办公室管理手册

第第10页#共23页第第11页1决23页司制度进行处罚。第七条:会议主持人要在会前提前拟定好会议议题，并发送到每位参会人手中，参会人要针对会议议题提出自己的意见和建议；第八条：会议主持人要保证会议的质量、效率，要围绕会议议题进行讨论，不能偏离主题,如偏离主题主持人要及时制止；第九条：会议结束后参会者需填会议评估表，对本次会议作出评估；第十条：全公司任何会议都不能超过23:30,如会议超过规定时间未结束会议，会议主持人乐捐50元.第十一条:提高会议成效的要领：.要严格遵守会议的开始时间..要在开头就议题的要旨做一番简洁的说明。.要把会议事项的进行顺序与时间的分配预先告知与会者。4。在会议进行中要注意如下事项：(1)发言内容是否偏离了议题？(2)发言内容是否出于个人的利害？(3)是否全体人员都专心聆听发言呢？(4)是否发言者过于集中于某些人呢？(5)是否有从头到尾都没有发言过的人呢？(6)是否某个人的发言过于冗长呢？(7)发言的内容是否朝着结论推进呢？5.应当引导在预定时间内做出结论。6。在必须延长会议时间时,应取得大家的同意,并决定延长的时间。7。应当把整理出来的结论交给全体人员表决确认。8.应当把决议付诸实行的程序理出，加以确认。(二)会议禁忌事项1.发言时不可长篇大论，滔滔不绝(原则上以3分钟为限)2。不可从头到尾沉默到底..不可取用不正确的资料。.不要尽谈些期待性的预测。5.不可做人身攻击。6。不可打断他人的发言。7。不可不懂装懂，胡言乱语.8。不要谈到抽象论或观念论.9。不可对发言者吹毛求疵。10.不要中途离席。戴氏餐饮会议评估表会议名称：主持人：日期：1、你认为本次会议的整体质量如何？A、很好 B、好 C、可以D、一般2、你认为本次会议的纪律怎么样？A、可以 B、一般C、过得去 D、很差3、你认为会议主持人在每项议题的掌握度是否不偏题而达到要求？A、不偏题，达到 B、偏题，未达到 C、一半达不到要求 D、严重偏题4、你认为会场的氛围如何？A、很好 B、好 C、可以 D、一般

5、你认为本次会议的流程是否合理？A、完善 B、还有一点缺陷 C、还有很多的不足D、不完善6、你认为主持人是否抓住本次会议的重点？A、有 B、抓住其中二项 C、抓住其中一项 D、没有7、本次会议时间控制如何?A、可以 B、不行8、本次会议是否围绕议题中心进行讨论,统一思想,并有效地解决问题。A、是的 B、偏离主题，未围绕中心 C、问题未得到解决D、不是的9、主持人是否能广泛听取参会人的意见,如与主持人有不同的意见，主持人是否当场否认并批评他人；A、没有 B、有讲这方面的词语 C、是的10、与上次会议相比,你对本次会议的评价是?A、会议质量有进步 B、主持人方向明确C、会议时间控制不到位你有什么要对主持人说的 第十章网络早会制度目的：网络早会的目的是：更高效的对各部门、各门店每天的亮点和不足之处实行日清日结,培养管理者善于观察、总结的能力，在总结和分享的过程中不断的勉励和激励自己；最大程度的实现团队的资源整合与共享，学习借鉴彼此做得好的方面，达到互相学习、互相进步,从而提升我们团队的整体工作效率。会议内容如下:1、分享当天的工作亮点。2、总结不足之处。3、需要公司协助及其它部门帮助的问题。4、分享当天的行动日志：本日创新和收获、需要改进的地方、如何改进.时间.每天早30准时开会（各参与人员前上线主持人：营运总监；参加人员名单：时间.每天早30准时开会（各参与人员前上线主持人：营运总监；参加人员名单：门店主持人：楼面经理、经理休假由副理代;总经办成员、各门店楼面经理、厨师长、管理公司各部门经理；会议的传送范围：董事会成员、总经办成员、各门店三大块负责人、配送中心中央厨房、采购部负责人、管理公司各部门经理、秘书组成员；要求楼面经理将会议的精神及时传达至厨师长及财务副理，以便及时了解到位.分享的流程:①会议主持人向大家问好；②各门店分享的顺序依次为：火星店分享—一家之味店分享一友谊店分享--东塘店分享——银洲店分享——宁乡店分享-—人力资源部分享-一财务部分享--配送中心分享--新增门店分享；③由主持人对各门店的亮点及不足之处进行总结,并提出自己的看法，其它门店对不足的地方可以提出好的看法及意见.备注：每个门店分享时间为5分钟。会议制度：1、秘书组在8:25之前把一切会议准备工作做好，各门店在8：28之前做好会议准备，门店主持人以文字形式传至对话框上汇报人员到位的情况，如有人员不能参加的或者休假的，各门店负责人，如在8：28不能准时上线的，要使用本门店的座机打电话至秘书组请假，并说明原因。会议迟到者乐捐10元/次，由秘书组开出处罚单（第二天如有特殊情况不能参加的，要提前打管理公司办公室电话至秘书组请假）电话号码：88914852/889148532、登陆新浪UC要严格按照标准程序一步一步操作，不能走捷径，防止出现无法登陆的问题发生，其后果自负.3、信号统一,大家在开会的时候如听得到的打“1”,听不到打“2”，便于主持人及时了解信息。4、各门店要准备好一个专门的网络视频会议登记本，把别的门店做的好的亮点及不足之处记录下来,对本店有帮助的在下午16：00例会上讲解与分享.5、在开会讨论的同时各参与人员要保持安静，听取发言人的讲话，如有发现在会场上喧哗及吵闹的将对两块负责人进行处罚。6、从1月份开始网络早会分享的好、坏将会纳入到楼面经理及厨师长的绩效考核中。7、当天需要参加会议的负责人,一定要提前检查设备设施是否到位,在音量及音质方面有没有问题,以便第二天开会时提前做好准备工作,如当天因责任心不强，导致不能上线的，将对相关的责任人进行处罚10元/次。（管理公司由秘书组成员及网管负责会前的准备工作）8、每天总监级人员必须分享当天的行动日志，如当天因验菜、去市场、休息等未参加早会人员则第二天必须补充分享前天行动日志，如未分享则处罚20元/次.检查机制：1、对当天总经理及会场主持人下的决策及要求，由秘书组成员负责跟进并检查到位,如未完成或者执行不到位的将由秘书组对责任人开处罚单。2、由秘书组负责对前天的检查工作进行简单的汇报。注：所有网络早会制度以本制度为准，从2010年1月13日起正式实施;第十一章、培训室、会议室管理制度1、培训室使用范围;大型会议（10人以上的会议）、培训、月会等；2、培训室使用申请；请提前两天以书面形式向管理员提出申请,管理员登记备案；3、培训室使用注意事项；1、所有器材打开前，请先开电源，再打开器材电源；2、所有器材关闭前，请先关闭器材电源,再关闭外接电源；3、如要对声音进行调试，请缓慢滑动调音排上的音量控制键请不要对调音排及功放上的其他调音装置进行调试，如确有需要，请找公司专业人员（工程维修组人员）；4、使用前请装上话筒电池，并测试话筒音量；5、使用前请测试投影仪连接是否正常；6、使用前请检查调音排及功放是否正常；7、使用前请检查是否配置配用电池；8、使用后请关闭所有电源，包括风扇、投影仪、调音排、功放、灯、排气扇;9、使用后请将所有外接线路清理干净,并放在规定的位置；10、使用完后请将话筒电池及激光笔电池取出交给管理员；4、培训室卫生；1、桌面无灰尘；2、器材及线路按照要求摆放（见照片）3、地上无垃圾（烟头、槟榔壳子、纸屑、一次性口杯等）4、讲台及工作柜内,所有的物品必须按照标签内容摆放整齐;5、培训室耗材使用及领用制度；1、培训室耗材为话筒电池,激光笔电池；2、培训室电池请到培训室管理员处领处，使用完后必须把电池上交管理员（包括用完的电池和未用完的电池）；如少一根电池,请按原价赔偿。3、管理员必须将每次电池的使用和领用登记备案（见附表），月底交部门经理签字后，交财务核算;4、管理员负责保管培训室一切物品，保证其正常使用，如需申购物品,请填写物品申购单，交财务采购；5、管理员如需要领取培训室耗材,需填写物品领用单，交部门经理签字，在财务领取；6、管理员应协助文员每月月底对培训室物品进行盘存；6、培训室器材借用制度;1、培训室器材包括培训室内所有器材设备，投影仪、功放、调音排、摄像机；2、培训室器材借用必须向管理员申请，并由管理员登记备案,借用员工签字；3、任何外借器材请事先确认有无损坏，如归还时有损坏的，按原价赔偿；第十二章培训室乐捐制度1、在培训室吸烟乐捐5元/次；2、培训室吃东西乐捐5元/次；注：嚼槟榔乐捐50元/次；3、培训室响电话铃声乐捐5元/次；4、培训室打瞌睡乐捐5元/次;5、培训室玩手机乐捐5月/次；5、培训室使用后,地上有槟榔壳子、烟头、一次性口杯、纸屑等垃圾，乐捐申请人10元/次；第十三章图书管理制度一、总则1、为规范公司图书管理工作，特制订本规定。2、本规定所称图书是指公司为满足各部门因工作需要而购置的图书资料，包括3、各类人力资源类、烹饪类、财务类、水电维修类、营销类及相关学术著作等。4、本公司图书的管理，除另有规定外，均依本规定办理。5、本公司图书由办公室负责管理，并于每年6月、12月下旬各清点一次。二、图书购置1、需购置图书（杂志）的品种和数量,应广泛征求有关部门的意见，由办公室汇总，办公室主任审阅后报总经理审批.2、凡个人提出购买图书资料的应先征得本部门经理同意审批后方可办理。3、有关人员在购回图书后，应及时送至办公室验收归档，并由图书管理员在单据上签字后，方可按正常报销流程进行报销.三、图书保管新购图书应按顺序、类别编号，将类别、书名、金额及其他有关资料详细入电子档案，方便公司员工查阅。保管员对所保管的图书资料，应做到防潮、防霉、防蛀；对损坏的图书资料应及时修补、保证其完整性。四、图书借阅1、公司员工因工作需要，可借阅各类图书，但必须办理借阅手续。2、专业性强的工具书经研究可以长期借用。一般技术图书每人一次最多可借阅两册,借阅时间不得超过一个月。3、员工所借图书，如遇清点或公务上需参考时得随时通知收回，借书人不得拒绝。4、公司员工在解雇、辞职时，须将所借图书归还，如未归还则不予办理离职手续，如遗失则照价赔偿，直至归还书才给予办理。五、借书时间、借阅期间与册数1、借书时间限办公时间内上午9：00点至12：00,下午2：30至6:00，其他时间概不受理。2、借书期间一律不得超过一个月,到期应即归还，倘有特殊事由需续借者，务必办理续借手续，但以续借一次为限.3、借书册数以两册为限。六、借还书手续1、员工借书应在借书档案上完成借阅流程后，方可借阅。2、员工还书时应先对图书进行自查，确认完好无损后，在借书档案上完成归还流程,将图书还至管理员处。七、处罚1、员工借出图书不得批改、圈点、画线、折角、拆散、剪贴、涂写，如有损坏或丢失等情况,一律照原图书版本购赔或照原价加倍赔价。2、员工借书期限届满,经通知仍不还书者，或遇清点期而仍不还书者，除停止其借书权外,并报其直接上级论处.第十四章文件收发程序1、公司的文件由行政办公室负责起草和审核，公司行政人事部签发；公司本部各部门的文件由各部门负责起草，人力资源部审核签发。文件签发后，送办公室文员统一安排打字，打印后送回起草部门校对，校对无误方能复印盖章。文件和原稿，由办公室文员分类归档、保存备查。属于秘密的文件,核稿人应该注明“秘密"字样，并确定报送范围.秘密文件按保密规定，由专人印制派送，不得传真或带往。文件统一由管理办公室负责发送。送件人应将文件内容、报送日期、部门、接件人等事项登记清楚，并向文件签发人报告报送结果。秘密文件由专人按核定的范围报送。外来的文件由办公室专人负责签收,并分类登记.由办公室主任提出处理意见后,签收人应于接件当日即按文件的要求报送给有关部门，不得积压迟误；属急件的，应在接件后即时报送.传阅文件由管理办公室专人负责收回，对领导指示的文件，办公室应及时组织传达和落实。往来文件记录表类别日期来函内容处理人回函日期回函内容去来第十五章印章管理办法总则第一条：印章是公司经营管理活动中行使职权的重要凭证和工具，印章的管理，关系到公司正常的经营管理活动的开展，甚至影响到公司的生存和发展，为防止不必要事件的发生，维护公司的利益，制定本办法。第二条:公司总经理授权由办公室全面负责公司的印章管理工作，发放、回收印章，监督印章地保管和使用.印章地领取和保管第三条：公司各类印章由各级和各岗位专人依职权领取并保管。第四条:印章必须由各保管人妥善保管,不得转借他人。第五条：公司建立印章管理卡，专人领取和归还印章情况在卡上予以记录.第六条：印章持有情况纳入员工离职时移交工作的一部分,如员工持有公司印章地，须办理归还印章手续后方可办理离职手续。印章地使用第七条:公司各级人员需使用印章须按要求填写印章使用单，将其与所需印的文件一并逐级上报，经公司有关人员审核。第八条：经有关人员审核，并最终由具有该印章使用决定权的人员批准后方可交印章保管人盖章。第九条：印章保管人应对文件内容和印章使用单上载明的签署情况予以核对，经核对无误的方可盖章.第十条：在逐级审核过程中被否决的，该文件予以退回。第十一条：公司总经理对公司所有的印章的使用拥有绝对的决定权.第十二条：涉及法律等重要事项需使用印章的，须依有关规定经法律顾问审核签字.第十三条：财务人员依日常的权限及常规工作内容自行使用财务印章无须经上述程序。第十四条：用印后该印章使用单作为用印凭据由印章保管人留存，定期这个整理后交办公室归档。第十五条：印章原则上不许带出公司，确因工作需要将印章带出使用的,应事先填写印章使用单，载明事项，经公司总经理批准后由两人以上共同携带使用。第十六条：公章的使用决定权归公司总经理,其他各印章的使用决定权由公司总经理根据实际工作需要进行授权。责任第十七条：印章保管人必须妥善保管印章,如有遗失，必须及时向公司办公室报告。第十八条:任何人员必须严格依照本办法规定程序使用印章,未经本办法规定的程序，不得擅自使用。第十九条:违反本办法的规定，给公司造成损失的，由公司对违纪者予以行政处分，造成严重损失或情节严重的，移送有关机关处理。第十六章5S管理（整理、整顿、清扫、清洁、素养）■何为5s5s就是整理（SEIRI）、整顿（SEITON）、清扫（SEISO）、清洁（SEIKETSU）、素养（SHITSUKE）五个项目，因日语的拼音均以"S"开头，简称5S,其最终目的是提升人的品质：1、革除马虎之心，养成凡事认真的习惯（认认真真地对待工作中的每一件"小事"）2、遵守规定的习惯3、自觉维护工作环境整洁明了的良好习惯4、文明礼貌的习惯☆整理:将工作场所任何东西区分为有必要的与不必要的把必要的东西与不必要的东西明确地、严格地区分开来；不必要的东西要尽快处理掉。目的：腾出空间，空间活用•防止误用、误送塑造清爽的工作场所生产过程中经常有一些残余物料、待修品、待返品、报废品等滞留在现场，既占据了地方又阻碍生产，包括一些已无法使用的工夹具、量具、机器设备,如果不及时清除,会使现场变得凌乱。生产现场摆放不要的物品是一种浪费：即使宽敞的工作场所，将俞变窄小。棚架、橱柜等被杂物占据而减少使用价值。增加了寻找工具、零件等物品的困难，浪费时间。物品杂乱无章的摆放，增加盘点的困难，成本核算失准。注意点：要有决心，不必要的物品应断然地加以处置。实施要领：⑴、自己的工作场所（范围）全面检查，包括看得到和看不到的⑵、制定「要」和「不要」的判别基准⑶、将不要物品清除出工作场所⑷、对需要的物品调查使用频度，决定日常用量及放置位置⑸、制订废弃物处理方法⑹、每日自我检查☆整顿：◊对整理之后留在现场的必要的物品分门别类放置，排列整齐。◊明确数量，并进行有效地标识。目的：•工作场所一目了然•整整齐齐的工作环境•消除找寻物品的时间•消除过多的积压物品注意点：这是提高效率的基础.实施要领:⑴、前一步骤整理的工作要落实⑵、流程布置,确定放置场所⑶、规定放置方法、明确数量⑷、划线定位⑸、场所、物品标识整顿的”3要素"：场所、方法、标识放置场所-物品的放置场所原则上要100%设定物品的保管要定点、定容、定量生产线附近只能放真正需要的物品放置方法•易取不超出所规定的范围在放置方法上多下工夫标识方法•放置场所和物品原则上一对一表示现物的表示和放置场所的表示某些表示方法全公司要统一在表示方法上多下工夫整顿的"3定”原则：定点、定容、定量定点：放在哪里合适定容:用什么容器、颜色定量：规定合适的数量☆清扫：将工作场所清扫干净。保持工作场所干净、亮丽的环境。目的：消除赃污，保持职场内干干净净、明明亮亮稳定品质减少工业伤害注意点：责任化、制度化。实施要领：⑴、建立清扫责任区（室内、外）⑵、执行例行扫除，清理脏污⑶、调查污染源，予以杜绝或隔离⑷、建立清扫基准，作为规范☆清洁：◊将上面的3s实施的做法制度化、规范化，并贯彻执行及维持结果。目的：•维持上面3s的成果注意点：制度化，定期检查.实施要领：⑴、落实前面3s工作（2）、制订考评方法（3）、制订奖惩制度，加强执行（4）、高阶主管经常带头巡查,以表重视☆素养：通过晨会等手段，提高全员文明礼貌水准。培养每位成员养成良好的习惯，并遵守规则做事。开展5s容易，但长时间的维持必须靠素养的提升。目的：•培养具有好习惯、遵守规则的员工•提高员工文明礼貌水准•营造团体精神注意点：长期坚持,才能养成良好的习惯。实施要领：⑴、制订服装、仪容、识别证标准⑵、制订共同遵守的有关规则、规定⑶、制订礼仪守则⑷、教育训练（新进人员强化5s教育、实践⑸、推动各种精神提升活动（晨会、礼貌运动等）一、5s实施要点整理：正确的价值意识-—-「使用价值」，而不是「原购买价值」整顿：正确的方法——-「3要素、3定」+整顿的技术清扫：责任化——明确岗位5s责任清洁:制度化及考核——5s时间；稽查、竞争、奖罚素养:长期化-—-晨会、礼仪守则二、5S的定义与目的1S-整理定义:区分要与不要的东西，职场除了要用的东西以外，一切都不放置目的：将"空间"腾出来活用2S-整顿定义：要的东西依规定定位、定方法摆放整齐，明确数量，明确标示目的：不浪费”时间"找东西3S-清扫定义：清除职场内的脏污，并防止污染的发生目的:消除”脏污”，保持职场干干净净、明明亮亮4S—清洁定义：将上面3s实施的做法制度化,规范化，维持其成果目的：通过制度化来维持成果5S-素养定义：培养文明礼貌习惯，按规定行事，养成良好的工作习惯目的：提升"人的品质",成为对任何工作都讲究认真的人三、5s的效用改善的气氛四、素养的推行要领1、制订服装、臂章、工作帽等识别标准2、制订公司有关规则、规定3、制订礼仪守则4、教育训练5、推动各种激励活动6、遵守规章制度7、例行打招呼、礼貌运动五、检查要点：1、有没有用途不明之物2、有没有内容不明之物3、有没有闲置的容器、纸箱4、有没有不要之物5、输送带之下，物料架之下有否置放物品6、有没有乱放个人的东西7、有没有把东西放在通路上8、物品有没有和通路平行或直角地放9、是否有变型的包装箱等捆包材料10、包装箱等有否破损（容器破损）11、工夹具、计测器等是否放在所定位置上12、移动是否容易13、架子的后面或上面是否置放东西14、架子及保管箱内之物,是否有按照所标示物品置放15、危险品有否明确标示,灭火器是否有定期点检16、作业员的脚边是否有零乱的零件17、同一的零件是否散置在几个不同的地方18、作业员的周围是否放有必要以上之物（工具、零件等）19、是否有在工场到处保管着零件六、整理之"要"与"不要"分类标准范例（一）要1、正常的设备、机器或电气装置2、附属设备（滑台、工作台、料架）3、台车、推车、堆高机4、正常使用中的工具5、正常的工作椅、板凳6、尚有使用价值的消耗用品7、原材料、半成品、成品8、尚有利用价值的边料9、垫板、塑胶框、防尘用品10、使用中的垃圾桶、垃圾袋11、使用中的样品12、办公用品、文具13、使用中的清洁用品14、美化用的海报、看板15、推行中的活动海报、看板16、有用的书稿、杂志、报表17、其他（私人用品）（二）不要1、地板上的A、废纸、灰尘、杂物、烟蒂B、油污C、不再使用的设备治、工夹具、模具D、不再使用的办公用品、垃圾筒E、破垫板、纸箱、抹布、破篮框F、呆料或过期样品2、桌子或橱柜A、破旧的书籍、报纸B、破椅垫C、老旧无用的报表、帐本D、损耗的工具、余料、样品3、墙壁上的A、蜘蛛网B、过期海报、看报C、无用的提案箱、卡片箱、挂架D、过时的月历、标语E、损坏的时钟4、吊着的A、工作台上过期的作业指示书B、不再使用的配线配管C、不再使用的老吊扇D、不堪使用的手工夹具E、更改前的部门牌七、员工的5s活动中之责任：1、自己的工作环境须不断的整理、整顿，物品、材料及资料不可乱放2、不用的东西要立即处理,不可使其占用作业空间3、通路必须经常维持清洁和畅通4、物品、工具及文件等要放置于规定场所5、灭火器、配电盘、开关箱、电动机、冷气机等周围要时刻保持清洁6、物品、设备要仔细的放,正确的放，安全的放，较大较重的堆在下层7、保管的工具、设备及所负责的责任区要整理8、纸屑、布屑、材料屑等要集中于规定场所9、不断清扫，保持清洁10、注意上级的指示，并加以配合。八、5S检核表（办公区）1、是否将不要的东西丢弃?（抽屉、橱、柜、架子、书籍、文件、档案、图表、文具用品、墙上标语、海报、看板）2、地面、桌子是否会显得零乱3、垃圾筒是否装得太满4、办公设备不会沾上污浊及灰尘5、桌子、文件架、通路是否以划线来隔开？6、下班时桌面整理清洁7、有无归档规则8、是否按归档规则加以归类9、文件等有无实施定位化（颜色、标记）10、需要之文件容易取出、归位文件柜是否明确管理责任者11、办公室墙角没有蜘蛛网12、桌面、柜子上没有灰尘13、公告栏没有过期的公告物品14、饮水机是否干净15、管路配线是否杂乱，电话线、电源线固定得当16、抽屉内是否杂乱17、下班垃圾均能清理18、私有品是否整齐地放置于一处19、报架上报纸整齐排放20、是否遵照规定著装21、中午