物资采购与出入库管理制度规范物资申购、仓储、领用程序

精品文档精心整理精品文档可编辑的精品文档物资采购与出入库管理制度为加强对总务物资采购、出入库的管理，降低物资采购及管理成本，规范物资申购、领用程序，提高公司整体工作效率，特制定本制度。本制度所称物资为非生产用原材物料及办公用品、耗材。本制度所称物资申购部门为公司各部门，物资管理部门为，物资领用部门为公司各部门。一、物资的采购管理1、对于正常的备库物资（包括材料、工器具、备品备件、劳动防护及劳保用品），保管员应定期进行盘点，库存数达不到最低保障时，保管员应及时填写《物资采购申请单》进行申购报批。2、生产部电气、维修等岗位应根据设备维修计划不定期提供设备维修用配件计划，并负责提供采购物资标准，有特殊要求应重点说明，若属设备维修急需的应在“物资采购申请单”上注明“急需”字样，经公司总经理签字后转物资采购部门实施。3、生产部负责根据岗位特点，定期提供职工劳保福利、安全防护等物资的采购计划，经公司总经理签字后转物资采购部门或采购人员实施。4、部门急需物品，由各部门填写《物资采购申请单》，并由仓库保管员进行把关审核，在确认库存不足或无库存时，应抓紧进行申购报批。5、《物资采购申请单》批复后，交由采购部门进行采购。为提高工作效率，采购部门应及时与申购部门沟通，分清轻重缓急，本着“不多不少、不早不晚”的原则，及时编制采购合同或采购计划，确定物资采购顺序，以保证各项工作的顺利进行。6、急用物资先采后批的，应在采购结束后当即按流程补办《物资采购申请单》，不然不能办理入库及报销。7、属于部门自采的特用物资，应本着急用急办、控制采购数量的原则，防止造成不合理库存或形成呆滞物资。8、物资采购过程中要做到货比三家、严控风险，杜绝质次价高、假冒伪劣、三无产品进入仓库。同时要对常规物资进行定期不定期的询价，以及对各分供方进行资质、风险评估。9、物资采购结束后，采购部门或采购人员应凭《物资采购申请单》、《入库单》或《收料单》在三日内对采购单据进行处理。采购单据应为国家正规发票（或公司财务部认可的其它单据）。二、物资验收入库及在库管理1、仓库保管员对购回物资的数量、质量进行验收，并做到与《物资采购申请单》批复的名称、规格、型号、数量等不相符时不验收入库。2、在更换新供应商或有特殊要求的原材料、配套件时，保管员应协同使用部门的相关人员共同对所采物资进行质量验收。3、对采购物资验收后，仓库保管员要根据发票上列明的物品名称、规格、型号、单价、单位、数量和金额填写《入库单》。其中一联交由采购人员作为报销凭据，其余两联分别由仓库、财务记账。《入库单》必经采购经办人、保管员共同签字。4、仓库保管员应对在库物资实行台账管理。建账时对在库物资的品名、规格、数量、用途等进行摘要记录。坚持易损易耗品的先入先出原则，降低物资的在库亏耗。5、在库物资应分门别类进行存放，注意物资、材料的物理及化学属性，有条件的应进行货架式管理。条件成熟时，对库存物品要逐项建立“物资流转卡”管理，物资进库时在“流转卡”上增加，物资发出时数量减少算出余数。便于仓库物资的日常管理及月末盘点。6、保管员应加强对库存物资的管理。熟练掌握物资的质量、数量、卫生、保质期情况，落实防盗、防虫、防鼠咬、防变质等安全措施，保证库存物资完好无损。对性质不稳定或容易变质的物资材料应单独建账管理，并协调采购部门能否与供货商建立换货渠道。7、保管员应定期或不定期对仓库物资进行清理，防止在库物资出现不合理库存，重要备品备件库存正常。三、物资出库管理1、物资使用部门应填写《物资领用申请单》，以此来控制物资的领用及使用流向。申领单由领用人、领用部门负责人、仓库保管员、物资管理部门（如财务部）签字。2、《物资领用申请单》批复后，仓库保管员填制《出库单》，由领用人、仓库保管员和相关负责人签字认可，财务、仓库保管员分别留底并做账。3、劳保福利的出库，由生产部根据月度或季度频次，填写《物资领用申请单》，履行审批及领用手续。4、因生产急用或其它因素造成不能开具《物资领用申请单》的可暂借支出库，但必须在24小时内补办物资领用手续。

5、领用人到仓库领取物资时，有以旧换新规定的要带坏件换新件。坏件尚在三包期或质保期的，交由采购人员协商供货方调换处理，调换成功则履行入库手续（在入库单备注“退换入库”即可）。以旧换新收集的废旧零部件，应专门存放，定期处理（对外销售时必由财务部门监督执行）。6、对消耗性物资有消耗定额的，仓库保管员应协调相关部门控制发放，物资管理部门（如财务部）应严格控制签字。7、出库必须遵循先进先出的原则，以免物资自然损耗或久存变质，为节约新料，降低成本，仓库保管员应尽量推荐利用旧滞材料。8、仓库发料后保管员应及时清理现场，校对物资流转卡，结清帐目，做到帐、卡、物相符。

四、其它1、保管员月末应对仓库物资进行盘点，上报库存盘点表，确保账实相符。2、条件具备时保管员应每月统计物资出入库明细，为公司加强成本核算实行精细化管理打下基础。3、保管员应不低谷期对采购入库的物资进行核价，途径有网络报价或市场询价，堵塞管理漏洞，降低经营风险。4、仓库收回的小型设备（如各种电机等）应建账管理（待修设备账），外出维修时由维修人员借出，仓库作挂账处理，修毕销账然后重新办理入库手续，防止资产流失。

物资采购、入库、单据核销流程物资采购、入库、单据核销流程不批准不批准物资领用流程使用人出库单财务部仓库保管员确认使用部门负责人使用部门使用人申请仓库审核数量质量办理入库核销单据（采购申请单、入库单）总经理签字财务报销入账采购部门采购批准总经理审批仓库确认部门负责人物资采购申请物资领用流程使用人出库单财务部仓库保管员确认使用部门负责人使用部门使用人申请仓库审核数量质量办理入库核销单据（采购申请单、入库单）总经理签字财务报销入账采购部门采购批准总经理审批仓库确认部门负责人物资采购申请精品文档精心整理精品文档可编辑的精品文档材料采购管理制度（试行）总则为了进一步加强材料管理，降低工程成本，规范材料管理、采购、周转过程，增收节支，提高企业经济效益，本着分清职责，保证材料正常供应的原则，现结合实际情况，经研究，特制定本制度。第一条、采购部工作职责1、负责工程所用材料、设备、租赁材料的采购供应工作,汇总项目部周转材料及使用材料计划，编制项目部材料成本及利润工作报告，加强项目材料设备、材料出入库、材料台账及材料成本的核算。进行工程材料的管理与控制，及时反映工程材料的实际支出、盈亏。2、负责并监督在工程施工中能多次周转使用及辅助材料的采购、运输、调拨、报废等工作。3、负责工程材料的询价报价、材料信息及样品样本的收集，建立建全材料合格供应商信息库。4、负责工程项目主要材料、设备的询价、采购、合同签订等工作，项目部对所进材料质量进行监督、使用及统一调拨管理。监督施工队自购主要材料，零星材料及辅材类材料的采购、验收，进行质量监督。5、负责各项目部材料、设备、周转材料的使用管理及各项目部材料账目的考核、抽查、监督工作。6、完成上级领导交办的其他工作任务。第二条、材料计划1、工程部施工员提前7天将工程所需材料的名称、规格、型号、数量等提出项目材料使用计划，填制《项目材料使用计划表》（准确率允许在80%即可）施工部负责人签字确认后，由采购部进行询价、比价、定价，询价单位不少于5家。2、需加工制作的特殊材料要充分考虑到材料的加工周期，施工部门应提前做好材料需求计划并与供货商到施工现场与施工技术人员进行技术性交底，施工部选择合适的材料供应商重点推荐此材料给业主，加工类材料计划填制《异型材料加工单》。3、零星材料计划由施工部及时提出，填写《零星材料采购明细表》由采购部进行询价采购。4、超计划材料由工程部、现场施工员填写《超供材料采购计划明细表》并注明原因，须工程部经理签字确认，特殊情况下须经总经理批准。5、对临时急需材料，项目施工员提出计划，工程部经理签字，材料员报材料部门主管批准后采购，严禁材料人员擅自采购无计划材料。6、材料计划方面主体责任方为施工部，出现材料供应不及时、加工类材料误差和供应不及时等影响整个工期的责任由施工部及采购部共同承担责任。7、采购部材料计划工作，应在工程签订合同后材料部根据施工图纸、效果图等拿出主要材料品类，并根据拿出的材料品类开始组织询价及供应商的考察咨询（注：不需要施工部提供材料计划，该工作全部由材料部负责进行，主要目的是在第一时间开始材料工作，避免工期紧张造成材料供应不及时）第三条、材料询价、定价程序1、采购部在收到项目部提出的材料计划单后视工程部位需要缓、急一周内完成材料的询价工作，填写《材料（周转材料）采购比价单》(附3至5家材料供应商的明细报价,联系人、联系电话、供应商名称、地址等报价单须盖供应单位公章)，《材料（周转材料）采购比价单》经部门主管、分管领导、工程部、成本控制部、总经理审核批准后进行材料的合同签订及采购工作。2、采购部在完成《材料（周转材料）采购比价单》后一天内完成会签，采购部要拿出主导意见并经工程部经理认可（成本控制部主管应拿出采购材料的主导价格，采购部采购的原则是不超出成本控制部的主导价格）。3、对大宗材料、设备的询价、定价、采购，由采购部、项目部组织采取公开招标或议标的方式，确定供应商洽商合同，经分管领导批准，总经理审核后方可采购。5、对小型材料、设备的询价、定价、采购，由采购部自行询价报项目部审核，由采购员进行采购。采购时必须注明采购地点、供应商名称、联系人、联系电话（确保信息准确）出现材料组织困难应及时通知施工部。第四条、材料采购程序1、采购部根据公司总经理审批的《材料（周转材料）采购比价单》的情况及时签订采购合同，采购员按项目使用材料的时间、数量组织材料进场；材料员直接联系供料商，要求供货商按要求供货。2、采购员负责对材料的出入库进行全程管理，并根据工程的进展情况及时与供应商联系，确保材料供应顺利进行。零星材料及周转租赁类材料由项目部材料员及时组织采购。3、项目需由甲方或业主批价认可的材料，由成本控制部负责统一报甲方或业主办理材料批价手续。第五条、合同签订1、壹万元以上（含壹万元）材料、设备合同的签订，采购部根据《材料（周转材料）采购比价单》确定的供应商,综合市场询价情况，拟订出材料合同样本（技术性指标需会同项目部技术人员确认）随附供应商资质证明。2、壹万元以下的零星材料采购（本材料整个项目部用量不超过壹万元），原则上可以不签订合同，项目部填写备案说明，相关人员签字后交采购部备案。3、对项目上拟包工包料分项工程，签订合同时，需采购部、项目部共同参与，材料费占较大数额时由采购部为主会同合同处签订合同，项目部配合；人工费占较大数额时以项目部为主会同合同处签订合同，采购部配合，项目部负责对整个分项工程施工过程进行监督管理。第六条、材料款付款程序1、主要材料拨款，采购员根据实际进场材料情况填写《材料拨款申请单》（此单据由财务部编制），经采购部、工程部，财务部审核，报总经理审批，作为付款依据。2、材料进场后由财务部按合同签订的付款比例及付款方式进行材料款的拨付，财务部在付款前需与材料供应商和财务处材料会计核对进场材料数量，核实无误后由采购部填写《内部付款通知单》（此单据由财务部编制），经财务部、分管领导会签、总经理批准后办理付款。3、对于公司指定的长期合作的小型材料（指成批量的零星材料）供应商，签订合同备案说明后，原则上不必签合同，每月对所供材料的价格审核无误后，按月拨付总产值95%的货款，余留5%作为质量保证金，在工程顺利结束后，拨付总产值的3%货款，工程验收后，拨付余留的2%货款。签字程序同上。（注：供应商应提供所供材料的生产厂家、品牌及单价并附供应商的资质证明材料，如：营业执照、税务登记等）第七条、材料备用金、台帐管理1、原则上每个项目设一名材料员（材料员可兼），负责该项目材料总账的管理、材料验收（调拨）明细账、租赁材料、周转材料明细账、与供应商对账、材料验收单、收料单、月盘点的统计和上报工作。2、需要现金购买的材料，由采购部经办人填写备用金借款单，总经理批准后，到公司财务部领取，凭票据到财务处报销冲备用金帐。3、采购部负责监督采购员材料资金的使用，严格控制资金在合同范围内执行。4、材料对账、报账与盘点：（1）每个工程项目必须建立材料采购台账、材料出入库台账、周转材料明细账、租赁台账，填写《材料（机具）对账卡片》，由采购部负责人、财务部材料会计、材料员分别签字留存。（2）对账时间：每月25日公司材料会计、现场材料员进行对账。（3）盘点时间：每月25日到31日与材料会计进行库存盘点第八条、材料、设备、验收、调拨、出入库管理1、材料、设备入库管理（1）材料、设备进场，材料员应立即组织仓管员、项目施工员办理入库，登记入帐手续，入库前仓管员应清点好材料的数量，核对对材料、设备的外观、形状，检验材料的质量，对所进材料的证明、规格型号确认、材质核对。核对无误后由材料员、仓管员、项目施工员立即填写材料验收单办理入库。材料进场和材料入出库管理附带的各种文件资料由材料员提供给资料员编入资料档案。（2）所有材料入库材料员必须填写《材料验收单》,同时填写材料收料单，填写时必须与实际收料的类别、型号、数量、单价、金额相符。2、材料验收管理（1）材料进场