行政部化管理工具箱

弗1+1管理工具箱系行政 第一章行政部组织结构与责第二章前台接待管七、收件管理流传真工作流第三章办公事务管三、行政办公岗位职四、办公用品订购表十、使用登记表１．使用２．使用登记表十一、文书借阅表十四、文书管理流程十六、公司管理流程第四章行政人事管十四、员工处理表第五章安全管八、出入登记表十七、突发处理流第六章车辆管二、岗位职责第七章总务后勤管四、管理专员岗位职责七、卫生检查表十一、员工管理流程第八章事务管一、事务主管岗位职责二、事务专员岗位职责四、公务接待表五、活动策划六、处理七、记录分析表九、处理流程十、宣传流程第一章行政部组织结构与责一、行政部组织结构安全人事行政主管办公事务后勤总务前台接待事务安行办秘后宿食保绿接公司全政公勤管堂洁化待关专专专专专管人人专专员员员书员员理员员员员机专员根 意图和公司发 负责起草重要文稿牵头或协助公司的规划 负责公司日常安 及消防管理工负责公司对外宣传 工牵头组 管，制 处理预 三、行政部权根据公司总 规划，对公司经营计划有建议依照制度，对公司员 度的处罚建议依照制度，对公司行政资源（包括车辆、办公设备等）四、行政总监岗位职核准办公、行政、总务、安 核准办公、行政、总务、安 负责比较重要的对外接待、联谊 事宜的组织、安排和实 工作的执行情负责行政部突 的处理及总经理临时交办的工五、行政经理岗位职在行政总 等负责组织行政季、月度行政后勤 工作计的工作动态，协助公 协做好公司重 的接待工作或代表公司 对口部门和有关团体、机负责召集公司办公会议，检查督促公 布置的各项工作 情负责行政部突 及公 临时交 的处第二章前台接待管一、接待主管岗位职协助前台接待专员做好重要客人的接待工作及重要留言 情参加行政例会，及时了解员工的思想动态 ，及时采取解决措负责检查、监督 公区域内的安全、清洁和消防工协 事务主管、行政经理处理各种社会公共关负责前台接待突 及公 临时交 的处、二、接待专员岗位职、服从前台接待主管 ，按规定的程序与标准向客人提供一流的接待服一般性问题提供常规的 信负 、邮件、信函的收转发工作，做好工作信息的记录、整理、建负责管理 盆景植物的日 和完 交办的其他或临时工三、客人来访登记公司前台来访客人登年月序号备注12345…编制 审核前台接待来访记录姓单编制 审核物业公司前台来客登年月序号姓名备注12345…编制 审核四、前台接待日志年月编制 审核五、函件收发登记信函与快件签收登记密（速）签收人（字编制 填表人信函与快件寄送登记密（速）送寄人（字编制 六、前台接待管理流预约客人来访接待工前台接待主 前台接待专各⑥⑥ 前台接待专 外部单位人 或员①听①听 铃 范 不在七、收件管理流信函收发工作流审③分②登各 审③分②登各有有无接④拆⑥寄⑤回审⑥寄⑤回审

各外部单②登②登③筛③筛接接④分寄送信函、快件工作流前台接待主 前台接待专 各外部单③登③登传真工作流 审②登审②登传真收文工作流行政部经 前台接待专 或员②登②登③复签④存收文背签流②签③转总经②签③转审审④存八、前台接待流九、来电处理流第三章办公事务管一、办公事务主管岗位职负责组织办公用品的登记、采购 以及控制办公成本费用等工起草、拟订文件、资料 管理制度，并监督执行情完成公 临时交 的处二、办公事务专员岗位职积 上级要求的各项任务，提供相关服负责办公用品的登记 管负责公 、资料、合同等文档的管完 临时交办的其他工三、行政办公岗位职协助上 与企业严守 密，妥善保管各类文及时完成上 交办的文件打印、复印工按照上 安排，出席某些会陪同公 出席重要商务接待及对外联络工协助公 起草各项规章制按照上 安排，协助其他部门一起组织企业重大活完 临时交办的其他工四、办公用品订 部门主管意见行政部门意见年月如果金额超过权限请行政总监签 五、办公用品台 备编制：行政 填写人（签字六、报废物部门主管（签字办公事务专员（签字办公事务主管（签字七、办公用品领用 领用人 主管 保管员八、办公设备登记 九、办公文书会签文件会签年月会签人（签字1月日时月日时2月日时月日时3月日时月日时２．对外行 总经 十、使用登记１．使用文件用章人（签章批准人（签章２．使用登记号十一、文 借 期期借阅人（签字年月日主管（签字年月日批准人（签字年月十二、办公用品管理流１．办公用品流供应 行政货２．办公用品领用流相关部 行政否否否是是十三、办公设备流１．办公设备流相关部 行政 行政总 采购人２．办公设备询价流行政 行政总否否是３．办公设备比价流行政 行政总否否是４．办公设备采购流采购 行政

否是是否是十四、文书管理流１．管理流相关部 行政 有关部 行政总否否否否是 公 行政部 相关部 外部单是否是否是是否相关部 行政 否是行政总 行政 相关部否否否否是是否是否否相关部 行政 行政总否是十五、往来信件管理流外部单 否否是①主否②直接回是十六、公司管理流１．制刻申请流相关部 行政 行政总否否是是 2．使用流相关部 行政 行政总否否否否否是是否是否是十七、公司证照管理流 是是否第四章行政人事管理组织办公行政用品 、登记 与管组织做好公司 接待或相关外联工组织人员对公司行政车辆进行日常 与驾驶员的日常管组织协调公司的后勤工作，包括办公环境、员 、员工宿舍二、行政人事管理专员职负责办公用品的登记、采购负责办公用品的登记、采购 管负责文件、报 等的收发管车辆的使用管理与日 与保负责员工人事资料的建立 和及时更三、费用报销标 餐四、员工考勤登记 月上班下班上班下班上班下班上班下班上班下班五、年度考勤汇总应出勤请假（天数累计早退累计六、员工请假申请□其他（请注明年月日 日七、员工加班申请□工作日加 □周末假日加 □法定节日加 分 部门人力资源部总经理八、员工出差申请九、差旅费报金额（单位：元十、公司会议记录会议23十一、提案管理记录□其他（请注明十二、员工提案评定十三、员工奖惩记录表扬奖金记功其他警告罚款记过其他十四、员 处理主要事部门签字 期 年月部门签字 期 年月相相 意部 签字 期年月十五、会议管理流

开开形成会议决结提出会议审十六、出差管理审审审审审审审十七、提案管理流各开各开审十八、会议工作评估123123451234第五章安 管一、安全主管岗位职进行信 管理，防止公司重要信息的泄进行公 制度设计，保障公司内部安二、安全专员岗位职随时进行 查，保障消防安三、电梯设备巡视记录备运行项123456789：四、电梯维修保养记电梯月维修保养记调查记录1234512油3456789油电梯季维修保养记调查记录机1房231234567底坑缓冲器油量检查及清洁电梯年维修保养记1234曳引轮槽磨损情况检查5制动器大修及12安全系统及限速器动3洗45制动盘各接线螺丝固定6换78主缆、缆加缆9井底油压缓冲器五、值班登记日志 加 人 电访 六、保安执勤日志 厂长1234567巡逻内勤巡逻内勤巡逻内勤巡逻内勤巡逻内勤巡逻内勤巡逻内勤12345七、外出员工登记年月登八 出入登记年月日时分：：九、安全状况检查1．□无法使 □道路阻2．□失 □走道阻 □缺3．□阻 □脏4．□阻 □损5．□损 □不清6．□□损7．□破 □漏8．□损 □阻 □脏9．□除 □漏 □损10．11．□损 □污12．13．□脏 □废弃未14．□保养不 □基础松15．□基础不 □保养不16．□损 □不安17．18．□漏 □排水不19．□零 □防水防盗不20．□未处 □放置零21．主管 检验员十、防火设施检查部门 检查员十一、安全事故报告 人 早 下 认可 审核 制表十二、突发事故报告事故发生部门 填报日期： 日（副）主十三、事故统计汇总单位 设备施工交通小计伤）死）伤）死）伤）死）伤）死）伤）死）件件件件件部门民众本月累计备注注：频率＝总工时 主管 经办十四、人员出入管理流

①核审①核审十五、消防安全管理流

行政

十六、安全检查管理流各十七、突发处理流 保安 审审审②审 第六章车辆管一、车辆主管岗位职、公 用车计划或申全面负 的考勤管理 值班安 的培训工每日对车辆进 负责安全事故 及处二、岗位职认真参加交 学习和业务培训活动，提高安全意识和业务技认真参加交 学习和业务培训活动，提高安全意识和业务技协助办理停车场、牌照、年检 理赔等事三、车辆登记1项次司机码单1233记4．车辆出入登××公司车辆出证（存根××公司车辆出时时时时四、车辆检查自月日时月日时分□正 □不正□ □□ □□ □灯关 km km（ □ □车辆检点备炷轮胎音响冷气主管 填表人五、车辆请修表单编号 日期 年月六、保养记录位数经手人（签章主管（签章月日七、车辆加油 升（票据粘贴处（人最终八、用车申用车申请申请部门 申请日期 起止1说明：本单一式两联，第一联申请部门留存，第二联出车，填写行车里程后，交班班长留存第一联日时至日部门签目第二联交，车辆使用后由交回行政部日时至日部门签地以下内容由在用车完毕后填写，交回行政部备升九、派车自至自日时日时分（时分自公里（公里十、车辆事故车辆事故现场记录 日（□上午□下 分□1．人车相撞（□轻伤□住院□重伤□□□2．车辆本身（□□冲撞□冲出路外□零件损坏□其他□3．车辆相撞（□擦撞□追撞□冲撞□其他（）报告人 报告日期 □驾驶□行人行政部经理 主管副总 填表人十一、用车记录用车记以下内容由填使用流程：用车申请人→派车→用车→填写→行政部留车辆使用日行驶耗油 及车号 经办人 日期 使用者证明（签名出发 到达 升工程耗油 及车号 经办人 日期 使用者证明（签名前次结 本次结 使用 出发 完毕 车辆使用状况月报月份 小客大客小货大货汽车本月累计本月累计本月累计本月累计年量程月日审核人 复核人 填表人十二、车辆费用车辆费用报销□公有车 □私有车 日期 日 张张张元元元□公有交通车 □特殊人员车 □私有车辆出差或出附凭证 张车辆费用月度统计月份 费十三、事故处理流开开结结十四、车辆管理流审审审审①办理车辆行政经 行政①办理车辆审审审审车辆加油管理流审审车辆安全管理流车管单 行政部相关人否否是十五、肇事处理流程肇事处分规定十六、车辆费用额度控制程车辆主管：费用汇车辆主管报审员 、伙食管公司文化建设，休闲、文员 、伙食管公司文化建设，休闲、文 活动管 二、总务后勤专员岗位职协助员 管理专员进行员 、伙食管公司文 、休闲活动执行、管完 临时交办的其他工三、宿舍管理专员岗位职负责员工宿舍楼区的安 工员工宿舍突 的处四、管理专员岗位职负责每日就餐人数统计（估计）负责检 卫生、用餐器 情况，确保用餐安严格把好食品质量关 食品卫生制控制卫 用品、洁具的耗每天检 所用的设备运转是否正常，发现问题及时联系维及时安排并完成行政部临时下达的客饭 宴请任负责员 工作人员的业务监督、指导，做五、保洁人员岗位职负 清洁设备的使用，并定期检查、保养、清洁机械设六、绿化人员岗位职负责保管好劳动工具、化肥 七、卫生检查公司名称 地址每周/日备注：八、住宿人员管理住宿申请 日 岁学 科系□毕业□肄家姓 紧 入 床 棉床枕枕被 匙 编号 填写日期男备职（位）~ 日 主主住宿登记检查结果（各种项目制表 审核借用人 填写日期棉蚊枕拖九、清洁卫生管理区 日 页 门窗清洁卫生评备办公桌椅及整设备状十、员工宿舍管理流．宿舍管理方案制定流

主管副 总经 否是存 2．员工入住宿舍管理流

宿舍管理 员否否是是十一、员 管理流 十二、清洁卫生管理流

否否是十三、企业绿化管理流

⑤总第八 事务管一 事务主管岗位职 起草、拟订年 方案和支出预算方案，抱上级批全面负责公司对内、对 活参与公司重大紧 的处理，提负责作好公司形象宣传，及相关资料 工负责审阅公司对外发布的稿件，配合其他部门开 活负 事务突 的处负责向行政经理提请 事务人完成公 临时交 的处二 事务专员岗位职 管理实参与、主持或策划各 活动，提 方案预算、及时评价其效负责起 宣传材料，制 宣传配合其他部门做 迎送、接待、陪同、参观、讲解 工与、社会公众、各 、客户 机关 等保持广泛接参 活收集各 案例，深入剖析和横向比较，对公 提出建议和策划方注意收集影响本公司形象、声誉、关系的因素 信 完成公 临时交 的处三、商务接待安随行人员项摄影礼品音响用餐鲜花礼仪导游题词水果其他填表人 填写日期 四、公务接待月日月日月日五 活动策划归档日期 送出日期 收到日期 策划案内 六、处理七、记录分析八、重要