项卡。在“配色方案”下的列表中选择一种配色方案。

若要自定义配色方案，使用“自定义”选项卡。在“配色方案颜色”中选择要自定义的元素，在单击“更改颜色”按钮，在打开的对话框中选择需要的颜色。第5步：若要把选择的配色方案或更改的颜色应用于当前幻灯片，单击“应用”按钮，若要应用于全部幻灯片，单击“全部应用”按钮。4.幻灯片版式创建新幻灯片时，可以从PowerPoint中预先设置好的幻灯片版式进行选择。接下来对幻灯片进行编辑，若这时对幻灯片版式不满意的话，可以应用一个新的版式，这时所有的文本和对象仍保留在幻灯片中，但是要重新排列它们以适应新的版式。应用幻灯片版式选择格式|幻灯片版式菜单命令。5.幻灯片背景添加背景的操作过程为：第1步：选择需要添加背景的幻灯片。第2步：选择格式|背景菜单命令，弹出“背景”对话框。第3步：在“背景填充”选项组中的下拉式列表框中选择颜色；若没有满意的颜色可以单击“其他颜色”项，另外选择颜色；也可选择“填充效果”项，填充效果包括：过渡、纹理、图案、图片等。第4步：若只将背景应用于当前幻灯片，单击“应用”按钮，若要将背景应用于全部幻灯片，单击“全部应用”按钮。6.4放映幻灯片6.4.1设置放映方式选择幻灯片放映|设置放映方式对话框，弹出的“设置放映方式”对话框。在该对话框中可以设置下列内容：1.放映类型在PowerPoint中用户可以选择三种不同的幻灯片放映方式。⑴演讲者放映(全屏幕)

这是常规的全屏幻灯片放映方式，通常用于演讲者亲自播放演示文稿。

可以用人工控制幻灯片和动画，或使用幻灯片放映|排练计时菜单命令设置时间运行放映。演讲者可以将演示文稿暂停、添加会议细节，也可以在放映的过程中录下旁白。⑵观众自行浏览(窗口)

在标准窗口中观看放映，包含自定义菜单和命令，便于观众自己浏览演示文稿。在浏览时有对幻灯片移动、编辑、复制和打印的命令，可以使用滚动条从一张幻灯片移动到另一张幻灯片。⑶在展台浏览(全屏幕)

自动全屏放映，而且5分钟没有用户指令后会重新开始。观众可以更换幻灯片，或单击超级链接和动作按钮，但不能更改演示文稿。如果单击此选项，PowerPoint会自动选定“循环放映，按Esc键终止”复选框。在展览会现场或会议中，如果摊位、展台或其他地点需要运行无人管理的幻灯片，可以将演示文稿设置为这种方式。2.幻灯片放映范围幻灯片放映的范围包括全部放映，或指定放映范围。3.换片方式换片方式有两种，一种是根据预设的时间进行自动放映，另一种是人工放映。缺省的换片方式是“如果存在排练时间，则使用它”，即如果已经设置了放映时间，则按放映时间演示幻灯片，否则就按人工方式切换幻灯片。人工方式切换时，可单击鼠标、或用快捷菜单中的“下一页”命令，或用键盘上的↑、↓、←、→、PageUp和PageDn键。

6.4.2动画设计设置动画效果可以使用幻灯片设计任务窗格。1.预设动画选定需要动态显示的对象，然后选择幻灯片放映|动画方案菜单命令，出现“幻灯片设计”任务窗格，在动画方案列表框中包含大量的动画方案，单击一种方案，在幻灯片窗格中就可以预览到实际的效果。2.自定义动画选择幻灯片放映|自定义动画菜单命令，出现的“自定义动画”任务窗格。在幻灯片窗格中选定一个对象，在“自定义动画”任务窗格中单击“添加效果”按钮菜单中的相应效果，则设置的效果出现在下面的列表框中。对该效果的开始方式、方向、速度可用“开始”、“方向”、“速度”下拉式列表框进行设置。6.4.3幻灯片切换和排练计时1.幻灯片切换第1步：选择幻灯片放映|幻灯片切换菜单命令，出现“幻灯片切换”任务窗格。第2步：在该任务窗格中设置换页效果。第3步：当前切换效果的选择只应用于当前幻灯片，若要将当前的选择应用到所有的幻灯片上，单击“全部应用”按钮。2.排练计时选择幻灯片放映|排练计时菜单命令。这时，在演示幻灯片的同时出现“预演”工具栏，可以使用“预演”工具栏中的不同按钮暂停放映、重播幻灯片以及切换到下一张幻灯片。

PowerPoint会记录每一张幻灯片出现的时间，并设置放映的时间。6.4.4自定义放映1.创建自定义放映第1步：选择幻灯片放映|自定义放映菜单命令，弹出“自定义放映”对话框。第2步：选择“新建”按钮，弹出“定义自定义放映”对话框。第3步：定义自定义放映。2.设置隐藏幻灯片隐藏幻灯片采用下列方法之一：选定要隐藏的幻灯片，选择幻灯片放映|隐藏幻灯片菜单命令。在幻灯片浏览视图中，选定要隐藏的幻灯片，单击“幻灯片浏览”工具栏中的“隐藏幻灯片”按钮。取消隐藏幻灯片，其方法是重复以上的设置方法之一。6.4.5幻灯片放映1.在PowerPoint中启动幻灯片放映在PowerPoint中启动幻灯片放映可使用下列方法之一：单击PowerPoint左下角的按钮(或按Shift+F5快捷键)，这时一般从插入点所在幻灯片开始放映。选择幻灯片放映|观看放映菜单命令，从第一张幻灯片开始放映。选择视图|幻灯片放映菜单命令。2.在Windows环境下放映第1步：在“我的电脑”或“Windows资源管理器”中找到要放映的文件（扩展名为.ppt）。第2步：右单击文件名或图标，在弹出的快捷菜单中选择“显示”菜单命令。3.通过放映方式的演示文稿文件放映当在保存演示文稿时，在“保存类型”下拉式列表框中选择“PowerPoint放映（*.pps）”，将演示文稿保存为幻灯片放映的文件（扩展名为.pps）后，就可以在“我的电脑”或“Windows资源管理器”中双击