分公司材料采购管理实施细则

关于印发《上海分公司管理有关条例》的通知分公司所属各项目：为了加强上海分公司所属各项目材料管理，根据XXX局《项目管理手册》，特制定《上海分公司材料管理有关条例》并印发给你们，请结合实际，认真贯彻执行。在执行中有何问题请及时反馈分公司工程部以便不断完善。二OO年十二月二十日报：公司送：公司材料科、分公司各领导发：分公司各项目、各部门上海分公司材料管理有关条例为了进一步加强分公司材料管理，切实做好项目的材料成本控制，提高企业的经济效益，现根据《XXX局项目材料管理办法》，针对上海分公司远征点多目前的实际情况，对材料管理实行集中管理分块负责的原则,特制定本条例。总则分公司材料管理工作受公司材料科直接领导,其业务工作的隶属关系：公司材料科分公司工程部材料主管各远征点材料负责人各项目材料负责人。各隶属部门必须对所负责区域材料管理工作负责，实施层层负责、层层落实、层层追究制。实施材料信息定期发布制，在建工程各地区的主要材料市场信息价每月5日发布,常用辅材信息价每季初5日发布。信息价由分公司信息员统一发布。（目前暂由工程部材料主管发布，远征点信息价由各地区材料负责人提供）工程所需的主要材料和大宗材料（A、B类）实行集中招标采购,确保材料价格的降低率。各远征点材料采购分公司授权各地区材料负责人，在当地按采购运行程序实施招标投标开标中标的运行，合同的签约，应将有关资料报分公司工程部，工程部主管组织分公司招投标小组会审，分公司经理签字后，才能在合同上签字盖章后实施。零星及低耗值材料料（C类）由项目自行组织采购，但项目材料组必须编制采购计划，报上一级材料部门批准，做到限价采购。各项目必须建立材料成本数据库存，对采购价格与材料收存发建立台帐，以确保材料成本分析数据的真实、可靠性。一、材料的计划管理：编制要求：材料需用计划应明确材料名称（统一名称）、规格型号、质量（技术）要求、数量、进场时间、施工部位等，由项目负责人审核签发；需要加工定做的料具，应附图纸并注明要求。编制内容：序号分项计划编制依据提交时间一、工程需用材料计计划1主要材料与周转转料总体需需用计划按施工总体方案案、施工预预算于正式开工前一一周提交工工程部2材料月度需用计计划按月度施工计划划，需用量量与形象进进度一致，于每月25日报报送各地区区材料负责责人3补充计划应急需用材料有有追加书面面依据或项项目经理签签发批准单单追加计划应随时时补报二、物资采购计计划1月度采购计划根据月材料需用用计划，由由材料主管管及各地区区负责进行行内部调剂剂平衡后下下达给采购购员于每月26~227日下达2补充采购计划根据各项目临时时追加计划划，平衡后后下达增补补采购计划划给采购员员随时下达报送程序：1、材料总体需用计划：由各项目报送当地区的材料负责人分公司工程部。2、材料月度需用计划：由各项目报送当地区的材料负责人3、材料补充计划：由各项目电话预告同时追加计划当地区的材料负责人。4、采购计划：工程部主管或当地区的材料负责人采购员奖罚措施：对计划编制内在质量不高与施工不同步者，实施在项目法检查中扣分以及在生产会上通报批评。对不按时间报送者：延时一天罚款200元，延时二天罚款400元，罚款金额直接开到职能负责人，职能负责人可将罚款金额转交到不及时报送的项目负责人处。材料的采购管理1、采购人员在接到材料需用计划后，查阅合格供方名册，找出四到六家符合条件的供方，进行比较选择，如名册中没有的供方，需按公司要求进行考察后予以选择，严格计划采购制度，杜绝无计划购买；2、采购工程所需的大宗材料，如钢材、水泥、混凝土、面砖、、大宗木材及模板材料、砌体材料、砂、石等预算金额达到十万元，安装材料达到五万元，装饰材料达到三万元，一律要进行招标采购。3、除大宗材料外，其它材料对供方选择、价格的确定等须由负责人、采购人员及有关人员共同参与，未经确认而擅自购买的材料，在满足项目使用及质量要求下若无理高出询价员所询价格，按相应高出部分费用承担经济责任。4、材料采购合同的签订：⑴、采购大宗材料根据材料招标评审小组意见签订“材料采购（加工）合同”（样本见附件一）；⑵、材料组拟定合同条款，交项目、财务科、经营科、法律事务等部门评审、领导审批同意后，由主管材料部门签订、执行，⑶、不实行招标采购的材料的合同签订在单价经相关人员（负责人、采购员、项目等）确认后，由材料组直接予以签订。材料的账务管理：1、原始记录：要求项目全面、系统、及时地做好“材料验收单、材料调拨单、限额领料单”，等原始单据的记录、整理工作，为后期的统计工作提供真实、完备的原始依据。2、统计台帐：根据原始记录，及时建立起各类统计台帐，要求采购员以项目为单位分类适时做好采购记录（附件二）（项目自行采购的零星材料也应归于其中，以便分析项目的材料总实际成本），并于每月向分公司工程部报送一次，做到月采购量月与计划量的一致性；项目材料组建立健全项目每月的收发存台账（零星、小型材料亦要入帐），做到收发存记录中收入栏与采购记录的一致，每月对比，找出差额，分析原因，库存材料定期盘点，做到与每月结存量累计数据吻合。3、统计报表：改变以往项目只提供月收发存记录（且部分项目所填材料还不全，无法掌握当月的材料实际发生量）的状况，因项目是发生材料金额的直接要素，现所有报表（月报、季报、半年暨年报等）均由各项目将其发生的实际用量按实报交分公司工程部材料组，材料组审核、汇总后一并上报公司，各类报表的填制要求实事求是，数字必须真实、准确、全面，不得虚报、漏报、瞒报及伪造，对各项指标的分析应认真地进行计算检查与逻辑检查，做到各类表中数据环环相扣，符合逻辑。各报表的种类及提交时间见附件三、附件四，表样按月初所发。4、材料成本核算：项目材料成本核算是项目成本核算的一个重要组成部分，项目材料成本管理是项目实现成本控制、创效益的关键环节，为了进一步加强项目材料成本的管理，除尽可能降低采购成本外，项目自开工至竣工交付，切实做好各种材料核算资料表（具体有：项目承包工程材料消耗明细表、项目周转材料租赁费汇总表、周转材料（非租赁）摊销汇总表、项目承包工程商品砼消耗统计表、项目承包工程材料消耗汇总表、项目承包材料成本表、项目工程主要材料预结算与实际消耗对比表），表样与以前相同。5、各类台账、报表、成本核算系列表格制作的现任人及完成时间见下表：序号类别责任人完成时间备注一原始记录各类原始单据项目材料组、采采购员各自自收集、分分类、保管管自已所经经手部分随时发生随时收收集整理收集保存便于对对账二统计台账材料收发存台帐帐（即收发存记录录卡）项目材料组根据收发存的实实际发生及及时登帐记记录材料采购记录采购员随时采购随时记记录，每月月随报表发发公司工程程部三统计报表1月报1.1材料的现场管理1、物资的验收：对进场材料的有关凭证，如料具验收单、产品检测证书、检验报告、合格证、磅码单、订货合同、装箱单等有关资料进行验证。2.2、对进场材料验证无误后，由材料人员根据规定的质量、环境与职业健康安全标准要求对进场材料的质量、包装进行外观检测，化学品包装应完整并有“危险品、防火、防爆及有害”等或提供相关的颜色和图案清晰的标识。并认真填写“外观检测记录”。2.3、外购检测合格的材料，由材料人员开具“试验委托单”交试验部门，由试验部门取样复验并向材料部门出具复验报告。2.4、材料人员对经资料验证、外观检测和复验合格的进场材料核对无误后方能办理验收手续并做好各种资料凭证的登记及保存。2.5、验收时，应通知班组共同参与验收，确保质优量足。对于验收时不负责任致使数量不足，给企业带来直接经济损失的，由责任人承担相应的经济赔偿责任，情节严重者，除陪偿损失外，责令退出材料工作岗位。2、物资的储存与保管2.1、现场大宗材料要按施工平面布置图规划堆放整齐，砂、石成堆、成方；砖成垛；钢材、砼构件、门窗、架设工具等分规格堆放，长短料做到一头齐，并在区域内显眼处挂“材料标识牌”。场地平整，道路畅通，排水良好，周转无杂草、垃圾；2.2、库存材料按名称、规格型号堆放整齐，挂“物资动态卡”、做到库容整洁、堆放整齐，在条件许可的情况下，可按“四号定位、五五化”的方法摆放。材料仓库要做到不漏、通风防潮、路通安全。2.3、袋装水泥要存放在不漏水、铺设地板的仓库，按规定摆放，高出地面不得少于25CM，离放高度不超过12包，挂牌管理，注明品种、规格、进场日期。2.4、化学危险品应分类贮存、标识，应有相关化学品的材料安全数据表，应采采取防挥发发、防泄漏漏、防火、防防爆炸等预预防措施，库房中应有处理理泄漏、着着火等应急急保护措施施。2.5、库管材材料经常核核对数量，做做到日清月月结，达到到账、卡、物物相符，并做好保保养工作。按按规定对所所管物资进进行盘点，如如实填写“物资盘点表”，如如发生不认认真执行管管理规定而而造成损失失、损坏、填写“料具具遗失、损损坏报废赔赔偿单”，则按损损多少赔多多少的原则予以相应赔赔偿。3、物资的发放：：3.1.主要材材料和化学学品实行限限额领料：：负责施工工的工长或或施工员，根据施工预预算或材料料消耗定额额或技术部部门提供的的配合比、翻样单，签发施工工任务书和和“限额领料料单”，要注明明施工部位位或分项工程，两单工工程量要一一致。经营营审核无误误后交承担担施工生产产的班组，凭单领领料。3.2.施工班班组用料超超过限额时时,材料人员员停止发料料，并通知知负责施工的工程查明明原因，属属工程量增增加，增补补工程量及及限额领料料数量；属于操作作浪费（合合理损耗除除外）的，办办理相应赔赔偿手续，手续办完后再补补发材料；；限额领用用单随同施施工任务单单当月同时时结算，已领未用用的材料要要办理假退退料手续。在在结算的同同时与班组办理余料退库库手续。3.3.其它材材料的发放放由计划员员签发“领料单”，保管员员凭单发料料。4、剩余物资的处处理：现场剩余物物资的处理理按分公司司建三一沪沪工字（22002）29号文件执行。五、材料的信息息化管理当今的社会会已进入高高科技发达达阶段，数数据的信息息化管理已已经普及，我公司出出早已启用用，然不解解的是材料料部门各种种台帐的建建立及报表的填制制仍处于330年代手手工填制的的阶段，给给帐务