XX公司费用管理报销办法详解

企业花费管理及报销方法目录第一章总则第二章花费管理内容第三章花费报销规定第四章附则第一章总则第一条为增强XX企业(以下简称“企业”)花费管理，合理控制各项花费支出，规范花费报销流程，特拟订本方法。第二条各项花费支出均以企业批复的年度花费估算为依照，在估算范围内开销。各部门负责人应做好花费项目的控制，防止出现超估算的状况。第三条本方法合用于XX企业各部门。第二章花费管理内容第四条花费管理分为平时花费和专项花费管理两部分。第五条平时花费主要包含：办公费、业务款待费、交通燃料费、邮电通信费、会议费、差旅费、维修费、书报资料费、礼物费等等。第六条专项花费主要包含：出国费、咨询费、诉讼费、广告费、审计费、资助费、员工住宅物业费及供暖费、员工教育经费、福利费、经济赔偿金等。第三章花费报销规定第七条花费报销审批权限为完美内部控制，花费管理依照权限分级审批。花费报销审批坚持“一支笔署名”原则，需要受权的，须以书面正本受权书通知财务部，不然不予认同。-1-（一）平时花费个人估算内花费报销审批权限：1）部门副经理（含助理）级以下人员的花费报销由部门经理（或主持）或其受权署名人审批;2）部门副经理（含助理）的花费报销，由自己作为报销人署名，部门经理（或主持）署名后报企业主管领导审批;3）部门经理（或主持）的花费报销，由自己作为报销人署名，企业主管领导审批;4）企业副总经理（含总经理助理）的花费报销，由自己作为报销人署名，企业总经理或其受权人审批;5）企业总经理的花费报销，由自己作为报销人署名，企业财务总监审批。部门公共估算内花费报销由部门经理（或主持）或其受权署名人审批。企业公共估算内花费报销由企业总经理或其受权人审批。4、超估算花费报销须报企业总经理或受权人审批。（二）专项花费有专项请示报告的：经办人员应提交经企业主管领导同意的专项请示报告，在核批的估算范围内，由部门经理（或主持）或其受权人署名报销。无专项请示报告的：经办人员凭有效合同、协议及经企业主管领导同意的花费报销单报销。第八条花费报销支付方式与报销程序花费报销的支付方式以现金和支票支付为主。（一）现金支付以现金方式支付花费款，应在国家财经制度规定的现金支出范围内，主-2-要包含：个人劳务酬劳；各样劳保、福利花费以及国家规定的对个人的其余支出；出差人员一定随身携带的差旅费；结算起点（1000元）以下的零星支出；中国人民银行确立需要支付现金的其余支出。现金报销时间为每周四、五。报销人员应填妥报销单，按上述第七条之审批权限签批后交财务部，由有关会计人员审查并制作记账凭据后交出纳一致进行现金收付。借支现金，应填写借钱单，经部门经理（或主持）或其受权人、财务部经理或其受权人署名后，到财务部办理借钱手续。报销花费时，凭有效票据填写花费报销单，按上述第七条之审批权限签批后，到财务部办理报销手续，并在备注栏加以说明。借钱人应实时办理借钱核销手续（还款或报销花费冲还借钱），原则上不同意重复借钱，上次借钱未结清者，不得再次借钱。（二）支票支付原则上，金额1000元人民币及以上的支出款项须使用支票支付。经办人员须填制支票领用单。平时花费的支票领用，由部门经理（或主持）或其受权人、财务部经理或其受权人署名后，到财务部办理领用手续。专项花费的支票领用，须另附主管领导同意的专项请示报告。支票领用后，只好用于支票领用单上写明的用途，不得挪作他用。如因故未使用，经办人员须于领用后两日内将支票退回财务部。支票使用后，经办人员须在三个工作日内将填妥并有效署名的花费报销单送交财务部办理报销手续。因特别状况不可以在规准时间内报销的，须实时向财务部说明。逾期不报销的人员，财务部将按期宣布，其实不同意其所在部门领-3-取新支票。第九条花费报销标准花费报销须依照企业规定的标准报销，超标准报销花费的，应在报销前经有效审批人的上司直接负责人或总经理及受权人同意。业务款待费：指与业务有关的宴请费和礼物支出。宴请客户无特别原由不得去豪华饭馆，企业领导级一次宴请金额原则上不超出2000元且人均标准不超出200元，部门经理级一次宴请金额原则上不超出1000元且人均标准不超出150元，其余人员一次宴请原则上不超出500元且人均标准不超出100元。凡一次花费超出规定限额及标准的，应按分级审批权限，报上一级领导审批，禁止将同一款待活动发生的花费拆分后分次报销。礼物支出，要求各部门尽量使用企业办公室一致购买的礼物，对有特别要求购买的其余礼物，由各部门自行采买，报销时经企业分管领导审批署名后，依照正常报销程序报销。业务款待费超出报销标准的，须在执行正常审批程序后报企业总经理或受权人同意。国内差旅费员工出差须提早在企业办公系统填写出差申请审批单，并提交有效审批人同意。出差申请审批单为员工出差借钱、报销及领拿出差补助的重要依照，出差时期的补助标准为30元/天（参加会议除外），出差时期的业务款待费原则上不再报销。出差住宿标准原则上为三星级以下酒店（含三星级）。员工可依据年度差旅费估算及出差所在地实质状况，本着节俭的原则选择住宿酒店，如参加会议或陪伴客户出差高出住宿标准的，报销时须提交举办方会议通知或经企业领导同意的请示文件；企业领导班子成员出差住宿费实报实销。各种地域及员工住宿费详细标准以下：出差到上海、广州、深圳等直辖市、省会城市及经济特区：-4-总经理（含主持工作的副总经理）350RMB副总经理（含部门总经理助理）300RMB一般员工（含部门内部设置的部下经理）200RMB出差到其余城市：总经理（含主持工作的副总经理）250RMB副总经理（含部门总经理助理）200RMB一般员工（含部门内部设置的部下经理）150RMB3、如遇单人出差，每晚住宿费可在上述标准基础上增添50%。在选择交通工具时，要求十二小时之内（夕发朝至）乘坐火车可以抵达的，应尽量选乘火车，火车席位为硬卧或硬座，特别状况需乘坐软卧或飞机的，应提早获得企业领导同意。国内出差乘坐飞机的，一律乘坐经济舱。报销差旅费时，出差人应填制差旅费报销单，报销票据除供给花费有关发票外，还应供给住宿清单及出差申请审批单。出差人在经同意的出差时期发生的上述交通费、住宿费及出差补助可在上述标准内据实报销，但住宿费中与住宿没关的花费，如洗衣费、房间酒水等不予报销。对于出差时期因特别状况发生的业务款待费需独自填制业务款待费报销单并经企业主管领导同意后报销。高出差旅费报销标准的须报请企业主管领导同意，不然高出部分不予报销。如出差机票（含国际机票）由办公室一致订购的，出差人应在返回企业后将机票报销联退回办公室，由办公室一致办理机票报销及花费分摊手续；出差人有借钱的，应在填写差旅费报销单时据实填写，多退少补，逾期不送还借钱的，财务部可拒绝再次借钱。（三）出国花费：执行财政部、外交部印发的《对于暂时出国人员花费开销标准和管理方法的规定》。（四）办公用品：由办公室负责在估算范围内一致购买，报销时由部门负责人署名确认花费分摊，经办人、办公室负责人署名后报销。因特别原由各部门自行购买办公用品的，报销时须由部门经理及办公室负责人双签后方可报销。-5-估算外购买办公用品须报请企业总经理同意。（五）书报资料费：购买资料应依据实质工作需要办理，严格控制，根绝浪费，企业报刊杂志的定阅由办公室一致拟订计划报企业领导同意后办理。报销时应注明用途和名称，依照正常报销审批程序报销。（六）通信费：包含办公电话、挪动电话及住所电话花费。1、办公电话：依照员工工作岗位和要求，经部门经理同意可申请开通国内长途功能，未经企业主管领导同意，原则上不开通国际长途功能。办公电话花费由企业一致支付，电话使用人及所在部门担当。2、住所电话：企业仅负责担当企业领导（总经理助理以上司）或其余经同意报财务部存案人员的一部住所电话花费，但企业原则上不担当住所电话的国际长途话费，不然需提交企业总经理或受权人审批。住所电话报销标准为总经理500元/月，其余企业领导300元/月，由企业依如实质话费在审定标准内一致办理报销手续。3、挪动电话费：挪动电话话费标准由企业一致依照岗位级别（企业领导、部门总经理（或主持）、部门副总经理（含助理）、部门部下经理、一般员工和工作性质（即业务部门和职能部门）分别予以审定；员工级别由本部门提出，提交人力资源部审查，报财务部存案，员工岗位调整时，自调整之日的次月执行新岗位标准。在下述审定的标准、原则和要求范围内，挪动电话费按月实报实销。（1）企业领导：指企业总经理助理（含总经理助理）以上，话费标准为元/月；2）部门经理（或主持）：话费标准为200元/月；3）部门部下负责人话费标准为100元/月；挪动话费报销的原则和详细要求：（1）审定报销花费的挪动电话，应本着节俭的原则，尽量缩短通话时间，其实不得转借别人使用；（2）除员工正常休假，连续未上班时间超出10天的员工，未上班月份不得报销挪动话费；（3）企业原则上只同意报销一部手机的话费，挪动电话号码以及部门内部审定的部下-6-经理名单需提早报财务部存案，报销非存案人员及电话号码的话费，财务部门有权拒绝；（4）话费标准为月度标准，当月话费高出审定标准的，高出部分原则上由个人担当，不得积累计算报销；（5）除一般员工外，其余人员报销挪动电话费，原则上不同意报销手机充值卡发票，不然，须供给当月话费清单，并在审定的标准内实报实销；（6）员工因公出差致使超出审定标准报销挪动电话费的，须凭发票和出差审批单，独自填制报销申请，依照报销程序进行审批，并提交企业总经理或受权人同意，但报销金额不可以超出原审定标准的30%，其余原由致使高出审定标准的，一律不予报销。（七）文体活动费：企业的文体活动一致由企业工会、办公室依照年度估算组织安排，花费由牵头部门负责人、工会负责人署名后报销。员工个人的文体活动花费自理。（八）会议费：参加其余单位组织的工作会议，报销时须供给会议通知。企业内部组织召开的会议，须供给经企业主管领导级以上领导同意的专项请示报告。若会议费需在各部门分摊的，由包办会议的部门做出花费分摊表，经与会部门经理署名后，到财务部办理报销手续。（九）固定财产购买：应严格执行估算审批制度，报销时凭已批复的估算和发票，经部门经理及财产主管部门经理双签后办理。第十条花费报销票据及花费报销单填列要求1．全部花费报销一定切合财务制度规定及企业花费管理原则。报销票据一定为切合企业规定的同意报销的花费项目和财务制度规定的有效报销票据。除极特别状况由自己做出版面说明，经企业主管领导署名外，不切合规定的票据一律不予报销。花费报销单的填制要求（1）报销单的填制须列明花费项目、发诞辰期、所附发票张数、金额大小写共计等因素。业务款待费的报销须逐项列明事由、参加人名和人数；差旅费的报销除供给发票外还须供给明细单，此中交通费、住宿费、餐费等应分项填写，住宿费原则上应写明每天房费的金额及住宿天数、人数。每次出差的花费-7-需一次报清。（2）一张报销单波及多个花费项目的，应注明每个花费项目的发生额，以便财务人员归集花费。（3）波及共同花费分摊的，一定书面注明，并由有关人员署名确认。依据所报销花费项目，由花费支出人自己或拜托人填写企业一致印制的标准格式报销单。报销单主要有以下五类：1）医疗费报销单：用于切合企业规定的医疗费报销。报销时，须附医院处方，在药店购药需有医院开具的处方及药单。2）出国花费报销单：用于出国人员由企业负担的出国花费。分为出国花费报销总表和分国别花费报销明细表，报销时，应在填列总表的同时按所到国家分别填列明细表。3）差旅费报销单：用于企业人员各项差