物业管理公司办公区管理标准作业规程1篇

1/1物业管理公司办公区管理标准作业规程(菁华1篇)物业管理公司办公区管理标准作业规程1物业管理公司办公区管理标准作业规程

(五)

目的规范办公区的管理工作。

适用范围适用于物业管理公司及下属各管理处及各部门办公区的日常管理工作。

职责行政部主管负责公司办公区的日常管理监督工作。

管理处经理负责管理处办公区的日常管理监督工作。

管理部负责管理处办公区公共区域的日常管理工作。

各部门主管负责本部门办公区域的日常管理工作。

办公区各岗位工作人员负责本岗位的日常管理工作。

程序要点

物品摆放。

办公区的桌、台、椅、凳均须按规定位置放置,不得随意调整。

各岗位员工上班前需检查所属物品是否丢失及损坏,发现丢失或损坏的应及时向部门负责人报告,并采取相应的补救措施。

须申领或修理的,按《办公用品管理标准作业规程》或《报修管理标准作业规程》办理。

上班时应保持桌面整洁、有序,不允许摆放与工作无关的其他用品。

下班前应将桌面清理干净,办公椅放在办公桌的恰当位置。

遇到雨天,管理处部客户服务中心管理员应当在办公区门前显眼位置放置公益伞、防滑设施及标识。

办公区严禁高声喧哗。

常用办公设备的使用。

常用办公设备包括:电脑、打印机、复印机、传真机、碎纸机、电话及其他设备。

电脑。

a)经公司电脑培训合格或具有电脑操作证的员工方可单独使用电脑,否则须在电脑管理员陪同下使用。

b)启动与的一般程序:启动电源插座开关;

启动稳压器开关;

启动电脑主机开关;

启动显示器开关(电脑开始正常操作);

电脑程序:首先在"开始"栏选择"计算机"对话框,用鼠标'计算机",然后按开启程序的反方向操作。

c)电脑应避免频繁的开关程序,暂时不用时,可将电脑转换为休眠状态。

d)正确使用电脑的详细程序按有关电脑操作工具书的指导进行操作。

e)财务、行政人事等专用电脑,电脑管理员须设置密码。

打印机。

a)联机。

一般情况下,打印机与电脑连通之后,无须再进行联机。

b)打印机启动与的一般程序、启动打印机开关;

放好所需打印的纸张;

在电脑对话框进行打印操作;

程序按启动程序的反方向操作。

c)打印机应避免频繁的开关机操作。

d)正确使用打印机的详细程序按有关打印机操作说明书的指导进行操作。

e)打印文稿须经部门负责人、行政人事部主管或分管人员批准,在文稿上签字后方可予以打印。

f)打印出的文稿应进行校对。

一般情况下由发稿部门/人校对,然后将校对好的文稿经电脑修改后,再进行打印。

g)为节约纸张,文稿未进行校对之前,打印时应使用可以使用的旧纸张或旧文稿的背面打印。

复印机。

a)管理人员应在开始上班时接通复印机插座电源:开启复印机开关,复印机需自动预热;

检查复印纸是否放好(可以开始工作);

复印机管理人员下午下班时复印机开关;

复印机电源插座;

正确使用复印机的程序按复印机有关操作说明书进行操作。

b)复印程序:所有需复印的文件、资料必须先在《复印记录本》上登记,然后再复印;

复印页数在五份(含)以上或10页以上的,须部门负责人在《打印复印审批表》上批准签字后,方可复印;

复印人员做好登记以后,调定复印纸规格及复印的深浅度后,选定复印份数按"开始"键复印;

复印机管理员检查复印数量及登记记录是否属实,属实的,在《复印记录本》上签名确认;

如果复印机出错,应将报废纸张数量予以登记。

c)复印机一般情况下每天开机、关机各一次,尽量避免频繁开关。

d)为节约纸张,不重要的复印件应使用可以复印的废纸张背面复印。

传真机:传真机一般情况下保持24小时开机。

正确使用传真机的程序按传真机有关操作说明书进行操作。

a)接收传真:传真机管理员应注意检查传真纸是否用完及传真机信号是否稳定;

收到传真件后,由文员及时将传真件取下,并将传真的有关内容(发送单位、发送人、传真题目、传真时间、接收部门、接收人等)登记在《传真登记表》内;

10分钟以内通知接收部门/人领取传真件,并要求在《传真登记表》中签收,并注明签收时间。

b)发送传真实行一级审批制度:部门传真件由部门负责人审批;

公司/管理处的传真件由公司行政人事部/管理处经理审批,内容包括:传真机管理员依据传真审批单的内容在《发送传真记录本》上登记,内容包括:发送部门、发送人、传真内容题目、接收单位、接收人、传真号码、要求完成时间等;

文员放好传真件并拨通对方传真号码将传真件发送过去;

文员应在3分钟之内致电对方确认是否收到传真件,直至对方收到为止,然后将实际发送的时间登记在《发送传真记录表》内。

传真机的正确使用程序按传真机有关操作说明书进行操作。

碎纸机:a)碎纸机是对公司部分绝密、机密文件及草稿进行销毁的工具,普通文稿无须利用碎纸机进行销毁;

b)碎纸前应将文稿中的金属物或粘性物(书钉或胶纸等)取出,以免损坏机器;

c)按照碎纸机要求,一次不得超过最大放入量,一般情况下,不得超过三张复印纸的厚度;

d)操作人员按以上要求,打开碎纸机电源,将须切碎的纸张放人切纸口,让碎纸机自动切碎纸张;

e)当碎纸机箱内的碎纸装满后,操作人员须将碎纸清理出来后方能继续操作;

f)正确使用碎纸机的程序按碎纸机有关操作说明书进行操作。

电话:正确使用电话机的程序按电话机有关操作说明书进行操作。

a)为有效控制电话费,一般情况下,电话应设定限制呼出功能。

b)除经理批准的电话外,其他电话均须取消长途直拨功能,须打长途电话的部门/人均需办理审批手续,并在行政部接待处登记后,方可操作。

c)公司所有电话均应取消声讯电话功能。

d)上班时间原则上禁止打私人长途电话,特殊情况须经部门主管审批,到行政部登记后,方可操作,电话费从工资中扣除。

e)个别部门因业务需要经经理特批后,可开通长途直拨功能,部门主管需指定人员做好登记记录,次月I日报行政人事部备案。

f)行政部每季度至少进行一次电话费查询。

到电信局打印电话费清单。

逐项核对登记记录。

将未登记的长途电话登记在《长途电话登记表》内,报行政人事部主管审核,内容包括:日期、部门、姓名、所拨号码、打电话时间、通话时间、通话费用、备注等;

偷打长途电话的,除双倍扣罚电话费外,还将给予警告处分。

每月电话费用控制情况作为考核各部门工作的指标之一。

g)电话接打技巧详见《公司员工服务管理标准作业规程》。

常用办公设备的维护保养与维修:a)常用办公设备应进行以下日常维护,维护办法参照各设备有关维护操作说明书:防尘;

防晒;

防潮;

防腐蚀;

其他需要预防的事项。

b)保养与维修:常用办公设备应定期保养。

评审、选择保养与维修单位;

签署保养与维修协议书;

按协议要求实施保养与维修。

环境管理。

卫生:办公区卫生由保洁组负责清洁。

发现问题,应由行政部主管处理,详见《室内保洁标准作业规程》。

a)行政部应于每天上班时检查办公区公共区域的卫生状况,要求墙壁无灰尘、污迹,地面无垃圾、烟头和痰迹,窗明几净,空气无异味;

b)各岗位员工应于每天上班时检查本岗位辖区桌面清洁状况,办公用品是否摆放整齐,文件资料是否排列有序。

绿化:办公区绿化由保洁组负责,各岗位人员监督管理。

发现问题,应由行政人事部处理,详见《室内绿化保养标准作业规程》。

行政部应于每天上班时检查办公区公共区域的绿化状况,检查时花及荫生植物摆放位置是否恰当、是否缺水、有无病、枯现象;

安全管理。

工程维修部应检查办公区的水、电设施设备运转是否正常。

保安部应检查办公区消防设施是否保管妥当,灭火器材摆放是否规范,有无损坏、丢失现象。

各岗位员工应加强安全防患意识,下班时应将重要资料放人安全地点,锁好抽屉,关好电源及门窗。

客户服务中心实行24小时服务制度,值晚班时应与保安部配合注意防火、防盗工作。

公司办公区晚间的安全管理由保安部负责,值班保安人员应定时巡查以下重要部位,并做好相应的记录,详见《治安巡逻标准作业规程》:a)消防设施、配电房;

b)领导办公室、电脑室、档案室、财务室;

c)水源、空调的情况;

d)加班情况。

记录

《打印/复印审批表》。

《复印记录表》。

《接收传真登记表》。

《发送传真登记表》。

《长途电话登记表》。

相关支持文件

《治安巡逻标准作业规程》。

《室内清洁标准作业规程》。

《文书处理标准作业规程》。

《档案管理标准作业规程》。

《公司员工服务管理标准作业规程》。

《物业管理处员工服务管理标准作业规程》。

物业管理公司办公区管理标准作业规程(菁华1篇)扩展阅读

物业管理公司办公区管理标准作业规程(菁华1篇)（扩展1）

——物业管理公司仓库管理标准作业规程(菁华1篇)

物业管理公司仓库管理标准作业规程1目的规范仓库管理工作,确保对仓库物品进行安全、高效、有序的管理。

适用范围适用于物业管理公司下属各仓库的管理工作。

3．0职责

采购员负责物品的采购工作。

仓库管理员负责物品验收、入仓、领用手续的办理和库存物品的保管。

会计负责物品的核算。

财务部主管负责仓库管理工作的监督。

程序要点

库存物品的限额标准。

日常消耗物料的库存限额:a)一般为每月*均消耗量的2倍;b)特殊情况另行处理。

常备的零件物品的库存限额:a)一般为每月*均消耗量的3倍;b)特殊情况另行处理。

库存物品的总额,应控制在收入加其他各项经营收入的总和的10%以内。

物品采购的申请。

仓库管理员原则上应在每月25日前根据仓库实际库存量,编制下月物品《采购计划表》。

仓库中无储存的零星、应急物品由使用部门主管填制《申购单》。

仓库管理员应在每月28日前将《采购计划表》交财务部主管审核。

财务部主管依据下列内容审核:a)仓库实际库存量;b)当月实际消耗量;c)库存物品的限额标准;d)下月预计消耗量;e)下月资金预算。

财务部主管审核后的处理:a)采购计划不合理的,应及时予以调整;b)采购计划合理的,财务部主管应在财务审核栏内签署姓名、日期。

采购计划在每月30日前报总经理审批。

总经理审批同意后,交采购员按照《采购管理标准作业规程》中的相关规定进行采购。

物品的入仓程序。

物品的入仓程序。a)采购员原则上应在物品采购回来的当日,将物品送交仓库验收,特殊情况不能在当日入仓的,应报财务部主管批准后另行处理;b)如采购员通知物品供应商送货上门,采购员应陪同供应商一起到仓库验货;c)仓库管理员应对符合购买计划的物品按照《物品验收标准作业规程》中的相关规定进行验收;d)经验收合格的物品,仓库管理员应开具《入库单》,并将物品分类存放;e)仓库管理员应根据当天的物品《入库单》,及时登记物品明细账;f)采购人员将《入库单》、购货发票一起拿到财务部,按《费用报销审核标准作业规程》中的相关规定办理报销手续。

退回物品的入仓程序。a)相关人员将未使用完的物品送到仓库。b)仓库管理员应根据核查结果,按照《物品验收标准作业规程》中的相关规定进行验收:合格品,填写《入库单》,在备注栏内填写"退回物品入库"字样,存入合格品存放区内;不合格品,填写《不合格品处理表》(详见《物品验证标准作业规程》)后存放在不合格品区等待处理;

设备工具的入仓程序。a)新采购的工具按物品的入仓程序执行。b)退还的设备工具入仓程序:工具送还仓库前必须把工具清理干净;仓库管理员根据使用人的《工具领用卡》上的项目,逐项清点退还工具;仓库管理员应按照《物品验证标准作业规程》中的相关规定对退回的设备工具进行验收;合格品,填写《入库单》,在备注栏内填写"退回物品入库"字样,存入合格品存放区内;不合格品,填写《不合格品处理表》(详见《物品验证标准作业规程》)后存放在不合格品区等待处理;仓库管理员应在《工具领用卡》上登记退还记录,并由使用人签名确认。仓库管理员应根据当天的物品《入库单》,及时登记物品明细账;

仓库物品的存放管理。

物品存放仓库的自然条件:a)有通风设备;b)光线充足;c)面积宽敞。

仓库物品的存放分类:a)易燃、易爆与挥发性强的物品;b)吸水性强、容易发潮、发霉和生锈的物品;c)常用工具、材料和配件等;d)易碎、易损物品;e)食品类。

物品存放仓库的区域划分:a)合格物品存放区;b)不合格物品存放区;c)待检物品存放区。

.4仓库区域划分的方法:a)在货架上标识并隔离;b)画线挂标牌。

.5仓库物品的存放要求。a)易燃、易爆与挥发性强的物品应单独设置仓库存放,存放时应注意:周围无明火、远离热源;摆放在地下;配备灭火器;保持包装完好;库房结构坚固,门窗封闭牢固;库房门内开。b)吸水性强、容易发潮发霉和生锈的物品存放时:用经过防水处理的货架放置;放在干燥的地上或货架上;配备防潮通风设施。c)常用工具、材料和配件等:不规则物品,用盒或袋装好后摆放;规则的物品整齐地摆放在货架或地上;体积较大、体重较轻的可靠墙立放或挂在墙上。d)易碎易损的物品:体积较小或瓶装物品,放置货架的底层,整齐地摆放在地上;体积较大的,应靠墙立放,放置上方不悬挂物品;放置位置有胶垫。e)食品:放置在经过防水处理的货架上;配备通风、防潮设施。

仓库物品的领用管理。

.1物品领用程序:a)物品领用人应凭其所在部门签字确认的《出库单》到仓库办理材料领用手续;b)仓库管理员根据《出库单》上所列品种,逐一发放;c)仓库管理员根据《出库单》内容登记仓库物料发放明细登记;d)仓库管理员应于每月末将《出库单》汇总后交会计核对,进行相关的账务处理。

.2工具的领用管理。a)工具使用人应凭其所在部门主管签名确认的《出库单》到仓库领用工具。b)仓库管理员应根据使用人《工具领用卡》的记录,核对原卡上的领用工具是否有重复现象:如经核对,已有领用记录,但没有报废或其他处理记录,仓库管理员应拒绝发放;如经核对没有该工具的领用记录,将工具发放给领用人后,并在《工具领用卡》上登记,由领用人签名确认。c)仓库管理员应在每月末将《出库单》,汇总后交会计核对进行相关的账务处理。

.3借用工具的领用程序:a)凡因工作需要借用工具的人员,应凭其所在工程部主管签名确认的《工具借领单》,到仓库办理工具借用手续;c)仓库管理员根据《工具借领单》,与仓库建立的《借用工具领用卡》核对无误后发放;d)仓库管理员对借用的工具应根据规定的归还期限督促借用人按时归还。

仓库物品报废的管理。

.1报废的标准:a)物品到有效期;b)客观原因造成物品工具已无使用价值的;c)按其他有关规定需报废。

.2物品报废的程序。a)报废物品经办人凭其所在部门主管、管理处经理签名确认的《物品报废单》到仓库办理物品报废手续。b)仓库库存的物品报废,由仓库管理员负责填写《物品报废单》。c)仓库管理员准备好报废物品的有关原始资料:入库时间;物品性能介绍;使用时间;使用说明;其他有关资料。d)财务部主管、会计,应组织相关人员验证,并填写《物品验证记录》。e)仓库管理员填写《不合格品处理表》附《物品验证记录》报公司总经理审批。g)仓库管理员根据审批意见,将报废物品的相关财务资料交会计进行相关的账务处理。

仓库物品的清点。

.1每月25日前,仓库管理员应对仓库内物品进行逐一清点。

.2根据清点结果,填写《盘点表》。

.3仓库管理员应将库存物品明细账的余额和盘点表上的实物余额进行核对。a)经核对无误的,仓库管理员应根据当月发生的《入库单》及《出库单》,编制《库存物品进、耗、存表》,同时编制下月《采购计划表》。b)如经核对有误:实物多于账面余额的,应报会计进行账务处理;如实物少于账面余额的,原则上视具体情况依据公司相关规程处理。

.4仓库管理员应在27日前将当月《盘点表》、《物品进、耗、存表》、《采购计划表》报送公司财务部主管审核。

.5会计应于每月25日一31日对仓库物品进行抽样或全部核对,并在当月31日前将核对结果报财务部主管。

仓库物品管理资料的保管。

.1会计应在每月末将仓库物品的财务原始单据编制记账凭证、登记账簿,进行账务处理。

.2仓库物品管理的财务资料交财务部主管审核无误后,加密长期保存。

仓库物品的管理情况,作为财务部相关人员绩效考评的依据之一。

记录

《入库单》。

《出库单》。

《工具借领单》。

《工具领用卡》。

《盘点表》。

《仓库物品进、耗、存报表》。

《借用工具领用卡》。

《采购计划表》。

《申购单》。

相关支持性文件

《采购管理标准作业规程》。

《物品验收标准作业规程》。

《行政处罚标准作业规程》。

物业管理公司办公区管理标准作业规程(菁华1篇)（扩展2）

——物业管理公司文书管理标准作业规程(菁华1篇)

物业管理公司文书管理标准作业规程1物业管理公司文书管理标准作业规程

(五)

目的规范文件分类、编号、拟制、审批、用印、收发处理工作。

适用范围适用于物业管理有限公司及下属管理处各部门的文书管理工作。

职责总经理负责所有发文审批。

部门经理负责本部门文件的拟制与审核。

行政部主管负责公司文件格式及内容的审核,用印管理。

行政部文员负责公司文件收发及归档。

管理处经理负责管理处文件审批。

行政部负责文件的打印及文号的管理工作。

程序要点

公文格式。

公文种类。

a)按《国家行政公文管理与处理办法》有关规定要求,常用行政文书包括:命令、指令;

决定(决议);

指示;

公告、通告(布告);

通知;

通报;

请示;

批复;

函;

会议纪要;

计划;

总结。

b)根据物业管理特点,可引人以下文件类别:上行文:请示、报告、计划、总结;

下行文:批复、决定、通知、通告、通报;

*行文:函、会议纪要。

文件标题:a)行政发文统一使用以上文件类别,字间距要适当,以清晰、美观为原则;

b)标题统一使用2号黑体字,放在公文纸间隔线以下,文号上方居中位置。

发文字号。

简称文号,包括机关代字、年号和顺序号三项内容。

a)根据发文顺序及发文时间对文件编号。

b)物业管理公司文号作为以下统一规定。

物业公司文号:____发[__________]____号文件序号发文日期,前两位份公司代号如:物发[000430]15号,是指物业管理有限公司20XX年4月30日所发的公司第__个文件;

物管发「001121」92号,是指物业管理处20XX年11月21日所发的管理处第92号文件。

c)文号统一使用5号宋体字,放在文件标题下一行的偏右位置。

d)公司文号由行政部统一管理。

e)发文部门需到以上部门登记领取文号后,方可发文。

秘密等级和紧急程度,用来确定公文发送方式及办理速度:a)普通文件不加注明;

b)秘密文件必须在文件的左上角位置注明"秘密"字样;

c)急件必须在文件的左上角位置注明"急件"字样;

d)为示区别,一般用红色字体进行标注,统一使用2号宋体字。

主送机关。

是指用来处理或答复公文中有关问题和有关事项的机关:a)应放在文号下方,正文之上,专行顶格,结尾用"冒号,';

b)主送机关不止一个时,要按其机关级别的高低、职权范围大小依次排列,中间用"顿号"隔开;

c)根据文件内容量,一般选择使用4号或小4号宋体字。

正文。

是文件的主体部分。

文件制发的目的和根据,讲述什么事情,解决什么问题以及办法和要求,都要在正文中阐述清楚:a)正文文字一律自左而右横排;

b)要合理地划分段落、正确使用标点符号,每段开头空两个字;

c)正文字体与主送机关保持一致。

。

通常指随正文发出的补充说明材料:a)如果该文件有的,应在正文之下、机关落款的左上侧,专行空两格注明":______"字样;

如果较多,还须编上序号

1、2、3……末尾用分号,最后一个用句号结束;

文件无的,无须注明;

b)要写明的全称;

c)字体与正文相同。

落款。

指发文单位全称或规范化的简称。

以总经理的名义发出的,要用负责人姓名(前面冠以职务身份)署名:a)落款一般放在正文(或标记)的右下角,相当于书信中具名的位置;

b)如果正文恰好占满全页,落款必须放在另页空白纸上时,并在其上面加注一行"(此页无正文)"字样;

c)落款字体与正文相同。

日期:a)一般应写发文日期;

b)会议通过的文件应写会议通过的日期;

c)重要的文件应写签发的日期;

d)日期的字体与正文相同,放在落款下面正下方位置。

盖章。

是发文机关对文件负责的标志,是文件合法生效的标志,一般情况下文件都应加盖印章(单位经理署名除外):a)盖章应在公文打印校对完之后进行,由管理印章的工作人员经手并登记;

b)印章应盖在落款和日中间,即"骑年盖月"位置。

公文文尾。

指落款以下的页面部分,位于末页下端,包括:抄送机关、印刷机关、印刷时间和印刷份数等内容:a)公文文尾与文件日期中间应有间隔,一般需用一直线分割以示区别;

b)公文文尾字体与正文相同,另行顶格;

c)抄送机关是协助或配合主送机关执行任务或需要知道文件内容的机关。

对上级机关的抄送叫抄报。

先写抄报机关,再写抄送机关;

d)印刷时间指开印的时间,印刷机关和印刷时间排在一行,通常用两条黑色横线夹住,与版头遥相呼应;

e)印刷份数指的是印刷的总份数,位于底线的偏右侧位置。

发文办理。

包括交拟、拟议、撰写、审核、签发、装订、盖印、发放等工作。

交拟和拟议。

a)经理将撰写文书的任务和意图明确具体交代给负责草拟文稿的具体部门或人员。

b)拟稿人员接受任务后,对所要撰写的文书进行酝酿和构思:深人领会意图,掌握其精神实质;

注意提炼观点,选择材料;

安排文稿的结构、搭好文件的骨架;

如对原交拟意图不清或需有重大修正时,须征得交拟人同意,不可擅自做主。

撰写和审核(正规文件须打印,一般情况下,由公司行政部负责打印,拟稿人进行校对)。

a)拟稿人在拟议的基础上,按照拟议的设计撰写文稿,撰写时应注意:不与国家法律、法规相违背;

把握各种文书的特点、规律和写作方法;

坚持观点与材料相统一。

b)交拟人对拟稿人的文件进行审核:审查文稿内容,看其主旨是否符合交拟原意,是否违法;

所提的任务、措施或方法是否切实可行;

所规定的步骤和期限是否恰当;

主送和抄送单位规定的是否恰当;

文字中的引语、事例、数字以及专用术语是否正确。

c)行政部主管审核文件以下内容:文稿体式和格式是否完备、规范;

所用文种和名义是否恰当;

文件的密级和紧急程度是否恰当;

文字表达是否通顺、清晰、严密,符合标准的,附上《发文审批表》交拟稿部门签署后报总经理审批;

不符合的退回拟稿部门。

签发:总经理对签发的文件负有完全责任,应本着负责精神,仔细阅读文实事求是地拟写批语。

同意签发的,注明"同意发文"字样后按正常手续办不同意的写出具体意见返还行政部或管理处重新撰写。

盖章和发放:a)盖章部门管理人员(一般为行政部经理/管理处经理)依据总经理签准的意印:总经理未签准的公文一律不能盖章;

盖章的份数严格按照文件要求印发的份数要求盖章;

须将盖章文件至少保留一份存档(对特殊约定的按约定处理);

对一页以上的重要文件还须加盖骑缝印章。

b)发放。

发放(装封和发送)工作要迅速、准确、安全:发文登记:由行政部将要发放的文件进行登记后,依据范围(包括:主送单位、抄报部门、抄送部门)填写《文件发放登记表》;

采用快捷方式(电子邮件、信件或亲自送达)发放文件,并落实收到情况;

将发放情况登记在《文件发放登记表》中;

次年二月底将当年的《文件发放登记表》与所发文件底稿移交档案室保管;

重要文件接收方需签收。

收文办理。

一般包括:收拆、登记、拟办、批办、承办、催办、归档等工作

收拆。

指文书的收进和拆封。

a)公司行政部或管理处公共事务部为收拆工作的主要部门。

b)凡封套上写明给本机关或办公室收启的文件由行政部拆封;

写明为具体部门或具体人收启的信,信部门/人拆封,拆封时应注意:检查信封内文件是否齐全,发现问题,要做出必要的记载和及时处理;

取净封内的文件及,注意保持封套和文件的完好;

急件拆封后要立即登记分送,密件一般交由部门经理拆封。

登记。

a)凡重要、保密、有指导意义、要求承办、需要办复、有保存和查考价值、期限长的公文,都要登记。

b)以下文件无须进行登记:各种无机密性的出版物;

一般性的简报、资料;

告之性的广告;

事务性的便函等。

c)文书管理人员(一般为行政部文员或公共事务部相关人员)将文件登记在《收文登记簿》内,内容包括:总流水号、收文日期、发文机关、发文标题、发文字号、发文日期、份数、处理情况、备注等,登记时应注意:要将收到的文件编列总流水号,每年编一次;

此编号应与《收文登记簿》上的总流水号相同;

需要办复的文件,还要填写《公文处理单》,夹在文件前面,一并送有关人员或部门办理;

字迹要清晰整洁;

及时登记,不错登、漏登、积压。

拟办与批办。

a)拟办是对收文如何处理提出初步意见,供领导或业务部门主管审核裁决:拟办工作一般由行政部门主管;

如果来文内容专业性很强,也可以直接由相关部门主管拟办;

拟办时要仔细阅读来文,同时要掌握本机关各部门的职责范围、业务分工和工作情况;

拟办意见要准确恰当,明确具体,切实可行,简明扼要;

拟办意见要填写在《公文处理单》的"拟办"栏内,并签署姓名,写明日期。

b)批办是总经理或管理处经理针对拟办意见做出的批示意见:属公司文件的,由总经理批办;

属管理处文件的,由管理处经理批办;

批办意见应当比拟办意见更明确、具体、肯定;

对拟办意见中内容不全面、不妥当的地方,应加以补充和修改;

要求几个部门合办的,应指明由哪个部门牵头主办;

需要传阅的,应当写出传阅的对象和范围;

需要传达贯彻的,应写出由谁传达和传达范围;

如果拟办意见有两种以上方案,批办时应有所裁决;

批办意见应写在《公文处理单》的"批办"栏内,并签署姓名、日期。

承办和传阅。

a)承办是有关部门根据批办意见对收文的处理。

包括办文与办事两种情况。

办文是整理文字材料、制发文件;

办事是以实际行动落实收文内容,如召开会议、电话联系、当面洽谈、现场调查等:承办时应认真阅读来文和批办意见,有时还要提出承办方案送有关领导审核指示后再着手办理;

属本部门独立承办的,要及时认真办理,不能推诿、拖拉;

由本部门牵头主办的,应准备好有关文件和办理意见,主动与有关部门协商,整理、综合协商意见,报送有关领导审批;

承办完毕,把承办情况填写在《公文处理单》的"处理结果"栏内,并签署姓名及日期。

b)传阅工作一般由公司行政部办理:安排传阅应先主后次,对主要领导、主管应优先安排阅读;

传阅范围要适当,不能随意扩大或缩小;

各阅读人收退文件均应直接与行政部或公共事务部联系,切不可在阅读人之间传递和交接;

阅读人在阅读后应签署姓名、日期。

催办包括对内催办和对外催办两种情况:a)催办可以当面催询、电话催办、派人催办、发信催办、用催办单催办等;

b)催办时应注意催办的时机和方式,讲究礼貌,表示对对方的信任和尊重。

归档:文件办理完毕后,由行政部文员或公共事务部文员将文件报档案室按《档案管理标准作业规程》办理归档工作。

记录相关支持文件

《印章管理标准作业规程》。

《档案管理标准作业规程》。

物业管理公司办公区管理标准作业规程(菁华1篇)（扩展3）

——物业管理公司合同管理标准作业规程(菁华1篇)

物业管理公司合同管理标准作业规程1物业管理公司合同管理标准作业规程

(五)

目的规范合同的评审、签署、履约跟进、归档管理工作程序,确保公司利益、信誉得到保障。

适用范围适用于物业管理公司所有合同的管理工作。

职责总经理负责公司所有合同的签署及重要合同的评审。

行政部负责公司所有合同备案及归档(员工劳动合同除外)。

部门负责人负责合同的履约执行。

程序要点

合同管理的范围:包括对外提供服务的合同和对外委托服务的合同。

对外提供服务的合同,包括以下几类:a)开发/建设单位或业主委员会委托进行物业管理的合同;

b)投标书;

c)对外租赁合同;

d)公司承诺提供的常规服务和管理;

e)顾客(业主、住户或其他委托方)委托公司进行采购、安装、修缮、装修、贮存、检修、保养、清洁、搬运及其他有偿服务的合同;

f)公司车库、车棚、车位使用或泊车合同;

g)其他对外提供服务的合同。

对外委托服务的合同,包括以下几类:a)采购合同;

b)招标合同;

c)劳动合同;

d)公司委托顾客(供应商或其他受委托单位)进行采购、安装、修缮、装修、贮存、检修、保养、清洁、搬运等合同;

e)其他须进行对外委托服务的合同。

合同的形式包括以下几种形式。

书面的和非书面的。

协议或其他法规性文件的规定和要求

规范合同和格式合同。

口头承诺。

招、投标书。

合同的制定

一般情况下由合同的执行部门负责制定,其内容包括以下条款:a)标的;

b)数量和质量(或工作内容);

c)价款或酬金;

d)履约期限、地点方式及其他履约条件;

e)合同终止条件;

f)违约责任;

g)专用合同约定的其他必要条款。

各种合同若有合同范本,可依照合同范本填写或修改各项条款。

合同的评审

评审权限:所有合同由总经理组织有关人员进行评审。

评审内容a)对外提供服务合同的评审内容:公司的履约能力;

顾客提供的价格;

合同的风险;

合同的条款是否明确;

合同是否合法;

合同的社会效益;

其他需要评审的内容。

b)对外委托服务合同的评审内容:分供方的履约能力;

分供方提供的价格;

分供方的信誉;

分供方提供服务的售后服务;

合同的条款是否明确;

合同是否违法;

合同的风险;

合同履约监控能力;

其他需要评审的内容。

合同的签署与生效。

合同经评审合格,由总经理签署或授权人签署。

非书面的合同除外。

经签署的合同按《印章管理标准作业规程》办理盖章审批手续。

所有书面合同均须加盖公司印章,合同页数在一页以上的必须加盖骑缝章。

经签署并加盖公司印章的合同正式生效,须公证的合同,经公证后生效。

公司承诺提供常规服务和管理的合同签署与盖章形式不受以上条款的限制。

生效的合同原则上一式四份,公司与顾客各两份,需进行公证的须报公证机关一份备案。

合同的编号与归档。

书面合同统一进行编号,编号的方法按《档案管理标准作业规程》办理。

一般情况下书面合同由公司行政部统一归档(经总经理审批同意,由其他部门保管的除外),归档方法按《档案管理标准作业规程》办理。

行政部归档合同原件,合同履行完毕或需分阶段付款的,报财务部存档一份,部门需按合同条款监督顾客履约的,按《档案管理标准作业规程》办理复印审批程序后,由部门负责人保管一份复印件。

合同执行完毕后,须将合同返还归档。

合同条款涉及保密事项的,有关部门均承担保密责任。

合同的履约。

对外提供服务的合同,由提供合同服务的部门负责履约,重要的合同由总经理或行政部监督履约。

对外委托服务的合同,由合同执行部门监督分供方履约,重要的合同由总经理或行政部监督履约。

合同执行部门须将合同履约阶段性情况向总经理汇报,重要合同须以书面形式汇报。

财务部监控所有书面合同的履约进度,对违反合同进度的及时向总经理汇报。

合同履约完毕,对重要合同的执行效果再次进行评审。

合同的变更与废止。

合同双方不能履约或不能完全履约或合同中须变更废止情况出现需进行合同条款变更或废止时,由合同执行部门向办公室提出合同变更申请,办公室按合同评审程序跟进评审变更条款或废止合同,重要合同由总经理直接组织变更条款或废止合同。

合同的续约。

合同期满且需办理续约的,由合同执行部门按合同要求提前通知办公室,由行政部主管按合同评审程序跟进评审.重要合同由总经理直接组织合同评审。

记录:书面合同必须有书面的评审记录,与合同一起归档保管。

记录相关支持文件

《档案管理标准作业规程》

物业管理公司办公区管理标准作业规程(菁华1篇)（扩展4）

——某物业管理中心回访管理作业规程(菁华1篇)

某物业管理中心回访管理作业规程1物业管理中心回访管理作业规程1目的规范回访工作,及时验证管理服务工作的质量和效果,确保管理服务工作质量。

2适用范围适用于各项管理(服务)中心服务工作效果的回访。

3职责客服人员依照本规程实施具体回访工作。

客服主管负责制定回访计划和组织、安排一般回访工作,并对回访记录进行审核、汇总。

经理负责重大投诉的回访工作。

4回访类型

投诉事件的回访,应在投诉处理完毕后的3天内进行,投诉回访率100%;

维修工程的回访,应在完成维修工程1个月后进行,维修工程回访率10%。

每月回访不得少于10单,10单以下每单回访;

特约服务的回访,应安排在合同执行期的中期阶段和结束后进行;

5作业流程

客服主管按照计划,安排相关人员进行回访。

回访人员在限定时间内对业户进行回访,回访工作可采用致电或上门等方式进行,将回访内容记录在相关表单内。

回访结束,回访人员应在相关回访记录表上签名确认。

对于回访中有业户表示不满意的事项,应及时以书面形式告知相关部门负责人。

客服主管每月对回访结果进行统计、分析,对发现的回访不合格、连续就同一事项投诉两次以上、同一种维修三次以上的现象,整理成统计分析报告,以书面形式经管理中心经理审核后,制定相应整改措施,并加以实施。

物业管理公司办公区管理标准作业规程(菁华1篇)（扩展5）

——物业公司印章管理标准作业规程怎么写(菁华1篇)

物业公司印章管理标准作业规程怎么写1物业公司印章管理标准作业规程

(五)

目的规范印章的刻制、用印、借用、保管与废止工作。

适用范围适用于物业管理有限公司各类印章的管理。

职责总经理负责公司印章使用的审批并承担审批责任。

各部门负责人负责本部门印章使用的审核并承担审核责任。

项目部经理负责本项目印章使用的审核并承担审核责任。

财务部经理负责财务专用章的管理并承担管理责任。

程序要点

印章刻制

部门/人事行政部经理提出印章刻制申请,并提供印章图案及要求。

副总经理审核印章图案是否美观及合法,要求是否符合规定。

总经理审批,加注审批意见,责令人事行政部办理。

人事行政部按总经理的意见拟出刻制公章证明文件,并负责刻制。

公司行政印章的使用。

部门填写《印章使用申请表》,并附盖章文件原件。

部门负责人审核。

报人事行政部经理审复核工业,总经理审批。

人事行政部登记,并核对公章、文件份数。

人事行政部盖章并留存原件一份。

财务部使用印章时,由财务部直接报总经理审批后用印,并做好登记。

借用

部门提出书面借章申请。

部门负责人审核借章用途是否属实及其可靠性,原则上公章不携带出公司。

总经理审批。

人事行政部行政部收到经审批同意的申请后,方可借出公章并登记。

公章必须在归还日期前完好地交还人事行政部。

如果超时归还,需附书面说明并由部门经理确认后报人事行政部备案。

财务部携带公章出公司时,由财务部直接报总经理办理审批手续。

损坏、丢失处理。

印章丢失后,必须立即书面写出报告,部门经理审核确认后,报人事行政部登记。

人事行政部及时将报告转给总经理给出审批意见,由公司予以备案,须予以登报声明的由人事行政部办理。

公司按行政奖罚的有关规定对责任人予以行政处罚。

使用部门提出重新刻制申请,并经审批、刻制。

印章的废止

相关部门提出废止印章意见书。

总经理审批。

公司发出收回废止印章通知并派专人收回。

公司核对废止章记录归档。

印章的保管。

印章由专职人员保管,财务部印章由财务部专职人员保管。

用印前必须履行用印手续。

相关记录表格

《印章使用登记表》

物业管理公司办公区管理标准作业规程(菁华1篇)（扩展6）

——物业管理公司档案管理作业规程(菁华1篇)

物业管理公司档案管理作业规程1。

档案编号举例:a)物业管理有限公司编号:※※※※※※※※※※※档案序号类别编号部门编号物业管理公司编号b)管理处编号:※※※一※※※一※※一※※※一※※※档案序号类别编号部门编号管理处编号物业管理有限公司编号

档案的分类

区分全宗,按物业管理的组织机构划分,全宗可分为以下几类:a)行政、人事类;

b)财务类;

c)物业管理类;

d)保洁类;

e)工程维修类;

f)保安类

全宗档案的分类:要从档案形成的特点和规律出发,符合档案形成的实际情况,保持档案之间的历史联系,它应具有思想性、科学性、排它性和伸缩性。

根据物业管理的特性,我们采用组织机构问题分类法,如:收文类发文类合同类a)综合部员工人事档案图纸类后勤类收文类报表类b)财务部帐册类凭证类合同类工程图纸类合同类收文类发文类业主档案类c)管理部员工档案类维修类投诉类回访类有偿服务与多种经营类计划总结类……

立卷与编制目录

立卷:就是按照单份文件相互之间的联系和价值大小组合成案卷。

档案管理员按以上分类方法,用档案盒(或文件夹)将档案分别立卷:a)根据档案(或文件夹)的规格准备