常见公文写作范式及常见错误

-.z公司常见公文写作*式一、通知1、指示性通知该类通知主要用于在开展*项工作时，或针对工作中出现的带有普遍性的问题，对下级单位作出工作部署、提出管理措施、制订有关政策等。关于××××××〔拟采取措施〕的通知××××〔主送单位〕：近期，××××××〔从正反两方面分析面临的形势和存在的问题〕。××××××〔指出采取进一步措施的重要性、必要性和紧迫性〕。根据××××××〔依据〕，为了××××××〔目的主旨〕，经研究，决定××××××〔拟采取措施〕，现就有关事项通知如下：一、××××××。二、××××××。三、××××××。××××××〔通知的具体内容〕。××××××〔提出要求〕。〔印章〕××××年×月×日2、周知性通知该类通知主要用于要求有关单位办理或周知的事项。关于启用××××××印章的通知××××〔主送单位〕：根据××××××〔依据〕，成立××××××〔机构名称或机构更名〕。从××××起〔起始时间〕启用××××××印章〔机构更名时，需注明原××××××印章同时废止〕。：××××××印模式样〔印章〕××××年×月×日3、印发文件通知该类通知主要用于印发本单位制发的规*性文件，如规定、方法等。关于印发?××××××规定?的通知××××〔主送单位〕：为了××××××〔目的〕，根据××××××〔依据〕，我们制定了?××××××规定?，现印发给你们，请结合实际认真贯彻执行。贯彻执行中有何问题，请及时反应××××××。〔印章〕××××年×月×日4、转发文件通知该类通知主要用于转发上级单位和不相隶属单位的公文，批转下级单位的公文等。关于转发××××××的通知××××〔主送单位〕：为了××××××〔目的〕，现将××××〔上级单位或有关业务主管部门〕?××××××?〔文号〕转发给你们，请结合实际，认真贯彻执行。××××××〔具体贯彻意见〕。〔印章〕××××年×月×日5、会议通知该类通知主要用于函告召开有关专题或系统会议。例如一：通知××××〔主送单位〕：定于×月×日×时，由×××主持，在××××〔地点〕召开××××××会议。会议主要内容〔议题〕是××××××，请××××××参加。请于×月×日前将参会人员〔车号〕报××××〔凭会议通知进大门〕。联系人：×××电话：××××、××××〔〕〔印章〕××××年×月×日例如二：关于召开××××××会议的通知××××〔主送单位〕：为了××××××〔目的〕，根据××××××〔依据〕，××××〔主办单位〕定于××××年×月×日在××××〔地点〕召开××××××会议。现将有关事项通知如下：一、会议内容：××××××。二、参会人员：××××××。三、会议时间、地点：××××××。四、其他事项：〔一〕请与会人员持会议通知到××××××报到，××××××〔食宿费用安排〕。〔二〕请将会议回执于××××年×月×日前至××××〔会议主办或承办单位〕。〔三〕××××××〔其他需提示事项，如会议材料的准备等〕。〔四〕联系人及：×××××××：1．参会名额分配表2．会议回执〔印章〕××××年×月×日〔注：“会议回执〞内容一般包括与会人员的单位名称、**、职务或职称、性别、民族，抵离会议城市的时间、航班、车次，是否需接站及其他要求等〕。6、成立机构通知该类通知主要用于向有关单位通报新成立机构的组成和主要职责等。关于成立××××〔机构〕的通知××××〔主送单位〕：为了××××××〔目的〕，根据××××××〔依据〕，决定成立××××〔机构〕，负责××××××工作。现将有关事项通知如下：一、××××〔机构〕的人员组成××××××。二、××××〔机构〕的主要职责〔一〕××××××。〔二〕××××××。………三、××××〔机构〕下设办公室，主要负责××××××工作。××××××〔其他需要说明的事项〕。〔印章〕××××年×月×日7、人事任免通知该类通知主要用于人事任免事项。〔1〕行政职务任免：关于×××等×人职务任免的通知××××〔主送单位〕：经××××研究，决定：任命×××为××××××；任命×××为××××××；免去×××的××××××〔职务〕。〔印章〕××××年×月×日〔2〕党内职务任免：关于×××等×位同志职务任免的通知××××〔主送单位〕：经××××研究，决定：任命×××同志为××××××；任命×××同志为××××××；免去×××同志的××××××〔职务〕。〔印章〕××××年×月×日二、通报1、情况通报该类通报主要用于在一定*围内通报重要工作情况和动向，以指导有关工作。××××〔发文单位〕关于××××××情况的通报××××〔主送单位〕：××××年×月×日，××××〔单位〕在××××〔地点〕发生××××××事故〔事件〕。××××××〔事故或事件的性质〕。为了××××××〔目的〕，进一步加强××××××工作，防止此类事故〔事件〕的发生，现将××××××事故〔事件〕情况通报如下：一、××××××〔事故或事件的原因分析〕。二、××××××〔对有关单位和人员的处理情况〕。三、××××××〔应吸取的教训和拟采取的措施等〕。〔印章〕××××年×月×日2、批评通报该类通报主要用于通报问题、批评错误，以示戒备和要求有关方面吸取教训。××××〔发文单位〕关于××××××问题的通报××××〔主送单位〕：××××××〔通报×××违规违纪的事实和做法〕。经查，××××××〔调查结果〕。为了××××××〔目的〕，根据××××××〔依据〕，经研究，××××××〔对通报对象的结论和处理意见〕。××××××〔警示教育和下一步拟采取的措施〕。〔印章〕××××年×月×日3、表彰通报该类通报主要用于表彰先进单位和个人，介绍先进经历或事迹，树立典型，并提出有关工作要求和希望。×××〔发文单位〕关于表彰〔奖励〕×××〔集体或个人〕的通报××××〔主送单位〕：××××××〔表彰奖励对象的先进事迹〕。××××××〔产生的积极影响和表现出的精神〕。为了××××××〔目的〕，根据××××××〔依据〕，经××××研究，决定对×××〔集体或个人〕等予以通报表彰。希望××××××〔号召向先进学习，提出更高的工作要求和希望〕。〔印章〕××××年×月×日三、函1、征询意见函该类函件主要用于向有关单位征求意见或询问、了解*一事项。关于征求××××××意见的函××××〔主送单位〕：为了××××××〔目的〕，根据××××××〔依据〕，我们拟××××××〔或我们研究制订了?××××××?〕。现就××××××问题征求你们的意见〔或现将?××××××?转去〕，请研究提出修改意见，于××××年×月×日前函告××××。联系人：×××：××××〔印章〕××××年×月×日2、答复意见函该类函件主要用于针对来函提出意见或作出回复。关于××××××有关意见的复函××××〔主送单位〕：你们?关于征求××××××意见的函?〔文号〕收悉。经研究，现将有关意见函复如下：一、原则同意××××××。二、××××××〔具体意见〕。〔印章〕××××年×月×日3、请求批准函该类函件主要用于向不相隶属单位请求批准有关事项。关于申请××××××的函××××〔主送单位〕：为了××××××〔目的〕，根据××××××〔依据〕，我们申请××××××。现将有关情况和我们的意见函告如下：一、××××××〔根本情况〕。二、××××××〔必要性和可行性及其意义〕。三、××××××〔我们的意见〕。现将有关材料报送你们，请予审批。〔印章〕××××年×月×日四、请示1、请求解决问题的请示该类请示主要用于下级单位在工作中遇到新情况、新问题，或因条件限制自身难以解决的困难，请求上级单位解决或协调解决。××××〔单位〕关于请求协调解决××××××问题的请示××××〔主送单位〕：目前，我公司××××××〔遇到的问题或困难〕。为了××××××〔目的〕，根据××××××〔依据〕，现就××××××〔意图主旨〕请示如下：一、××××××〔问题的由来〕。二、××××××〔问题的不利影响〕。三、××××××〔解决问题的积极意义〕。四、××××××〔请示内容，即请求协调解决的问题及解决问题的有关建议〕。妥否，请示。〔印章〕××××年×月×日2、请求上级指示的请示该类请示主要用于对上级单位制定的有关政策、规定**未明确的问题，或者在工作中遇到难以把握的问题，请求上级单位予以答复或指示。××××〔单位〕关于××××××问题的请示××××〔主送单位〕：近日，××××××〔在*项工作中遇到××××××问题〕。现将有关问题请示如下：一、××××××〔有关情况〕。二、××××××〔遇到的问题〕。三、××××××〔请示内容，即请求上级单位对××××××问题作出指示〕。妥否，请示。〔印章〕××××年×月×日〔联系人及：×××××××〕3、请求批准事项的请示该类请示主要用于超出本单位职责权限的事项，请求上级单位批准或审定。××××〔单位〕关于××××××〔事由〕的请示××××〔主送单位〕：为了××××××〔目的〕，根据××××××〔依据〕，我公司拟××××××〔意图主旨〕。现将有关情况和我们的意见报告如下：一、××××××〔根本情况〕。二、××××××〔请示事项的必要性和可行性及其意义〕。三、××××××〔具体方案和请示事项〕。妥否，请示。〔印章〕××××年×月×日〔联系人及：×××××××〕五、报告1、反映情况的报告该类报告主要用于工作中遇到的新情况、新问题，特别是突发事件、意外事故、特殊情况、倾向性问题时，向上级单位反映、报告有关情况。××××〔单位〕关于×××有关情况的报告〔紧急报告〕××××〔主送单位〕：××××年×月×日〔最近、近日〕，××××××〔概述拟反映或报告的有关问题〕。为了××××××〔行文目的〕，现将有关情况报告如下：一、××××××〔情况过程和最新事态〕。二、××××××〔原因及后果分析〕。三、××××××〔已采取的措施及作用〕。四、××××××〔下一步拟采取的措施〕。五、××××××〔需引起上级单位重视或关注的问题〕。〔印章〕××××年×月×日2、反应交办事项的报告该类报告主要用于向上级单位报告交办事项的办理情况。××××〔单位〕关于×××有关情况的报告××××〔主送单位〕：根据××××××要求〔根据××××批示精神，或根据转来的?××××××?要求〕，我们对××××××情况进展了认真研究〔我们对××××××问题进展了调查核实〕。现将有关情况报告如下：一、××××××〔事件的过程、原因等〕。二、××××××〔经调查核实的情况或处理的依据、结果等〕。三、××××××〔下一步拟采取的措施〕。特此报告。〔印章〕××××年×月×日3、汇报工作的报告该类报告主要用于向上级单位汇报有关工作情况。××××〔单位〕关于××××××工作情况的报告××××〔主送单位〕：根据××××××要求〔或××××以来〕，我们××××××〔概述工作背景或根本情况〕，对××××××工作进展了认真总结。现将有关情况报告如下：一、××××××〔工作根本情况〕。二、××××××〔主要做法和成绩，包括采取的方法、措施和产生的效果等〕。三、××××××〔存在的问题，以及拟采取的对策措施〕。四、××××××〔下一步工作安排和思路〕。〔印章〕××××年×月×日六、批复1、批复例如〔一〕该类批复主要用于对下级单位请示的事项予以明确表态。关于××××××有关问题的批复××××〔主送单位〕：你公司?关于××××××的请示?〔文号〕收悉。根据××××××〔依据〕，经研究，同意你们关于××××××〔请示主旨〕。请你们在××××××工作中切实加强领导，确保××××××。〔印章〕××××年×月×日2、批复例如〔二〕该类批复主要用于批准下级单位请示的事项，并提出具体要求。关于××××××有关问题的批复××××〔主送单位〕：你公司?关于××××××的请示?〔文号〕收悉。鉴于××××××，根据××××××的有关规定〔依据〕，现就××××××有关问题〔请示主旨〕批复如下：一、原则同意××××××。二、××××××〔具体要求〕。请你们××××××〔提出进一步做好此项工作的要求，以及从长远或整体上提出有关要求〕。〔印章〕××××年×月×日七、会议纪要〔决议型会议纪要〕该类纪要主要用于记载和传达会议主要情况、讨论意见和议定事项。××××××会议纪要××××年×月×日，×××同志主持召开××××××会议，×××、×××等同志〔领导〕参加了会议。×××同志传达了××××××精神，通报了××××××有关工作情况，并作了重要讲话；会议听取了×××关于××××工作情况汇报，讨论了××××××；审议了?××××××?等×项××××××。会议认为，××××××。会议强调，××××××。会议指出，××××××。会议经过审议，议定以下事项：〔一〕××××××。〔二〕××××××。会议根据××××××，审议并原则通过了?××××××?、?××××××?等，并责成×××根据与会同志提出的修改意见作进一步完善，按程序报批后下发；会议还根据××××××要求，就解决××××××等问题提出了××××××的意见出席：××××〔单位〕×××〔**〕、××××〔单位〕×××〔**〕、××××〔单位〕×××〔**〕。公文写作常见错误及规*用法一、格式方面的常见错误1.构造层次序数使用不当。一般而言，构造层次序数分“一〞、“〔一〕〞、“1”、“〔1〕〞四个层次。只有两个层次时，可分别用“一、〞“1.〞标识。其中，数字序号后用小圆号“.〞，而不能用顿号“、〞，如为“1.〞而不是“1、〞；“〔一〕〞和“〔1〕〞括号外面不带标点符号。在一段文字内部常使用“一是、二是、三是……〞或“首先、其次、第三……〞等。2.标点符号运用不当。除法规、规章名称加书名号外，标题一般不用标点符号。正文中的标题，如果单独一段，在末尾不用句号、冒号等标点符号。并列短语各项之间有比拟长的短语或有较大的停顿，中间应使用逗号。3.国家法定计量单位的汉字与符号运用不统一。如米、m，平方米、m2等混用。一般而言，公文中数量单位应用汉字，且同一份公文或材料中应相对统一。4.人名、地名、日期、单位名称使用不规*。年份一律使用公历年份的全称，如1999年、2010年不能略为99年、10年。单位名称一般先用全称，并注明规*简称，或用约定俗成的简称，如中建八局一般不用“中建股份八局〞等。5.文件引用不规*。引用公文应先引发文机关〔有时可省略〕、标题，后引发文字号。发文字号中标注年份应采用六角括号〔〕，而非中括号[]或【】。6.公文如有，应在正文下空一行、左空2字处，注明的顺序和名称。不加书名号，名称后不加标点符号，如“：1.××××××〞。7.公文如有联系人等附注，应在成文时间下空1行、居左空2字用3号仿宋体字加圆括号标识。一般而言，在上行文的“请示〞等文种中，应当在附注处注明联系人的**和。8.发文日期不能用阿拉伯数字。和正文要求正好相反，发文日期要用汉字，但0不能写成“零〞，也不能用“0”，而使用“插入〞菜单中的符号“○〞。二、内容方面的常见错误1.错别字较多。如座〔坐〕落、身分〔份〕证、交待〔代〕、再接再励〔厉〕、连〔联〕想、片断〔段〕，等等。2.文种选择不当。如通知、函不分；请示、报告不分。3.标题成份残缺或多余。如?关于上报……的报告?标题中，“上报〞为多余。特别是对转发性通知标题，由于层层转发公文，很容易造成该类公文标题冗长繁琐。4.问题。一是不能适当应用。一般情况下，当正文内容较长、且相对完整时可作处理，如工作总结等。二是正文中的名称不完整、不规*。另外，引用时，一般情况下只引用文件标题，不带文号。5.“请示〞和“报告〞混淆的问题。一般情况下，对上级机关而言，“请示〞偏重于办件，“报告〞偏重于阅件。要求上级批复的事项，应采用“请示〞文种，且遵循“一文一事〞原则，不应在报告中夹带请示事项。三、一些常用字词的用法及辨析1.“截止〞与“截至〞的区别。前者强调“止〞，即在计时点上，所进展的事情已经完结或根本完结；后者则不强调事情的完结，强调的是该计时点上的事态。2.“记取〞与“汲取〞的区别。前者强调强记，后者强调在加工、提高根底上的吸取。二者适用对象和情况有所不同：对自己或内部的事或现成的经历教训，多用记取；对他人或外部的经历教训、营养等，则用汲取。3.“急待〞与“亟待〞的区别。“急待〞强调紧急待办，“亟待〞强调极须，急迫待办。“急待〞与“亟待〞的主要区别在于，前者强调时间的紧迫性，后者则更强调意义重要性。另外，亟待还包含问题的严重性已达极点，否则不宜用“亟待〞一词。4.“下工夫〞与“下功夫〞的区别。一般情况下，应该用“下工夫〞。如?现代汉语词典?强调，“下工夫〞是指为了到达*个目的而花费很多的时间和很大的精力。而“功夫〞是指本领或武术，一般不用“下功夫〞。5.“和〞与“与〞的区别。“和〞跟“与〞都是做连词比拟多，做介词比拟少。做连词时都表示平等联合，意思是一样的。但是，两者的色彩有所不同。“与〞的书面语色彩比拟明显，因此多用于书面语中，口语中用得比拟少。“和〞则在口语跟书面语中都使用。另外，在书名跟文章的题目中，“与〞使用得要比“和〞多些。6.“制定〞与“制订〞的区别。“制定〞即制作、定出，公文中习惯用在较大场合，以制定党和国家的路线、方针、政策、法律和法令等；“制订〞即制作、订立，公文中习惯用于具体规章制度的订立。7.“需要〞与“须要〞的区别。“需要〞即对“缺乏〞而言，还有“要求〞的意思，词性为及物动词，后可带宾语。“须要〞即说明“应当〞、“必须〞的意思，词性为能愿动词，修饰限制动词。8.“期间〞与“其间〞的区别。“其间〞是指*一段时间，多用于书面。“期间〞是指*短时间里，前面要有说明时段的词语，例如“春节期间〞、“会议期间〞、“国庆期间〞、“外出期间〞等，不能将“期间〞单说，而“其间〞可以单说。9.列举完后“等〞的用法。列举后用“等〞的时候，有两种情况，一种是没有列举完的时候用“等〞，如“、**等城市〞。还有一种用法是列举完之后用“等〞，例如“、**、**、**等四座城市〞。这里的“等〞是表示列举完了之后收尾。10.引号内短的并列成分之间的标点符号用法。比方：发扬“特别能吃苦、特别能战斗、特别能奉献〞的精神这样的句子，引号内是短的并列成分，这种情况应该用顿号，而不应该用逗号。11.“以及〞前面的标点符号用法。“以及〞前面可以用逗号，这是“以及〞跟“及〞不同的地方，“及〞的前面不能有逗号。当然，“以及〞的前面也可以不用逗号。用不用逗号，要看“以及〞后面的语词的长短。如果比拟长，要用逗号停一下，使人好读；如果比拟短，“以及〞前面就可以不用逗号了。12.“其中〞及其前后的标点符号用法。使用“其中〞一词，一般要注意掌握三条规则：〔1〕总数后只有一个数，“其中〞前用“，〞，“其中〞后不用“，〞。如，2010年，公司合同额60亿元，其中长三角合同额20亿元。〔2〕总数后分述几项内容，则总数后用“。〞，“其中〞后用“，〞，各分述内容之间视其内容多少，或用“，〞，或用“；〞。如，2010年，公司合同额60亿元，同比增长26%。其中，**20亿，同比增长38%；**30亿元，同比增长20%；京津10亿元，同比增长10%。〔3〕“其中〞之后列举分项内容时，“其中〞之后不要用“：〞。例，2010年，全公司实现合同额60亿元。其中：土建30亿元，根底设施25亿元，机电安装5亿元。该例中，“：〞应改为“，〞。中建八局第二建立**公文管理实施细则第一章总则第一条为使公司公文处理规*化、制度化，提高公文处理效率和公文质量，根据?国家行政机关公文处理方法?和?中建八局公文处理实施细则?，结合企业实际，制定本细则。第二条公司党委、行政颁发的各类公文是公司实施领导、处理问题过程中形成的具有特定效力和规*格式的文书，是传达贯彻党的路线、方针、政策和局党政精神，向上级请示、报告工作，向下级答复问题的重要工具。第三条公文处理包括公文办理、管理、归档等工作。第四条公文处理应坚持实事求是和按规定进展的原则，做到准确、及时、严密。第五条公司办公室主管公司总部机关的公文处理工作，并由文字秘书负责公文处理工作，档案主管负责公文归档工作。第二章公文种类第六条公司党政公文主要有以下种类：〔一〕决定适用于对重要事项或重大行动做出决策和安排。〔二〕意见适用于对重要问题提出见解和处理方法。〔三〕通知适用于干部任免和聘用、发布规章、传达上级指示、转发局和不相隶属单位的公文、发布要求基层单位办理或执行的事项。〔四〕通报适用于表彰先进、批评错误、传达精神、交流重要情况。〔五〕报告适用于向局汇报工作、反映情况、提出建议、答复询问。〔六〕请示适用于向局请求指示和批准。〔七〕批复适用于答复基层单位的请求。〔八〕函适用于向无隶属关系的有关部门和单位相互商洽工作、询问和答复问题，也可用于向基层单位安排工作、答复事项。〔九〕会议纪要适用于传达重要会议议定事项和主要精神，要求会议相关单位和人员遵守执行。第三章公文格式第七条公文一般由版头、发文字号、标题、主送单位、正文、、发文日期、印章、主题词、抄报抄送机关等局部组成。〔一〕版头和字号公司公文分党委、行政公文。行政公文分为大红头和小红头两种，均由办公室统一印制，任何单位和个人不得随意自行打印。属于重大事项的公文用大红头，版头为“中建八局第二建立**文件〞或“中共中建八局第二建立**委员会文件〞，发文字号采用“司×字〔××××〕××号〞的格式，按制发的时间顺序编号。其中“司×字〞代表主办部门代字，“〔××××〕〞代表年份，“××〞代表发文序号。发文字号均用仿宋小三号字。属于一般性或专项事项的公文用小红头，版头为“中建八局第二建立**〞，发文字号采用“司×字[××××]××号〞，含义同大红头，为仿宋四号字。〔二〕标题由公文主题和文种组成，要准确、简要地概括公文的主要内容。〔三〕主送单位发给基层单位的公文，行政公文统一使用“所属各单位、直属工程部〞，党委公文统一使用“各基层单位党总支、党支部〞。〔四〕正文公文的主体，用来表述公文的内容。〔五〕公文如有，应在正文之后，落款日期之前注明名称，在抄报、抄送单