信息化规划与管理之企业的信息结构

信息化规划与管理

确定企业的信息结构

1第七章确定企业的信息结构

企业的信息结构是确定是IT规划阶段的第三项任务。本任务包括：进行功能分解，确定企业的业务活动，建立功能分解图；进行实体分析并建立实体关系图。IT规划阶段的第四项任务是：评估企业现有的系统环境，分析现有系统覆盖企业信息结构的状况来确定企业的信息需求。2第一节完成功能分解

完成功能分解，即继续分解第六章第二节所给出的功能层次图中的业务功能，直到分解成业务过程，这项子任务大约将产生50~100个功能和过程。3信息输入：初始的功能层次图已收集的有关业务活动的信息组织层次图4步骤1：

利用IT规划工具箱的活动层次图表工具，把功能层次图中的功能继续分解成为更低层的功能或业务过程。功能分解过程中应参照下列原则：每个功能必须至少分成两个子功能或过程；同层次上的子成分必须是同类型，即：或是功能，或是过程，一个功能不能直接分成又有功能、又有过程的混合形式；同一功能或过程在分解中不能出现两次；组成一个较高层功能的子功能或过程，必须反映较高层功能的所有方面。

5步骤2：

利用IT规划工具箱的活动依赖图工具构造功能依赖图，功能依赖图表示这个功能的子成分之间的依赖关系，由于依赖分析耗时多，在这一步做如下限制：仅对最底层的功能建立依赖图，即对该功能分解出的业务过程进行依赖分析在大项目中，仅对很复杂的功能（即分解较多子成分的功能）作依赖分析图7.1为“订货处理”功能的依赖图：

6步骤3：

将业务功能映射到组织单元上，建立业务功能／组织单元矩阵。该矩阵的元素，反映了每一个组织单元所参与的业务功能。为反映组织单元参与到业务活动的程度，可以给元素的参与标志赋值，通常，矩阵元素的取值含义如下：1

表示一般参与2

表示负次要责任3

表示负主要责任

7信息输出：功能层次图功能依赖图业务功能／组织单元矩阵8第二节进行实体分析

实体是在主题域的基础上加以细化。实体分析是描述业务功能处理的业务数据，产生出一张实体关系图，规划者利用该图进一步给出业务需求。9信息输入：主题域图采访结果书面文档信息需求列表功能列表10步骤1：确定实体类型

实体类型是具有相同实体的集合，实体是企业感兴趣的数据的存储载体，在实体关系图中，用矩形方框表示一个实体类。

通过进一步细化初始的主题域列表得到实体类。例如：客户主题域，与其相关的有实体类“客户”、“送货地点”、“记账处”等。

在IT规划中只记录实体类的名称和定义,这些名称是对企业内部人员有意义的名词，如产品、订单、订单行等有效的实体名，实体类的定义通常使用1或2个句子来描述。

11步骤2：定义实体类之间的关系

实体类之间的关系是把企业中相关的两个实体联系起来的原因，它涉及到不同实体类的两个实体。实体类间的每一个关系是由两个关系成员组成的。在IT规划项目中，规划者应确定一个关系的如下信息：关系的名字：一个关系成员的名字是一个动词或动词短语，由该关系成员的名字连接两个相关的实体类的名字，就构成了这个关系的名字。

基数：基数是关系的一个属性，它说明了参与一个关系成员中的一个实体类型的配对数目。在IT规划阶段，一关系成员的基数只考虑“仅有一个”或者“一个或多个”。

12定义实体类之间的关系

用单线方框表示实体类，两实体类之间的关系用连线连接，并用图7.2中的符号表示基数：13步骤3：建立实体关系图

使用IT规划工具箱的数据建模工具，以主题域图为基础建立实体关系图，如图7.3所示：14步骤4：建立实体类／信息需求矩阵

使用规划工具箱中的矩阵处理器，建立实体类／信息需求矩阵，其矩阵元素表示对应的信息需求所要求的实体类。

15步骤5：建立实体类／业务功能矩阵

记录业务功能所使用的实体类，建立实体类／业务功能矩阵，其元素表示对应的业务功能与实体类的作用，用一参与指示符值表示，对C（创建实体类）、D（删除）、U（更新）、R（读取），它们的优先执行次序是CDUR。

16建立实体类／业务功能矩阵

分析实体类／业务功能矩阵，使之遵守以下规定：

每一业务功能至少与一实体类有关，否则该业务功能无效。

每一实体类必须有一个创建它的业务功能时才为有效。如果一个实体类由多个功能创建，这说明功能分解是按组织结构进行的，而不是按业务功能进行的。

每一实体类至少有两个功能与之相关，其中一个功能创建它，另一个功能删除、或读取、或更新它。违反这些规定的原因可能是业务功能不全，或实体类不全，或参与指示符值不正确，都应补充与修改。

17信息输出：功能层次图实体关系图实体类／信息需求矩阵业务功能／实体类矩阵18第三节评估企业的当前环境通过评估当前的系统，以确定这些系统覆盖了理想框架中的多少内容，以及覆盖得如何，把当前的系统纳入到整个企业的IT规划中。19一、列出现有系统和数据存储的清单

现有系统和数据存储，是指企业已经存在的计算机应用系统和数据库与数据文件。信息输入：书面文档包括系统描述数据库描述程序手册和用户手册20步骤1：

确定和列出当前系统清单，注明哪些是可操作的，哪些是没有开发的（已规划了）。对每一个系统记录下列信息（见表7.1）：系统名

简短说明（1~2句）

它的状态（是可操作的还是己规划的）系

统描

述状

态人事记录跟踪职工和被雇佣历史可操作分发

每一仓库中产品的选择、包装和分发可操作工程信息系统维护产品材料清单，包括跟踪产品规范和工程化修改可操作市场信息系统提供市场调查和客户简介，包括以往的销售记录，还用于推销员记录客户需求已规划的产品清单维护每一仓库存放的成员清单，定期提供清单可操作21步骤2：

列出当前数据存储（包括数据库和数据文件）的清单，确定哪些正在使用，哪些是没有开发的（已规划的），记录有关名称、简短说明、状态（正在使用或已规划）的信息。

22步骤3：

利用IT规划工具箱的矩阵处理器工具，建立当前系统／数据存储矩阵。

该矩阵元素取参与指示符的值（C，D，U，R），表示对应的当前系统对数据存储的作用（创建、删除、修改或读取其内容）。

分析该矩阵，应注意没有任何系统作用的数据库和文件，以及不作用于任何数据库和文件的系统，这表示可能漏掉了数据存储或系统，应认真查对，给予更正。23信息输出：当前系统清单当前数据库和文件清单当前系统／数据存储矩阵24二、确定信息结构的范围利用矩阵分析确定当前的系统和数据存储如何支持理想的信息结构。对没有当前系统和数据存储支持的业务功能和实体类，应确定为信息结构的业务需求。

信息输入：业务功能实体类当前系统当前数据库和文件清单当前系统／数据存储矩阵25步骤1：

建立业务功能／当前系统矩阵，该矩阵元素为一参与指示符x，它表示当前系统对企业的业务功能的支持程度（x＝3为强功能支持，x＝2为中度功能支持，x＝1为弱功能支持），表7.2是这类矩阵的一个实例。

步骤2：

建立实体类／当前数据存储矩阵，该矩阵元素为一参与指示符x，它表示当前数据存储含有所对应的实体类的数据。

26步骤3：

对业务功能／当前系统矩阵进行分析。在这矩阵上，矩阵的一空列（不支持任何业务功能的一个当前系统）和矩阵的一空行（不被当前系统支持的一个业务功能）分别表示：一项业务功能可能被遗漏

规划者没有充分理解该系统是干什么的

该业务功能在当前信息环境中不被支持规划者没有理解不同的系统是如何支持业务功能的

27步骤3：

在上述四种情况中，只有第三种情况反映了业务的真实情况，其余三种应由规划者修正。

对实体类／当前数据存储矩阵进行同样分析，并记录各种异常。

对于没有当前系统和数据存储支持的业务功能和实体类，应确定为信息结构的业务需求。28信息输出：业务功能／当前系统实体类／当前数据存储矩阵结果评估29三、完成信息需求列表根据第六章确定的信息需求和本节所确定的当前系统清单，还需给出每一项信息需求的需求程度，以此作为规划实施系统优先级的依据。信息输入：信息需求表，当前系统清单30步骤1：确定信息需求表中的每一项信息需求的满意度，其值定义为：（见P.62表6.2信息需求列表）

0＝信息需求在当前环境中完全支持1＝信息需求在当前环境中适度支持2＝信息需求在当前环境中弱度支持3＝信息需求在当前环境中完全不支持31步骤2：需求程度=用满意度×重要性因素（1~5），需求程度（即需求权值）的值域是0~15，值越大反映了重要性大而满意度差，值15代表了一个非常重要的信息需求，而当前环境完全不支持它。步骤3：在信息需求表中记录每一项信息需求的需求权值，产生一个新的信息需求表。信息输出：新的信息需求表

32四、评估信息系统的组织

这是确定当前信息系统组织，是否适合于信息资源的管理。为执行由信息结构强加的新规定，规划者是否把信息系统组织已经放在了适当的位置上。它输出的RAEW矩阵是信息系统组织的机构和功能设置的依据。

信息输入：组织层次图，功能层次图，描述信息系统组织和任务的文档。步骤1：适当扩展企业的组织层次图和功能层次图，以便确定信息系统的组织单元和业务功能。

33步骤2：为信息系统组织建立一个RAEW矩阵，即业务功能／信息系统组织单元矩阵，如表7.3所示。其中：

R—责任，该组织单元对业务功能的执行负责

A—职权，该组织单元有执行业务功能的权力

E—专门知识，该组织单元为执行业务功能提供必要的知识和经验

W—工作，该组织单元实际执行业务功能

分析该矩阵会发现一些异常，例如：执行这项业务功能的组织单元，却没有这方面的知识，对出现的这种情况应加以修改。

34步骤3：考虑信息系统组织中是否需要增加新的角色，这些新角色可以是：信息管理、数据管理、开发支持、信息中心、通信管理。步骤4：定义一个包含新增加的角色的组织结构，并为每一个新的或变化的组织单元定义其职责。步骤5：在步骤2中给出的RAEW矩阵基础上进行修改，并加入新增加的组织单元对信息系统各功能的参与情况，所得的新RAEW矩阵称为“目标RAEW矩阵”。

35信息输出：当前信息系统组织的RAEW矩阵建议增加的信息系统角色建议的信息系统组织结构目标信息系统组织的RAEW矩阵36五、分析现有的技术环境在分析现有的技术环境子任务中，规划者主要检查和评估当前企业具有的软、硬件基础设施，为确定企业的技术结构作准备。它输出的结果，给出了企业当前技术环境的评价。信息输入：描述企业内部使用的计算机软、硬件产品的书面文档，描述可能影响技术环境的业务政策的书面文档。步骤1：给出企业使用的硬件设备和软件产品的技术清单，如：处理工具、工作站、服务器和终端、通信工具、数据库管理软件、系统开发工具、办公软件、决策支持软件、外部资源等。

37步骤2：建立硬件设备／组织单元使用矩阵；建立终端、工作站／分布位置矩阵；建立技术类别分布矩阵。步骤3：确定技术环境中非技术因素的一些约束。步骤4：评价该企业的技术地位，采用两种衡量标准。第一种衡量标准是当前信息技术的整体状况。确定该企业是否最大程度地充分利用了当前所具有的技术条件。第二种衡量标准是该企业中主要业务领域中技术应用的水平。规划者应尽力获得同行业的其他企业的技术运用状况，来衡量该企业的技术运用水平。38信息输出：技术清单表各种矩阵（可选）非技术约束的描述技术环境的评价39演讲完毕，谢谢观看！附录资料：不需要的可以自行删除

信息技术的战略管理应用信息技术创造组织马力本章的重点本章考察七种由IT技术激活的策略,提高组织的竞争能力IT促成完美的服务组织马力的开发质量是组织竞争的基础OHP策略创造竞争优势OHP策略应用激进还是持续?竞争优势什么是竞争优势?如何获得竞争优势?

如何保持竞争优势?

客户对产品或服务的认同。通过对竞争环境及自己企业内的了解，开发新的产品或创建良好的服务。不断创新，保持优势。组织马力组织马力是组织力量与速度的结合。组织力量尽可能地满足顾客的期望体现在更多的适合客户需要的产品或服务组织速度能够迅速地满足客户的期望体现了对客户需求的响应速度利用IT提高OHP的策略准时生产方式Just-in-Time组织团队信息伙伴灵活的运营跨国公司虚拟组织学习型组织质量：竞争的基础什麽是质量？质量不是优良、漂亮、豪华。质量是指满足顾客的期望。质量是OHP的基础。全面质量管理（TQM）满足客户的期望持续不断的改进组织范围的质量观念JIT方法Just-in-Time-----将产品或服务在客户需要时，能及时的生产并送达。JIT的方法将以生产为中心的方式转化为以客户为中心（订单到达之前没有产品），以避免生产的过剩。JIT增强了企业的柔性，减少库存水平。目的：提高组织的速度关键：外部的信息沟通（利用通信技术） 生产过程的管理（内部生产过程的控制）--过程预测--材料需求计划MATERIALREQUIREMENTSPLANNING(MRP)）--制造资源计划MANUFACTURINGRESOURCEPLANNING(MRPII)

组织中的团队团队：项目团队、长期团队-----一组拥有共同的目标、协同工作的人。目的：团队的创造力增强组织的力量关键：网络平台，群件的支持信息伙伴----与客户间加强信息的沟通，实现信息的共享，促进信息的流动。即，通过共享信息增强每个合作组织的实力。目的与战略：提高组织的速度：通过EDI的应用、信息流动的自动化、信息传递的标准化（减少错误）提高组织的力量：通过对信息的共享，扩大市场。同时提高力量与速度：信息共享促进创新、信息共享扩大了与顾客的交流。关键：网络的应用，如EDI。灵活的运营----任何地点（无铺面）的不限时的运营，是组织职能的延伸。通过对客户服务的内容的增加、时间的延长，提高组织的OHP。目的：提高组织的力量和速度关键：业务的IT化如：网上销售、ATM机跨国公司---通过一种协作的方式在全球多个国家生产或销售产品或服务使组织的业务在经营范围上扩展。目的：提高组织的力量，实际运作中对组织的速度可能产生正面或负面的影响。关键：网络的支持，必须创建全球范围的IT基础设施；管理的规范，在