授信程序与额度控制

授信程序与额度控制【本讲重点】授信流程设计典型的额度控制方法订单处理系统与发货控制流程【导言】多数公司并不是因为缺少程序出现问题，而是因为程序不够符合实际业务流程需要，或者执行力度不够。占赊销额80%的客户的赊销风险应该是被仔细评估过的，要做到这一点有三种方法：早期评估，否则来不及；参加销售计划会议，了解销售和客户情况；走访潜在客户。授信就只是信用部门的事吗？在大公司，信用经理和销售经理都是中层管理经理，以便他们可以站在各自的立场上平等地探讨和争论问题。每一方都可以把双方的严重分歧向公司高层汇报。重大的财务问题往往不是由信用经理决定，而是由公司高层决策。客户会抱怨订单处理太慢或发货不及时，而企业必须对订单和发货进行必要的审核，如何能够既提高批准率，又避免其中的风险呢？计算机自动审批和发货控制，将有效解决这些问题。授信流程设计授予客户信用额度是一项很慎重的工作，必须按照一定的程序进行。如下图11-1是较为典型的信用额度审批程序。企业并不是在所有情况下都能获得客户的充足信息用于信用评估，所以在某些情况下要借助专业资信调查机构的帮助，也就是第三方建议。那么在什么情况下，什么样的客户需要资信调查机构作调查和评估，企业应该有相对明确的规定。一般说来，风险客户和重要客户（这里是指交易额较大的客户）等需要作资信调查，这类客户约占企业所有客户的15%。较为成熟的做法是，企业拨专款对重要客户进行定期调查，周期为一年或半年；对特殊客户的调查，一般由业务人员提出，信用管理部门批准，或者直接由信用管理部提出。审批权限表11-1权限规定举例职位信用额度权限说明大区业务员（工作一年以上）2万以下（临时权限）累计授信额度不能超过10万，如果授信失当超过一年3次，取消该权限。销售经理10万以下（临时权限）累计授信额度不能超过30万，如果授信失当超过一年2次，取消该权限。但是，销售经理有对信用额度质疑的权利。信用经理50万以下财务总监/主管副总50万以上为什么要设定临时权限？原则上，授信应是信用部职责，以上所给的销售部的权限为临时权限，主要是为避免丢单。授信后一定要备案和告之信用部，给信用部时间进一步核准。

图11-1授信流程赊销（信用额度）申请表表11-2信用额度申请表客户名称：提交日期：发票及账单寄送地址：地址及邮编负责部门：负责人；电话：付款联系人：传真：付款联系人电话：公司成立日期：法律性质：分销商负责人家庭住址：相关证明银行名称：账号：地址：电话：邮编：供应商1名称：地址：电话：供应商2名称：地址：电话：供应商3名称：地址：电话：注：客户提供供应商名称和联系办法，销售人员调查（调查结果附表）财务状况：（可以的话，把财务报表附在后边，将有助于快速审批）估计月进货额：要求的信用额度：信用期限：销售人员意见：认同以下信用条款：审批结果：（信用分析人员填写）信用额度（RMB）：信用期限（天）：担保/保证金：其它特殊条件：申请方签字：批准方签字：日期：表格说明：♦合法注册名称，尤其是个人或合伙公司♦法律性质♦详细地址，不能是邮政信箱，还要求寄账单地址♦付款联系人姓名，或有权销售主管姓名♦电话传真，主管直通电话♦公司成立时间或从业历史♦银行参考和供应商参考为较快地获取其他供应商对客户的评价及客户情况描述，最好用选择性的调查表，由销售人员实施：表11-3授信前客户信用情况调查简表（针对其他供应商）授信前客户信（请在合适的选项前打孑用情况调查简表「“口”内"””，谢谢。）认识这家客户的时间多长了？口最近口不到一年□有几年了你们提供的信用销售期限？□30天口60天口90天口更长月销售额？□10000元以下口50000元口50000元以上该客户付款情况？口及时□延迟不到30天□延迟不到60天□延长超过60天收款联系人姓名：其他备用信息：♦客户估计进货额和要求信用额度，一般是月信用销售额倍数♦最新经审计的财务报表♦标明本公司信用条件或条款♦分销商个人担保条款额度确认函（开户通知书）当客户提出的信用额度获得批准后，应尽快告知对方信用关系已经确立，同时告诉对方本企业对提前付款的优惠政策，以鼓励客户提前付款。开户通知书新信用销售账户号码：尊敬的XXX先生/女士：我高兴地通知您，我们巳经为贵公司开立了信用销售账户，账户号码如上。运用该信用销售账户，贵公司可以享受RMB的信用销售额度，如果您认为这一额度需要增加，请通知我公司，我们乐意就此事与您磋商。我们的信用期限是接货确认后30天。希望贵公司如期付款，从而避免双方在供货方面的麻烦。我们会尽力使发票和账单准确无误。如果有任何错误或失误出现，请及时通知我们。需要特别说明的是我方对提前付款的客户实行现金折扣办法，即：10天内付款的给予2%的现金折扣。我将在几天之内再次打电话给您，了解您对我们的信用销售安排是否满意。顺祝商安！信用经理：日期：年月日说明：♦除非得到分配的赊销账号，否则，计算机系统将拒绝登记销售收入、开具发票，这样没有账号的赊销就被控制住了。♦♦分配账号的权力应该是信用经理一个人的。拒绝函当客户的申请未被批准时，也应尽快告知对方，并委婉说明本企业的信用政策，争取对方的尊敬的XXX先生/女士：感谢贵公司5月8日向我公司提出信用额度申请。我们认真地考虑了贵公司提出的请求，但是很遗憾地告诉你，我们目前不能向贵公司提供信用额度。我们希望与贵公司以2%的价格折扣现款交易，并请您于我们双方贸易往来6个月之后再提出此项申请。再次感谢贵公司向我们提出信用额度申请。顺祝商安！信用经理：日期：年月日说明：♦当企业的新客户较多时，就会越来越多地处理此类申请。虽然对方也许值得信赖，但在建立良好贸易往来的记录之前，一般不会提供信用额度。♦拒绝要尽量委婉，并鼓励今后继续贸易往来。♦值得一提的是，要提议6个月后重新考虑。即使6个月后仍然是''不”，此提议听上去仍然公平合理。这种承诺的代价小，意义却很大。赊销额度的调整时机♦半年一次定期审核♦客户要求提高额度♦客户订单超出额度♦客户付款变慢、逾期表11-4如何调整客户的信用额度付款及时且销量巳经超过额度的客户提高额度付款及时且销量有望超过额度的客户提高额度付款基本及时且定货平稳的客户维持额度定货量大但付款很不及时的客户适当降低定货量远远小于额度的客户适当降低逾期账款过多的客户暂时取消财务状况明显恶化的客户大幅降低或取消拒绝增加信用额度的请求尊敬的XXX先生/女士：赊销账号：1234感谢贵公司5月18日向我公司提出增加信用额度申请。我们认真地考虑了此事，决定目前无法调整信用额度。作为一个小规模的公司，我们必须在一定的总限额内进行信用销售。然而，我们乐意6个月之后进一步考虑此事。请届时再提出申请，我们保证将全力处理此事。再次感谢贵公司向我们提出信用额度申请。顺祝商安！信用经理：日期：年月日说明：♦提出这样申请的通常是老客户，这样的信有一定难度，因为既要维持合作关系，又要给出一个拒绝的理由。♦通常拒绝原因应当是适当的、泛泛的、无针对性的，象：我们公司规模小，整个经济环境或行业不好等，暗示现在拒绝一切信用额度的增长，而非针对对方。♦结尾鼓励客户将来某个时间再次申请，给客户传递一种开明、易于接受要求的形象。通知客户取消信用额度尊敬的XXX先生/女士：感谢贵公司5月18日第1234号订单。遗憾的是，因为近来贵公司账户上出现问题，我们此次不能给您提供信用额度。如果贵公司能够汇出一张23000元的支票，我们将立即送货。请注意，此款项包括2%的现金折扣。我们保证一直关注并认真处理您的订单。顺祝商安！信用经理：日期：年月日说明：♦当客户付款记录表现不好时，则需要取消信用额度。♦强调“目前”不能再提供信用额度，表明这不是一个永久的决定。学习上述流程设计的自我检测题甲公司生产各类电气产品，客户包括经销商、代理商、各类最终客户（工业企业和建筑公司），甲公司每年对老客户进行一次信用额度审核，销售收入的40%采用信用销售方式。客户通过传真或送来一份含有甲公司商品目录的订购单，销售订货人员接收或检查客户订货信息（如商品代码、数量、规格及颜色等）后，立即通过计算机系统检查存货情况，确定能否满足客户要求或生产及供货周期。同时，将客户信息录入计算机，计算机系统自动审核客户订单是否超过预先批准的信用额度和信用期限。满足要求的客户订单会被生成并打印出一式四份的销售订单凭证：一联为提货单，交到仓库以帮助仓储人员选择要装运的商品;一联为装箱单，交给装运部门并放入包装箱内随商品一起装运；第三联为客户回单，交给客户；最后一联交给开票部门。新客户或超过信用额度的订单将被系统拒绝，并提示重新进行信用审核或采用现销方式，相关资料将被移交信用部门待批准。仓储人员在收到提货单后，找到商品，并将商品及提货单送到装运部门。如果当时出现缺货或毁损，工作人员应在提货单上标识并通知销售部门。装运部门对商品进行包装，选择运货商，并将包装和装运数据输入计算机系统生成装运凭证（提单），其中一联与装运的商品一起发走，一联归档，另一联送开票部门。开票部门收到货运通知单后，检查销售订单，并将开票数据输入计算机系统开票文件，利用价格数据库为装运商品指定价格，并打叩'发票”（客户账单），寄给客户。此时，更新总账以反映该项销售，更新应收账款文件以反映结算金额。把销售订单记录从销售定单文件中取出，并在销售发票文件中加入一项销售发票记录。赊购客户付款时，根据银行对账单或客户汇款通知单输入现金收入交易文件，更新总账以反映这笔现金收入，同时更新应收账款文件，将销售发票记录从销售发票记录文件中取出，计入销售历史记录。会计部门负责维护有关发票和收款科目，信用部门审核客户信用并催收逾期账款。请绘制该公司的授信及订单处理流程图。典型的额度控制方法对于集团型的企业，建议采用内部层层授信和层层奖惩的方式进行赊销风险控制，这种控制方法