青岛啤酒新建工厂借助信息化实现项目管理的腾飞

青岛啤酒新建工厂借助信息化实现项目管理的腾飞青岛啤酒成功验收项目管理信息系统摘要：本文介绍了青岛啤酒股份有限公司（以下简称青岛啤酒）在企业规模扩张的过程中，新建工厂借助项目管理信息化的应用，实现新建工厂的项目管理更加规范、沟通顺畅、信息共享，并给青岛啤酒新建工厂提供可以复制的项目管理模式。关键词：项目管理、项目管理软件、工作流、知识管理、模式复制作为国内的主要啤酒厂商，青岛啤酒一直是中国啤酒行业的领导者。目前，青岛啤酒经过5年的整合，顺利完成了从生产型向市场型企业转变，借助于品牌优势，展开了新一轮的规模扩张行动。和前几年啤酒企业并购风潮不同的是，青岛在新一轮规模扩张中，主要采用新建工厂这种方式。2007年2月12日，青岛啤酒第三有限公司年产40万千升啤酒项目一期20万千升项目开工建设；4月23日，青岛啤酒二厂“新增20万千升扩建项目”竣工，投产后青啤二厂的产能将达到45万千升，成为青岛啤酒公司生产能力最大的工厂；4月24日济南新建年产啤酒40万千升的生产项目一期30万千升项目开工奠基，年底投产；2007年底，青岛啤酒（徐州）彭城有限公司搬迁新建一期20万千升的项目也将预计投产，在4月19日结束的青啤董事会上又批准了青岛啤酒（日照）有限公司年产啤酒22万千升搬迁项目和四川成都新建年产啤酒20万千升（一期10万千升）生产基地项目。在青岛啤酒众多新建生产基地的开工建设的同时，青岛啤酒项目管理信息系统经过集团公司的验收后也正式进入运行。青岛啤酒项目管理信息系统经过前期的精心准备，目前已经建成了包括协同办公管理、项目管理、投资控制、知识管理等在内的综合项目管理系统。通过该系统的运用，将帮助青岛啤酒建立对新建工程项目的全过程信息化管理；帮助青岛啤酒对新建工程项目投资的事实控制；帮助青岛啤酒建立新建工程项目的各方信息沟通平台。目前，济南新建工厂、彭城搬迁新建工厂、日照搬迁工厂、成都新建工厂等项目都已经纳入了青岛啤酒项目管理信息系统进行管理。一、信息化初衷2006年啤酒市场依然是硝烟弥漫，啤酒厂商在品牌、市场以及渠道等方面都展开了极为激烈的竞争，我国啤酒市场的格局也在潜移默化中发生着变革。然而，所谓'强者恒强”，凭借着奥运营销、市场布局与整合等一系列创新性活动，青岛啤酒在行业地位依然坚如磐石。青岛啤酒现阶段整体战略是向外扩张，所以在未来几年将在全国新建扩建众多的项目。青岛啤酒在新建工厂的管理中，虽然采取了以项目管理为主的管理理念，但其项目管理的手段还很落后；另一方面，青岛啤酒的信息化很早就开始建设了，但是主要是针对集团财务、生产和销售等系统的建设，对于新建工厂的项目管理信息化，还是一个空白。所以，在新建工厂项目管理中，存在着众多亟待解决的问题：1、新建工厂项目建设是一个复杂的过程，涉及投资决策、招投标、项目的过程控制、项目验收、项目审计和项目竣工等一系列过程，每个环节产生的资料和数据对于整个项目管理过程都非常重要，另外资料和文档在项目竣工后也要别移交到生产部门。如果这些资料不能进行统一归档、或者在项目结束后再进行归档，这些资料难免会产品遗漏或丢失，所以资料和文档的统一管理就是一个很大的问题；2、新建工厂项目投资不能够准确掌握。啤酒生产基地的项目投资额一般都上亿：如济南青岛啤酒厂投资有4个亿、成都青岛啤酒生产基地投资有2个亿，这么大规模的投资如果不能在项目过程中进行很好的控制，就会出现“投资超过预算”等现象。对于项目管理者而言，最好的办法是在项目过程中能对投资规模实时统计，能及时地、准确地了解项目的固定投资情况、项目流动资金、人工费用等各种明细；3、新建工厂项目涉及到企业内部的各个事业部：如工程部、酿造部等；同时新建工程的开展也会涉及到项目承包商、项目监理、项目设计等合作伙伴，在项目建设过程中，如何才能进行有效的沟通是一个很大的问题。传统的沟通方式无非是发传真、邮件、电话等手段，这些方式都是被动的，都不能和项目管理紧紧结合。对于项目参与的各个部门来说，最好的办法是建立一个固定的工作流程，包括审批流程、资金划拨流程、预付款审批流程等，每个项目成员都能够按照流程来办事，同时这种流程可以主动提醒需要做事情的项目人员；4、新建工厂项目涉及到工程项目建设的各种合同管理，包括监理合同、承包合同、分包合同等，这些合同的管理靠人力或简单的计算机文档管理，显然是解决不了问题的。因为合同管理中涉及的合同变更管理、合同资金管理、合同决算等各种动态数据都需要及时更新和动态判断，资金使用方面由于缺乏有效的工具进行计划、控制及分析，企业很难有效控制成本及合理分配有限的资金。资金使用部门无法对本部门资金使用作出准确预算并且需浪费不少时间在资金使用申请过程中，企业决策人员也需不断对企业资金使用情况进行收集整理分析以决定是否批准资金计划申请，这种情况导致企业整体工作效率降低，影响到正常的生产经营活动。青岛啤酒战略发展总部负责项目管理的人员已经处于满负荷工作，对于众多的项目进行管理控制和有关的项目文档及知识进行管理，已经无法完成。这时急需一套先进的项目管理系统来满足青岛啤酒战略发展总部的工作需要。二、系统选型基于前述青岛啤酒内部多方面需求，青岛啤酒股份有限公司决心通过实施项目管理信息化项目，来解决上述问题，并打造一个能集成项目管理的综合协同办公平台。通过信息化项目实施来优化企业的各项业务流程，充分利用信息系统的静态信息与动态信息资源，并实现同现有外部信息系统数据的连接，从而提高效率、控制与降低成本，提高管理水平与总体竞争力。由于该项目涉及到青岛啤酒工程项目管理的各项主要业务管理流程，牵涉面广，信息技术层面较复杂，总体难度相当大，需要选择具有相当实力并且在工程项目管理软件项目实施方面有丰富经验的软件厂商来共同合作完成。因此，青岛啤酒股份有限公司在2006年进行了为期三个月的软件厂商合作伙伴考察，通过对多家具有相当实力的软件厂家进行实地考察并综合评价，最终杭州新中大软件股份公司凭借其先进的管理理念、成熟的解决方案、完善的售后服务体系、认真负责的工作作风以及新中大公司在工程项目管理软件项目中的丰富经验，博得青岛啤酒领导青睐，从而促成双方的合作。青岛啤酒战略发展总部姜部长说："随着青岛啤酒战略的调整，工程项目越来越多，而这些工程项目往往远离指挥中心的异地进行生产活动，项目管控的难度很大，无法对项目的进度，成本进行有效的跟综，另外工程项目的建设涉及的领域多，知识面广，经验无法保留，无法达到知识共享，而新中大工程项目管理信息系统很好的解决了这些难题。”三、信息化实施2006年12月2日，青岛啤酒股份有限公司工程项目管理信息系统启动大会在青啤大厦16楼会议室顺利举行，双方按照新中大提出的“总体规划、突出重点、分步实施、尽快见效”的总体实施原则，首先对整个管理信息化项目进行了总体规划，明确了该项目的最终目标为实现包括项目投资控制、合同管理、进度管理、质量管理、安全管理、协同办公管理等的信息化目标，确立了分阶段分布实施的实施方法论，划清各职能部门人员在该项目中担任的角色责任，为青岛啤酒项目管理信息化项目成功奠定了良好的基础。为确保青岛啤酒项目管理信息化项目实施的成功，成立了信息化项目领导及实施小组，由双方的项目领导、新中大的咨询顾问、项目实施工程师及青岛啤酒信息中心、各部门负责人以及业务骨干组成的团队构成，其中项目领导直接由双方高层领导直接担任负责实施过程中重大问题的决策。管理信息化项目实施并不是简单的用信息化工具实现现实业务的过程，更重要的是对企业业务流程的重新改造，使其更科学、合理、高效。因此在项目第一阶段，首先进行了企业业务流程梳理，并按照信息化项目的要求对不合要求的流程进行了简化、重组。这一阶段是相当重要且必不可少的，青岛啤酒领导及项目实施小组成员需面对多方面的阻力，包括企业员工早已习惯的旧的工作方式、部分企业员工的不理解不配合等等。在近三个月间，青岛啤酒克服了各种实际困难，对本次信息化项目涉及的多项业务流程进行了重新梳理及改造，为下一步的业务流程软件实现打下了其实的基础。在接下来的系统功能实现中，项目组按照预定计划，分别展开了括项目投资控制、合同管理、进度管理、质量管理、安全管理、协同办公管理等软件功能开发及实际应用测验，由于新中大软件公司作为国内领先的通用管理软件供应商，其在企业信息化管理方面的产品及实施经验使得这一过程进行的比较顺利，软件功能目前已达到预定的各项规划目标。值得一提的是，在系统功能实现中，新中大始终体现了其“先进、灵动、适用”的管理思想及技术风格，系统各功能模块高度集成，流程清晰、系统操作简单，系统各模块使用人员在简单的操作过程中即可完成以往复杂的工作流程。四、应用成果随着青岛啤酒新建工厂的陆续开工建设，使用青岛啤酒项目管理信息系统进行项目控制的战略发展总部项目管理人员，已经开始尝到了项目管理信息化所带来的成果。现在，项目管理人员再也不用担心同时开工建设的工厂项目有多少了，因为每个新建工厂的合同管理从项目已开始就进行了；企业领导如果想了解新建工厂的投资执行情况，也只需轻点鼠标，就可以马上获得该项目的详细投资情况。青岛啤酒实行项目管理信息化的成果，具体可以体现在这几个方面：1、解决了多项目的合同管理问题自从，青岛啤酒项目管理系统运行后，战略发展总部以前堆积如山的合同文档不见了，所有开工建设的新工厂项目的合同管理，都实行了计算机管理。青岛啤酒项目管理系统建立的合同管理不仅实现了合同信息的管理，更重要的是建立了合同信息的动态管理。现在，新的合同一旦签订后，跟这个合同相关的信息都会自动更新，包括合同变更、进度款申请、预付款支付；另外，通过工作流程的设定，原来需要一个星期才能完成的如合同的签订、进度款的申请等流程，都可以缩短到2天到3天完成，不仅大大提高了工作效率，同时也提高了合同审批的准确性。2、可以及时获悉项目的进度情况青岛啤酒投资的新建工厂项目，一般都不在本地，目前在济南、成都、日照等地同时有新建工厂在建设，所以经常会出现青岛啤酒项目管理人员和工程项目建设底分隔较远，无法及时掌握项目建设的动态。在传统模式下，项目管理人员只能定期去工程所在地去视察项目的建设情况；或者是通过现场的监督人员到公司上报工程建设情况，企业的项目管理人员才会知道目前项目的建设情况。现在，有了青岛啤酒项目管理信息系统，项目管理人员就可以及时地、主动地了解项目的动态了。新中大提供的进度管理软件具有国际水平，可以提供多项目的进度协同管理、关键路径分析等强大功能。承包商可以通过网络对项目的进度情况进行及时上报，系统会自动计算最新的项目关键路径；同时项目监理可以通过网络根据最新的进度去监督承包商的施工，青岛啤酒决策人员也可以根据实时的项目进度情况，去控制项目的进行。另外，青岛啤酒项目管理系统允许在进度管理软件可以关联工程现场的图片、视频和文件等资料，以达到身临其境的效果。3、搭建及时沟通的信息平台新建工程项目涉及各方人员，包括青岛啤酒内部的人员、承包商、监理公司、设计单位等，传统模式下的沟通存在着很大障碍，现在，通过青岛啤酒项目管理系统，一个畅通的信息平台就形成了。一方面，所有项目参建人员通过项目管理系统形成了一个协同工作的环境，通过系统工作流，建立了一个闭环的流程管理。一旦有工作任务发起，所有涉及该任务的项目人员都会主动的得到系统提示，如果没有按时完成，系统也会有相应的记录；另一方面，系统中发生的项目管理流程、任务流程可以通过手机短信的方式来提醒相关人员。不管项目人员是否在办公室、还是在工程现场，都可以及时地得到系统所发出的任务指令，使所有信息都不会遗漏；另外，系统通过信息订阅管理、系统论坛等其他方式提供了项目人员的沟通渠道，这些方法都可以积极、主动地帮助项目参建人员及时掌握项目的建设情况，保证项目的成功。4、自动建立有序的资料管理体系新建工厂项目在执行过程中会产生大量的文档、图纸等资料，如何管理这些资料一直是青岛啤酒战略发展总部遇到的一个最棘手的问题，现在，通过项目管理系统，就可以解决了。青岛啤酒项目管理系统提供了强大的知识管理平台，不仅可以对公司的规章制度进行管理，同时可以对项目的管理制度进行管理，对于项目过程中产生的文档、图纸等资料，可以做到自动收集，按照设定的目录进行分门别类的管理，使繁杂的资料归档问题轻松解决，大大减轻项目管理人员的负担。5、管理模式快速复制青岛啤酒新建工厂的很多成功经验是