2010年制药集团财务管理制度

2012年步长制药市场财务管理制度（修订版）银行专用账户管理：事业部、分公司营销运营所需在银行开立的专用资金账户；执行《公司银行账户管理制度》开户与销户按集团开户规定报批至制药总裁；账户在集团财务部备案；部门不得私设小金库；违者全部没收，并处部门负责人及财务负责人1—2万元罚款；违法的，追究其法律责任；二、借款管理第一条借款原则2.1专指因公借款，不允许任何形式的因私借款及不得向本公司以外的任何人或单位借支任何款项。2.2全部借款必需有预算，或办理预算外资金审批手续，并且符合相关政策、制度等规定标准和要求，否则不予借款。2.3市场人员不得在药厂借款；不得向非本领业部（分公司）人员借支任何非本领业部业务款项。机关人员不得在大区借款；违规者，处部门负责人及财务负责人500-1000元罚款，并收回借款；2.4借款实行前账不清，后账不借原则；同一人前一笔借款尚未核销或清还时，不得再次借款。特别状况确需借款的，财务审核应注明已借金额，由总经理指定担保人，并按审批权限经相关领导批准后方能借款。2.5药事费借款、严格按权限审核执行，限定核销或还款清帐日期，报相关领导审批后实施，由所属事业部大区经理负责借款；核销时、严格按董事会审批要求分摊并刚好收回；2.6竞资格失败者交回借款；（签呈审批时要另注明项目内容）2.7、科研、学术课题借款由学术经理（产品经理）凭附有合同、协议的签呈，按审批权限报相关领导审批后到财务办理借款手续；2.8承包制事业部市场周转资金借款小于5万元签呈审批至常务副总裁；5万元以上，小于10万元签呈审批至执行总裁；大于等于10万元签呈审批至总裁，各事业部主管审批领导负领导责任，借款利率为月息1%，按月结清；借款不超过三个月；其次条期限规定1、凡超过三个月的借款必需办理清帐手续，个别确有特别缘由，必需打签呈，报经相关领导批准，明确延期归还时间，方可延期，财务严格执行；2、年末全部借款必需归还，确需续借的另行办理借款审批手续；第三条挂账规定1、借款汇入单位的，必需挂对方单位，同时注明经办人；2、借现金的，干脆挂经办人；3、同一人不得多头挂账；三、营销费用管理3.1学术会、圆桌会、科会、旅游活动借款、核销审核要点：A、有活动方案；学术会有联合用药议题；B、有会议议程；旅游活动合同签订有财务（分公司、大区设有财务）或推广经理协同，“货比三家、价比三家”；C、有销量承诺；（事业部对医药代表要有承诺考核）D、活动前在财务备案，大中型学术推广会、大型赞助会、院长论坛、省地县级学术会、特别返利、视屏会、OTC店员培训会、专家店员联谊会等相关学术活动，公司支持费用超过2万元以上的学术会议必需将会议预算状况按相应审批程序结束后按审批权限审批后，还必需将复印件交审计局备案，后由审计局驻地财务稽查对会议状况进行跟踪落实，事业部指定专人协同执行；会后审核签字方可进行核销；E、有签到表；有会场照片；有活动评估等支持件。有协同人、推广经理核实参会人数、专家身份并签字，核销时必需有审计稽核签字；F、活动结束后30个工作日内到财务核销清帐；G、集团财务部、集团审计局、制药集团财务部定期检查，对查出违反此规定的财务经理赐予经济惩罚；3.22万以上市场活动费用备案、核销流程1.相关部门按规定将各级领导签字后的签呈交审计局和财务部双重备案财务先行编号,审计局依次备案.2.公司支持市场活动费用超过2万元的一律备案.3.凡涉及费用支出的签呈经本部门领导审批后必需经财务部签批有无预算后方可报上一级领导签字.4.审核三要点：(1)借款时如没有在审计局和财务部双重备案,不予借款.(2)虽没有借款,但没有备案,不予报销.(3)核销时,如没有备案,或没有审计稽查签字的不予核销.3.3差旅费借款、核销审核要点：A、机关人员出差人填制出差申请核、销表，按审批权限履行审批程序后报财务备案；OAB、出差结束回司7个工作日内办理到财务核销手续；有借款的一并归还借款；C、实际出差地与申请时备案必需一样，否则不予核销；D、超过2个月费用不予核销；E、大区经理按“四县八镇考核规定”必需有销售总监级以上人员签字认可，与本领业部各部门连接，实行差旅费一月一报；如销售总监把关不严，出现虚假“四县八镇”，负连带责任。3.4捐赠、赞助费核销审核要点：1）、对社会公益性捐赠、赞助，总裁决；2）、公司业务内学术费用等会议性赞助费，3万元内（含3万元）各事业部总经理决；3万元以上8万元内（含8万元）常务副总裁决，8万元以上执行总裁决；3）、大于2万元的赞助，履行完审批手续的签呈必需到财务、审计局备案；4）、审计局、事业部指定协同人协同执行；5）、核销时有协同人签字，审计稽核签字；6）、发觉虚假赞助首次处10倍罚款，由全部责任人分摊（包括总经理、总监、大区经理、直到医药代表等各级人员），二次开除；3.5特别交际费，事先有签呈，履行审批手续，供应合法票据并有协同人（或电话事先请示）签名。3.6代理制、承包制、事业部收取市场相关打算金规定1.为保全公司配发资料、礼品费用回收，按办事处等级收取1-5万元打算金，由总经理决；2.对冲击保证金实行差异化管理，常冲货者加大收取保证金额度；3.从2010年10月1日起，如代理商逃跑及预算制、承包制地办欠费收不回者，大区经理（总监）负管理不善的连带责任，导致的经济损失由各有关责任人按比例担当，详细政策由各事业部单行制定，在制药集团财务部备案（附：事业六部、事业一部连带惩罚措施）；4.事业部发货资信管理，实行风险审批责任制；每笔发货审核，财务审核资信，如有欠款，注明商业欠款金额；假如财务已经注明有冲击罚款并建议停止发货，但市场还要求发货时，由大区经理写出担保书，所属事业部总经理签字确认，如出现问题由大区经理和总经理担当责任。事业部六冲击政策补充规定.doc事业一部市场交接的责任认定制度.doc（各事业部若有更严格细致的制度，则以事业部制度为准）3.7药事费、竟资格借款核销审核要点：1、申请费用要签呈说明药事、竟资格费的用途和预期的目标，依据规定的权限审批。2、费用限制要求同一项工作由一个人负责，一人借款。3、费用核销分摊，借款人在借款之月起三个月内和药事、竟资格结果公布之日起10个工作日孰短的期限内核销，核销的支持件包括达到预期目标的证明资料和费用票据等。严格按董事会审批要求分摊并刚好收回；没有达到预期目标的药事、竟资格费由借款人担当。4、确因特别缘由需延时核销审批至执行总裁。3.8各项费用签呈按核决权限经总裁决后，借款、核销环节按核决权限签批，不再上报总裁；四、工作例会制度例会时间：实行月度工作例会制度，每月其次个周三为工作例会召开时间，遇节假日顺延，特别状况以制药集团财务部通知为准。参会人员：邀请步长制药集团各位领导参会并指导工作；各事业部、三公司、西安经营公司和咸阳经营公司财务经理以上人员，三公司财务经理电话参会。（并邀请有关药厂财务上线短暂沟通）；会议内容：比照本月工作支配，总结本月工作完成状况。支配部署下月工作，各事业部汇报下月工作支配。研讨日常管理过程中存在的问题。传达公司最新（近）的讲话精神和工作要求。支配部署阶段性工作。日常培训。会议纪律各单位财务负责人必需按时参与，不得请假。形成会议纪要作为检查工作的依据。五、费用发票核销管理方法暂行规定为规范费用项目内容,对费用项目比例要求作如下规定:1.运输费：（含运输费与运杂费），指将供货方货物运到需货方的飞机,火车.轮船,汽车的长途费用,货物到达需方城市车站接着运往仓库短途费用,以及中途装卸费用.要求必需有专用运输发票及承运单位印章。可供应此类发票，金额最多占当月发票总额的2%；2.邮电费：凭移动，联通，电信，网通及邮局等公司打印实时话费报销清单和邮费核销.供应发票金额占当月发票总额的2%；不得出现整本联号定额电讯票；3.差旅费：（含车辆费）因业务须要，从日常工作地，经批准派外地工作，所需长途及市内交通费，住宿费用。住宿费发票必需写明人数，从月日到月日，天数，单价.供应发票金额占当月发票总额的10-30%；假如地办经理每次只供应一类或两类的发票（飞机票，火车票等），而且发票是真实的，则可以核销；车辆费：车辆费可运用加油票、车辆修理票、过路过桥费；不得出现整本联号汽车票、加油票；4.办公费：因经营业务须要,在专营商店超市.文化商店购买办公用品的耗材及物料,以及水电,暖气费用.要求供应正规发票并且填写购买的品种.规格.数量,单价及金额.（办公费发票附盖有所购货单位出据的明细清单）供应发票金额最高额占当月发票总额的2%.办公费发票票面金额大于1000.00元的要供应购买明细单，入库、出库领用单。并能够合理说明用途；5.会议费：指各种业务推广会、阅历沟通、总结会、科内会、院内会、大型学术会、公司及地办年会等费用。会议费发票应供应机打发票，单位名称及内容必需齐全，后附会议内容、地点、议程及总结，参会人员签到表；消遣城开具发票不能为会议费。供应发票金额占当月发票总额的40-70%；全年不行出现连号发票；6.宣扬费：（宣扬费、广告费）指通过经工商部门批准特地机构制作，已经通过肯定媒体传播，并已取得广告专用发票的费用。要求必需有通过媒体公布的广告内容及与媒体签订的合同.可供应此类发票，金额最多占当月发票总额的1-5%7.租赁费：依据经营业务须要,经批准租入资产而支付补偿费用.要求必需附有与业主签订的租赁合同及正规租赁业务发票.可供应此类发票，金额最多占当月发票总额的1%8.业务款待费，是指发生的与生产，销售业务干脆相关的业务宴请，礼品、旅游等活动须要支付的费用；可供应此类发票，金额最多占当月发票总额的1‰；（业务款待费与交际费）；同时还应留意以下几点:1.票据纸张粘贴依次为从小到大，有些单据过大过长，应折叠成报销单大小。2.发票应当书写工整,无乱抹涂改痕迹.3.发票抬头写明：所属法人单位全称如：陕西步长制药有限公司菏泽步长制药有限公司山东步长制药股份有限公司山东步长医药销售有限公司保定步长天浩制药有限公司4.票据要按内容和金额大小依次粘贴在票据粘贴单上。5.供应超市小票及发票内容请不得涉及生活必需品及衣物类发票。6.发票日期应在距离供应日期六个月内，跨年度不超过三个月方赐予核销。7、必需供应合法发票，核销票据供应时应上网查询真伪；对于供应假发票所产生的经济损失和法律责任由发票供应人担当；以上对发票项目的说明和规定,要求在供应发票时严格遵守.六、关于执行全国新版一般发票的通知各部门、各事业部：国家税务总局国税发[2009]142号文规定，“2011年1月1日起，全国统一运用新版一般发票，各地废止的旧版一般发票停止运用。”、新版票种类型分三大类：通用机打发票、通用手工发票、通用定额发票。（一）通用机打发票分为平推式发票和卷式发票。机打发票基本联次为三联，即存根联、发票联、记账联。（二）通用手工发票手工发票分为千元版和百元版2种，基本联次为三联，即存根联、发票联、记账联。（三）通用定额发票定额发票按人民币等值以元为单位，划分为壹元、贰元、伍元、拾元、贰拾元、伍拾元、壹佰元，共7种面额。定额发票联次为并列二联,即存根联和发票联；有奖发票为并列三联，即存根联、发票联、兑奖联。二）、一般发票代码的编制规则是：从左至右依据下列依次编制：第1位为国地税代码，第2位～第5位为行政区域代码，第6位、第7位为年份代码，第8位为行业代码，第9位~第12位为发票种类代码。、按国税发[2009]142号文规定和上市规范要求：1、从2011年8月1日起2、手工发票的限额应严格限制在百元版和千元版。对超出千元版的旧版手工发票一律拒收；3、假如出票单位当地税务部门目前只能供应非当年旧版发票，须在发票背面注明出票单位联系电话，及其主管税务部门电话。或供应当地税务部门相关证明，以备税务部门和财务审核；四）、必需供应合法发票，核销票据供应时应上网查询真伪；对于供应假发票所产生的经济损失和法律责任由发票供应人担当；七、关于发票专用章式样的通知依据国家税务总局公告2011年第7号《关于发票专用章式样有关问题的公告》，自2012年1月1日起启用新式发票专用章。我单位自2012年1月1日起，不再接受加盖老式发票专用章的发票，特此通知。附：发票专用章样章发票专用章尺寸规定：一、形态为椭圆形，尺寸为40×30（mm）；二、边宽1mm；三、中间为税号，18位阿拉伯数字字高3.7mm，字宽1.3mm，18位阿拉伯数字总宽度26mm四、税号上方环排中文文字高为4.2mm，环排角度（夹角）210-260度，字与边线内侧的距离0.5mm（字体为仿宋体）；五、税号下横排“发票专用章”文字字高4.6mm，字宽3mm，延章中心线到下横排字顶端距离4.2mm（字体为仿宋体）；六、发票专用章下横排号码字高2.2mm，字宽1.7mm，延章中心线到下横排号码顶端距离10mm（字体为Arial），不需编号时可省去此横排号码：八、预算制事业部费用执行管理领导小组工作制度及流程一、组织机构：组长：事业部、分公司总经理执行组长：事业部、分公司财务经理（财务总监）组员：各大区经理、各推广经理、各大区会计以及各职能部门（财务部人事行政部市场部销售服务部）全体人员。二、组织宗旨：费用管理程序化、规范化、标准化、科学化，为进一步强化落实责任制，保稳定、保平安、保发展。大区经理作为第一责任人保证市场各种费用刚好足额投入到位，加强费用管理，肃穆财经纪律，堵塞漏洞，防止腐败。服务、监管大区费用投入是否刚好、足额到位终端。在费用管理上建立各职能部门要齐抓共管的系统工程，落实到组织管理的高度确保投入产出高效，提高团队整体素养，在费用管理上人人都是管理者、人人都是执行者，人人都是监督者。确保实现平安高效，健康发展的最高目标！三、制度及流程：监管执行项目：依政策、预算点位，重点是奖金、LWF、CXF、固定费、托管地区TF。全部费用执行严格依据政策及预算.详细如下:1、监管及工作流程：1、大区财务每天上报资金报表，财务部刚好了解资金余额及运用项目；2、费用执行小组人