会议效率不高的原因及解决方案

第2讲 会议效率不高的缘由及解决方案

【本讲重点】会议效率不高的缘由及预防性管理高效会议的八大特征会议标准

会议效率不高的缘由及预防性管理

1．会议的通病——效率不高小王是一家公司的职员，他对公司会议有自己的一些想法，他的想法反映了许多公司会议的某些现状，值得我们思索。许多公司往往由于以下缘由，开会效率低下：◆公司的主管都不知道何时是开会的最好时机。许多重要的会都支配在周五下午开，或非要支配在事务繁忙的周一开。◆许多主管对于何时开会几乎都不征询员工的看法。这使得员工疲于奔命，甚至得延后或放弃参加其他会议。◆有些“必需到会”的员工，因为已经与重要客户或政府官员有约在先，根本不能出席，这使得会议探讨很难进展。而到场的人往往并非与议题关系最密切的人，所以准备不充分或者根原来不及准备。时下有一句很流行的话——“最近比拟烦”，对太多像小王一样的职场人士来说，这句话可以改为“开会比拟烦”。开会之所以烦，用小王的话来说，就是“会议常在毫无章法的状况下进展，甚至毫无意义地延长时间，即使有决议，质量也很低”，简而言之，会议效率不高。因此，找寻致使会议效率不高的缘由就显得特殊重要。

2．会议效率不高的缘由会议效率不高通常由以下7种缘由造成。在这7种缘由中，有3种缘由是会议的“致命伤”，须要特殊警觉。这3种缘由是：主持人的技能、会议的地点以及会议的准备工作。

表2-1 会议效率不高的缘由及具体表现项次缘由具体表现〔1〕时间会议支配在即将午餐的时间，每个人都饥肠辘辘，无心开会。〔2〕地点会议地点设在经理办公室，致使会议被频繁打断，无法正常进展。〔3〕开会对象的选择必需出席会议的人未到，通知来的是一些可有可无的参加者。〔4〕主持人的技能会议主持人缺乏影响力、劝服力，被参会者牵着鼻子跑，无法到达会议意图。〔5〕参会者的技能参会者发言混乱，既不知如何表意，又不知如何引退，致使会议失败。〔6〕会议的准备工作开会前没有通知与会者相关事宜，致使会议拖沓而无成效。〔7〕开会的缘由、目的和结果开会的缘由、目的和结果在会议进展中突然发觉皆不明确，致使会议毫无意义、宣告失败。

3．预防性管理所谓预防性管理，其实就是防患于未然，将祸害扼杀于摇篮之中。对于会议来说，做预防性管理，事实上就是在开会之前，针对可能导致会议效率低下的各种缘由，一一做好预防工作，从而保证会议的高效进展。

【举例】以会议为例，为了预防出现效率不高的状况，下面针对7种致使会议效率低下的缘由，做一个全面的预防性管理。

会议效率不高的缘由预防性管理措施时 间会议一般应支配在周二至周四上午或是下午两点半之后，幸免支配在周一或周五。地 点地点尽量设置在一个封闭的会议室内，而且最好围着圆桌进展。开会对象的选择事先通知必需出席会议的人，将出席会议的人分为必需参加者、可以旁听者和可选择参加者几类。主持人的技能选择具有亲和力、影响力的人担当主持人一职。参会者的技能参会者必需要具有倾听实力。会议的准备工作必需要提前做好具体的准备工作。开会的缘由、目的和结果在会议举办之前将开会的缘由、目的和结果通知全部的参会者。

【自检】请依据自身状况完成以下表格。(1)你所在公司是否存在会议效率不高的问题？□是 □否(2)假如存在，请从以下选项中选出符合你所在公司实际状况的选项，并提出改良看法。存在问题是否存在改良看法

主持人毫无影响力□是□否

会议地点的布局让人很有压迫感□是□否

会前准备缺乏，会议议题让人不明所以□是□否

会议总是选在午饭时间进展□是□否

高效会议的八大特征

与低效率会议相对的就是高效会议，高效会议充分克制了致使会议效率不高的种种不利因素。高效会议具有8大特征。建议在正式召开会议之前，将高效会议的8大特征一一列出，并随时检验，充分做好预防性管理，使即将召开的会议能够成为真正意义上的高效会议。

会议标准

会议标准包含3个局部：会议时间支配的标准、固定的会议流程标准以及会议标准本身。

1．会议时间支配的标准◆上午8-9点之间，正是员工从家到公司，准备起先一天工作的时候。这个时候的员工，心绪尚且混乱，还需一段时间才能进入工作状态。因此，试图在这一时间段举办会议、试图让员工回应会议提议或进展业务分析，从人的生理和心理角度来看，是不现实的。◆上午9-10点之间，员工已经起先进入工作状态。在这个时间段最适合进展一对一的会谈，同样也是进展业务会谈的最正确时机。◆上午10-12点或下午1-3点之间，最适合调发动工集思广益。大家利用头脑风暴，不断想出新点子、新方法。◆下午3-5点之间，最好不要支配会议。这个时段的员工起先进入一天当中的倦怠期，人人盼望立即回家，在这个时段举办会议往往会事倍功半。

2．会议标准本身

会议标准是指大家达成共识的会议守那么。会议标准主要包括以下条款：◆全部与会者将每周工作支配时辰表交给会议支配人，以找出最适宜全部参会人的开会时间。◆超过1小时的会议应有书面通知、议程表及相关资料。◆全部与会者都要准备在会上发言。◆准时起先，准时完毕。◆各业务单位负责人对决议能否达成负干脆责任。◆全部与会者应知道维护别人的尊严，不在会中羞辱别人，这条规那么最重要，需特殊留意。◆看法不同是好事，争辩才能四平八稳，甚至有人扮“黑脸”。◆会议完毕2-3天后，全部与会者应拿到会议记录。◆全部与会者应担当起对会议质量进展反应的职责。◆必要时请第三方监控，以保证会议质量。

3．固定的会议流程标准图2-1 固定的会议标准流程固定的会议流程标准主要包括一个中心、两个根本点。〔1〕一个中心一个中心是指整个会议的议程。一个中心包括：■会议的起先，具体包括：致欢送词；说明会议目的；沟通会议议程；介绍时间支配、相关规章制度；指定会议记录人。■进展会议探讨，可以分为不同的议程，比方议程一、议程二、议程三等。具体包括：共享话题和目标；沟通信息；产生方法、做确定、确认行动；总结。■完毕会议，具体包括：总结；支配下次会议。〔2〕两个根本点两个根本点是指会议的一头一尾，即会议起从前的准备和会议完毕后的跟踪，这两个根本点是最简洁被无视的。但是，它们却是保证会议成败的关键。所以，一个标准的会议流程必需包含会前的准备工作与会后的跟踪工作。会前的准备工作与会后的跟踪工作具体包括写、发备忘录，制定跟踪准备，以及支配下次做汇报的人选等。

【本讲总结】会议效