生物质能发电公司办公设备及用品管理规定

XXXX生物质能发电有限公司办公设备及用品管理规定编号:版本:KXXX/PH--104A/0XXXX年月日发布XXXX年月日试行XXXX生物质能发电有限公司文件批准页批 准:审 核:部门负责人:文件编写:TOC\o"1-5"\h\z\o"CurrentDocument"1目的 1\o"CurrentDocument"2范围 1\o"CurrentDocument"3定义 1\o"CurrentDocument"4职责 1\o"CurrentDocument"5程序 1\o"CurrentDocument"办公设备及用品的分类 1\o"CurrentDocument"办公设备及用品的配置标准 2\o"CurrentDocument"办公设备及用品的采购 2\o"CurrentDocument"办公设备及用品的入库 3\o"CurrentDocument"办公设备及用品的建档管理 3\o"CurrentDocument"办公设备及用品的发放 3\o"CurrentDocument"办公设备及用品的费用结算 4\o"CurrentDocument"办公设备的调配及异动 4\o"CurrentDocument"办公设备的故障维修及报废 5\o"CurrentDocument"办公电脑的管理 5\o"CurrentDocument"办公设备及用品的赔偿及责任故障的处罚 6\o"CurrentDocument"办公设备及用品管理流程图 6\o"CurrentDocument"6相关文件 7\o"CurrentDocument"7记录 7办公设备及用品管理规定版次：办公设备及用品管理规定版次：A/0页次：1/151目的为规范对办公设备及用品的管理，有效控制办公费用，合理利用办公资源，特制订本规定。2范围本规定适用于XXXX生物质能发电有限公司（以下简称本公司）的办公设备及办公用品的管理，对办公设备及用品的采购、验收入库、领用、盘点保管、调配、故障处置及费用控制等进行规定。其3定义无4职责综合管理部：a）负责控股及各系列公司办公设备及用品的归口管理。负责控股公司及各系列公司办公设备购置申请的审核。b）负责控股公司及各系列公司办公用品的采购、印刷、保管、发放及费用结算，并建立台账。c）负责本公司办公设备的日常管理，建立本公司办公设备台账。负责本公司办公用品的计划、领用、费用控制。日常工作范围：a）负责本公司办公设备的日常管理，建立本公司办公设备台账。b）负责本公司办公用品的计划、领用、费用控制。负责建立办公设备账册、计提折旧、维修、报废处置等会计业务。负责办公设备及用品的采购和办公设备入库手续的办理。负责向公司部门提供员工的岗位、入离职及异动情况表。公司分管领导：负责本公司办公设备购置申请的审批。5程序办公设备及用品的分类公司所使用的办公设备包括：办公家具、电脑、复印机、打印机、传真机、数码本文件为XXXX生物质能发电有限公司版权所有本文件为XXXX生物质能发电有限公司版权所有未经许可不得影印办公设备及用品管理规定版次：办公设备及用品管理规定版次：A/0页次：2/15相机、摄影机、投影仪、音响设备等。公司所使用的办公用品包括以下种类：a）个人使用办公用品如：签字笔、固体胶、长尾夹、文件夹、档案袋、记事本、剪刀、裁纸刀、电池、订书机、计算器、电话机、U盘等。b）印刷品如：信纸、信封、纸袋、纸杯、出库单、工作联系单等。c）办公设备耗材如：打印纸、传真纸、墨盒、色带、硒鼓等。办公设备及用品的配置标准办公设备配置标准办公设备配置标准由综合管理部部制定，配置标准详见附表一《办公设备配置标准》办公设备及用品的采购办公设备的采购a）在年度预算计划内各公司有关部门根据工作需要，提出采购申请，按本公司内部审批流程批准后由各公司总经理工作部进行汇总形成“xx公司月度办公设备需求计划”，报总经理。b）控股公司总经理工作部专责人员将接到的各公司需求计划进行汇总形成本月度《办公设备购置申请单》（PH—104—02），审核，综合管理部统一形式购买。c）对于临时增购的办公设备，由需求部门提出采购申请，按5.3.1a）、b）流程报批后由招标及采购中心进行购买。办公用品的采购a）每两年由控股公司总经理工作部组织、成本控制与风险管理中心和招标及采购中心参加，以议价或密封报价的形式确定办公用品的指定供应商，由控股公司总经理工作部专责人员根据实际库存量及各公司需求计划合理制订采购数量。b）每月26日控股公司及各公司做下月办公用品申请计划，填写《办公用品申领单》（PH—104—01），经部门负责人及各公司专责人员审批后，交控股公司总经理工作部，逾期不报视为无需求。c）办公用品的购买计划均由各公司总经理工作部审核，并对费用进行控制。d）对于B类印刷品的印制，由各公司总经部报出需求计划，控股公司总经部负责统一印制，各公司总经部自行保管、发放。本文件为XXXX生物质能发电有限公司版权所有本文件为XXXX生物质能发电有限公司版权所有未经许可不得影印办公设备及用品管理规定版次：办公设备及用品管理规定版次：A/0页次：3/15e）办公设备使用耗材（如硒鼓、墨盒等）的采购由各公司总经部负责。办公设备及用品的入库办公设备及用品的入库验收a）物品验收时，采购人员与各公司总经理工作部专责人员均应在场，采购人员因故不能到场的，应由采购人员指定其他人到场组织验收，并根据验货清单逐项认真核对，数量、型号、外观，核实无误后方可签字接收，必要时请专业人员参加验收。b）验收合格后由采购人员和各公司总经理工作部专责人员在货品清单上签字确认。因验收不当造成的责任，由采购人员和各公司总经理工作部专责人员共同承担。办公设备及用品的入库登记a）物品验收合格后，各公司总经理工作部专责人员必须办理入库登记，物品登记统一使用《材料物资入库单》（一式三联，第一联总经理工作部留存，第二联交财务，第三联交采购部门）。办公设备与办公用品应分类登记入库，并建立相应入库台帐。b）由于登记不当造成分发、使用、维修、报废、结算等工作程序无法正常执行的责任，由专责人员承担。办公设备及用品的建档管理对于入库的办公设备及用品，各总经理工作部专责人员必须按类存放，并建立相应台帐。定期进行物品的盘点、核查，并及时更新台帐。做到帐物相符、帐帐相符，使物品的种类、数量、流向及库存一目了然，易于清点、便于管理。办公设备应做好设备入/出库台帐、出库设备使用台账、回收设备入/出库台帐及库存旧设备借用台帐。办公用品应做好入/出库台帐、各公司或部门领用名细台帐。各公司财务部控制本公司办公设备及用品的总值并设立总账。各公司总经理工作部设立办公设备及用品分户明细账，各公司财务部每年与各公司总经理工作部核对一次办公设备及用品明细账。办公设备及用品的发放发放条件：物品到货且已建档，方可发放。办公用品的发放a）日常办公用品原则上每月领用一次，领用时间为每周三、四下午。每月最后一周为各公司或部门申报下月计划及总经部盘点库存和做帐时间，原则上不发放办公用品。b）各公司的领用时间安排如下表：本文件为XXXX生物质能发电有限公司版权所有本文件为XXXX生物质能发电有限公司版权所有未经许可不得影印时间第一周第二周第三周第四周公司工程/环保运营/阳光控股/电力/中盈申报下月计划/做台帐办公设备及用品管理规定版次：办公设备及用品管理规定版次：A/0页次：4/15c）各公司指定专人根据上月已审批的《办公用品申领单》（PH—104—01）领用本月办公用品。d）新入职员工凭人力资源管理中心开据的《员工报到程序表》可领取个人办公用品。e）使用寿命较长的办公用品（如电话机、U盘、计算器、订书机等）更换时需以旧换新，在一年内人为损坏或丢失的不予发放。办公设备的发放a）办公设备由使用人或申购部门指定责任人凭《办公设备购置申请单》（PH—104—02到各公司总经理工作部领用。b）新入职员工凭人力资源中心开据的《员工报到程序表》领取电脑。办公设备及用品领用时，领用人员和专责人员应仔细核查领用物品清单并验货，确认无误后填写《材料物资出库单》（一式三联，第一联总经理工作部留存，第二联交财务，第三联交领用人）并签字交接。一旦完成办公设备及用品的领用程序，物品的使用权及维护责任转移到领用部门。办公设备及用品的费用结算控股公司总经理工作部根据各公司报送的需求计划及领用名细，制定《办公设备/用品费用分摊表》，各公司总经理工作部专责人员确认后办理报销手续。办公用品费用每季度结算一次。办公设备的调配及异动部门使用办公设备如需调配时须向各公司总经理工作部提出申请，调入部门使用人办理《办公设备调配通知单》（PH—104—03），经各公司总经理工作部负责人审批后，专责人员做好相应的出库登记及台帐更新，调配完成。部门不得随意自行调配设备及附件，由此引起的一切责任由相关部门负责人承担。员工在各公司之间异动时，领用的电脑等个人使用办公设备及用品同时异动到现公司。员工调出公司总经理工作部根据人力资源中心开具的《人员异动表》，填写《办公设备转移单》（PH—104—04）（一式两份，调出及调入公司总经部各留一份），经现公司总经理工作部和财务部确认后，根据设备残值办理设备移交手续。本文件为XXXX生物质能发电有限公司版权所有本文件为XXXX生物质能发电有限公司版权所有未经许可不得影印办公设备及用品管理规定版次：办公设备及用品管理规定版次：A/0页次：5/15由于交接清单有误或交接设备有误造成的责任，由设备调出部门承担。一旦调配程序完成，设备的使用权及维护责任将由调入部门承担。办公设备的故障维修及报废办公设备的故障维修a)当办公设备发生故障时，设备负责人或使用人填写《办公设备故障报修单》，部门负责人签字后，由设备维修部门判定故障原因及程度。b)确认设备故障程度及责任后，各公司总经理工作部专责人员与设备维修单位提出费用预算，报各公司总经理工作部部长审核批准。c)设备修复后，经设备负责人或使用人及各公司总经理工作部专责人员验收后，共同在《办公设备故障报修单》上签字确认，修复设备领回，专责人员做好相关的维修记录。办公设备经设备维修部门确认无法修复的，由设备维修部门在《办公设备故障报修单》(PH—104—06)上签注无法修复的理由，各总经理工作部专责人员根据维修部门的意见，填写《办公设备报废单》(PH—104—07)，报各公司总经理工作部部长、财务部部长、分管领导签字后，附上设备维修部门意见，各公司财务部和总经理工作部办理该办公设备核销手续。办公电脑的管理办公电脑的使用期限：5年。办公电脑的更换：a)当员工第一台电脑累计使用年限满后，可提出重新配置，配置标准按目前岗位配置标准办理。b)当员工职务或岗位变动时，可凭人力资源中心的任命书按现岗位的配置标准重新申请配置电脑。c)当员工电脑因非人为因素损坏，经5.9程序判断不能修复使用的，可按现岗位标准重新申请配置电脑。办公电脑的处置：电脑使用年限满后，如使用人有意向购置的，可按设备残值处理给使用人，原使用人填写《办公设备处置单》(PH—104—05)，经各公司总经理工作部部长、财务部部长、控股总经理工作部部长审核，报分管经理审批，使用人在财务缴纳电脑的残值款后，电脑的所有权移交给使用人，总经理工作部专责人员根据《办公设备处置单》办理固定资产核销手续。本文件为XXXX生物质能发电有限公司版权所有本文件为XXXX生物质能发电有限公司版权所有未经许可不得影印办公设备及用品管理规定版次：办公设备及用品管理规定版次：A/0页次：6/15办公电脑的返还：a）员工重新申领电脑后，原使用电脑必须返还。（5.10.3情况除外）b）员工离职时，必须把已领用的电脑等办公设备返还总经理工作部，专责人员在该员工的《员工离职表》中签字确认。对丢失或损坏的，按残值赔偿损失。c）各公司总经理工作部的专责人员验收返还的设备后，填写《材料物资入库单》，并登记相应的回收设备台帐。办公设备及用品的赔偿及责任故障的处罚办公设备及用品的赔偿：办公设备及用品发放后，使用人或设备负责人应承担物品的保管和维护责任。由于保管、使用不当造成的一切损坏，或者发生物品丢失，由使用人或相关部门按设备残值赔偿损失。使用人填写《办公设备处置单》（PH—104—05），在财务缴纳了赔偿金后，方可重新申领。办公设备责任故障的处罚：如发生正常使用损坏之外的公用办公设备及其附件的损坏、丢失等情况，除追究直接责任人的责任外，相关部门设备负责人也应承担一定责任。总经理工作部根据设备损坏程度及责任情节轻重，向总经理提交对相关责任人进行处罚的建议，总经理批准后，由总经理工作部具体执行。处罚方式为：a）通报批评或各级处分b）赔偿c）罚金5.11办公设备及用品管理流程图办公用品管理流程图5.10.2办公设备管理流程图本文件为XXXX生物质能发电有限公司版权所有本文件为XXXX生物质能发电有限公司版权所有未经许可不得影印办公设备及用品管理规定版次：办公设备及用品管理规定版次：A/0页次：7/156相关文件《物资采购管理程序》（KXXX/PD—200）7记录办公设备配置标准（附表一办公用品配置标准（附表二办公用品申领单（PH—104—01办公设备购置申请单（PH—104—02办公设备调配通知单（PH—104—03办公设备转移单（PH—104—04办公设备处置单（PH—104—05办公设备故障报修单（PH—104—06办公设备报废（PH—104—07本文件为XXXX生物质能发电有限公司版权所有本文件为XXXX生物质能发电有限公司版权所有未经许可不得影印办公设备及用品管理规定版次：办公设备及用品管理规定版次：A/0页次：8/15附表一：办公设备配置标准配备物品费用标准配备范围便携式电脑10000元/台公司高管便携式电脑8000元/台部长、部门负责人便携式电脑6000元/台经常外出开展工作的技术人员台式电脑（17寸液晶显示器）4000元/台除以上两类人员以外的员工打印、传真及复印一体机2200元/台原则上在同一办公室内的部门合用一台传真机、数码相机2000元/台各部门根据实际工作需要配备，不超过1台投影仪10000元/台总经理工作部配备2台文件柜600元/套各部门配备，配备数量根据实际工作需要普通办公桌椅2000元/套公司高管以下员工使用经理桌椅7000元/套公司高管办公家具（接待用）5000元/套原则上在同一办公室内的部门合用一套备注：1、上表所列物品单价、型号暂供参考，按采购部实际招标价格为依据。2、以上所列物品为办公常用物品，申购物品不在上列者，可在专责人员处查询。本文件为XXXX生物质能发电有限公司版权所有本文件为XXXX生物质能发电有限公司版权所有未经许可不得影印办公设备及用品管理规定附表二:办公用品配置标准制订单位：总经理工作部品名办公用品圆珠笔黑色水性笔红色水性笔签字笔芯铅笔橡皮小信封软面抄透明文件袋拉杆夹回形针钉书针固体胶N次贴裁纸刀-、，.剪刀档案盒文件夹底纸篓单价0.8元支1.5元支1.5元支0.8元支0.5元支0.5元本0.2元个元本L元个L元个元盒元盒元支元本2元把巴2元把巴1.5元个乙元个生元个数量个次个次个次个次个次个次个次个次个次个次个次个次个次个次个个个次个个领用周期个月次个月次个月次个月次个月次个月次个月次个月次个月次个月次个月次个月次个月次个月次领用人公司在岗职工注：1、上表所列物品单价、型号暂供参考，若有变动另行通知，申领物品不在上列者可在专责人员处查询;2、同类不同型号的物品只可配置一种；3、可定期领用的物品数量视需要可少领或不领；使用期较长的物品重复领用时，以旧换新。4、部门公用类的低值易耗品不在上表所列。本文件为XXXX生物质能发电有限公司版权所有

办公设备及用品管理规定办公用品申领单（编号:PH—104—01）申领公司/部门： 部门审核： 经办人： 总经部审核:\\品名\数量^领用人、办公用品黑色水性笔红色水性笔签字笔芯铅笔橡圆珠笔荧光笔软面抄透明拉链袋拉杆夹回形针钉书针固体胶次档案袋档案盒文件夹费月报销当i支1数量总’计部门公用数量总计费用总计注：1、此表根据工作需要，按《办公用品配置标准》规定及工作需要申领，每月26日由部门文员报总经理工作部，经审核后下月每周三2、办公用品按人核定，按部门统一领用，专人负责，定期公布领用情况。本文件为XXXX生物质能发电有限公司版权所有办公设备及用品管理规定版次：A/0 页次：11/15办公设备购置申请单本文件为XXXX本文件为XXXX生物质能发电有限公司版权所有未经许可不得影印编号：PH—104—02 序号申请部门申请时间办公设备名称型号规格购置数量单价预算申请原因1、产品需求说明：2、到货要求：3推荐厂家及推荐理由：编制日期部门负责人日期复核日期批准日期

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