解决ER系统使用问题实现项目成本实时动态管控

解决ERP系统使用用问题实现项目目成本实时时动态管控控山东金宇建筑集集集团有限限公司司立行QC小组一、前言赢利，是企业生生生存之道道。保保证质量量，降降低成本本，是是企业管管理永永恒的努努力方方向。在整个建筑市场场场利润微微薄的的当前形形式下下，只有有从内内部成本本管理理挖掘利利润增增长点，增增强强企业赢赢利能能力，提提升企企业竞争争力，才才能在竟竟争日日益激烈的建筑市场场场占据一一席之之地。集团公司为适应应应企业成成本管管控的需需要，本本着成本本节约约可控的的原则则，公司司基于于网平台台，投投入使用ERP成本管控控、管管理系统统，并并在此基基础上上结合企企业实实际，进进行进进一步的的延伸伸开发，做做到到事前成成本计计划，事事中成成本控制制，实实现成本本实时时控制、实实时时分析，达达到到项目动动态成成本控制制的目目的。二、小组简介QC小组基本情情况况表课题解决ERP系统统使使用问题实实实现项目目成本本实时动动态管管控小组名称山东金宇建筑集集集团有限限公司司立行QC小组小组活动时间2015年3月月月1日－2015年7月30日小组注册时间2015年3月月月1日课题类型管理型小组注册号JY－JT－0001课题注册时间2014年3月月月活动周期150天小组人数8人活动频次每月定期活动两两两次，根根据实实际情况况增加加不定期期活动动。QC教育时间人均52小时三、QC小组成成员概况况表序号小组职务姓名性别年龄学历公司职务小组分工1组长韩滨男30本科企管部经理对策实施2副组长古明涛男37专科成本管理部经理理理活动组织开展3组员杨国华男32本科信息管理部主管管管资料收集4隋守江男41本科财务经理全面负责5李耕华男43本科成本管理员对策实施6陈宁男28专科QC管理员QC培训指导7马双永女28专科预算员对策实施8张莹女33专科财会员对策实施四、选题理由（1）、项目成成本本管控为集集集团公司2015年的内部部管管理重点点，到到12月份，ERP成本管控控项项目覆盖盖率达达到80%以上。（2）、信息网网络络技术的发发发展为数数据的的快速传传输、汇汇总、分分析提提供了可可行性性技术支支持。（3）、通过220014年试点项项目目运行，暴暴露露出在系系统使使用上的的诸多多问题，急急需需解决。（4）行业现状状决决定了建筑筑筑施工企企业需需要信息息化成成本管控控工具具，可以以从内内部成本本管理理挖掘利利润增增长点，增增强强企业赢赢利能能力，提提升企企业竞争争力。五、现状调查据公司201444年6月－2015年1月ERP管理平台台试试运行中5个试点项项目目的平台台使用用情况进进行统统计，进进行汇汇总分析析，可可知：分分阶段段成本分分析对对比率70%，项目实实耗耗成本与与目标标成本偏偏差5－10%，远低于于系系统上线线时的的目标要要求，没没有达到到对项项目成本本实时时管控的的目的的。序号项目实际计划1分阶段成本对比比比分析比比率60%95%2项目实耗成本与与与目标成成本偏偏差6.2－10...1%2%没有达到对项目目目成本实实时管管控目标标；使用情况调查统统统计表使用情况调查分分分析柱状状图六、目标及目标标标值的确确定目标值：通过对对对项目数数据的的录入及及时率率及准确确性进进行控制制，分分阶段成成本对对比分析析比率率达到95%以上实耗耗成成本与计计划成成本偏差差率控控制在1.5%以内，实实现现项目成成本的的实时管管控。七、原因分析根据所确定的目目目标，经QC小组成员员的的认真讨讨论，对对项目及及成本本管理部部的现现场调查查讨论论，运用用头脑脑风暴法法对造造成以“分阶段成成本本对比分分析比比率”“项目实耗耗成成本与目目标成成本偏差”为指标的“没有达到到对对项目成成本实实时管控控目标标”的原因进进行行分析，并并将将末端因因素用用关联图图整理理如下：无审计、考核、奖惩机制无审计、考核、奖惩机制成本编制规范不细致成本编制规范不细致业务不熟悉业务不熟悉成本科目不匹配成本科目不匹配缺少制度约束缺少制度约束目标成本编制偏差数据录入不及时、输入错误目标成本编制偏差数据录入不及时、输入错误项目实耗成本与目标成本偏差大分阶段成本对比分析比率低没达到对项目实耗成本与目标成本偏差大分阶段成本对比分析比率低没达到对项目成本实时管控目标系统关联失效系统关联失效变更签证无目标成本变更签证无目标成本实耗成本统计目标成本口径偏差系统内缺少约束机制实耗成本统计目标成本口径偏差系统内缺少约束机制项目统计员不了解目标成本科目系统内与合同执行未关联现场管理与成本管理缺少沟通机制项目统计员不了解目标成本科目系统内与合同执行未关联现场管理与成本管理缺少沟通机制关联图通过对关联图分分分析整理理，我我小组整整理出出七项末末端因因素：并并逐一一进行了了要因因确：1、成本编编制制规范不不细致致2、项目统统计计员不了了解目目标成本本科目目3、系统内内与与合同执执行未未关联4、现场管管理理与成本本管理理缺少沟沟通机机制5、系统关关联联失效6、业务不不熟熟悉7、无考核核、奖奖惩机制制。要因确认标准表表表序号末端因素确认方法确认标准负责人完成时间1成本编制规范不不不细致分析、调查、现现现场验证证成本规范科目明明明细，符符合现现场成本本施工工成本统统计要要求。隋守江古明明明涛3月20日2项目统计员不了了了解目标标成本本科目走访、调查项目统计员了解解解本项目目成本本科目，能能明明确成本本列项项分类标标准马双永3月20日3系统内与合同执执执行未关关联分析、现场验证证证各劳务、材料合合合同录入入后，合合同款项项须在在成本关关联后后方可进进行支支付。杨国华韩滨3月20日4现场管理与成本本本管理缺缺少沟沟通机制制走访、调查在系统使用过程程程中有总总结、沟沟通机制制，完完善系统统构成成。杨国华3月20日5系统关联失效现场验证相关关联自动生生生成李耕华3月20日6业务不熟悉走访、调查操作人员能独立立立录入操操作陈宁3月20日7无审计、考核、奖奖惩机制调查、验证对系统使用有明明明确考核核评定定奖惩机机制张莹3月20日八、要因确认1、要因确认表表表序号末端因素验证情况确认方法负责人完成时间结论1成本编制规范不不不细致成本编制有规范范范标准，经经与与项目实实耗成成本对比比，成成本科目目与实实耗科目目存在在较多口口径不不一致。造造成成实耗成成本需需进一步步细分分，才能能对应应录入。分析、调查、现现现场验证证隋守江古明明明涛3月18日要因2项目统计员员不不不了解目目标成成本科目目调查个项目，有有有三个项项目对对成本科科目了了解有偏偏差。走访、调查马双永3月20日要因3系统内与合同执执执行未关关联劳务、材料合同同同执行未未与系系统相关关联。分析、现场验证证证杨国华韩滨3月19日要因4现场管理与成本本本管理缺缺少沟沟通机制制现场使用人员与与与成本管管理人人员单方方面接接受，没没有建建立双向向机制制；渠道道单一一，只依依赖于于口头汇汇报。走访、调查杨国华3月20日要因5系统关联失效经现场验证，属属属当事人人操作作失误现场验证李耕华3月18日非要因6业务不熟悉人员对系统不熟熟熟悉，发发生录录入错误误走访、调查陈宁3月19日非要因7无考核、奖惩机机机制有考核奖惩办法法法，录入入不及及时存在在技术术性问题题，与与人员能能动性性无关。调查、验证张莹3月18日非要因2、经分析确认认认以下四项项为为主要因因素：：1、成本编制规规范范不细致；；；2、项目统计员员员员不了解解目目标成本本科目目；3、系统内与合合合同执行未未关关联；4、现场管理与与与成本管理理缺缺少沟通通机制制。九、制定对策序号要因对策目标措施责任人完成地点完成时间1成本编制规范不不不细致编制完善的成本本本编制规规范依据实耗成本科科科目情况况，使使目标成成本科科目符合合工程程工程成成本管管控。1、组建成本编编编制规范编编制制小组；2、查阅研研究究以往工工程实实耗成本本科目目，分析析成本本组成。3、查阅研研究究劳务合合同工工作内容容；4、调整各各分分项工程程目标标成本组组成；；5、编制成成本本科目明明细组组成及使使用标标准，确确定成成本编制制规范范。隋守江古明涛办公室3月30日2项目统计员员不不不了解目目标成成本科目目培训达到人员熟熟熟知知识识、熟熟练上机机成本科目熟悉率率率达到90%以上1制定培训计划划划，定期组组织织项目统统计员员成本管管理员员学习培培训。2、对相关人员员员进行业务务知知识考核核和上上机操作作考核核。韩滨马双永永会议室3月25日3系统内与合同执执执行未关关联通过系统优化，达达到相关板块块关联系统内合同录入入入与成本本关联联1、由信息部对对对系统使用用过过程中反反映出出的问题题及进进行及时时修改改；2、对系统统进进行关联联业务务录入联联动关关联。达达到：：（1）合同录录入入后，系系统自自动生成成成本本实耗科科目；；（2）无成本本不不能进行行款项项支付。杨国华张莹办公室3月30日4现场管理与成本本本管理缺缺少沟沟通机制制建立健全内部沟沟沟通机制制在系统使用中有有有完善的的沟通通机制。1、确定时间窗窗窗口，定期期由由信息部部组织织系统使使用情情况总结结，通通报系统统使用用情况。2、建立健全沟沟沟通机制，沟沟通渠道，并并形成长效机机制。2、项目ERPPP录入人员员展展开“手拉手”活动，实实行行一对一一学习习交流。3、建立以微信信信群、QQ群、内部263邮箱、纸纸质质意见稿稿、例例行会议议等多多种形式式沟通通渠道，实实现现实时、快快捷捷沟通。李耕华陈宁办公室3月27日十、对策实施实施一：实施一：针对原有成本编编编制规范范不细细致问题题采取取如下措措施：：1、组建成本编编编制规范编编制制小组；；2、查阅研究以以以往工程实实耗耗成本科科目，分分析成本本组成成。3、查阅研究劳劳劳务合同工工作作内容；；4、调整各分项项项工程目标标成成本组成成；5、编制成本科科科目明细组组成成及使用用标准准，确定定成本本编制规规范。实施二：实施二：针对项目统计员员员不了解解目标标成本科科目问问题，QC小组成员员采采取了以以下措措施：1制定培训计划划划，定期组组织织项目统统计员员成本管管理员员学习培培训。2、对相关人员员员进行业务务知知识考核核和上上机操作作考核核。实施三：实施三：针对系统内与合合合同执行行未关关联问题题，QC小组采取取如如下措施施：1、由信息部对对对系统使用用过过程中反反映出出的问题题及进进行及时时修改改；2、对系统进行行行关联业务务录录入联动动关联联。达到到：（1）合同录入入后后，系统自自自动生成成成本本实耗科科目；；（2）无成本不不能能进行款项项项支付。实施四：实施四：针对现场管理与与与成本管管理缺缺少沟通通机制制问题，QC小组采取取措措施如下下：1、确定时间窗窗窗口，定期期由由信息部部组织织系统使使用情情况总结结，通通报系统统使用用情况。2、建立健全沟沟沟通机制，沟沟通渠道，并并形成长效机机制。3、项目ERPPP录入人员员展展开“手拉手”活动，实实行行一对一一学习习交流。4、建立以微信信信群、QQ群、内部263邮箱、纸纸质质意见稿稿、例例行会议议等多多种形式式沟通通渠道，实实现现实时、快快捷捷沟通。十一、总体效果果果检查序号检查项目目标检查方式检查内容检查次数检查点数检查结果合格点数合格率1成本编制规范不不不细致资料检查资料111100%2项目统计员员不不不了解目目标成成本科目目考核2555192.7%3系统内与合同执执执行未关关联系统输入验证合同输入验证、拨拨款申请验证证33030100%4现场管理与成本本本管理缺缺少沟沟通机制制走访、调查、调调调取系统统数据据检查变更签证检查、机机制检查、运运行检查3353394.3%要因落实情况检检检查情况况表实施效果评价：：：1、成本实时管管管控情况：：小小组成员员通过过对扩大大试点点项目的ERP平台数据据进进行提取取分析析对比，对对平平台使用用效果果从以下下三个个方面进进行验验证：序号项目活动前活动后1分阶段成本对比比比分析比比率60%96.7%2项目实耗成本与与与目标成成本偏偏差6.2－10...1%1.21－1...98%%3项目成本实时管管管控不能达到随时可调取查看看看，形成成实时时报表达到对项目成本本本实时管管控目目标效果评价柱状图图图系统截图2、经济效益：：：通过本次次活活动，使使得集集团ERP管理系统统项项目分阶阶段成成本对比比分析析比率达达到96.77%，项目实实耗耗成本与与目标标成本偏偏差控控制在1.21－1.988%，并实现现项项目成本本实时时管控。ERP管理系统统项项目推广广使用用率达到90%，缩短集集团团平台初初始化化实施阶阶段4个月，极极大大加快了了系统统管理运运用进进程，节节省资资金15余万元，经经经济效益益显著著。3、社会效益（1）通过本小小组组QC活动，提提高高了集团团对项项目成本本管控控，从根根本上上提升了了公司司对项目目成本本管控能能力，提提升了企企业核核心竟争争力。（2）通过本次次QQC活动，运运用用全面质质量管管理的科科学方方法，拓拓宽了了公司解解决问问题的思思路，使QC活动的范范围从单纯纯的提升工工程质量管管理拓展到到公司成本本管理和计计划管理的的领域。为为公司全员员参与创新新管理树立立了榜样。（3）通过本次次QQC活动，培培养养和锻炼炼了人人才，小小组成成员QC知识、学学习习意识、改改进进意识、参参与与意识与与个人人能力均均得到到极大的的提高高，坚定定了小小组成员员在今今后实际际工作作中运用QC方法解决决问问题改进进管理理的思想想。十二、总结及今今今后打算算活动体会总结：：：1、开展本次活活活动，集团团