精选第1章采购与库存管理概述

采购与库存管理

第1章采购与库存管理概述本章是对全书所涉及内容的概括性介绍，为以后各章的学习打基础。目的是使大家：1、了解采购的重要性、采购的基本程序和原则、采购的新开展2、理解采购、采购管理的概念、采购管理的开展趋势、库存管理的内容3、掌握采购管理的内容与流程1.1采购1.1.1采购的涵义1〕采购的概念〔1〕狭义的采购，是指企业基于生产、销售、管理等目的购置所必需的所有货物和效劳的交易行为。在采购过程中的主要活动是：确定需要购置的商品和效劳的规格〔按照要求的质量和数量〕；选择最适宜的供给商；为制定协议做准备和实施与供给商的谈判；将订单发给优先供给商；订单的监督和支出控制；后续工作和评估〔解决索赔，产品和供给商档案的更新，供给商评级和分类〕〔2〕广义的采购，是指企业为了满足某种特定的需求，以购置、租赁、交换、外包等途径，取得商品及效劳的使用权的活动过程。在日常经营活动中，我们所讲的采购主要是指狭义的采购。2〕采购的相关概念〔1〕订购、购置订购指的是依照事先约定的条件向供给商发出采购订单，也包括并没有询问供给商的条件而直接发出采购订单的时候。如订购。订购是采购过程的一局部。购置是指将从供给商处获取的产品送至最终目的地所要求的所有活动。〔2〕开发原料来源，是指寻找供给源，保证供给的连续性，确保供给的替代源，搜集可获得资源的信息等活动。〔3〕供给是指包括订购、接收和存储在内的活动。图1采购过程模型和相关概念1.1.2采购的重要性1〕采购在企业价值链中的作用价值链是指在经营过程中，以满足消费者需要为目的的，通过一系列对投入物的增值活动的过程。它由价值活动和由这些活动创造的边际利润组成。〔如图〕基本活动是与公司交付给其客户的最终产品的物理变化和加工有直接关系的活动。辅助活动作用于基本活动并给它以支持。它们可用来支持某一基本活动，也可用来支持整个基本过程。基本活动分为五种基本类型：〔1〕内部物流。与接收、存储和分配相关联的各种活动，如：原材料的搬运，仓储，库存控制。〔2〕生产作业。与将投入转化为最终产品形式相关的各种活动，例如：机械加工，包装，组装。〔3〕外部物流。与订货，存储和将产品发送给买方有关的各种活动，例如：产成品库存管理，送货车辆调度，订单处理。〔4〕市场和销售。与提供一种买方购置产品的方式和引导他们进行购置的各种活动，例如：广告，促销，渠道关系和定价。〔5〕效劳。与提供效劳以增加或保持产品价值有关的各种活动，例如：安装，维修，培训，零部件供给和产品调整。辅助活动被分为以下四种基本类型：〔1〕采购。采购是指购置用于企业价值链各种投入的活动。采购的投入包括原材料、储藏物资和其他易耗品；也包括各种资产，例如机器、实验设备、办公设备。〔2〕技术开发。〔3〕人力资源管理。人力资源管理包括涉及所有类型人员的招聘、雇佣、培训、开发和报酬的各种活动。〔4〕企业基础设施。它们不只支持一项或更多的基本活动，也支持全部的公司过程。这些活动的例子有：管理，方案，筹资，会计，法律，行政事务和质量管理。在通常包括不同业务部门的大公司中，这些活动可按照总部和业务部门来划分。采购的作用：〔1〕基本活动。采购满足与内部物流、外部物流，特别是与业务运作有关的物料需求。采购业务由物料需求方案所决定。为基本活动进行采购被称作“生产采购〞。〔2〕辅助活动。采购活动也为其他辅助职能有关的辅助产品和效劳提供支持，称为“非生产采购〞。例如购置：研发所用的实验设备；计算机中心所需的计算机硬件和软件；为销售部门和高级管理层租借的汽车等。以辅助活动为目标的采购在性质上有很大的不同。有的采购活动是日常的〔维护、修理及运营用品，〔MRO用品〕〕、重复性的和低价值的，有的是唯一的和高价值的〔投资品，固定设备，建筑物〕，有的是效劳。

这种类型采购的多样性使其获得统一的计算机信息系统和／或采购程序的支持非常困难。表1为基本活动和辅助活动进行采购的主要区别工程为基本活动进行采购为辅助活动进行采购产品种类可多可少非常多供给商的数量有限，清楚非常多采购金额非常大，相当可观有限购货订单数量相当多非常多平均订货量高低控制依赖于生产方案有限，与预测有关或与工程有关的方案决策制定单位设计、制造部门的专业人员支配各个部门，随产品或效劳而变化案例1某公司采购管理改进前后状况比较一、改进前

一个供给商接到该公司上海分公司的要买电脑10台的询价，又接总部询价电脑100台，IT部门询价某型号电脑配置和价格，并称需要笔记本电脑10台。供给商心想这个公司今年肯定有大的工程，频频添置新设备，立刻派员工光临需求者，投之以“礼〞。这样一来，该公司整体的“采购力〞被分散、被浪费，价格五花入门，很难有什么优势可言，采购也就无所谓什么“采购技术〞，至于竞标也就变成了一个形式。该公司的电脑什么牌子都有，经常修理、升级，形成价格无优势、效劳低水准、管理混乱、舞弊成风的局面，导致公司形象受损。二、改进后首先由申请人提出申请，提交需要的数量。所有申请由部门经理根据预算批准，交公司财务总监批准，然后统一交由IT部门汇总。IT部门根据公司规定和工作需要决定配备的机型、配置、操作系统、软件及品牌。该公司采购部门根据汇总数量和金额及要求，决定竞标的；IT部门提交竞标的内容，采购部门组成招标会或评标小组，邀请IT经理、工程师参加评审。采购部按照招标流程进行采购活动，与参加投标的供给商一一谈判。谈判内容不仅仅是价格，也包括售后效劳、交货条款、索赔条款、升级效劳等等。评标会按照事先商定的评定标准评判参加投标的供给商，推出胜标者。采购部门与胜标方签署合同，并监督其执行。

这样，该公司的供给商得到了一个公平的竞争环境，采购人员也能发挥作用。他们的谈判能力及IT经理的专业能力也得到了发挥，申请人也得到他们需要的工具。同时，该公司也得到了采购部门努力换来的竞争优势：好的价格、好的售后效劳、升级承诺及供给商的好的反响。公司的“钱〞被聪明地花出去了，该公司从而树立起了好的管理形象。2〕采购对企业经营的重要性在企业的产品成本构成中，采购的商品和效劳占企业总成本的比例随行业的不同而不同，如图，大体在30％～85％，平均水平在60％以上。图1采购的商品和效劳占商品销售成本的百分比

采购的杠杆作用

例1：现在，某公司的总销售额为1亿元，利润为500万元。其中，销售额的60%用来购置产品和效劳，劳务费、工资占销售额的10%，以及一般管理费用。问题是:销售量、产品价格、劳务费和工资、一般管理费用或采购量要增加或减少多少，才能便利润从目前的500万元提高到1000万元?表2采购利用杠杆原理实现利润翻番〔单位:百万元〕除了价格和采购外，其余各项都必须经历大幅度变动才能使利润增加一倍。而价格一项，市场上的剧烈竞争会使价格的上涨很难实现。例2：假设某公司的年销售额为1000万元，总成本为950万元。公司拥有500万元的资产，其中200万元为库存。购入物料的成本占销售额的50%。库存占总资产的40%。如果采购价格下降5%，那么资产回报率将提高多少?通过杜邦分析可以说明采购对公司投资回报的杠杆作用。

由于杠杆作用，采购价格小幅度下降可以便利润增长50%。另一方面，采购价格下降使库存价值降为原来的95%，以此减少了公司资产的基数，使资产周转速度从原来的2.00提高到2.04。资产回报率从原来的10%增长到15.3%，提高了5.3%。这种杠杆作用相反方面也是有效的：如果在采购成本上缺乏控制可能会导致不可预见的财务亏损。杜邦分析说明，采购在两个方面对公司的资本回报率做出了奉献：〔1〕降低直接原料成本——这将迅速导致公司利润的提高，而公司利润提高将提高资本回报率。引进新的供给商、竞标、寻求替代原料等方法都可能降低直接原料成本。〔2〕降低公司所占用的资本——这将会提高公司的资金周转次数。能够导致较低资本占用的方法有：较长的支付周期、通过准时制采购降低基本原料的生产线上库存、供给商质量的提高及租赁设备等。3〕采购对企业的间接奉献〔1〕对产品质量的保证作用由于产品中价值的60％是经采购由供给商提供的，所以产品的质量很大程度上受采购品质量控制的影响。经验说明，一个企业要是能将1／4～l／3的质量管理精力花在供给商的质量管理上，那么企业自身的质量水平起码可以提高50％以上。可见，通过采购将质量管理延伸到供给商质量控制，是提高企业自身质量水平的基本保证。〔2〕对质量成本的削减作出奉献

当供给商交付产品时，许多公司都会进行进料检查和质量检查。选择那些有健全的质量保证体系的供给商，可以减少采购货物的来料检查和质量检查的成本。

采购的新开展〔1〕订单驱动采购采购由客户需求拉动，而不是仅仅由内部请购单推动。市场部门的客户需求订单驱动制造订单，制造订单驱动采购订单，采购订单驱动供给商，从而降低库存成本，提高库存周转率。〔2〕反向拍卖采购反向拍卖是电子采购的一种模式，它是通过Intemet或私营网络实时进行的减价式竞价拍卖。拍卖由企业或代表企业的网络采购公司控制，通过网络采购公司的专用软件接受多个潜在供给商的竞价，决定最终供给商和价格，从而实现采购物料或效劳的功能。〔3〕战略采购战略采购是一种新兴的在合作关系与竞争性关系之间寻求平衡的采购模式。供需双方已建立起一种长期的、互利的合作关系，及时把质量、效劳、交货期的信息传给供方，让供给商了解所供商品的使用情况并提出调整意见。〔4〕全球化采购全球化采购是指在全世界范围内去寻找优秀的供给商提供原料，让企业本身能因为这项采购行为取得相对优势，然后再通过增值活动，创造出比竞争者更高的附加价值。1.1.3采购的分类1〕按采购主体分类，分为个人采购和集团采购。个人采购是指个人生活用品的采购。一般是单一品种、单个决策、随机发生的，有很大的主观性和随意性的采购活动。集团采购是指两人或两人以上公用物品的采购。一般是多品种、大批量、大金额、多批次甚至持续进行的，由集体决策，直接关系到多个人利益的采购活动。典型的集团采购主要是指企业采购、政府采购、事业单位采购、队采购等。2〕按采购方法分类

〔1〕传统采购。一般模式是:每个月的月末，企业各个单位报下个月的采购申请单及下个月需要采购货物的品种、数量，交采购部门汇总，制订出统一的采购方案，并于下个月实施采购。特点：这种采购比较简单、粗糙，市场响应不灵敏，库存量大，资金积压多。〔2〕科学采购①订货点采购。订货点采购是严格根据需求的变化和订货提前期的长短，精确确定订货点、订货批量或订货周期、最高库存量等，建立起连续的订货机制和库存控制机制，到达既满足需求又使得库存总成本最小的目的。这种采购模式操作比较简单，同样具有库存量大、市场响应不灵敏的缺陷。

②ResourcesPlanning〕采购。MRP采购主要应用于生产企业。它是生产企业根据主生产方案和主产品的结构以及库存情况，逐步推导出生产主产品所需要的零部件、原材料等的生产方案和采购方案的过程。这个采购方案规定了采购品种、数量、采购时间和采购回来的时间，方案比较精确、严格。③JIT〔JustInTime〕采购。又称准时化采购，是一种完全以满足需求为依据的采购方法。它的要求是:供给商恰好在用户需要的时候，将适宜的品种、适宜的数量送到用户要求的适宜的位置，使得库存向零库存趋近。④供给链采购。在供给链机制下，采购不再由采购者操作，而是由供给商操作。采购者把自己的需求规律信息及库存信息向供给商连续及时地传递，供给商根据自己产品的消耗情况，不断及时连续小批量补充库存，保证采购者既能满足需要又使总库存量最小。供给链采购对信息系统和供给商操作要求都比较高。⑤电子采购。即网上采购，是在电子商务环境下的采购模式。它的基本特点是在网上寻找商品、寻找供给商、网上交易洽谈、网上下单和网上付款结算，货物通过物流系统进行配送。这种模式扩大了采购市场的范围、缩短了供需距离，简化了采购手续，减少了采购时间和采购成本，提高了工作效率。3〕按采购的价格分类

〔1〕招标采购。将物料采购的所有条件〔如物料名称、规格、品质、数量、交货期、付款条件、处分规则、投标押金、投标资格等〕详细列明，刊登公告进行招标。〔2〕询价现购。采购人员选择信用可靠的厂家将采购条件说明，并询问价格或寄予询价单，促请对方报价，比较后现价采购。〔3〕比价采购。采购人员请数家厂商提供价格后，从中加以比价后，选择厂商进行采购。〔4〕议价采购。采购人员与厂商经过讨价还价，议定价格进行采购。一般来说，询价、比价、议价是结合使用的，很少单独使用。〔5〕订价收购。购置货物数量巨大，并非几家厂商能全部提供的，如纺织厂订购棉花、糖厂订购甘蔗等，或当市场上该物资匿乏时，则订价现款收购。 〔6〕公开市场采购。大宗采购货物时，价格变动频繁，采购人员在公开交易或拍卖时随机地采购。4〕按采购形态分类〔1〕有形采购是采购具有实物形态的物品，例如，原料、辅助材料。〔2〕无形采购是采购不具有实物形态的技术和效劳。①技术。技术是指取得能够正确操作或使用机器、设备、原料等的专业知识。②效劳。用于效劳、维护、保养等目的的采购统称为效劳采购。具体包括安装效劳、培训效劳、维修效劳、咨询效劳等。③工程发包。包括厂房、办公室等建筑的建造与修缮以及配管工程、机器储槽架设工程、空调或保温工程、动力配线工程及仪表安装工程等。1.2采购管理1.2.1采购管理的涵义1〕采购管理的概念采购管理指的是对采购过程的方案、组织、协调和控制等，它包括管理供给商关系所必需的所有活动。采购管理有内部和外部两个方面，着眼于企业内部、企业和其供给商之间构建和持续改进采购过程。2〕采购管理与采购的区别采购是一项具体的业务活动，是作业活动，一般由采购员承担具体的采购任务。采购管理是企业管理系统的一个重要子系统，是企业战略管理的重要组成局部，一般由企业的中高层管理人员承担。采购管理的目的是保证供给，满足生产经营需要，既包括对采购活动的管理，也包括对采购人员和采购资金的管理等。1.2.2采购管理的基本目标1〕适时适量保证供给2〕保证质量3〕费用最省4〕协调供给商，管好供给链1.2.3采购管理的内容1〕方案〔1〕接收采购请求〔2〕进行采购决策2〕组织实施〔1〕采购部门选择供给商〔2〕采购部门向供给商订货〔3〕验收入库〔4〕合同监督〔5〕购后评价和调整

3〕监控〔1〕采购监控的内容①采购人员的控制②采购流程的控制③采购资金的控制④采购信息的收集和使用⑤采购绩效的考核〔2〕采购监控的方法①建立健全完善的采购规章制度，标准采购人员的行为和采购作业流程。②实施采购标准化作业。要制定标准化的采购作业流程，制定采购作业手册。③建立采购评价制度。采购评价包括两个局部：一是对采购人员的评价，二是对采购部门的评价。④建立奖惩制度。奖惩要公平合理，要在采购绩效考核的基础上，以客观事实为依据。

1.3库存控制1.3.1库存的概念1、狭义的库存是指在仓库中处于暂时停滞状态的物资。2、广义的库存是指用于将来目的、暂时处于闲置状态的资源。即资源停滞的位置并不仅仅限于仓库里，而是可以在非仓库中的任何位置，包括运输途中，同时这种资源的闲置状态可能由任何原因引起，可以是主动的各种形态的储藏、被动的各种形态的超储、完全的积压。3、库存具有二重性。一方面它是企业生产和生活的前提条件，没有库存，企业的生产和生活就不能正常进行；另一方面，库存也是一种负担，它需要占用企业大量的资金，消耗很高的成本。4、企业库存的目的，是为了保障供给。5、生产企业为了生产的需要处在生产准备状态，即处在一种暂时等待状态的物资，就是库存。

生产企业的库存有三种情况：1〕原材料库存。原材料是从市场上采购回来准备用于生产，但是还没有用到生产上之前的处于暂时等待阶段的物资。2〕在制品库存。在制品是指在生产过程各个工序之间临时储存的工件、物料等。上个工序加工完了，应该流到下一个工序，但是下一个工序还没有空出来，不能进入下一个工序的加工，不得不存放到仓库里或者就存放在工位旁，形成在制品库存。这种在制品库存能够衔接上下工序，保障上下工序都能顺利进行。3〕产成品库存。企业的产成品生产出来以后，直到推向市场之前的阶段的产成品，就形成了产成品库存。产成品库存衔接供需，保障生产和销售都能顺利进行。产成品库存衔接供需，保障生产和销售都能顺利进行。6、在流通企业里，没有销售出去，暂时处在等待销售状态的物资，就是流通企业的库存。其作用是可以保障后续销售的持续进行，保障流通活动圆滑化。周转库存：在生产企业和流通企业中为准备生产和销售而有意识暂时存放的库存。这种库存目的是为了准备生产或销售，是为了衔接供需，缓冲供需之间在时间上的矛盾、保障供需各方顺利进行。安全库存：是为了应付一些不确定性情况而有意识储藏的库存。其目的是为了应付紧急的、意外的需求。其特点是，一般存放期较长，长期保存。1.3.2库存控制所谓库存控制，就是对库存量的控制。对采购管理来说，主要是指所采购进来的物品库存量的控制。库存控制的目的是在满足客户效劳要求的前提下，通过对经营过程中的库存数量进行控制，力求降低库存数量，提高物流系统的效率，以强化企业经营的竞争力。库存控制，主要是对周转库存而言的。安全库存只是一次性地计算出安全库存量的额定值就可以了；而周转库存的订货、进货、库存、销售的全过程都需要纳入到库存控制的机制中去。因此，库存控制工作主要大量反映在周转库存中。1.3.3库存管理的内容及目标库存管理是以控制库存为目的的方法、手段、技术以及操作过程的集合，它是对企业的库存〔包括原材料、零部件、半成品以及产品等〕进行方案、协调和控制的工作。库存管理的内容，主要是根据市场需求情况与企业的经营目标，决定企业的库存量、订货时间以及订货量等库存管理的目标有两个：一是降低库存成本，二是提高客户效劳水平。这两个目标是之间存在权