第六章招标投标阶段的合同管理(三)

第六章招标投标阶段的合同管理(三)第四节

合同审查表

一、合同审查表的作用

上述分析和研究的结果可以用合同审查表进行归纳整理。用合同审查表可以系统地进行合同文本中的问题和风险分析，提出相应的对策。合同审查表的主要作用有：

1.将合同文本“解剖”开来，使它“透明”和易于理解，使承包商和合同主谈人对合同有一个全面的了解。

这个工作非常重要，因为合同条文常常不易读懂，连惯性差，对某一问题可能会在几个文件或条款中予以定义或说明。所以首先必须将它归纳整理，进行结构分析。

2.检查合同内容上的完整性。用标准的合同结构对照该合同文本，即可发现它缺少哪些必需条款。

3.分析评价每一合同条文执行的法律后果，将给承包商带来的问题和风险，为报价策略的制定提供资料，为合同谈判和签订提供决策依据。

4.通过审查还可以发现：

(l)合同条款之间的矛盾性，即不同条款对同一具体问题的规定或要求不一致；

(2)对承包商不利，甚至有害的条款，如过于苛刻、责权利不平衡、单方面约束性条款；

(3)隐含着较大风险的条款；

(4)内容含糊，概念不清，或自己未能完全理解的条款。

所有这些均应向业主提出，要求解释和澄清。

对于一些重大的工程或合同关系和合同文本很复杂的工程，合同审查的结果应经律师或合同法律专家核对评价，或在他们的直接指导下进行审查。这会减少合同中的风险，减少合同谈判和签订中的失误。国外的一些管理公司在作合同审查后，还常常委托法律专家对审查结果作鉴定。

二、合同审查表

(一)合同审查表的格式

要达到合同审查目的，审查表至少应具备如下功能：

1.完整的审查项目和审查内容。通过审查表可以直接检查合同条文的完整性。

2.被审查合同在对应审查项目上的具体条款和内容。

3.对合同内容的分析评价，即合同中有什么样的问题和风险。

4.针对分析出来的问题提出建议或对策。

表6一1为某承包商合同审查表的格式，按不同的要求，其栏目还可以增减。

表6－1

合同审查表

审查项目编号审查项目合同条文内容说明建议或对策

J020200S060201S070506S080812……工程范围……海关手续……外汇比例……维修期…………合同第13条……合同第40条……无……合同第54条…………包括在工程量清单中所列出的供应和工程，以及没有列出的但为工程经济地和安全地运行必不可少的供应和工程……乙方负责交纳海关税，办理材料和设备的入关手续……无……自甲方初步验收之日起，维修保质期为1年。在这期间发现缺点和不足，则乙方应在收到甲方通知之日一周内进行维修，费用由乙方承担…………工程范围不清清楚，甲方可以随便扩大工程范围，增加新项目……该国海关效率太低，经常拖延海关手续，故最好由甲方负责入关手续，这样风险较小……这一条极为重要，必须补上……这里未定义“缺点”和“不足”的责任，即由谁引起的…………1．限定工程范围仅为工程量清单所列2．增加对新的附加工程重新商定价格的条款……建议加上“在接到到货通知后×天内，甲方完成海关放行的一切手续”……在合同谈判中要求甲方补充该条款，美元比例争取达70％，不低于50％……在“缺点和不足”前加上“由于乙方施工和材料质量原因引起的”……

(二)审查项目

审查项目的建立和合同结构标准化是审查的关键。在实际工程中，某一类合同，如国际土木工程施工合同，它的条款内容，性质和说明的对象常常有一致性。则可以将这类合同的结构(注意，不是合同文本形式)固定下来，作为该类合同的标准结构。则合同审查可以以合同标准结构中的项目和子项目作为对象。它们即为审查项目。

(三)编码

这是为了计算机数据处理的需要而设计的，以方便调用、对比、查询和储存。应设置统一的合同结构编码系统。

编码应能反映所审查项目的如下特征，如审查项目的类别，项目，子项目等。对复杂的合同还可细分。

(四)合同条款号

即对应审查项目上被审查合同的对应条款号。

(五)内容

即被审查合同相应条款的内容。这是合同风险分析的对象。在表上可直接摘录(复印)原合同文本内容，即将合同文本按检查项目拆分开来。

(六)说明

这是对该合同条款存在的问题和风险的分析。这里要具体地评价该条款执行的法律后果，将给承包商带来的风险。目前合同问题和风险分析主要依赖合同管理者的知识、经验和能力。合同管理者应注重经验的积累，合同结束后应作合同后评价，对照合同条款与合同执行的情况，分析合同实施的利弊得失。这样，合同理解水平，合同谈判和合同管理水平将会不断提高。

(七)建议或对策

针对审查分析得出的合同中存在的问题和风险，应采取相应的措施。这是合同管理者对报价和合同谈判提出的建议。

合同审查后，将合同审查结果以最简洁的形式表达出来，交承包商和合同谈判主谈人。合同主谈人在谈判中可以针对审查出来的问题和风险与对方谈判，同时在谈判中落实审查表中的建议或对策，这样可以做到有的放矢。

第五节投标文件分析

一、投标文件的内容

投标文件是承包商的报价文件，是对业主的招标文件的响应。它作为一份要约，一般从投标截止期之后，承包商即对它承担法律责任。这个法律责任通常由承包商随投标书提交的投标保函（或保证金）所保证。通常建筑工程投标文件包括如下内容：

1.投标书，通常是以投标人给业主保证函的形式。这封保证函由业主在招标文件中统一给定，投标人只需填写数字并签字即可。其主要内容包括：

(1)投标人完全接受招标文件的要求，按照招标文件的规定完成工程施工、竣工及保修责任，并写明总报价金额。

（2）投标人保证在规定的开工日期开工，或保证业主（工程师）一经下达开工令则尽快开工，并说明整个施工期限。

（3）说明投标报价的有效期。在投标截止期后的一定时间内，投标书一直具有约束力。

(4)

说明投标书与业主的中标函都作为有法律约束力的合同文件。

(5)

理解业主接受任何其他标书的行为，业主授标不受最低标限制。

投标书必须附有投标人法人代表签发的授权委托书。他委托承包商的代表（项目经理）全权处理投标及工程事务。

2.投标书附录。由于投标书是合同文件的组成部分，则投标书的附件也是合同的一部分。它通常是以表格的形式，由承包商按照招标文件的要求填写，是对合同文件中一些定量内容的定义。一般包括：履约担保的金额、第三方责任保险的最低金额、开工期限、竣工时间、误期违约金的数额（一般每天或每周罚款数额，或按合同额的一定比例）、误期罚款的最高限额（按合同总额的百分比计）、提前竣工的奖励数额、工程保修期、保留金百分比和限额、每次进度付款的最低限额、拖延付款的利率等。

按照合同的具体要求还可能有外汇支付的额度、预付款数额、汇率、材料价格调整方法等其他说明。

3.标有价格的工程量表。该工程量表一般由业主在招标文件中给出，由承包商填写单价和合价后，作为一份报价文件，对单价合同它是最终工程结算的依据。

1.投标保函。它按照招标文件要求的数额，并由规定的银行出具，按招标文件所给出的统一格式填写。

2.与报价有关的承包商提出的技术文件，例如施工组织与计划文件，主要包括：施工总体方案、具体施工方法的说明、总进度计划、质量和安全的措施、施工主要施工机械表、材料表及报价、供应措施、项目组织人员详细情况、劳动力计划及点工价格、现场临时设施及平面布置等。项目组成员名单、主要工程施工方案、平面布置方案等；任何工地现场外的承包商建议使用的施工作业区。如果承包商承担大部分设计，则还包括设计方案资料(即标前设计)，承包商须提供图纸目录和技术规范。

3.属于原招标文件中的合同条件、技术说明和图纸。承包商将它们作为投标文件提出，这表示它们在性质上已属于承包商提出的要约文件。

4.有些投标人在投标书后还附上一些投标的特别说明。

二、投标书中可能存在的问题

由于做标期较短，投标人对环境不熟悉；由于竞争激烈，投标人不可能花许多时间、费用和精力做标；由于不同投标人有不同的投标策略等等，使得每一份投标书中会有这样或那样的问题。例如：

1.报价错误。包括运算错误、打印错误等。

2.实施方案不科学、不安全、不完备、过于简略。

3.投标人未按招标文件的要求做标，缺少一些业主所要求的内容。

4.投标人对业主的招标文件理解错误。

5.投标人不适当地使用了一些报价策略，例如有附加说明，严重的不平衡报价等。

三、投标文件分析的重要性

业主在开标后不能立即确定中标人，囫囵吞枣地接受某一报价，即使它是最低报价。通常在招标过程中，在发出中标函之前，业主是有主动权的。他有选择的余地，这时如果他要求承包商修改实施方案，修改报价中的错误，缩短工期等，一般承包商会积极相应，因为这时承包商必须与几个投标人竞争。而一经中标函发出，则业主摒弃了其他投标人，确定了某一承包商，则他的选择余地就没有了。如果这时再发现该投标书中有什么问题，则业主就极为被动。所以业主在未弄清投标文件的各个细节问题之前，不能授标。

投标文件分析是业主委托的咨询工程师在招标阶段的一项十分重要而且复杂的工作。作为业主，应在这项工作上舍得投入时间、精力和金钱，因为它是避免合同实施过程中合同争执的非常有效的措施。

1．投标文件分析是正确授标的前提。

投标文件中投标书及附件、合同条件、报价的工程量表等都属于有法律约束力的合同文件。施工组织虽然不属于合同文件，但它却代表着投标人为完成工程所采用的施工方案、人员组织。一方面，这些文件代表着投标人的管理水平；另一方面，从某种意义上讲，选择了一个投标人，则选择了整个工程的实施方案，就决定了这个工程所采用的技术水平。

只有全面正确地分析了投标文件、才能正确地评标、决标，各个投标人之间才有一个比较统一的公平合理的尺度。

2.投标文件分析是澄清会议和标后谈判的依据。在授标合同前与多个投标人谈判是必要的有利的，可以澄清投标人意图，弄清投标文件中的问题，并详细了解投标人的能力、管理水平和工作思路。

澄清会议是投标人的项目经理的一次答辩会，是双方的一次重要接触。所以全面分析投标文件能使澄清会议更有的放矢、更有效果。

3.减少合同执行中的争执，使双方更加互相了解，使合同实施更为顺利。投标文件是投标人的要约文件。从投标文件分析中可以看出投标人对招标文件和业主意图理解的正确程度。如果投标文件出现大的偏差，如报价太低、施工方案不安全合理、工程范围与合同要求不一致，则必然会导致合同实施中的矛盾、失误、争执。由于做标期比较短，在投标文件中的问题和错误总是的。

国内外工程实践证明，不作投标文件分析，仅按总报价授标是十分盲目的行为，必然导致工程中的合同争执，甚至导致项目的失败。

4.防止对业主不利的投标策略，特别是报价策略。例如过度的不平衡报价、开口开级报价、多方案报价等。这些投标策略常常是投标人在工程过程中通过索赔增加工程收益的伏笔。有时承包商在投标文件中使用保留条件，如果对这些保留条件不作分析处理，必然会导致工程过程中的争执。

在市场经济条件下，对一些大型的、复杂的、专业性比较强的工程，投标文件分析工作极为重要。而我国许多地方工程开标后仅在两三个小时之内就决定中标人。尽管也请来一些专家评标，也有一套评标办法、打分的标准、计算的公式，但它缺少严格的投标文件的分析过程，或者这个过程太短。任何专家都不可能在这么短的时间内对四至五份甚至更多的标书进行全面的分析，甚至浏览一下都不可能。则这种授标有很大的盲目性。

四、投标文件分析的内容和方法

在开标后，一般首先当场宣布一些不合格的标书，例如：

1.投标书未密封；

2.无单位和法人代表（或法人代表的委托代理人）印鉴；

3.未按规定格式填写，内容不全，字迹模糊，辨认不清；

4.逾期送达；

5.投标单位未参加开标会议等。

然后进入投标文件分析阶段。这个阶段通常有如下工作：

（一）投标文件总体审查

1．投标书的有效性分析。如印章、授权委托书是否符合要求。

2．投标文件的完整性，即投标文件中是否包括招标文件规定应提交的全部文件，特别是授权委托书、投标保函和各种业主要求提交的文件。

3．投标文件与招标文件一致性的审查。一般招标文件都要求投标人完全按招标文件的要求投标报价，完全响应招标要求。这里必须分析是否完全报价，有无修改或附带条件。

总体评审确定了投标文件是否合格。如果合格，即可进入报价和技术性评审阶段；如果不合格，则作为废标处理，不作进一步审查。进一步的评审一般按工程规模选择3～5家总体审查合格，报价低而合理的标进行详细审查分析，一般对报价明显过高，没有竞争力的标不作进一步的详细评审。

（二）报价分析

报价分析是通过对各家报价进行数据处理，作对比分析，找出其中的问题，对各家报价作出评价，为澄清会议、评标、定标、标后谈判提供依据。报价分析必须是细致的、全面的，而不能仅分析总价，即使签订的是总价合同。对单价合同，因为单价优先，这个问题更为重要，总报价有时不反映真实的价格水平。

报价分析一般分三步进行：

1．对各报价本身的正确性、完整性、合理性进行分析。通过分别对各报价进行详细复核、审查，找出存在的问题，例如：

(1)明显的数字运算错误，单价、数量与合价之间不一致，合同总价累计出现错误等。对这种情况，一般在投标人须知中已经赋予业主的修正的权力，业主可以按修正后的价格作为承包商的报价，作为评标的依据，并进行重新排序。

(2)对有些分项，承包商没有报价，仅用附加说明。这在投标人须知中应明确规定，承包商的附加说明无效，对此可有两种处理：

①对承包商未报价的分项，则以“0”作为单价计算，即承包商完成该项工程，业主不付款。

②宣布承包商投标无效，不予承认。

在此基础上分析这些问题对总报价的影响，以及如果消除错误，则合理的报价应为多少。对这些错误应按照投标人须知修改，并在投标书被接受前双方达成一致。

2．对各种报价进行对比分析。在市场经济中，如果没有定额，则这项分析极为重要，是整个报价分析的重点。如果标底作得也比较详细，则可以把它也纳入各投标人的报价中一起分析。

(1)通过各个报价之间的对比分析，可以确定本工程以及各个分项的基本的市场价格水平，它不仅可以用于衡量一个报价（如最低报价）的合理性，而且对工程过程中决定工程量增加的价格，决定平均劳动生产效率（在处理一些索赔中人们常常要考虑到市场价格水准和平均劳动效率）有很大的作用。

(2)可以确定各个报价之间的相对水平，分析各个总报价以及各分项报价的不平衡性，以找出其中的问题，特别是承包商的投标策略。

由于各个投标人对招标文件的理解状况、报价意图和策略不一，管理水平、技术装备、劳动效率各有差异。如果他们在投标做报价时没有相互联系、串通（当然这是违法的），则他们各自的报价必然是不平衡的。例如总报价最低的标，其中有些分项报价可能偏高，甚至最高或明显不合理。

按招标工程范围和规模不同，报价之间的对比分析可以分为如下几个层次：

(1)总报价对比分析；

(2)各单位工程报价对比分析；

(3)各分部工程报价对比分析；

(4)各分项工程报价对比分析；

(5)各专项费用(如间接费率)对比分析等。

报价对比分析通常用对比分析表进行。下表6—2是某项目墙体分部工程的报价分析对比表。表中承包商1到承包商5是按总报价由低倒高排列。

表6-2

某项目墙体工程的报价分析对比表

投标单位数量报价（元）相对比次序与算术平均值比较

承包商1351595.39114.24%3102.15%

承包商2307757.15100.00%189.42%

承包商3369274.23119.99%5107.29%

承包商4328945.29106.88%295.57%

承包商5363348.12118.06%4105.57%

该项报价算术平均值＝344184.03（元）

最理想报价＝286184.15（元）