会议组织安排_第1页
会议组织安排_第2页
会议组织安排_第3页
会议组织安排_第4页
会议组织安排_第5页
全文预览已结束

下载本文档

版权说明:本文档由用户提供并上传,收益归属内容提供方,若内容存在侵权,请进行举报或认领

文档简介

会议组织安排在一个企业中,会议的组织和安排是必不可少的。以往差不多上通过打电话联络与会人,会议材料及日程等也要通过邮件的方式来完成,而且将会议终止后的文档与信息组织起来也会比较困难。有了全新的MicrosoftOffice2003,会议的组织和安排是否能够专门方便呢?现在,来看看如何使用Outlook2003来完成这些工作吧。创建会议要求通过Outlook2003中的日历,不但能够安排个人的时刻安排,也能够为与会者发送会议要求,邀请与会者参加会议。1)运行Outlook应用程序,在“邮件操纵面板”中单击【日历】按钮,打开“日历”视图窗口。2)在“常用”工具栏中选择“新建”下拉菜单中的“会议要求”命令,打开一个新建的会议要求对话框,如图1所示。在“会议”对话框中填写会议的“主题”、召开的“地点”、以及会议的“开始时刻”与“终止时刻”等信息,然后在“收件人”文本框中输入邀请的与会人的电子邮件地址。图1创建会议要求3)单击“会议”对话框中的“打算”选项卡,现在就能够在一个时刻线上看到邀请的与会者、甚至包括资源的忙闲状态情形,使你能够更好地把握会议安排的时刻和会议长度。如果在预定会议时专门难确定哪个时刻段是能够利用的,则能够单击【自动选取下一个】按钮,让 Outlook2003智能地关心我们选择一个合适的时刻来安排会议,如图 2所示。图2了解人员状态在WSS站点上创建会议工作区MicrosoftWindowsSharePointServices站点为企业部门以及合作团队中的同仁们提供了一个协同工作的平台。团队成员们只需利用扫瞄器就能够扫瞄信息、发送信息到共享的站点中,这些数据包含了如:有关事件、布告栏与通知、讨论区、任务清单及联络人清单,甚至还包含了一个文档库来治理网络协作过程中的文档,同时,WindowsSharePointServices站点还提供了创建文档工作区和会议工作区的能力,使得团队成员在网站上能够开展进一步的沟通与协作。在WindowsSharePointServices站点中提供了专门为会议预备的会议工作区,为任何预备、引导和跟踪会议的人提供有关的服务和信息整合。会议工作区提供了一个安全的联机站点用于集中治理所有与会议有关的通讯、文档和后勤,这使得它成为组织、共享和猎取所有与会议有关的情况的绝好的地点。会议工作区的设计目标是使会议处理更加直觉化、流水线化和有效,以便节约客户的时刻和提升会议的工作效率。使用Outlook2003创建会议工作区的方法如下:(1)在“会议”对话框中单击【会议工作区】按钮,打开“会议工作区”任务窗格,如图3所示。图3创建会议工作区2)在“会议工作区”任务窗格中单击“更换设置”链接,打开会议工作区的配置页面,如图4所示。在此能够选择会议工作区的创建位置,以及会议工作区所使用的模板语言和模板类型等。提示:不同的模版类型针对不同的会议类型,所包含的列表也不同。图4配置会议工作区(3)单击【确定】按钮返回“会议工作区”任务窗格,单击【创建】按钮,现在Outlook2003开始向WindowsSharePointServices工作组站点中创建新的会议工作区,创建完成后如图 5所示。图5加入会议工作区的会议安排4)储存并关闭此会议安排,系统会询咨询“‘中国互联网政策与进展研讨会’尚未发送,是否发送?”,单击【确定】按钮后,Outlook会开始给设定的与会人员发送会议要求。5)再次打开此会议对话框,能够发觉增加了一个“跟踪”标签,打开“跟踪”选项卡,会发觉所有与会人的响应都已显示在此选项卡中了,同时,在对话框的标签项与编辑框之间也有与会人的响应信息显示。(有的与会人临时没有响应,今后只要发送了响应,就会在此体现出来)单击会议工作区标题链接,打开该会议工作区,如图 6所示。图6创建完成的会议工作区图7编辑与会人信息单击【储存并关闭】按钮,回到会议工作区主页,在“与会者”区域中就显示出刚刚编辑过的与会人信息。依此方法,编辑其他需要注明的与会者信息。如果现在想增加新的与会人,不必回到Outlook中添加,再次单击“治理与会者”链接,打开“与会者”页面,单击【添加与会者】按钮,打开新建与会者页面,输入新增与会者的个人信息,单击【储存并关闭】按钮后,新的与会者即添加成功。关于一个会议,应该有明确的目标,以确定会议召开的目的。单击主页上的“目标”区域中的“添加新目标”链接,打开“新建目标”页面,在“目标”中输入会议的目标,也能够单击【附加文件】按钮,为目标添加有关的文件内容。为与会者提供会议议程,使与会人把握大会的要紧内容和时刻安排,对会议的安排人员来讲是必不可少的环节。在“主页”的“议程”区域单击“添加新议程”链接,打开“新建议程”页面,输入会议的“主题”,议程的“所有者”,议程的“时刻”以及议程内容等信息,同样能够向议程中附加文件。输入完毕后,单击【储存并关闭】按钮,回到主页,现在,在主页的“议程”区域中会显示出刚刚新建的议程,与会人员能够单击该议程链接,扫瞄会议议程,如图8所示。图8在工作区中扫瞄会议议程9所示。确定了会议目标和会议议程以及会议的邀请人后,往往在开会前还要向与会人员散发一些会议用品、会议摘要、材料等东西,这些东西都能够通过主页上的“文档库”区域来实现。会议组织者只需要单击该区域中的“添加新文档”链接,打开“上载文档”视图窗口,单击【扫瞄】按钮,将本地需要上载的文件上传到工作区,也能够单击“上载多个文件”一次上载多个文件,单击【储存并关闭】按钮,回到主页。如此,关于“中国互联网政策与进展研讨会”就差不多在会议工作区安排好了,所有被授予权限的与会人都能够在那个地点查看到有关此次会议的信息,如图图9“中国互联网政策与进展研讨会”会议工作区事实上,在那个工作区中能够实现更多的会议安排与组织工作,它是使用WindowsSharePointServices和Web部件构建而成的,当这些系统默认的Web部件不能满足我们的要求时,还能够通过自行设置 Web部件来设计符合自己需要的会议工作区。关于 WindowsSharePointServices网站的定制我们将在后续的专栏中进行介绍。召开定期的会议如果期望将会议设计成一个定期进行的会议,能够在Outlook中打开该会议要求,执行菜单栏中的【动作】|【重复周期】命令,打开“约会周期”对话框,如图10所示。图10设定约会周期设置会议的重复周期,单击【确定】按钮后,该会议就变成了一个定期进行的会议,每到周期中设定的日期,Outlook就会自动提醒。在会议工作区

温馨提示

  • 1. 本站所有资源如无特殊说明,都需要本地电脑安装OFFICE2007和PDF阅读器。图纸软件为CAD,CAXA,PROE,UG,SolidWorks等.压缩文件请下载最新的WinRAR软件解压。
  • 2. 本站的文档不包含任何第三方提供的附件图纸等,如果需要附件,请联系上传者。文件的所有权益归上传用户所有。
  • 3. 本站RAR压缩包中若带图纸,网页内容里面会有图纸预览,若没有图纸预览就没有图纸。
  • 4. 未经权益所有人同意不得将文件中的内容挪作商业或盈利用途。
  • 5. 人人文库网仅提供信息存储空间,仅对用户上传内容的表现方式做保护处理,对用户上传分享的文档内容本身不做任何修改或编辑,并不能对任何下载内容负责。
  • 6. 下载文件中如有侵权或不适当内容,请与我们联系,我们立即纠正。
  • 7. 本站不保证下载资源的准确性、安全性和完整性, 同时也不承担用户因使用这些下载资源对自己和他人造成任何形式的伤害或损失。

评论

0/150

提交评论