回复索取样品的函电

邮寄样品先要摸准客户的心理了解产品的品质。了解产品的颜色。了解产品包装。不同的客户要样品的目的都各不相同，知道客户的侧重点后，才能有目的地邮寄样品，尽可能让有限的样品发挥无限的诱惑力和杀伤力，嘿嘿，从而吸引客户的眼球，让他们进一步和我们联系。样品的选择---争取邮寄最合适的样品取决于客户要求:有明确要求的，邮寄客户所需产品;无明确要求的，需要知道客户的背景，可以上网查询客户资料，可以向客户推荐我们的常规产品；取决于产品本身的适应范围：需要了解客户的市场，产品的主打市场一定要知道，有的国家的客户特性也要有所了解，例如要求比较低的印度市场，在保证质量适中的情况下，价格上要有足够的竞争力。取决于要样品的目的：知道客户要样品的目的后，如果没有一摸一样的样品，针对客户的目的邮寄相关的产品。如客户需要了解颜色，如果没有太多的样品，可以选择其他的途径，比如说可以邮寄色卡.根据自己的产品特征吧，尽可能地提供给客户需求接近的东西。取决于客户的价值：如果客户规模不错，而且具备一定的购买能力，可以根据客户背景及其所处的市场环境推荐相关样品。样品的数量一般按客户的合理要求。数量过多可要求客户支付快递费，样品本身酌情可以免费，但是免费的事情一定跟客户说，怎么着这也是让客户支付快递费的一个筹码呀。我遇到的客户一般都能接受我的建议，如果他们有到付帐号的话。样品的清单清楚描述出产品的名称，所需要的规格，数量和其他信息。对于新客户，加上邮寄工厂样本。清单时间：发出指令的时间也很重要，尤其是在遇到给同一个客户邮寄样品时，要提醒样品室的相关人员应遵循的指令时间.详细列出客户地址，联系人，联系电话，以便准确无误地将样品邮寄给客户。汇总样品邮寄清单，在样品邮寄列表中根据邮寄的时间适当地催样品室准备样品，样品的准备时间不要过长，以免给客户留下不好的印象。有汇总的清单，同时也可以避免自己遗忘。样品反馈样品邮寄出后，及时将样品信息传达给客户，并提供查询号。可以利用查询号掌握客户是否收到样品，从而和客户进一步联系，了解客户的意见和建议。判断客户的价值。如果及时回复并积极交流，并且产品是常规产品，要的量也有一般，应该很好地和客户配合;如果订单量不大，或要的不是常规产品，或是客户对产品的了解程度不够（不是专营此类产品，只是致力于开发新产品或是代理性质），都可以不要放过多的精力。询问客户对样品的反馈意见也要掌握时间，不要太积极但是也不要不闻不问。时间间隔也要把握好。在知道客户收到样品后，一般一周后需要跟进，因为通常情况下客户会利用这一周的时间对产品进行检测，并与其客户交流。巧妙回复索取样品的函电模板拒绝买家的要求DearSirorMadam:Thankyouforyourinquirydated25March.Wearealwayspleasedtohearfromavaluedcompany.Iregrettosaythatwecannotagreetoyourrequestfortechnicalinformationregardingourproducts.Thefactisthatmoatofourcompetitorsalsokeepsuchinformationprivateandconfidential.Isincerelyhopethatthisdoesnotinconvenienceyouinanyway.Ifthereisanyotherwayinwhichwecanhelpyou,donothesitatetocontactusagain.Trulyyours,建议提供代用品DearSirorMadam,Itisapleasuretoknowofyourcontinuedinterestinourproducts.Thesamplesyouhaverequestedarenowavailableandwillbesentfreeofcharge.WehavesentthepackageviaFedEx,withAirwayBillNumber8180-8713-0983.Wehopeyoufindthesesamplesyourkilling.Wewouldliketoreiteratethatweacceptcustomizationofproductstosuityourrequirements.Plessedonothesitatetocontactusforanyfurtherclarification.Welookforwardtodoingbusinesswithyou.Withbestwithes,Hillary能提供样品,但需要对方支付运费1、DearSirorMadam,Itisapleasuretoknowofyourcontinuedinterestinourproducts.Thesamplesyouhaverequestedarenowavailable.Samplesarefreeofcharge,butaccordingtoourcompany’policy,thecostomermustpaytheshippingcost.SampleswillbesentimmediatelyassoonasthestandardUS$70shippingpaymentistransferredtoouraccountNo.009-334833299-2432atHongKong&ShanghaiBankingCorporation(HSBC)orwhenyouprovideuswithyourDHL,UPSorFedExaccountnumber.Sorryfortheonconvenience,Ihopethislittleformslitywillnotstandinthewayofourfuturerelationship.Wehopeyoucanunderstandourpositionandlookforwardtoourfuturecooperation.Withbestragards,Hillary2、DearSir,Thanksalotforyourcontinuedinterestsinourproducts.Wehavesincerityindoingbusinesswithyoueither.Onyourrequestofsamples,gladtotellyoutheyareavailablenow.Inordertopromoteourbusinessinfuture,theyshallbefreeofchargeforyou.Butasourcompanyprinciple,youneedtopaythefreightcharges.Thesamplesshallbepostedtoyouassoonasyousupplyusyourexpressaccount:DHL,FEDEX,orUPSaccount,orwereceiveyourtransmitaboutUSD,toouraccount:*****in*****Bank.Hopethislittlediscommodiousnesswillnotstandinthewayofourbusiness.Lookforwardtoyourearlyreplyandcooperatingwithyouinnearfuture.Bestregards!YoursFaithfully能提供样品，但需要对方提供营业执照DearSir,Wearepleasedthatyourcompanyisinterestedinourproducts.Thesamplesyouhaverequestedarenowavailable.Theyarefreeofcharge,butitisourcompanypolicytorequestaCertificateofIncorporation.SampleswillbesentimmediatelyassoonastheCertificateofIncorporationhasbeensenttoourfaxnumber,(86-0577)62889098.Sorryfortheinconvenience.Wesincerelyhopethislittleformalitywillnotstandinthewayofourfuturerelationship.Wehopeyoucanunderstandourpositionandlookforwardtoourfurthercooperation.Withbestregards,Hillary外贸函电：通知寄送目录与样品DearSirs,WethankyouforyourinquiryofOctober10,inresponsetowhichwehavesenttodayacopyofourillustratedcatalogtogetherwitharangeofsamplesofvariouscloths.Wethinkthecolorswillbejustwhatyouwantforthefashionabletrade,andthebeautyandeleganceofourdesigns,coupledwiththesuperiorworkmanship,shouldappealtodiscriminatingbuyers.Ourrepresentative,Mr.Wang,willbeinNewYorknextweek,andhewillbepseasedtocallonyouwithafullrangeofsamples.Heisauthorisedtodiscussthetermsofanorderwithyouandtonegotiateacontract.Itwillbeapleasureforustoserveyou.Yourssincerely,敬启者感谢贵方10月10日的询问函。我方今已寄出一份附图目录和各种布料的样品，作为答复。兹认为这些颜色都恰好符合贵方对流行品交易的要求。本公司精美、优雅的设计，配上卓越的手艺，必然会吸引识货的买主。我方代表王先生，下周将停留纽约，并乐于携带所有样品拜访贵公司。他被授权与贵方讨论订购条件及商定契约。为贵公司服务将是我们的荣幸。敬上举一反三Thankyouforyourinquiryabout感谢您询问有关；另外,about…可以代换为regarding…；concerning…；covering…；containing…等形式。商务函电：样品的表述一、询求样品本公司相信，4月18日寄出的纪念品必已收到。本公司极为乐意知悉，此批货物是否合于贵公司的意愿，请来函告知。Wetrustthatthesamplesofsouvenirssentonthe18thAprilhavereachedyou.Weshouldbegreatlyobligedifyouwouldinformuswhetherthesegoodsaresuitableforyourpurposes.如能提供下列各种高档印刷用纸，请寄样品。Willyoupleasesendussamplesofthebestprintingpapersyoucanofferofthefollowingkinds:贵公司的纸张如能符合我方要求,而且价格合理，可否提供样品？Canyousendussamplesofpaperthatyoucanguaranteeinthisrespect,andthatwillalsobereasonableinprice?下列品种的高档书信用纸如能供货，请寄样品。Willyoupleasesendussamplesofthebestnote-papersyoucanofferofthefollowingkinds:请寄给我们春季用的衬料新品种样品，库存或现生产中的布料均可。Youmightalsosendmepatternsofanynewliningsinstockoronthelooms,forthespring.二、寄送样品贵公司昨日的来信收悉，我们将送去下列样品。Wehavereceivedyourfavourofyesterdaysdate,andhavepleasureinenclosingyouoursamplesasfollows:今日送上第三号混合燕麦样品,请查收。报价为F.O.B.旧金山，每夸特（28磅）10美元。Wehavethisdaysentyou,persamplepost,asampleofNo.3mixedoats,whichwequote$10.00perqr.,f.o.b.SanFrancisco.现送上我公司最近发行的目录一份和几件样品，贵公司对此可能感兴趣，我们静候回音。Weareenclosingacopyofourrecentcataloguewithafewsampleswhichmaypossiblyinterestyou,andshallbegladtohearfromyouatanytime.我们冒昧送去小麦样品。Wetakethelibertytodayofsendingyousamplesofwheat.三、收到样品贵公司5月20日寄来的样品和价目表均已收到。Youresteemedfavourofthe20thMay,withsamplesandprice-list,isdulytohand.贵公司寄来的价格表、折扣率、成交条件和样品均收到。对以上诸方面，我们均感到满意。Wehavereceivedyoursamples,withaprice-list,alsoyourscaleofrebateandtermsofsettlement,allofwhichwefindsatisfactory.贵公司的样品已收到,现已转给用户。Receivingyoursamples,wehaveshownthemtohteirbuyers.贵公司6月1日的来信、葡萄酒样品和价目表均已收到。经试饮，品质很好。不足的是价格比我们的通常价格高出太多。WehavedulyreceivedyourletterofJun1,withsamplesandprice-listofyourwines,whichwehavetested.Thequalitiesaresatisfactory,butyourpricesareconsiderablyaboveourusualfigures.四、目录、价目表希望能寄给我们贵公司的目录以及大批量订货的报价。Ishallbegladifyouwillsendmeyourcatalogue,togetherwithquotationsforlargequantities.随信寄去目录表一份，并附有批量订购现货的报价。Wearesendingyoubythispostacatalogue,containingquotationsforlargeorderstakenfromourexistingstock.现寄上一份适合贵公司业务的,并附有图解的机械目录付本。Wehavepleasureinsendingherewithacopyofourillustratedcatalogueofthemachinessuitableforyourbusiness.随信寄去新修改的目录和价目表，希望这些商品能适合贵公司的业务。Isendyoumyrevisedcatalogueandprice-list,inthehopethatyoumayfindsomethingtosuityou.CustomeraskformorefreesamplesDearSimon,Thanksforyourkindconfirmation.Wehopetoconfirmthedepositsoonalso.Pleasekindlysendusthebankconfirmationaccordingly.RegardingsamplestoISIfortest,wearearrangingnow.Aspertheorderquantity,wecouldofferyou2pcsoffreesamples.Itisthebestwecando.Anditisconfirmedwhenwewastalkingabouttheorder.Iwillkeepyouinformedthesamplestatusanytime.Bestregards,GraceNotes收到订金或者信用证是订单最终确认的依据。客户确认订单之后，仍需要确认订金的到达日期，这样有利于安排生产。由于某些原因，有时候客户会突然要求提供更多的免费样品。但是订单价格，数量等细节已经确认，对于这种情况，要了解清楚订单状况，部署策略，既不得罪客户，也不让公司难做。对客人来说，可能你不够好，但还是可以接受的。对公司来说，也做到了在正常情况内，而不是例外的。HiGrace,Regardingfreesamples,wehaveconfirmed3pcsduringourmeeting.Nowyouchangedto2pcs.Pleasedoublecheckandconfirm.Wewouldliketogetyourgoodsupportandgoonformoreorders.Bestregards,SimonNotes1.客户有自己的要求和希望，他也想得到他希望的。要寻找适合的方法解决问题。DearSimon,Regardingthepointsyoumentioned,pleasefindourreplyasbelow.Ourbossonlyallowed2pcsfree.3pcsisbeyondourcontrol.Asweneverallowanyfreesampleforcustomer.Butwecanpromiseyouthatwecanallowyouonemorepieceforyourrepeatorder.Let’sdoitstepbystep.Idohopewecouldconfirmthispoint.Bestregards,GraceNotes有针对性地回复客户的邮件，让他明确知道结果。建议和转告公司接下来的做法。纵然有些承诺可能是虚的，因为这是以后的事情，但是话要说在前面。因为要有一个可以让人接受的理由。就像平常大家互相吵架一样，要和好了，要有一个可以让大家下台的台阶。§点石成金订单落实的过程涵盖了各个方面，样品洽谈只是很小的一方面，却至关重要。与之联系的客户绝大部分都是采购经理，每个都是精英，我们有机会和精英们打交道，也是很棒的。和精英们打交道，我们也不能经常扮演配角。在开始时，可以谦卑地了解客户的需求和实力。通过循序渐进的引导，从而扮演主角，主导合作，把握大局，步步为营，环环相扣。在有限的条件惜下，创造无限的商机，实现双赢。语言应用。并不是说要注重一些偏僻冷门的词语，而是通过用最平实，最能表达意思和情感的词语，就可以达到有效的沟通！客户写的邮件都很挑剔，我们对自己就更要有要求了。造诣修炼得高一点，这样才能更好地为客户服务，同时自己也收获财富。一封写得到位的邮件，确确实实可以增加成功的砝码。一方面可以体现个人的专业水平，另一方面可以顺利达成订单。在洽谈的过程中切忌急躁。客户也许咄咄逼人，但是方法总是有的，需要冷静地对待客户的问题。想方设法为客户考虑，为公司创收。DearWater,Goodday.HereisEchofromETA(Germany),Shenzhenoffice.Thankforyourproductspresentation.Weareinterestedinyourproducts;pleasekindlyfillinourquotationsheethereattached.Anyquestionspleasecontactmefreely.Br/EchoReplytotheaboveDearEcho,Thankyouforyourkinde-mail,showinginterestsinourproducts.Couldyouletusknowmoredetails?Whichitemwouldyoulikemost?Wehopetotalkbydetails.Pleasefindtheattachedfileforreference.Moreinformationisavailableasrequested.Lookingforwardtohearingfromyousoon.Bestregards.Notes国外的客户通常都有固定的报价单，或者是公司调查表要求供应商填写。内容不尽相同，产品报价单主要是针对具体的产品型号，而公司调查表更侧重于对大的方面的了解，比如公司实力，产品特点，质量控制等。这些都是客户对工厂深入了解的一种方法。所以在回复客户的邮件时，需要结合公司的实际情况加以描述。这也是向客户展示产品，展示公司实力的一个机会，必须认真对待。回复客户的邮件，不能只是单纯的回复。因为作为厂家，主要的目的是销售产品，主动向客户介绍产品是必要的。在不明确客户的需求时，要适当询问。询问的同时，还要向客户提供更多的合作信息。体现出一种贴心的服务，而不是客套。DearWater,Thanksforyoure-mail.Regardingthismodelweattachedhere,weneedthepricebelowUSD9.5forourmarket.Pleasecheck.Thankyouverymuch.Br/EchoReplytotheaboveDearEcho,Thanksforyourkindreply.Regardingtheitemyoumentioned,Ihavethefollowingquestionsforyou.Whatconnectorswouldyouprefer?Asourstandardconnectorsincluding5popularbrandphones,theyareNokia1pc,SonyEriccson1pc,Motorola1pc,iPod1pc,Samsung1pc.Willyouhaveotherrequest?Whatkindofpackagewouldyouprefer?Ournormalpackagethatbyblister+papercard?What’sthequantityforyourinitialorder?Ifyouhavespecialrequest,you’dbetterletusknowinadvance.Wemustdothebesttomeetyourdemand.CanIgetyourreplybeforeweconfirmabestpricetoyou?Bestregards,ReplytotheaboveDearEcho,Gladtotalktoyoubyphonejustnow.TobeginnewbusinesswithETAonnewitems,ourmanagementsupportsmetoproceedatthepriceUS$9.5.Pleasechecktheattachmentforouroffer.Itisthestandardone.SurelyyoucoulduseETAbrand.NowtheSOLARchargerisquitepopularonthemarket.Webelievethisitemwouldbepopularwithitsnicedesignandfunctions,too.Lookforwardtoyourkindconfirmationsoon.Bestregards,DearWater,Thanksforyoursupport.Wouldyoupleasekindlyletmeknow,howmanydaysyoucanarrangeasamplehereattached,forourGermanoffice?Andtheinformation:Company:etaGmbHAdd.:Carl-Zeiss-Stra8633Roedermark/GermanyTel:+4960746960Fedex:153260Anyquestionsplscontactmefreely.Thankyou.Br/EchoReplytotheaboveDearEcho,ItisOKtosendyouasamplefortestfirst.Iwillcheckthesamplesavailabilityagain.AsIwastoldnosamplesthatsincelastweek.Ifwehaveoneonhandtoday,wecouldsendyouimmediately.Iwillconfirmyouwhenwesendout.Butnormallyweneed5daystosendoutanewsample.Bytheway,couldyouletmeknowthecontactperson?CanIsendtoMirkodirectly?Lookingforwardtohearingfromyousoon.Bestregards,DearWater,SorrythatIforgettotellyou,pleasesendittoMarcelSchuler.Andifthesampleisreadytosendoutpleasekindlyletusknow.Thankyou.Br/EchoReplytotheaboveDearEcho,Howareyoudoing?Asperthephonecallyesterday,Iwouldliketotellthatwehavetowaitforthepackagetilltomorrow.SowewillsendthesampletoyourGermanofficeonnextMonday.Iwillletyouknowthetrackingnumberthen.Sorrytokeepyouwaitingsolong.Haveaniceweekend.Bestregards,DearWater,ThanksifthereistrackingNo.available,pleasekindlyletmeknow.Br/EchoReplytotheaboveDearEcho,Howareyoudoing?PleasekindlychecktheparcelwithFedexbythetrackingnumber8587806508.HereIwouldliketoenclosethelatestSPECandphotosforyoureference.Hopeitcouldhelpyoutounderstandmoreaboutourproducts.Ifyouneedmoreinformationfromme,pleasekindlyletmeknow.SorrytokeepyouwaitingalongtimeAgain.Bestregards,WaterReplytotheaboveDearWater,ThanksforyoursupportBr/EchoNotes在确认报价之前，第一：必须向客户了解清楚他的实际需求，因为国外客户的想法和国内的想法有些不同，国外客户比较习惯一次性知道一整套产品的价格，而不习惯知道某部分是