协商与信息交流控制程序

协商与信息交流控制程序批准人： 实施日期：1.目的为了促进公司内各层次及其他相关方就管理过程及有效性交流信息，增进理解、协调行动，推动和不断改进管理体系的有效运行，制定本程序。2.适用范围3.职责3.1总经理负责重大信息的处理，并通过组织高层会议、管理评审汇总公司运行状况和形成工作决议。3.2工程部是本程序的主控部门，负责指导、检查和监督公司计划、决议的执行情况，就公司方针、目标实现情况以及体系运行状况，包括过程中出现的不合格信息、事故信息，采取纠正、预防措施、应急预案和其他改进措施的协商与交流。3.3经营部负责与顾客有关过程相关信息的交流，包括了解、传达顾客的需求及期望等信息和经营活动中建筑市场动态。3.4资源部负责对外相关信息的传递与处理，负责对员工安全、质量、环境管理方面及岗位培训和业务进修过程的内、外交流。3.5其他部门负责本职能范围内的信息在内、外部进行有效传递、处理及改进措施的协调落实。4.工作程序4.1信息的来源内部信息：1）正常信息：如方针、目标、指标、职责与权限、监视、测量记录，内部审核与管理评审报告，以及管理体系正常运行时的相关记录。2）不符合信息：如不合格品处置单、内部审核的不合格报告、纠正措施和预防措施处理等；3）紧急信息：如出现火灾、重大安全事故等报告；弯4鹅）员工的意见痒和建议沃；鱼追5肆）新技术、新茶工艺、新材料伸、新设备信息耀；雀6谅）培训情况、况相关法律、法案规的遵循情况脸及更新信息；隆7鱼）运行控制情钓况。桑座外部信息：赖1专）来自顾客的僵信息；北2校）来自相关方冤（上级主管部俊门、社区居民港、伪顾客坚、承包单位、障分包单位、设败计单位、试验乌单位等）的信窄息；篮3驻）来自上级部凝门的信息。埋4.2中信息交流的方姐式制协商和信息交器流的途径讨可采用口头或窗文字两种方式废进行，口头方戏式包括面谈、着座谈、电话、谅会议讨论及声族像传播等；文孙字方式包括通抗知、通报、报心表、公告、简卫报、记录、宣众传资料、互联夫网等。葛们4.岂3隆内部丙协商和信息届交流马沟会议方式与要叉求思高层童会议：由总经穴理或管理者代胶表召集和主持陕，副总经理埋、总工程师兆参加，必要时杀职能部门经理曾参加，不定期罢召开。主要对絮公司发展规划搬、年度工作计察划、公司标准滥、制度、机构未调整等公司内斜重大事宜进行躺讨论、决策，兔应有邻专人记录并形萝成戏会议纪要业，巴管理者代表露审定。皆生产经营热调度会：由副狠总经理召集和止主持，弄总工程师及各散职能部门负责娘人歼参加，不定期轮召开。主要研闸究公司分高层会议决议颤的落实措施光、安排魔生产也经营任务、协岁调庸生产隆经营过程中存哗在的问题，应愁有会议纪要剥，群会议纪要由勺资源部积起草，副总经兰理审定。考总监例会负：由掘工程部钱召集和主持，尊各部门负责人悬参加，巡每月月底前举贞行桥，寒主要灾内容有各职能贴部门负责人依何次总结上次例旧会各部门总体冬完成情况及下晒月工作安排和杠要求粮，应有会议纪昏要。会议纪要槐由挥工程部蜡起草，缴工程部经理魄审定。纵部门内部会议结：滨由各部门淋负责人毒召集并主持会经议饥，每周一次世，犹主要进行内部凤培训、工作汇组总、专题研究忽等内容，占并应有会议纪杂要。老续其他方式与要鄙求剩当会议规定的步有关部门和人楚员因各种原因深未参加会议时锋，会后也应将阔会议纪要分发击给该部门或人农员。该部门或游人员若对会议播结果有不同意榆见，应及时与贞会议负责部门慰联系，必要时塑可对有关问题袄重新开会进行趋研讨。氏新组建项目部猴由工程部组织雕各职能部门负匹责人参加，介招绍项目情况、次目标砍和公司各项要魔求，会后由工惠程部形成纪要系，工程部经理喂审定。港利用公司通知艺、简报等方式演进行信息传递费。年职能部门亩组织的尘季度考核、半寒年或年度总结略、党团或骨干撕联谊会等茅。中员工婶可白利用信、函、俊电子邮件等直挽接向职能部门基反映证或通过员工代盯表反映弄管理体系运行蓄过程中的问题柴和有关公司生垫产经营及管理走方面的合理化巨建议。抢紧急信息执行哥《应急准备和害响应控制程序绸》叹。答4.4抹外部蹦协商和信息碰交流夫气资源部楼可利用下述方科式保持与外部杨协商和信息全交流煤，并留有记录底：拐信函：由统一雷规范格式，包姥括表头、编号捎、标题、主送旷单位、洽商事烘项、公司（或浊部门）印章等外内容。余传真：由统一隙传真用纸，包公括：表头、时显间、接收单位达、接收人、传授真号、电话号殖、沟通内容、扛反馈方式等。别网络：通过网月上信息、网上妄申报材料等方男式与外部进行景沟通。盛洽谈月：利用工作日郑记记录邀见移、电话等伤沟通泼的内容锻。民汇报：向上级骄主管部门按照浅其要求参加会姨议或呈报报递表练(情告餐)菠等。风4.轮4事.产2驱旧经营部处可利用下述方坐式保持与外部紫协商和信息远交流哀，并留有记录暂：须工程中标爷前：搜集项目洒信息、组织各钟职能部门负责寺人标前评审各后揪获取翼招标文件、根捷据招标文件和足答疑组织投标毒活动滚。沃工程中标后：旅主动与需顾客钢进行交流财，就合同有关片内容进行商洽吊，签订合同并翁备案合。洲项目实施过程辉中：利用季度烟考核辅机会办或根据项目负派责人反馈意见鼓就合同茅实施情况、装补充协议或项霜目部需改进每问题嘴等凑和顾客主动沟巾通迁。舱工程保修期：挎以电话或其它杆方式不定期的棍与宽顾客惧进行交流泉。录采购过程：通营过招标文件、斗邀请谈判、合午同商签及阶段飘考核等方式保离持与被采购单徒位的眼协商和信息垄交流何。斩惑工程部痒根据其他部门累需要安排与外奖部艰协商和信息液交流斑，并留有记录啦。秤愤项目部疫可利用下述方链式保持与外部司协商和信息嚼交流恋，并留有记录厦：惭参加第一次工洒地会议、图纸嫂会审和审计交治底会议、事故灰事件调查处理善会议、中间或律竣工验收交付举会议等。疼组织和主持窗项目管遗理诉/跨监理交底会议欧、浆定期例会、不含定期专题肤例会。今参加对外单位毁实地考察活动颤。仆参加上级主管瞧部门组织会议讨等。5．记录滔《会议签到表两》低（鞭YNW/海CX4辞-1籍-僚）良《会议纪要》汪（碍YNW/眉CX4修-画2赔-汇）矩《哑顾客意见征询城表》处（挎YNW/再ZC捷1-1走-歌）盼信函、传真、传工作日记、报游表、报告会议签到表叙编号：辈YNW/浆CX4稍-1-男时间赞地点贤主持人雀主题额序号蚊部摇门孤/湖单位阔签字垒序号穴部乔门仿/泻单位替签字漏统计结果：本满次会议应栽到术懒迅人，实娱到船替吊人，艘到会禾率缩渡%广，竖未到人员原因代：会议纪要那编号：烂YNW/夹CX4粱-厚2姻-菜时间速地点决主持人刑主题袖上次会议执行议情况：叶本次会议决议靠事项：布本次会议未决楚事项及各方意袭