企业行政规章制度

企业行政规章制度

(一)档案治理

第一条归档范围

公司的规划、年度规划、统计资料、科学技术、财务审计、劳开工资、经营状况、工程资料、人事档案、会议记录、决议、打算、委任书、协议、合同、工程方案、通告、通知等具有参考价值的文件材料。

其次条档案治理由公司机要秘书负责治理，保证原始资料及单据齐全完整，密级档案必需保证安全。

第三条档案的借阅与索取

(1)总经理、副总经理、人事行政部经理借阅非密级档案可通过档案治理人员办理借阅手续，直接提档;

(2)公司其他人员需借阅档案时，要经总经理批准，并办理借阅手续;

(3)借阅档案必需爱惜，保持干净，严禁涂改，留意安全和保密，严禁擅自翻印、抄录、转借、遗失，如确属工作需要摘录和复制，凡属密级档案，必需由总经理批准方可摘录和复制，一般内部档案由总经理办公室主任批准方可摘录和复制。

第四条档案的销毁

(1)任何组织或个人未经允许无权随便销毁公司档案材料;

(2)若按规定需要销毁时，凡属密级档案须总经理批准前方可销毁，一般内部档案，须经行政部经理批准前方可销毁;

(3)经批准销毁的公司档案。档案人员要仔细填写、编制销毁清单，由专人监视销毁。

(二)印鉴治理

第一条公司印鉴由公司指定专人负责保管。

其次条公司印鉴的使用一律由董事长或总经理签字许可后，印鉴治理人员方可盖章，如违反此项规定的后果由直接责任人员负责。

第三条公司全部需要盖印鉴的介绍信、说明及对外开出的任何公文，应统一编号登记，以备存档、查询。

第四条公司一般不允许开具空白介绍信或证明，如因工作需要或其他特别状况确需开具时，必需经总经理签字批条方可开出，持空白介绍信外出工作回来,必需向公司汇报其介绍信的用途，未使用的必需交回销毁。

第五条盖章后消失的意外状况由批准人负责。

(三)各类证照的治理

第一条各类证照包括营业执照、企业代码证等与公司经营相联系的一切证照文本归机要秘书治理。税务登记证(包括国税、地税)有公司财务部治理。

其次条借用各类证照时，必需说明用途、借用时间、归还时间，经审批(董事长或总经理批准)后，方可借阅、复制。

第三条各类证照的年检均由公司行政部统一办理，其中税务登记证由财务部间单独进展年检。

(四)公文打印治理

第一条公司公文的打印工作由行政部负责。

其次条各部门打印的公文或其他资料须经本部门负责人签字，交行政部打印。

第三条公司各部门全部打印公文、文件，必需一式三份，交行政部留底存档。

(五)办公及劳保用品的治理

第一条办公用品的购置：

(1)每月月底前，各部、室负责人将该部门需要的办公用品制定规划提交行政部;

(2)行政部指定专人制定每月办公用品规划及预算，经董事长或其托付人审批后负责将办公用品购回，并依据实际工作需要有规划的分发给各个部、室。由部门主管签字领回;

(3)除正常配给的办公用品外，若还需用其他用品的须经行政部经理批准前方可领用;

(4)公司新聘工作人员的办公用品，行政部依据部门负责人供应的名单和用品清单，负责为其配齐，以保证新聘人员的正常工作;

(5)负责购发办公用品的人员要做到办公用品齐全、品种对路、库存合理、开支适当、用品保管好;

(6)负责购发办公用品的人员建立账本，办好入库、出库手续。出库肯定要由领取人员签字;

(7)办公室用品治理肯定要做到标准、干净，留意安全、防火、防盗、严格根据规章制度办事，不允许非工作人员进入库房。

其次条劳保用品的购发

劳保用品的配给，由行政部依据各部门的实际工作需要统一购置、统一发放。

(六)库房治理

第一条库房物资的存放必需按分类、品种、规格、型号建立入库单。

其次条选购人员购入的物品必需附有合格证及入库单，收票时要当面点清数目，检查包装是否完好，如发觉短缺或损坏，应马上拆包清点数目，如有发觉实物与入库单数量、规格不符时，库房保管员应向交货人提出并通知有关负责人。

第三条物资入库后，应当日填写入库单。

第四条严格执行入库手续，物资出库必需填写出库单，并由专人领取;大件物资必需经总经理批准前方可出库。

第五条库房物资一般不行外借，特别状况须由总经理批准，办理外借手续。

第六条严格治理帐单资料，全部账册、账单要填写干净、清晰、计算精确，不得随便涂改。

第七条库房内严禁吸烟，制止无关工作人员入内，库内必需配备消防设施，做到防火、防盗、防潮。

(七)报刊治理

第一条公司行政部每半年根据公司的要求做出订阅手续。

其次条人事行政部治理人员每日负责将报刊取回并整理好，整齐夹放在报刊架上。

第三条任何人不得随便将报刊挪作他用，若需处理，需经行政部经理批准前方可执行。

第四条报刊只可在报刊存放处翻阅，严禁携带、外借到别处。

第五条报刊翻阅完后挂回报刊架，严禁随处乱扔，保持环境干净。

第六条订阅报刊是为了了解各类信息，严禁任何人裁剪、私藏报刊。

第七条过期报刊由报刊治理人员负责收集处理给废旧回收站，所得款项交到财务室。

(八)、易耗品和固定资产治理

必需严格根据规定：负责对每个月易耗品进展一次彻底的易耗品盘点清查并交由交行政部存档、催促使用状况;同时，每季度或不定期对固定资产(含建筑物物业及装修附属物)进展细致的检查、盘点、分类列表，交由行政部存档，如有损毁应准时做出报废或修理建议。谁在岗谁签字，谁签字谁负责。

(九)、食堂治理

第一条组织人员加强对食堂进展有效的治理，保证食堂饭菜的质量及安全卫生，保证员工按时用餐。

其次条就餐一律在饭堂进展，办公区域内严禁烹煮进餐。

第三条公司食堂实行订餐制度，要在公司食堂就餐需每日9点前报餐给饭堂工作人员;如未报餐，食堂工作人员将不为其预备饭菜。

第四条本公司员工就餐执行每日报餐，月底统计，财务扣除餐费。

第五条餐费随市场物价酌情进展调整。

第六条任何人未经允许严禁借用公司食堂进展款待烹煮。

第七条任何人不得以任何理由拿走、借用公司食堂物品及用具。

第八条食堂选购物品由公司行政部指定专人选购。

(十)、组织开展公司文化

通过开展各种形式多样的文化消遣活动，对内增加员工间协作力量和分散力，对外提高公司的知名度。

(十一)、宽带网治理

第一条各部门要依据工作需要开通网络。

其次条网络系统效劳于公司各部门的工作需要，行政部负责治理网络，如遇某个部门特别工作需要，可限制其他部门使用以供应畅通的网络环境。

第三条制止上班时间下载与工作无关的资料。

第四条制止上班时间翻开与工作无关的网页或视频，造成其他同事无法正常使用网络。

第五条宽带设备实行每日上班翻开，下班关闭治理。

(十二)、门道及钥匙治理

第一条公司全部门道的锁匙发放和配备途径：①使用人申请→部门主管批准→行政部批准→行政部配发给使用人;②部门主管申请→行政部批准→行政部配发给使用人。

其次条严禁任何人未经批准，私自配备锁匙或将公司门道密码锁号告知其他员工或外人，一经发觉马上赐予严峻处理，如造成公司财物丧失的，由当事人负全部责任。

第三条各类办公区域、治理区域和各类文件柜的钥匙应一式二把，一把由使用人保管，一把留存由行政部指定专人保管。

第四条行政部对公司各类办公区域和办公区域各类文件柜留存钥匙加以标示，统一进展分类治理。公司各治理区域由该治理区域的主管负责保管留存钥匙。

第五条保险柜钥匙及密码原则上只由保险柜使用人持有。变换保险柜使用人时须同时请专人来变动保险柜密码。

第六条钥匙不慎遗失，须马上报告本部门主管及行政部，由行政部做出处理意见及登记备案。

第七条锁头损坏需换锁时，须报部门主管、行政部进展修理。重点部位门锁应马上进展更换，更换时间不能超出24小时，若因更换时间延误造成的损失由更换人负责。

第八条如遇人员交接，交接人须办理好钥匙交接手续。

(十三)、负责公司文件的处理和车辆治理

第一条公司文件的处理详细由公司机要秘书负责。

其次条车辆治理规定详见公司《车辆治理制度》。

(十四)、空调治理

第一条公司全部空调在下班时间或上班时间办公室工作人员长时间外出办事时，必需把空调关掉，以免造成不必要的铺张。假如下午下班遗忘关空调，该办公室人员记过一次，扣50元/次;若空调整晚运行，该治理区域内的值班人员都未发觉或巡逻发觉后未准时通知部门主管处理的，值班人员与当事人同过，扣20元/次。

其次条中午休息时间，员工可开两个办公室的空调，分别赐予男职工和女职工休息。

第三条空调运行期间制止开窗，开门，但窗帘必需翻开。

(十五)、通讯治理

第一条固定电话治理

(1)公司行政部负责公司全部固定办公电话的开户、维护治理。

(2)原则上取消固定电话的长途功能及声讯通话功能，确因工作需要开通长途功能的，应充分利用长途电话IP功能，掌握长途电话费用。

(3)制止使用公司电话拨打私人电话，凡发生因私拨打电话的，除扣除通话费外，公司将视其情节严峻进展相应的`惩罚。

其次条移动电话治理

(1)公司员工手机自备，公司不予购置和开户等手续。

(2)公司依据一些工作岗位的特别性质赐予话费报销额度。

(3)享有报销话费资格的员工于每月15日前凭本人正式通讯发票(机打带实名制发票，且非预存话费发票)在核定的额度内据实报销上月话费。票面金额超出核定额度的，由员工个人自己担当。

(4)报销程序：申报人填单——→人事行政部主管——→财务部主管——→出纳

(5)工作日缺乏本部门应出勤天数一半的只予报销核定额度的50%通讯费;工作日超出本部门应出勤天数一半的予全月报销。

(6)享有报销手机话费资格的员工，必需将手机号码报给公司人事行政部，由人事行政部统一列入通讯录公布;假如员工手机号码发生变更，必需准时将新号码通知行政部重新登记，否则公司将不予报销手机话费。

(7)享有报销手机话费资格的员工，必需保证每天24小时处于开机状态;一个月内若有三次以上因公联系不上的，公司将取消该员工当月手机话费报销;假如连续两个月有类似状况者，公司将取消该员工手机话费报销资格。

(8)严禁将公司电话及公司领导电话列入“黑名单”(手机的此类功能)，如经查实，将取消该员工手机话费报销资格，并依据公司的相关制度赐予惩罚。

(十六)出差治理

第一条员工因公赴外地出差的，出差前应仔细填写《出差申请表》，经部门经理、总经理批准行政部备案后，方可出行。

其次条需要预借差旅费的员工，凭《出差申请表》经财务经理签字后，到财务部门办理借款手续。

第三条员工因公赴外地出差，确需住宿的，原则上应不超过公司规定的住宿标准，规定超标局部由个人担当，标准之内的凭住宿发票据实报销。

第四条员工出差归来后10日内应完成差旅费报销手续。员工报销差旅费时，应按财务报销制定要求填写报销凭据，同时附上相关凭证和《出差申请表》附后。

第五条员工在出差期间遇休息日、节假日未工作的和工作日延长工作时间的不计为加班。

(十七)电话接待效劳规定

第一条接听电话标准：

(1)响铃时。电话铃声响起之后，应尽快拿起话筒。在电话铃声响起三次之内，必需有人接听电话，以免引起客户绝望或不快。

(2)找人时，来电话指名找人，应先礼貌问清来电人员的身份然后快速把电话转给要找的人，在经得被找人同意前方才将来电接通。假如不在，应明确告知对方，假如需要留言，必需做好记录。

(3)接听时。一般由公司指定的职员接听，但是，新职员对公司状况知之不多，不要抢接电话，以免一问三不知，给客户留下不良印象。

(4)声小时。对方说话声小时，不能大声叫嚷，而要有礼貌地告知对方，“对不起，声音有点小”。

(5)通话时。通话时假如有其他客户进来，不得置之不理，应当点头致意。假如需要与同事讲话，应有礼貌地说“请您稍后”，然后捂住送话筒，小声交谈。

(6)中断时。通话中突然中断，应当马上挂上电话，再次接通后要表示歉意，并说明缘由。

(7)挂断时。打完电话，一般状况下电话应由拨打者先挂断，不要自己先挂断电话，主动等对方挂断之后再轻轻放下。

(8)顶峰时