三级秘书证考试-知识点归纳大全(同名2706)

会议筹备方案的拟订内容：1确定会议的主题和议题2名称3议程4时间和地点5所需的设备和工具6会议文件的范围以及文印或复制工作7与会代表的组成8经费预算9住宿和餐饮安排10会议的筹备机构与人员分工。作用：确保会议的周密组织、服务质量和沟通协调到位、确保领导的意图得以贯彻执行。电话会议（适用于规模不大办公地点相对集中的企业）交流信息的特点1方便灵活准备时间短回复迅速是电子通信会议中花费最少的，更能激发创造性思维容易修正自己的特点2缺少身体语言，难以进行互动交流缺少文本难以传递大量细节信息3为了提高电话会议的效率可搭配使用其他通信方式4适用于分公司不远规模不大的企业电话会议信息工作要求1准确发出开会信息，说明是否设分会场强调准时到会2认真发放会议书面信息材料3合理安排会场信息传输设备4按时接通电话5互相通报出席情况6做好会议记录视频会议特点1实现了声音图像同时传送打破了空间的限制2节省时间费用3交流效果好4局限初始准备时间较长投入成本高没用面对面的互动效果交流不够深入广泛要求1发出开会信息2分发文件信息资料3布置会场4设置于检查会场信息传输设备5做好会议信息准备6采用先集中后分散的形式7汇总情况信息※组织视频会议的方法1视频会议的会场2

做好会场布置工作

配备和检查设备3设备维护4为减少租用通信线路的时间5

节约费用

远程会议筹备方案特点1远程会议具有节省时间和金钱,能与电话服务机构商定使用录音带做永久记录,且交流更加直接,简短的优点。2远程会议筹备方案拟定时,应预先了解提供电信会议服务公司的服务业务,并提前一周与电信会议服务公司预约,明确提出自己的要求,并提前将下列内容告诉电信服务公司：（会议日期、会议起止时间、会议参加人数、与会者的电话号码、主持人姓名等。3会议程序、议程及其他材料必须提前寄给与会者，以便他们有时间准备会议讨论）4远程会议筹备方案中要有专人负责检查远程会议设备是否齐全和正常摆放是否符合要求会务机构分工的要求：会务机构分工主要指定会议组织部门和人员落实.会务机构的各部门需明确各息的任务和要求.具体要求:1要根据会议的规模和类型组织人员队伍2会务机构要分工明确、责任到人3加强协调，定期沟通会议筹备方案的制定程序1组建会议筹备委员会2分成筹备小组3形成筹备方案4领导审核方案检查会务筹备情况检查内容：会议准备是否充分、会议期间能否排除各种干扰、环境条件与用品准备、文件材料的准备情况、会场布置情况的检查、会议保卫工作检查以及其他。方法1听取会议筹备人员的汇报（听取汇报的领导加强前期调查；对汇报材料的准备要侧重困难和问题；汇报时间正当；对薄弱环节及时调整加强）2会前现场检查:确保所有事项条理清晰；注意气味；树立入场登记台；佩戴徽章名牌；准备接待休息室.检查结果的形式:书面.口头.协调会检查会议筹备情况的工作程序:开会检查的程序1会议筹备机构对会议准备情况进行自我检查2会议领导小组确定汇报会的时间和地点并发出协调会通知3召开协调会并在会上现场解决问题4汇报会后对检查中发现的问题予以催办和落实.现场检查的程序1指定现场检查的路线和确定现场检查的重点并通知有关筹备部门2制作检查单，以便记录和汇总3按照既定的检查重点逐一现场核对并明确记录4对未达要求的整理出整改和修订意见并予以纠正※新闻发布会的注意事项1确定新闻主题，选择发布良机2挑选媒介单位、落实宴请范围3确定会议主持人，精选发人4处理好应回避的问题制定各种应变措施※庆典活动组织工作重点1.前期调查研究

2.精心策划准备3.选择最佳时机4.邀请嘉宾光临5编排活动程序6

安排其他活动7善后工作处理

对检查所发现问题的纠正1首先分析问题的性质和范围确定其对会议的质量的影响程度2找出产生问题的原因寻找解决问题的方法3在人财物方面为纠正偏差做好相应准备4责任到人抓紧落实将纠正结果通报会议文件审核内容与工作程序:内容：1审核会议文件的准确性和完整性2具体内容（审核会议文件与会议主题的关系，审核会议文件是否存在与国家和组织的方针、政策、法规相冲突的内容，审核会议内容是否经过调查研究、是否与实际相符，提交会议讨论的文件是否进行了会商，审核会议文件是否做到了中心突出、观点明确、条理分明、事实准确）工作程序1起草该文件的秘书就内容进行自审2主观秘书进行初审3如内容涉及部门较多，要进行会审4审核修改后主要领导或主管领导进行终审与领导沟通有关会议事宜1原则：时间性原则、及时性原则、全面性原则。2方法:定期向领导提交书面报告；有会议负责人定期向领导口头汇报；领导亲自参加会议，其他途径3程序：明确会议目标：明确会议领导与各小组的任务；明确会议涉及范围；会议工作所要求的质量标准；会议要达到的阶段性目标；制定目标时留出意外情况时间；明确沟通会议有关事宜的方法和途径：确定沟通的时间地点与会人员；检查沟通所用各类文件资料；向领导汇报会议筹备情况和进展；听取领导指示；将记录送给领导。注意事项1对领导的指示和双方讨论的结果尽快落实部署2坚持与会议主管领导保持定期沟通并将落实情况及时向领导反馈3在会前会中会后不同时期沟通中要突出各自的重点会议应急方案的内容1.会议中可能出现的问题：人员问题场地设备资料健康与安全与会者情绪与会者返程行为2.明确问题出现时负责解决的会议工作人员3.处理会议突发事件的方法：同上会议应急方案的工作程序：1预测情况

2准备应对备选方案3讨论会议紧急情况

4确定会议应急方案注意事项：住宿安排要妥善、餐饮服务要周到、医疗卫生工作要有备无患、交通保障应落实到位、会议通讯服务力求标准稳定可靠迅速、娱乐生活要丰富多彩、会议值班要制度健全，人员要坚守岗位提示会议按计划进行：原则：认真倾听，最少限度打断谈话；树立自信心，确信自己能对任何冲突产生积极影响；消除交流障碍；强调问题；使用精湛的人际交流技巧。工作程序1了解议题和议程2准时宣布开会3有效引导议题（会议开始前明确开始和结束的时间保证及时开会散会；议题开始前，规定讨论范围并保证平等发言；议题结束后简单总结并宣布结束。）会议经费的监督方法：报告和会议、授权与自我控制、质量、损益平衡表、比率分析、审核时要逐项细审。会议经费使用的程序:1申请经费2主管领导审批3财务部审批4财务人员提取现金或填写支票5经费支出6审核会议经费支出处理会中突发事件1类型：人员问题，健康与安全，处理行为2程序：对会议中出现的突发事件及时向领导报告；启动会议应急方案的各项措施；调动会议有关人员及时进行补救和处理；必要时向公共应急机构请求支援；处理好突发事件的善后工作3注意事项：1责任分工：综合管理，统筹安排；增强责任意识；加强岗位责任制。2突发事件与规章制度：应急方案的定期检查制度；突发事件的第一时间报告制度；各种应急设施的检查维护制度；值班工作责任到人制度会议总结工作1目的目标实现情况小组执行情况总结经验教训奖惩人员解决遗留问题2内容：会议名称、时间、地点、规模、与会代表人数、主要议题,参加会议的上级领导人,会议的主持者,领导报告或讲话的要点,对会议的基本评价和贯彻要求,会议的决议情况及今后的工作任务布置等。3程序：对会议征询意见，拟就工作总结稿；向领导报告会议结论；总结定稿；印发；归档；组织全体工作人员进行总结4方法：座谈会表彰会书面总结※中型以上的会议结束后，大会秘书处要组织全体工作人员进行总结，如有的领导有具体要求，就需要在开号总结会的基础上写出书面的会务工作总结，并交有关领导审阅后作为大会的文件材料连同会议记录会议简报会议文件等一并作为完整的卷宗归入档案，对于重要的会议秘书可以在会议结束前印发一份问卷或会议组织评估表，以对会议的成效进行打分，所涉及的方面包括明确的会议目的完成任务会场以及时间的安排等内容要求会议工作总结要依据岗位责任制和工作任务的内容逐条检查；切实回顾和检查会议工作中好的方面和存在的问题；有理有据，实事求是；会议的总结赢一分为二，激励为主。会议评估工作内容：1构成有效会议的要素（目标清晰，适当时间地点形式，紧凑的议程，准确的信息传递，周密的前期准备合理内容安排）2影响会议效率的主要因素（会议必要性；会议前期准备工作的质量；会议责任分工；会议的多，长，大，高，支出超标、浪费惊人，准备不充分质量不高，组织不当。3会议评估标准：目标（是否达成，主持人的准备，发言者发言是否引起共鸣，会议形式地点是否合适，资料是否及时），会议时间评估，与会人员参与会议的状态和收获，会议服务评估，会议实际费用、成本支出、再度召开时继续推进与维持的事项。会议评估工作程序：分析影响会议效果的因素、设计会议效果评估表、汇总评估结果。注意事项：避免欠缺会议记录，落实不力，得失进行总结，不解散已完成任务的工作组；与会人员对会议不满。高效率会议的决定因素：会议要开的短；安排较多的活动使会议获最大价值；特别注意选择地点；对与会人员名单要精益求精；请公关公司筹办时应多看多问；对某会议承办公司的工作感到满意时可考虑长期合作；讨价还价。涉外接待原则：不卑不亢、依法办事、内外有别、尊重个人、女士优先、入乡随俗。礼宾次序:1国家地区名称的拉丁字母2具体身份职务高低3抵达时间4告知东道主自己决定到访的具体时间5不排列礼宾次序确定步骤1确定礼宾次序方案2提前通知有关各方3按礼宾次序排列座次、名次、出场次序涉外迎送仪式要求：1发出邀请2准备工作：清楚来访者的基本情况；外宾饮食爱好宗教禁忌等；拟定访问日程；安排食宿3善始善终着装要求：穿正装安排涉外迎送工作程序1确定迎候人员2准备迎宾的物品3见面讲究礼节4送行前的拜访5安排送行仪式安排涉外会谈的要求:充分了解双方情况；准备工作要落实到位；会谈会见要做好记录，问题要落实.拜访要求：拜访前线电话联系；到达宾馆大厅通知对方；初次见面可不送礼物。会见会谈工作程序：1约定2通知对方有关事项3准备工作：背景资料，会见场所布置，人员安排4迎接客人5会见会谈6送别客人涉外宴请的原则：宴请环境要雅致安静，点菜注意个人饮食习惯或因宗教信仰而来的忌讳，菜肴要有地方特色，参加宴请的人要讲究个人卫生、衣装干净得体、女士要化妆、不穿白天的工作装选择礼品的注意事项:1与受礼者的关系2明确送礼的原因3了解受礼者的特点4经济方面的限定办公模式发生变化的原因:1办公场地的费用过高，企业都想方设法压缩办公室的面积，让最小的面积创造最高的利益2城市中日益严重的交通拥挤问题和上班的高峰时段的困难，使人们在工作模式上重新安排3高科技的发展，尤其是通信技术的改变，使人们的联络更加方便，不在办公场所也能相互沟通4企业自身的发展更加需求灵活地聘用人力资源，如一些短期项目就不需聘用长期的正式员工5企业间竞争的加剧，使得企业不断压缩工资费、管理费、旅差费等人工成本6一些企业的组织结构进行了改变，需要用人制度相应改变7在宽松的社会环境中，人们希望最大限度地发挥自己的才干，多做工作，也需要不同企业实施多种模式的工作方式

不同办公模式的特点1在家办公:优:节省办公室空间和资金,节省花费的时间,更灵活的管理自己的时间,减少交通的拥挤,污染和费用.缺:需计算机和电话以保持联系,有的缺乏适宜的办公环境,增加了组织监督.管理和控制工作人员工作的难度,同事之间交流减少,减少了与专业人员及社会的联系2弹性时间:优:时间灵活,更好的安排工作时间,提高效率.缺：难监督员工3远程工作.优：减少总部办公空间的开销,工作时间更灵活.缺：加大了对员工监督和控制的难度4虚拟办公.优：减少工作空间和办公用品的耗费,信息能够存储、归档和通过计算机网络发送.缺：难以控制任务和信息的质量,难于管制网络以及信息的安全保密5兼职工作:优:兼职人员可控制自己的工作时间和多份工作,充分发挥自己的专长.缺:控制和监督员工较难,难以控制工作量及报酬6定期合同制.优:能灵活聘到优秀人员,这些人工作有动力,效率高.缺:难以控制员工对企业的忠诚,缺乏工作保障7交替工作:优:能激励工作人员.缺:交接不当，会出现工作混乱8临时办公桌.优:节省资金也节省员工的时间.缺:员工缺乏归属感,不能得到充足的信息,降低工作效率,也难于被管理。选择办公模式的工作程序1深入调查现有办公模式所面临的问题2根据调查结果确定相应的新型办公模式3根据新的模式要求制定管理监督的标准和责权利相结合的分配制度4先在部分部门实行取得经验,逐步推广新模式5不断根据本企业特点完善新模式,评估启用新模式的得失办公室布局：开放,封闭式作用:形成有效率的工作流程；有利于员工工作分配；有利于工作顺利完成设计办公室的工作程序1分析不同部门业务特点对于办公条件的要求:面积、空间大小,人员流通的频率,声音对办公效率的影响,需要设备及家具量的多少2设计平面图:指定专人或委托他人设计平面图,并证询各使用部门的意见,根据意见修改设计,完善办公室的功能3选择办公家具、设施和装饰:当办公室空间已经分配和分开时,办公区必须布置家居、安装设备和进行装饰4注意采光、温度和通风改进办公室日常事务工作程序:定义→评价→分析→改进→实施:1定义一个需要加以分析和改进的流程2评价确定衡量流程的关键指标并对该流程进行评价3分析寻找所存在问题和差距的原因4改进根据以上分析提出可行的改进方案5实施改进方案6建议使用改进日常办公事务工作流程注意项：1工作流程应不受组织性质或功能性结构的束缚，工作在其进行之处就地完成不扩展至整个组织2流程应由职权明确的专人来负责3流程要与其他流程以及客户需求适当结合4各项流程既相互独立又在整体上严密不漏避免了重复工作及不必要的协调工作5流程本身要有不断改善的空间和弹性6复检次数越少越理想处理突发事件的原则.1快速反应，控制事态发展2以人为本，保护公众利益3公开透明，真诚面对公众4重塑形象，置之死地而后生突发事件的报告和记录的必要性及其两表内容必要性：1作为事故处理的一依据2作为安全教育的案例资料3便于应对各种赔偿案件内容《事故情况记录表》:事故日期;事故地点;事故涉及的人员;事故的证人;事故过程的概述;填写事故记录薄的人员签名.《工作情况报告表》:完成表格人对办公资源建档，记录应用情况(设备的购买信息,保修信息,维护合同,操作指南,基本信息,所有设备情况列表,日志记录和故障登记)4定期进行数据分析注意事项：必须对单位所有的办公资源进行建档,能迅速找到需要的资源;要注意及时更新记录能真实的反映目前的实际使用状况;注意按规定清退办公用品;办公用品的领用更换要依照相关规定执行,特殊情况要有书面报告；公司员工的流动影响着办公资源的调配与利用,应随时掌握员工的变化信息正确选择办公设备和易耗品供应商考虑的因素:※申请费用以及报销结算的步骤是:1申请人提交费用申请报告或填写费用申请表，详细说明需要经费的人员、时间、用途、金额等情况，并亲自签字。2该报告或该表必须经过组织确定的授权人审核同意，并签字批准。3一种情况是将获得批准的费用申请报告或费用申请表提交财务部门，领取支票或现金借款；一种情况是先由申请人垫付，完成商务工作。4在进行商务工作中,无论是使用支票,还是使用现金,都要向对方索取相应的发票,其内容中填写的时间、项目、费用等应与使用者实际用途相符。5商务工作结束，申请人应将发票附在“出差报销单”后面，并亲自签字提交出纳部门，由出纳部门把先前领取的现金数额和支出情况进行结算。如果是先由申请人垫付的，在提交票据和“报销凭单”后，方可返还现金。信息开发:主要形式：一次信息开发:剪报,信息资料册,二次:索引,目录,编制文摘,三次:简讯,调查报告,档案参考材料工作程序:1确定主题2分析信息材料3选择信息开发方法4选择开发信息的形式5形成信息产品信息开发的要求:注重调查研究,通过各种渠道全面及时获取信息,充分利用信息网络开发系统,运用信息开发技巧,加强对信息的加工、综合分析、提炼和概括,开发出有特色、利用价值大、可信度高的信息.信息编写的类型:动态建议经验问题预测型信息利用:特点:周期性经常性广泛性实效性要求:1遵守信息法规2维护信息安全3最大限度地满足信息需求4注意对日常信息的积累工作程序:1熟悉信息的内容2确定利用需求确定服务途径(信息检索服务,信息加工服务,定题查询服务信息咨询服务,网络信息服务)3获取信息4提供信息信息利用的意义：有利与实现信息的价值，促进管理水平提高；有利于信息的增值和信息资源共享；有利于提高决策的成功率。信息反馈:形式:正反纵向横向前后.要求:要准确真实,尽量缩短信息反馈时间,要广泛全面,多信源、多通道反映工作程序：1明确目标2选择信息反馈的方法（系列型反馈,广角型-,连续型-）3获取反馈信息4加工分析-5传递-6利用-文书拟写通告:标题+正文（发文缘由+通告事项+尾语）+落款+成文日期通报:标题+主送机关+正文[发文缘由+通报事项+分析+（决定）+号召要求]（+附件）+落款+成文日期类型:表彰批评传达通报决定:标题+主送机关+正文（发文缘由+决定事项+要求）+（+附件）落款+成文日期请批批答函:标题+主送机关+正文（发文缘由+函事项+尾语）+落款+成文日期计划:标题+正文（前言+主体+结尾）+尾部总结:标题+正文（前言+主体+结尾）+尾部注意事项:1树立正确的指导思想2坚持实事求是3总结出规律性的东西4分清主次、突出重点5语言简明、准确述职报告:标题+称谓+正文（开头+主体+结尾）+落款+成文日期注意：事实求是;突出特点;语言简洁讲话稿:开头+主体+结尾特点:1.内容针对性强2.语言评议通俗3.交流具有互动性市场调查报告:标题+前言+正文(情况部分+预测部分+建议部分)+尾部特点：1.针对性2.真实性3.典型性4.时效性招标书:标题+正文（前言+主体+结尾）+尾部特点:明确性、竞争性、具体性、规范性投标书:标题+正文（送达单位+引言+主体+结尾）+尾部注意事项:1.明确招标要求2.实事求是,不可弄虚作假3.语言简洁,语气谦和.文书审核:要求:1审核中发现的问题必须逐一纠正2一般性问题可以直接修改3需做较大的改动、可附上具体修改日期，退回拟稿人或承办部门共同协商工作程序:1明确审核范围2确定是否需要行文3审核文书的内容4检查文字内容5检查文件体式6检查文书在处理程序上是否妥善完备文书拟办:要求:1熟悉有关政策和规定2熟悉本单位各部门的负责范围及业务情况3熟悉办文程序和有关规定4拟办意见要符合政策规定和实际情况5拟办意见力求准确、及时、简洁.工作程序:1.明确拟办范围2.阅读文书内容3.提出拟办意见文书承办:要求:1认真领会拟办、批办意见2文书的承办要区分轻重缓急3来文内容涉及以前的收文,要杳找或调阅有关文件作为承办复文的参考4对于已经承办和处理完毕的文书，应及时清理,并将有关情况及时说明5要将办理完毕的文书与待办的文书分别保存.工作程序:1.了解文书内容2.研究批办意见3.进行具体办理文书催办：要求：1催办中发现问题要及时汇报2填写催办记录单工作程序:1确定催办的范围2确定催办方法(电话,发函,登门,约请承办部门来人汇报)3进行催办注意:对领导特别关注的、紧急文书进行重点催办档案利用:要求:1依法开展利用工作2主动、及时开展利用工作3不断完善档案服务方式和手段4掌握本单位近期的重点工作、重大活动，据此开展档案利用工作程序:1熟悉库藏2分析利用需求3选择利用方式：（阅览室提供利用档案外借制发档案复制本制发档案证明提供咨询服务印发目录档案展览）4获取档案5提供档案档案参考材料:编写程序:1确定档案参考资料的种类（大事记组织沿革统计数字汇集会议简介科技成果简介企业年鉴企业史志）2收集档案材料3进行编写电子档案:特点:1非人工可识读性2对电子技术和设备的依赖性3信息的可变性4信息与载体的可分离性5信息的可供性6多种信息载体的集成性电子档案管理的要求:真实性完整性可读性。电子档案管理的工作程序:1.电子档案的收集积累2-归档3-保管4-利用：（电子阅览室阅览,复制,出借,在线利