公司管理系统文件管理系统规章制度

公司文件理制度1.0目的

实用文案文件编号：A-DCC-001版本：A

编制日期：2011-7-28修改状态：00为保障公司文件管理工作制度化、规范化，确保各相关部门及场所使用的文件均为有效受控版本，特制定本制度。2.0适用范2.1外来文件（上级公司及同级单位来文2.2公司内部公文（包括公告和通知理制度、作业标准等；2.3文件的形式包括纸质和非纸质，如网络、软盘、光盘等数码性存储载体；4控和非受控文件，受控文件有“受控”印章。0职责3.1公司总经办文控中心是文件控制的归口管理部门，负责外来文件、管理制度、作业标准文件的发放、回收、销毁、归档等，编制《受控文件清单》和《记录清单3.2总经办文控中心负责各部门公文（包括公告和通知）统一编号，发放、回收、销毁、归档等工作由各起草部门负责；3.3采购部负责商品采购合同的归档、保管工作；销售部负责商品报价单及销售合同的归档、保管工作；其他行政类合同由总经办负责归档、保管；3.4各部门负责所属业务范围相关文件记录的拟定；3.5总经理或授权部门负责人批准发布；3.6各部门负责制定本部门记录的格式、收集、编目、保管期限和处置；7写记录人员对记录的真实性、完整性负责。0定义4.1公文（包括公告和通知明确了发布范围，是向公司内部宣布重要事项时使用的文件。公文具有庄重性、广泛性和周知性特点；4.2管理制度：为达到公司管理目标，而明确制定的指导性文件，以达到统一思想、统一方法和统一行动的目的；4.3作业标准：指保证在岗人员完成岗位要求的规定，即为规范作业人员的操作而制定的，对各项工作制定的操作程序和规范化规定；4.4表格表达解释工作结果和业务信息所运用的数据传递形式由一（列）或多行（列）单元格组成，以便快速引用和分析。能够清晰简明地传递所需要表达的信息；4.5保密文件：凡是涉及薪资、财务、成本、营销策略以及客户信息的各类形式的公文、制度等文件，均属于保密文件；文案大全实用文案6保密文件：属相对性概念。公司内部，以各类文件形式公开发布的公文、制度及相关表格等，均属于非保密文件。相对于外部，公司内所有非保密文件均为保密文件。0文件式及标准5.1公文（包括公告和通知）5.1.1标题：二号微软雅黑，加粗；5.1.2司标：文件右上角；5.1.3文件号：文件编号及发文日期，黑体五号，靠右对齐；5.1.4文件编码原则：╳—╳╳╳╳—╳╳╳流水号（3位数字）自然年（如2011）职能代码（见附件1，表1）编号中英文及数字采用五号Calibri体。5.1.5公文摘要部分格式：收文：发文：抄送：主题：四号黑体；5.1.6正文：小四号宋体，正文中的英文及数字采用小四号体；5.1.7页边距：上、下、左、右均2.5cm5.1.8段落：1.25倍行距；段前、段后；5.1.9标点采用全角符号，装订左侧。5.2管理制度5.2.1标题格式：5.2.1.1司标：文件左上角5.2.1.2文件名称：三号宋体，加粗；上下左右居中；5.2.1.3文件号：文件编号及版本号填写在标题框中；5.2.1.4编码原则：╳—╳—╳╳╳流水号（3位）职能代码（见附件1，表1）文件级代码（见附件1，表2）编号中英文及数字采用五号Calibri字体；5.2.1.5版本：用A、B……表示，五号Calibri字体；文案大全实用文案5.2.1.6修改状态：00、01……，五号字体。5.2.2段落标题：宋体小四字体，加粗；5.2.3段落序号：级：1.0、2.0……..；级：一级段落号+流水号，如：、1.2；2.1、2.2……..；三级：二级段落号+流水号，如1.1.11.1.2；2.1.1、2.1.2……..；四级：三级段落号+流水号，如：；2.1.1.2……..；5.2.4正文：宋体小四号，正文中的英文及数字采用小四号体；5.2.5页边距：上、下、左、右均2.5cm5.2.6段落：1.25倍行距；段前、段后；5.2.7页眉和页脚：5.2.7.1页眉格式：司标，靠左对齐部资料不得外传体五号，靠右对齐。5.2.7.2页脚格式：文件名称、文件编号及版本左对齐，斜体小五号字，Page（页码of（总页数靠右对齐。字母及数字使Calibri字体小五号；5.2.8标点采用全角符号，装订左侧。5.3表格5.3.1页眉格式：司标，靠左对齐；5.3.2表格名称：四号宋体，加粗，左右居中；5.3.3文件号：表格编号及版本号，右对齐；5.3.4表格编码原则：╳╳—╳╳—╳╳/╳表单版本号（A、B、C…）/改次流水号（2位数字）所属文件编号编号中英文及数字采用五号Calibri体；5.3.5版本：用A、B……表示，五号Calibri体；5.3.6修改状态：00、01……，五号Calibri体；5.3.7表格栏目字段：宋体五号字，英文及数字采用五号体；5.3.8行高：0.8cm；5.3.9页边距：上左右2cm，下边距视表格布局而定；5.3.10段落：单倍行距；5.3.11横式表格指定宽度26cm，竖式表格指定宽度；5.3.12表格左右居中，装订左侧。5.4合同编码原则：文案大全实用文案5.4.1公司所有合同需按编码分类进行存档管理备查；5.4.2编码原则：╳—╳╳╳╳╳—╳╳╳流水号（3位数字）区域码（见附件1，表3）自然年职能码（见附件1，表1）编号中英文及数字采用五号Calibri体。5.5报价单编码原则：5.5.1销售用报价单，以销售渠道及区域分类存档备查；5.5.2编码原则：╳—╳╳╳╳╳╳╳╳流水号（3位数字）自然年区域码（见附件1，表3）销售渠道代码（见附件1，表4）编号中英文及数字采用五号Calibri体。6.0文件管6.1文件的签发6.1.1文件由业务部门相关人员负责拟定，文件编辑格式须按照本文规定；6.1.2管理制度和作业标准文件审批程序，由拟稿人填写《文件新建更改申请经部门负责人初审，相关职能负责人评审，总经理或授权部门负责人批准发布；6.1.3管理制度和作业标准文件的适用范围仅限本部门内部由部门经理批准后发布。适用范围涉及多部门的文件，需报请总经理批准。所有文件均由总经办文控中心统一编号后发布，各部门不得自行发布制度性文件；6.1.4业务性通知、计划、公文须由本部门经理或总经理签批，并且在总经办文控中心编号后发布。6.2文件的收、发及保管6.2.1签收外来文件（不包括信件、快递）时，由总经办文控中心核对，登记在《外来文件清单》中，编号后转至接收职能，并由收件职能签收；6.2.2受控文件的发放由总经办文控中心拟定文件发放范围并加受控”印章，按范围进行登记发放，并由部门负责人组织相关人员学习；6.2.3各部门应指派一名人员负责本部门文件的接收、保管工作；6.2.4文件领用部门在《文件发放/收回记录》上签名登记后，领取文件。6.2.5当使用文件的部门或人员领到文件后，发生了文件丢失或破损时，不得文案大全实用文案随意借用他人的文件进行复印，需向总经办文控中心提出补充发放需求，在《文件发放/收回记录》上备注。6.3文件的评审与更改6.3.1评审分为定期评审和不定期评审定期评审由原文件的起草部门组织相关部门，自发布之日起连续使用半年即进行一次评审；遇有组织机构、工作流程、法律法规等发生变化时由原文件起草部门组织对已有文件进行评审，执行文件更改申请流程（附件6.3.2当文件需要进行修改时，拟稿人在原版文件中将增加部分，以红色斜体字标注除部分蓝色斜体字体表示时在文件首页的“变更履历”中，注明本次修改内容和章节段落。总经办文控中心统一发布时，本次更改部分字体以黑色斜体表示，以示区别。6.3.3文件修改后，由拟稿部门经理初审，同时请相关部门进行会审，以确保文件的适用性。6.3.4修改后的文件，其版本即进行更新，并记载更改内容。6.4文件的换版和作废6.4.1每版本文件最多修改5次，每次修改出现大幅度更新，或修改页数超过3页的，需进行换版（版本号依次AB、C…版作废，换发新版。6.4.2作废文件由总经办文控中心按《文件发放收回记录》收回，加盖“作废”印章。需作资料保留的文件，在封面的右上角注明“保留参考资料不保留的纸质及光盘文件需进行粉碎性销毁或烧毁，网络共享形式存储的文件进行删除处理。6.4.3作废文件由总经办文控中心填写《文件销毁登记表经理审批后销毁。6.5文件的管理6.5.1文件经审批后，原版文件由总经办文控中心填写《受控文件清单》后归档，或同时发布于公司共享网络平台。6.5.2需临时借阅文件的人员，填写《文件借阅登记表总经办文控中心借阅文件的复印件，并按期归还。6.6文件的借阅6.6.1非保密文件，借阅人在总经办文控中心办理借阅登记，在约定时间内按时归还，未经同意，借阅人不得翻印或转借他人；6.6.2保密文件，借阅人需经部门经理、文件主控部门经理及总经理批准后按照上述程序办理借阅登记，并做好保密工作。6.7文件的归档6.7.1合同的归档管理，执行相关合同管理文件；6.7.2财务报表凭证，由财务部门统一管理和销毁；文案大全实用文案7.3其他公文、会议纪要以及表单（如采购订单、销售订单、报价单等由各业务部门按类别、日期等索引方式保管。0记录理7.1各部门负责收集、整理、短期保存本部门的记录，并按日期或类别的索引方式进行归档；7.2记录填写要及时、真实、内容完整、字迹清晰，不得随意涂改。确需改正时，用杠改的方式，并签全名或盖章，注明更改日期；7.3存放于可有效“五防盗、防潮、防鼠、防虫、防火）的位置，以保持记录整洁，字迹清晰，并按规定的期限保存记录；4录如超过保存期或其他特殊情况需要销毁时，由申请部门填写《文件销毁登记表》交总经办文控中心审核后，由总经理批准销毁。0其他定8.1本文件由总经办文控中心起草并负责解释；2本文件自下发之日起执行0相关录9.1《文件新建变更申请》9.2《文件发放收回记录》

A-DCC-001-01A-DCC-001-029.3《文件销毁登记表》

A-DCC-001-039.4《受控文件清单》9.5《外来文件清单》

A-DCC-001-04A-DCC-001-059.6《文件借阅登记表》

A-DCC-001-069.7《记录清单》

A-DCC-001-0701编明细表02文控制管流程图文案大全实用文案附1：码明表表1：职能代码职能文控采购销售市场物流加盟租赁（房屋、汽车、工具等）

职能代码DCCPSMLJR

职能信息财务总务、外包人力、培训劳动合同其他

职能代码IEO表2：文件级代码文件级总部分公司办事处专营店表3：区域代码区域华北东北西北华东华中西南华南

文件级代码ABDZ预留