工程竣工编制、装订及归档管理

工程竣工资料编制、装订、归档管理六公司贵州分公司科技部-汤芙蓉2015.03.21

为了统一和规范六公司工程竣工档案的管理，对六公司各工程竣工档案归卷和系统录入做以下具体要求。一、基本概念：1、建设工程项目:经批准按照一个总体设计进行施工，经济上实行统一核算，行政上具有独立组织形式，实行统一管理的工程基本建设单位。它由一个或若干个具有内存联系的工程所级成，公司档案管理系统录入资料以项目为单位立项。2、单位工程：具有独立的设计文件，竣工后可以独立发挥生产能力或工程效益的工程，并构成建设工程项目的组成部分。3、分部工程：单位工程中可以独立组织施工的工程。4、建设工程档案：在工程建设活动中直接形成的具有归档保存价值的文字、图表、声像等各种形式的历史记录，也可简称工程档案。5、案卷：由互有联系的若干文件组成的档案保管单位。通俗说即最后组卷完成的一本书，

图1案卷如下列图1。

6、立卷：按照一定的原则和方法，将有保存价值的文件分门别类的整理成案卷，亦称组卷。7、归档：文件形成单位完成其工作任务后，将形成的文件整理立卷后，按规定移交档案管理机构。8、卷内目录：每卷工程项目材料立卷后装订在封面之后、卷内工程项目文件材料首页之前，如图2。图2卷内目录

9、案卷题名：案卷的封面，如图3。图3案卷题名

10、册：即档案盒，每个档案盒为一册，如图4。图4案卷题名

册≠卷，一册可能装一卷，也可能两卷，如图5、6。图5一册一卷图6一册两卷

11、案卷背脊：每册侧面记录竣工资料信息的脊背题名。如图7。图7案卷脊背

二、基本规定1、归档的工程文件应当为原件。如果案卷内有复印的文件材料时，要求复印件字迹清晰，反差效果良好，必须与原件内容及形式保持一致，在复印件上需注明原件存放处，且提供单位应在复印件上加盖，并应有经办人签名。2、文件的内容必须真实、准确，与工程实际相符。3、工程文件的内容及其深度必须符合国家有关工程勘察、设计、施工、监理、测绘等方面的技术规范、标准和规程。4、工程文件应采用耐久性强的书写材料，如碳素墨水，不得使用易褪色的书写材料，如红色墨水、纯蓝墨水、圆珠笔、复写纸、铅笔等。5、工程文件中文字材料幅面尺寸规格宜为A4（非A4幅面的资料，需粘贴成A4幅面）幅面（297×210mm），图纸宜采用国家标准图幅。

6、工程文件的纸张应采用能够长期保存的韧力大、耐久性强的纸张。对于破损的文件、图纸应进行托裱，不得使用胶纸带粘贴。图纸一般采用蓝晒图，竣工图应是新蓝图，图纸内容必须清晰，应加盖竣工图章并签字完整。7、卷内文件页号1)以独立卷为单位编写页号。对有书写内容的页号，用阿拉伯数字“1”开始逐页编写（打号机）。案卷题名、卷内目录不编写页号，卷与卷之间的页号不得连续。2)单面书写的文字材料页号编写在右下角，双面书写的文字材料页号正面编写在右下角，背面编写在左下角。图纸折叠后一律编写在右下角。

8、卷内目录的编制1)文件按照卷内目录的顺序排列。卷内目录应排列在卷内文件之前（页码“1”之前），且不需要编制页码。2)序号：以一份文件为单位，用阿拉伯数字“1”开始依次标注。竣工图以每一张图为单位，逐一编起，有图纸目录可以使用图纸目录。3)文件编号：填写工程文件原有的文号、表号或图样的图号，没有可以不填。4)文件题名：填写文件标题的全称，无标题的文件应根据内容拟写标题。5)日期：填写文件形成日期或起止日期（文字材料为原文件形成日期，汇总表为汇总日期，竣工图为编制日期）。6)责任者：填写文件的直接形成单位，有多个责任者时，选择一个主要责任者，其余用“等”代替7)页次：填写文件在卷内所排的起始页号。最后一份文件填写起止页号。9、案卷封面的编制1)案卷题名：应简明、准确地概括和揭示卷内文件的内容，由①工程名称、②分部分项工程或者专用名称、③卷内文件内容三部分构成。2)编制单位：由中建四局六公司承接的项目，编制单位统一为我单位全称，由四局或总公司承接的项目，编制单位统一为四局或总公司全称。3)编制日期：填写案卷内全部文件形成的起止日期。

4)案卷背脊：填写工程名称、案卷题名、册号、卷号、竣工时间。10、文件材料装订组卷，可按照工程所在地档案馆要求形式。三、竣工档案归档：