外贸业务详细操作流程

外贸业务操作流程为了规范和统一业务人员在每一步操作中的操作，特制定一套符合我公司实际需要的科学合理的业务操作流程。一方面，它可以引导新的销售人员熟悉他们的工作并快速进入他们的角色。另一方面，它可以帮助老推销员预见和避免业务运营过程中可能出现的问题，并对业务有全面的把握。同时，也促进了销售人员之间默契和密切合作的形成，大大提高了工作效率。本公司业务人员在执行对外出口业务中，按以下操作流程：一、签订外贸合同：《合同售货确认书》与外商签订的订货合同一般由我方起草，即《合同售货确认书》。.向合同档案管理员申请合同号和一套已登记的合同文件，包括：核销单、报关单、报关委托书等，申请后检查文件和公司印章是否齐全，印章是否清晰。合同的编号即为售货确认书的编号，编号的编制方式举例说明，例如：09HXY001（09代表的是在2009年做的合同；HXY是公司名称的简拼；001代表的是09年做的第1个合同。）以后的编号以此类推，如：09HXY002……..（详见样本）如非我司制定的合同文本，也需附以相应的合同编号做为备案登记使用。.向财务确认收款账号，填入合同制单确认单（见附件二）；.向外商确认好合同中的收货人信息；收货人信息一定要有收货人公司名称，详细的地址，邮编，联系人，联系电话和Email。信息确认后填到附件二中；.确认合同中的货物名称和相应的海关代码等信息，填写附件二；A.确认从外国投资者和工厂购买的货物的名称、型号、规格和数量。销售人员收到订单信息后，应逐一与工厂确认。如果信息不完整或不正确，请详细询问外商，以避免不必要的麻烦，甚至交付错误货物的严重后果。销售人员应保留原始订单信息和信函，以便审核人员将其作为验证的依据。B.确认货物的中文申报名称，必须采取以下步骤：A.确认可向供应商或发票单位开具的货物的名称、计量单位、数量和发票金额。b、根据发票名称并参考相应的海关代码，可在《中国海关申报手册》或中国海关网站（网站：）上的商品查询系统中找到。在选择海关代码（税号）时，我们应该遵循两个基本原则：1。尽量避免在商检等复杂监管条件下使用税号。如果监管条件相同，则应选择退税率较高的税号（退税查询请参考网站）；C.最后，确认国际货运代理是否有中英文的报关名称和税号。.确定货物目的地和运输方式；海运时，目的地国和港口的名称应准确；航空运输时，目的地国和机场的名称应准确。如果是到了门口，应该有详细的地址，具体到一个小区，一条路，一个房子号码和邮政编码。如果是铁路运输，必须有准确的目的站代码。.确定合同价格；合同最重要的部分是价格。如果报价低于采购价格，除特殊情况外，一般业务人员不允许这样做，这意味着损失。但是，如果价格太高，外商就不能接受。由于FOB价格条款是最常用的，也是其他价格条款的基础，以下是FOB天津港报价的一个例子。工厂的价格必须包括增值税发票的17%，包括包装和运输至天津港的费用。如果工厂提供商检，它也包括商检。如果加上相关税费，天津港的FOB价格将换算成美元。汇率主要根据当时的价格、回报和汇率而不同。价格确认后填写附件二。运营商应保留所有报价电子邮件或传真，供审核人审核。.确定合同价格条款和各项费用；A.佣金。如果是FOB条款，我们收取的佣金一般是FOB总额的3%到5%。具体情况进行了分析。如果是价值大利润少的商品，如“钢材”“水泥”等，我们可以向客户少收0.3%左右的货款。如果是CFR、CIF、CPT或CIP条款，佣金按FOB加运费的基础残值率计算。B.国际货运。如果是海运，运费主要包括海运费和港口杂费。港口杂费主要包括：报关费、THC（集装箱码头装卸作业费，又称码头作业费）、进货费、保安费、单证费、短途运费（又称生产装卸费）。如果由货运代理负责商检，报价中还包括商检费和商检代理费。货运代理将报两种价格：美元和人民币价格，运费以美元计，其他费用以人民币计。对外报价时，全部人民币加上相当于美国黄金和上海运费的总成本即为运费报价。在实际操作中，为避免运费上涨的风险，货运代理报价应合理上浮，并将报价标为当月报价，以交货时的运费为准。铁路货运和航空货运的计算与海运基本相同，并对具体问题进行了分析。C.保险费。对外报价保险费的费率都是按照0.25%来计算。.付款条款；我们通常接受国外的付款方式为电汇，并根据协议将款项汇入我们的指定账户。第一笔汇款不得少于合同金额的30%。根据与供应商的谈判，考虑到汇率的变化，有时需要100%的预付款。剩余款项应在交货日期前一周内汇入我方指定账户。在特殊情况下，如见票即付全款，经理应在装船后尽快批准并取得提单，以督促外商及时付款。注：未收到全款前不能交付给外商任何提货单据（包括提单正本或副本等）。.约定交货期；合同中注明的交货期应参考与工厂和供货商协商的交货日期。一般以供货商交货期的顺延15-30天为宜。其他合同条款，如：信用证等，经与外商协商后另行在合同中注明；.销售人员应在确保所有文件完全一致的基础上打印外贸合同以及合同和附件二所涉及的所有文件，并在合同背面签字和背书，在附件二表格的填表人处签字，提交审查人审查。评审员对附件二的信息逐一进行确认和核对，确认无误后在评审员处签字，然后根据附件二的信息对外贸合同进行核对。合同正确无误后，在合同背面的审核人处签字认可。.业务员将签字确认后的合同发给外商确认，并保存好电子版文件；所有对外发行的合同，只有在创作者和审核人签字确认后，方可加盖印章，即对已发行的合同由创作者和审核人绝对负责。如果合同直接发送给外商，未经审核人签字，销售人员对合同负绝对责任。.合同经中外双方签字盖章后合同于双方签字盖章之日起正式生效。.如果外贸合同中注明违约处罚条款，一定在内贸合同中注上相同条款。.其他条款具体问题具体分析。二.签订内贸合同：《出口产品订货合同（国内）》（见附件三）.内贸合同的编号要与外贸合同号一致；例如外贸合同号为09HXY001,则内贸合同号亦为此号。.确认商品名称，型号，规格，数量及单位要与外贸合同一致；.确认合同金额。在签订合同前，应保留工厂发出的报价文件、传真或电子邮件原件，作为与工厂谈判价格时的谈判依据。根据附件二的监管条件，如果有商检或其他手续，工厂能提供的应该由工厂提供或协助，费用应该包含在价格中。.关于开发票条款（重要条款，不可忽略）；A.指出可以开具的发票类型。一般出口业务必须开具17%的增值税专用发票，可以开具个人普通发票，不能开具的补充税发票。如果供应商不能准确确定是否可以开具增值税专用发票，则应提前安排。B.注明可开具发票的内容，包括：商品名称、计量单位、数量和发票金额。怀疑供应商的口头承诺。如果供应商在交货后开具发票时出现问题，并且违反了之前的口头协议，则不能追究其责任。因此，保险的做法是在合同中签署并确认发票信息。C.注意计费时间：供应商在发货后收到我公司的计费信息，并根据计费信息开具发票。（发票信息详见附件四。）D.计费时限：一般同意在交货后30天内，最晚不得超过45天。未在合同约定的期限内开具有效发票的，应当扣除税款。.明确注明生产周期及交货时间；.供货商应于合同规定时间内提供给我司准确的外包装明细单（见附件五）；如果供应商提供的数据偏离实际情况太大，会导致包装问题，甚至给我公司带来经济损失。因此，销售人员应特别注意这一环节。销售人员将附件5中的表格打印给供应商，供应商填写表格，确认盖章后传真回。销售人员核对表格数据后，应在填写人处签字，报审核人审核。如果有多个供应商，销售员应将各供应商的表格整理汇总成表格，确认数据正确后打印出来，并在填写人处签字，并连同原件一起提交审核人审核。审核人确认后在评审处签字。附件五经过复核人签字确认后可据此制箱单。.如有需要商检的货物，应在合同中规定工厂提供通关单或换证凭条的时间，一般应在工厂交货的同时提供。.在商品外包装上注明我司或外商指定的唛头，包括包装箱编号，商品的名称，规格，尺寸，毛重，净重及型号等；.关于付款条款；货款原则上应视为两部分，付款时应分成付货款和付税款，交货前付清货款，货物装船报关后再付税款开票；A.合同成立后，预付定金，一般为10〜30%,最高不超过50%。有些商品需要100%,需要与外国投资者谈判；B.供应商生产合格货物时，应提供我公司运营商的准确包装明细，然后支付剩余款项；C.报关信息出来后，销售人员根据报关信息打开票据信息（附件4）,经审核人员审核后发送给供应商。供应商将根据发票信息的内容在约定的时间内开具正确有效的发票。发票开具后，将发票传真给我公司。经查对后，销售人员将传真件和报关单复印件发送给财务部，并向财务部申请支付发票余税。财务付款后，通知供应商发送发票。.供货商应于交货同时提供相关产品的中文和英文的安装使用说明或图表；如果不能提供英文的翻译，需提前交货日10天提供我司中文版的说明和图表。.供货商应详细说明商品在交货过程中及以后使用中可能出现的问题及解决办法；.注明由供货商负责将货物送到我司指定产装地点交货，并负责装箱；.其他条款，如违约等，根据外商的要求及与供货商的协商另做规定。上述两个部分不是两个独立的阶段，而是同时进行、相互配合的。一些外贸合同的条款应该根据我们与供应商的讨论来确定。一些内贸合同的条款是外商在外贸合同中的要求，因此必须对供应商提出同样的要求。外贸合同和内贸合同的条款是在保证外贸合同顺利完成的基础上，经我司与外商、供应商、承运人、银行沟通后确定的。以上是自营出口业务与外商、供应商签订合同时需要执行和注意的步骤。如果本合同是我公司代表客户与外商及供应商签订的，则主要按以下几个步骤操作：1）可由我司代理委托方与外商签订《合同售货确认书》；本合同也可由我公司代理人签订，委托人审核后交审核人审核。经委托人签认后，交外商签字确认。其它操作程序同自营。如果客户不在本市或中国，请传真给外国客户签字。2）国外客户传回签字后生效的《合同售货确认书》，即可办理《出口产品订货合同》，操作流程同售货确认书。由委托方与国内供货商协商约定合同条款，双方确认无误后，（如需要委托方需将合同背书确认）供货商与我司加盖公章，内贸合同正式生效。三、执行合同与外商和供货商签订合同之后，要根据合同的条款开始着手执行。主要有三个方面需要执行和落实：货款、货物和运期。.货款；A.督促外商按合同规定将货款汇入指定账户。如果汇款延迟，供应商将无法及时安排生产，货物可能无法在约定的交货期内交货。同时，由于汇款延迟时间较长，汇率变动可能导致价格上涨，无法按原合同价格成交。业务员在收到汇款前，应提前通知财务，填写财务收付明细表（见附件6），然后交给财务部。根据附件6中的信息，财务部可在第一时间将汇款情况告知业务员，并根据付款明细对预付款项目进行计划和安排。B.收到外商汇款后，将内贸合同中约定的预付货款支付给供货商。付款后随时督促其按照合同条款来执行。C.于交货期前1-2周开始催促外商将剩余货款汇到合同指定账户。收到汇款后，按内贸合同约定，由供货商先提供我司准确的货物包装明细单后，我司方可付给供货商剩余货款。D.特殊外贸合同中的付款条件，如信用证，见货运提单付款等条款时，应尽量迟付供货商剩余货款。E.如因供货商因故延迟交货，而遇外商提出索赔时，应按内贸中的委托条款，扣除违约部分的违约金。.运期。A.同时，我们应与国际货运代理公司（以下简称“货运代理”）联系，了解装运日期、运费和商检情况。如果货代不能办理商检，需要联系商检公司。B.我公司在得到多家货运代理报价后，决定选择一家货运代理进行合作，签订《国际货运代理委托协议》（见附件七）和《国际货运代理授权书》（见附件八），并确认费用。与货代协商交货日期。一般情况下，交货时间应在供应商交付所有货物后5至15天内确定。要根据实际情况确定。有些货物需要检验，有些则不需要。不同的货物需要不同的检验时间。我们不能把装运日期安排得太近，以免因紧急情况耽误装运，从而破坏我们对外商的信任。.货物；a.在货物生产过程中，随时了解供应商的生产情况，监督质量和数量，按时完成交货。条件允许时，应多次到工厂检查，抽查成品并归档。在货物检验中，一方面要检查产品质量是否符合要求，工厂应提供出厂检验报告和试验文件。另一方面，我们还要检查货物的包装是否牢固，是否能满足运输要求。如果出现任何问题，制造商应立即返工，以免影响交货。b.供应商生产中出现问题时，应及时了解情况，迅速向外国投资者报告，并就可能出现的延迟交货、短交和溢货进行协商。c.交付、计数和验收d.货物交付有两种情况：一种是在天津港验收后包装，另一种是在工厂或供应商仓库检验后包装。所采用的方法取决于对各种因素的综合考虑。主要关注以下几点：A.从安全角度来看，哪一个是最安全的；b、哪种运输方式最便宜；c、从控制的角度来看，哪一个更方便操作。e.发货前做好准备，并填写发货包装记录（见附件九）。f.货运代理必须在包装日期前3天以传真方式将交货通知发送给我公司，通知我公司交货时间、详细的交货地址、联系人和电话号码。g..提前获取所有送货司机、集装箱司机、包装场等环节的联系电话，并告知送货时间和地点，。h.交付过程中需要收集的物品：交付装箱单（附件9）、货物装箱单（附件5）、录音笔、钢笔、透明胶带、剪刀、胶带、相机等。i.发货人员应先到包装处，检查货物在发货后和装箱前的数量、型号和包装是否与附件五一致，并检查包装是否牢固。拆箱或损坏时，应用透明胶带密封或绑扎牢固。如果有怕压的物品，应在包装的明显位置用粗水笔标记，并提醒搬运工在包装时小心放置在安全位置。如果有只能直立放置的货物，应在包装外的可见位置标明，并在包装过程中提醒搬运工。如果补货或检查损坏的货物，拍照保存证书，并及时联系供应商，尽快找到补货方法。检查后，托运人要求送货司机负责将各自的货物装入集装箱。只有在装载和密封集装箱后，托运人才能为送货司机签字。封箱后，对箱号、铅封或临时印章进行拍照，并带回公司，供外商使用。装箱后，如果附件5中的数据没有变化，可以制作装箱单。j.生产和装载后，联系货运代理确认集装箱重量是否与报关单一致。如果货运代理不确定，他必须先称一下箱子。如果偏差会影响运输，销售人员应立即修改单据，审核后发货，并退还错误单据的原件。四、缮制单据需要缮制的单据主要分为：报检单据和报关单据两套。其中报检单据包括：合同（副本）、箱单、发票、报检委托书、以及商检局要求的其他单据，如：厂检合格证、购货发票等。报关单据包括：合同（副本）、箱单、发票、报关委托书、核销单、报关单、以及出境货物通关单等。.报关单据的制作：A.合同（副本），即售货确认书原件的复印件；B.箱单，根据确认后的附件五和附件九制作总箱单和/或分箱单，然后在背面制单人处背书；（箱单的格式参照附件十）箱单的编号方式根据外贸合同的编号，如果外贸合同编号是09HXY001，则箱单编号HXY9001,以后编号以次类推。如果有多个集装箱，需要做对应的分箱单，分箱单编号为HXY001-1,HXY001-2…….总箱单的编号则为HXY9001.C.发票，根据合同、确认后的附件五和附件九制作总发票和/或分发票，然后在背面制单人处背书；（发票的格式参照附件十一）发票的编号与箱单编号一致。如果有分箱单，分发票的编号与分箱单编号一致。D.核销单、报关单和报关委托书上注明合同号，其他内容可委托货代或报关行填写；E.核销单在网上电子口岸备案；F.业务员将全套报关单据准备齐全交由审单人审核，审核无误后盖上公司单据专用章，在审核人处背书，交给经理或经理委托人员确认。G.全套单据审核无误后，业务员在《签收单》（见附件十二）上登记，然后交给货代或报关行，签收单签字后业务员留档。H.业务员另准备出两套相同单据，一套正本业务留档，另一套副本交给财务留档。.报检单据的制作：A,B,C同上D.报检委托书上要注明本合同号，其他内容可委托货代或报检公司填写。E.业务员将报检所需单据准备齐全交由审单人审核，审核无误后盖上公司单据专用章后在审核人处背书，交给经理或经理委托人员确认。F.全套单据经审核无误后，业务员在单据签收单（见附件六）上登记，然后交给货代或报检公司，签收单签字后业务员存档。G.业务员准备出一套相同单据做业务留档。为了保证发货后尽快完成报关通关手续，以免耽误船期，要在发货前提前办理商检，提早取得出境通关单或换证凭条。五、报关.货运代理收到报关单证后，开始办理通关手续。清关后，货物放行，货物可以离港。二、在制定CIF条件时，要注意海运费和保险费的问题，这与核定的退税标准有关。如果申报的海运费、保险费过高，超过最高退税核定标准，将不符合国家税务总局退税基本条件。因此，应提前告知货运代理，并按具体价格填写海运费和保险费，以避免汇兑成本过高的出口货物的退税门槛。如果空运或快运费用太高，应将CIF条款改为fob条款，并在合同中注明运费和佣金。六、提供外商提货单据.船东在开船后开始出具提单，我司可于开船日3天后向货代索要两正两副提单。.由专人负责制作产地证。产地证分为两种:一般原产地证和普惠制产地证。根据外商和国别的要求选择制作。.由业务员整理出一套完整的单据（包括：售货确认书、箱单、发票、提单和产地证，所有单据皆为正本。）初审后在制单人处背书，然后交给审核人复审。.审核人复审无误后，在审核人处背书交给经理。.经理确认无误后，业务员寄给外商。.再另准备一套单据做为业务留档。七、准备退税单据财务上需要准备的退税文件包括：1）外贸合同和内贸合同（两份）；2）装箱单、发票和提单（复印件）；3）供应商开具的增值税专用发票；4）海关盖章的核销单、报关单、车站收据由货运代理退回。货物申报后，在申报单上注明申报日期，合同开始进入退税申报倒计时90天。因此，销售人员必须在报关之日起30至60天内将上述所有文件交给财务部门准备退税申报表。文件的准备时间最迟不得超过70天，否则退税申报可能逾期。税务局规定，退税申报有效期为报关之日起90天，逾期不申报。1.货物报关后，立即向货运代理索要报关单传真件，销售人员打印发票信息（见附件4），并提交给供应商作为发票依据。如果一种商品有多个规格，只能使用一个名