仓库的工作交接程序仓库保管员工作交接说明与注意事项

精品文档精心整理精品文档可编辑的精品文档仓库保管员工作交接说明仓库里进行的业务活动大多都涉及到货物的转移，包括存储位置或是产品的所有权。所以，在员工的日常工作过程中，对于涉及到的各种交接事项应加强管理，做到或有单据，或有流程，事后可以追溯，以便明确责任。仓库的工作交接主要分为三种。一、外部交接外部一般指仓库以外，包括同级的职能部门，以及外部的客户、货运公司等。例如：1、部门间交接。市场部门购置的促销礼品（如手机、电脑、电动车、图书资料、展架等），一般都会送交仓库保管。在仓库接收过程中，要让库管员们在商品明细上签，并双方各保留一份备查。2、与外部组织交接。如客户直接到仓库取货，肯定要提供单据，要安排人员督促客户在出库单据上签字确认；配送人员将打包好的货物送交第三方物流发运，就需要货运公司收货后提供货运单作为证明；外出提货时，配送人员一定要当场清点准确件数，保证货运单与实际收货件数相符，并留存一份货运单（可以复印）。还有一种情形：平时发货时，有时会把两件箱子较小的货用胶带捆绑在一起作为一个整体，一般的零担运输多按件数收费（特别汽配行业很少按货物重量收费），这样就相当于节省了一箱货物的运费。但是，万一货运公司保管不善发生货物丢失，某些人会将原来绑在一起的两件（或多件）货物拆开，凑足件数以逃避责任。所以，收货在清点件数时需要仔细查看，看看有无此类情形，货箱上有无拆解的痕迹。二、内部交接内部交接指仓库内部的货物、工作交接。例如：配送人员提货后转交给库管员清点入库；装卸工卸车后把货物交给相应的区域处理，等等。因为都是经常在一起工作的同事，交接相对可以简化一些，一般不需要单据，但还是需要有相应的流程来监控的。一般可以通过表单收集软件如简道云实现。接收方通过在表单某个字段中输入一定的内容，或选择某一单选项来确认接收。日后若出现货物找不到的情况，可以查询相关的记录，以明确责任。当然，通过流程确认的方式，还可以起到跟踪工作进度的目的。另有一种情况，仓库一般会每周七天均对外发货，员工通常是通过调休来解决。对于员工当天工作没有完全完成，次日需要休班时，如收到货未来得及清点入库，要求相关人员电话通知，或在钉钉中留言、写便签给次日上班的同事，以免后者不知情而耽误正常的工作进展，产品延迟入库一日就可能造成断货，影响是比较大的。总的要求，对于交接来说说是：外部交接靠单据，内部交接靠流程。另外，作为内部交接的一种特殊情况，员工的离职交接需要处理的问题要更多一些。三、离职交接现在的人员流动率比较高，员工因各种原来离开，属于正常情况，但保证工作的延续性，交接工作一定要做好。1、按照公司的劳动合同，员工离职一般会提前一个月提出。若自己先前没有做好知识管理工作，当收到员工的离职申请后，应尽快安排接手人去共同工作一段时间，了解离职员工具体的工作情况、工作中是否有隐含的其他问题，正在推进的事项和待完成的事项，特别是学习工作经验和相关技巧，把离职员工的经验保留下来，以保证后期工作的顺利开展。2、由仓储主管、离职员工及接手人，共同对涉及到的库存进行全盘，弄清楚存在的差异，以明确责任。特别地，对于一些较贵重的商品或礼品，要逐一检查商品状态，保证数量无误，产品质量良好。商品盘点完成，最后进行正式的交接，双方签字确认。若有差异，制作相关的差异表作为附件。盘点前的差异由离职人员负责，其后发现的库存差异则由接手人负全责。库存盘点交接表表样如下：库存盘点交接表表样料号物料名称规格型号单位现库存量盘点数备注（离职人）与（接手人）经盘点确认：（品牌）所有商品与年月日ERP实时库存完全一致，双方交接，以后责任不再追溯。库存数量以所附清单为准。交出人：接手人：监督人：（仓储主管）附：库存清单库存清单三方签字后，各自保留一份，监督人的清单交王二保管。3、其他需要交接的事项包括：（1）工作期间配发到个人的一些工具（如计算器、储物柜钥匙、对讲机等）、宿舍钥匙、车辆钥匙、门禁卡，以及从公司借阅的书籍等物品收回。（2）员工临时保管的各种单据，如货运回单、供应商到货清单、近三个月盘点表单等整理后上交。（3）若员工拥有ERP登录权限，通报IT部门在规定时间内取消账号。另外，钉钉、QQ、办公用微信、邮箱等账号冻结或删除，或者交给接手人并及时更改密码。（4）员工有借款的，要提前还清。（5）若该员工为某品牌产品的固定收货人，要通报采购部门与供应商沟通，修改收货人信息。同时，把员工离职情况通报各相关职能部门，并明确接手人。（6）员工购买有团体意外保险的，要请人事部门通报保险公司更新员工名单。（7）若条件许可，可以让离职员填制一份离职申请表，并签名确认。（8）人事部门、公司规定的其他事项。（9）最后，结清工资。精品文档精心整理精品文档可编辑的精品文档仓库工作流程及管理规定一、总则第一条 为使本公司及所属单位库存管理规范化，保证财产物资的安全完整，根据公司管理和财务管理的一般要求，结合本公司具体情况，制定本规定，以规范公司物资收、发、存及相关的工作行为和纪律。第二条 仓库管理工作任务：1、认真做好所管辖物资的入库、出库工作，提高与采购业务、销售业务及相关各环节的协同效率。2、做好所辖物资的保管工作，及时、准确登记实物帐（卡），每月末全面清点一次库存物资，做到帐、（卡）、物相符。3、利用进销存管理系统准确的历史数据进行分析，为公司订购或补充运营所需的各主要物品提供参考依据4、积极开展超储、积压物资的清理及申报工作，协助做好积压物资的处理工作。5、做好仓库防火、防潮、防鼠、防盗，确保仓库和物资的安全。第三条 本规定适用于本公司及下属各公司、店面等。第四条 仓库管理人员日常业务规范归总公司财务系统监督，仓库所属人员由仓库主管统一安排和调配。二、物资入库1、总部外购入库①采购申请：A、各单位、分部/店需要领用物料时应提前将《门店领料单》（注明：品名、规格、数量和到货时限等）交餐饮财务人员审核，财务人员将审核签字后的《门店领料单》交仓管员查询，仓管员将查询后制作的《物资采购申请单》（填写物料：现库存数量、各部申领数量、安全存量、申购数量等），交公司主管领导审核签字并呈董事长批准，批准后的《物料采购申请单》，交网购业务人员采购或交采购人员通知供应商送货（或进行多次询价后重新选择供应商）；B、属网购物品的，在京东、天猫、1号店等正规网购站点购买；②收货检验：A、采购人员应在预定时间内将物料采购回公司、或由供应商在规定的时间内把按采购申请单列明的物资送到公司指定仓库或地点，货品质量由后续使用部门确认，由仓管员收货清点，凡与采配人员签字确认的《采购申请单》不符或保质期已过1/3的仓管员不得签收并交由采配人员进行处理，仓管员按实收合格品数量在供应方送货单签字后留存两联（其中：客户联仓库存、结算联采购人员存）；B、如果网购物品和实际需要物品有差异，使用部门应在验收当时反应，并由网购人员联系退货；注：供应方《送货单》所示品名、规格、型号、包装规格、计量单位必须清晰齐全并与采配人员签字的《采购申请单》相符。③填制单据：A、仓管员根据《采购申请单》、供应方《送货单》和实收的合格品数量在进销存系统办理入库、开具《入库单》（财务一联）、于收货后24小时内将《入库单》及供应方《送货单》交采购人员签字，仓管人员将《入库单》和供应方《送货单》结算联交财务核算入帐；B、网购物品办理入库人员为网购操作人员向仓管办理入库手续。注：无论任何形式采购的物料在开具《入库单》时，都必须注明：供应方名称（全称）、地址和联系电话及计量单位的包装规格（单位重量或单位容量等），否则、为无效单据，财务不予接收。④单据传递：C、已签字的《入库单》财务联、供应方《送货单》客户联及经批准签字的《物料采购申请单》（可复印）仓库于3个工作日内交财务归口会计审核入帐；D、每月2号之前仓管员必须将所有现存的《入库单》、供应方《送货单》及经批准签字的《采购申请单》（可复印）送交财务入帐。超过期限的记入下月帐目，仓管人员对延迟交单造成的跨期入帐负责；E、超过30天未交公司财务挂帐的《入库单》、供应方《送货单》及经批准签字的《采购申请单》（可复印）公司财务不得接收和付款，由仓管人员负责；F、超过30天未交公司财务挂帐的蔬菜、水果、鲜活类的《送货单》及经各分部/店、采配人员签字的《物资采购申请单》（可复印）公司财务不得接收和付款，由各店采购人员负责。2、各分部/店外购直接入库①采购申请：对蔬菜、水果、鲜活类，各分部、单位需要领料时应提前到本部仓库查询，发现没有或数量不足时，由各部/店分管人员填制《物资采购申请单》（注明：品名、规格、数量和到货时限等）经分部负责人签字确认后交公司餐饮财务主管人员。②收货检验：蔬菜、水果、鲜活类，由各店采配人员通知供应商在规定的时间内把按采购通知列明的货品直接送到各分部/店，物料质量、数量/重量由分部/店负责人和分管人员共同确认，发现质量问题或与采购申请单不符的不予签收，按合格品实收数量由分管人员和分部/店负责人在供应方《送货单》共同签字确认后留存客户联。③单据入机：A：根据蔬菜、水果、鲜活类《送货单》实收的合格品数量，由各分部/店收银员或指定人员录入餐管系统后在蔬菜、水果、散装湿货《送货单》上注明“已入机”字样并由入机人员签名；B：总公司仓库调拨的物料领用入机，由各店的逐日逐笔登记领料单，定期传递到公司财务部，由财务人员负责入机；注：蔬菜、水果、鲜活类《送货单》必须同时有各分部/店负责人和分管人员签名，品名、包装规格及计量单位必须清晰，反之、属不合法单据财务不予接收。3、物资退库①物料退货审批及清点：A、餐管公司因营运策略变化、各店经营品种变更时应考虑各分部/店存货和总公司仓库相应存货状况，确须退回的由各分部/店负责人出具《退货单》（注明：品名、包装规格、计量单位、数量、保质期限、退货原因等）经采购人员和餐管公司营运经理签字确认后，由公司司机点收签字运回公司，连同《退货单》交公司仓管清点实物并办理退库手续；B、各分部/店因物料超保质期、保管不善破损变质等原因，须退回的由各分部/店负责人或物管员出具《退货单》（注明：品名、包装规格、计量单位、数量、保质期限、退货原因等）经采购人员和餐管公司营运经理签字后，由公司司机点收签字运回公司，连同《退货单》交公司仓管清点实物并办理退库手续；②用具器械设备退货审批及清点A、餐管公司因营运策略变化或各店经营品种变更而不需用的用具器械设备确须退回总公司的，由各分部/店负责人填写《固定资产异动表》（注明：名称、规格型号、数量、出厂日期、已使用年限、退货原因等）经餐管公司设备主管和营运督导签字后，由公司司机点收签字运回公司，连同《固定资产异动表》交公司仓管清点实物并办理退库手续；B、各分部/店的用具器械设备因保养不善破损或超过使用年限等原因不能使用又不具修理价值，须退回的由各分部/店负责人填写《固定资产异动表》（注明：名称、规格型号、数量、出厂日期、已使用年限、退货原因等）经餐管公司设备主管和营运督导签字后，由公司司机点收签字运回公司，连同《固定资产异动表》交公司仓管清点实物并办理退库手续；③单据传递及财务处理：总公司仓管人员根据经审批的《退货单》、《固定资产异动表》和清点结果开具《退库单》或在异动表签字后于3个工作日内交财务归总会计核算；财务处理：A、凡经总公司同意的营运变更或品种变更而退回的用具器械设备、物料等可停止计提退货单位的该项折旧费或冲减当期营运成本，但须要出具经总经理批准的退货报告；B、凡因季节变化暂退的用具器械设备（不含物料）仓库设立登记簿进行登记，再次发出时在登记簿签字提货；C、因已到使用年限、保养不善破损退回的用具器械设备，或因物料超保质期、保管不善破损变质等退回的物料，由财务根据《退货单》、《退库单》、《固定资产异动表》出具退货处置处理申请报告，经总经理批示后再进行处理。三、物资出库1、总公司仓库物资出库：任何形式的出库，手续不全的仓管员要拒绝发货并报告。①销售出库出库时由销售业务员开具《销售出仓单》列明要出库货品的名称、规格、计量单位、数量，注明需方全称、地址、联系方式、结算方式、发货方式等，经销售主管总经理审核价格及金额（与制定销售政策不同的须经总经理批准），A、现款销售的、财务出纳要先收妥款项，由财务主管人员在系统中进行出库审核，由仓管人员打印《出库单》并出货；B、货到付款、物流代收或月结的、由财务经理查询客户欠款情况或协议合同后，在系统中进行出库审核，由仓管人中打印《出库单》并发货。②配送调拨出库公司仓管根据财务签字提供的各分部/店《门店领料单》开具《出库单》、准时安排出货，出货装车时仓管员和司机共同清点与《出库单》无误后由配送员（或司机）签名，由配送员（或司机）装车并由将货品安全配送至各分部/店，各分部/店主管照单清点签收，司机将签字确认的《出库单》交还仓管员。③部门领用公司其他部门领用物品的经行政部审核后，由仓管员开具《出库单》注明“部门领用和原因”，经领用部门分管副总及财务经理签章后，仓库给予发货。④单据传递及财务处理：所有《出库单》及附件，仓管员应在出货后3个工作日内交财务入帐。2、各分部/店暂存物料各分部/店要分类别和品种设立物料进、出、存登记卡（或台帐），由各分部负责人或库指定人员进行逐日逐笔登记（结出余额），并须在每月末会同财务人员进行全部存货盘点，盘点表经财务、分店签字后交公司财务部审核入帐。四、库存盘点仓储部每月须会同公司财务部进行全部物料的盘点，出现帐实差异的，仓管员要找出差异原因由财务审核确认后出具分析报告，经总经理批准后方可在系统中进行调整，同时财务要进行帐务调整；五、办公用品、低值易耗品申领、采购和领用A、公司及各分部单位的办公用品（包括：笔、本、纸张、信笺、文件夹（袋）、胶水等）统一由总公司行政部采购和发放，其他部门和单位不得进行此类物品的采购和报销。各部门和单位可根据公司行政部规定的时间领用，行政部应设置办公用品进、出、存台帐，由行政专员进行逐日逐笔详细登记。保证物尽其用，杜绝浪费。财务部对办公用品开支总额进行监督和控制。B、公司及各分部单位的低值易耗品（包括：订书机、计算器、剪刀等价值在500元内的工具、用具、器皿等）统一由总公司行政部采购和发放，其他部门和单位不行进行此类物品的采购和报销。各部门和单位可根据公司行政部规定的时间领用，但此类物品要“交旧”才可“领新”，否则，行政部不予发放。行政部应设置此类物品进、出、存台帐，由指定行政专员进行逐日逐笔详细登记。C、公司及各分部单位需要领用办用公用品时、提前填制《办公用品低值易耗品申领单》经主管领导签批后在规定时间内交公司行政部，实际领用时在行政部制作的《各部门办公用品发放表》由领用单位经手人签字，月末，行政部将《各部门办公用品发放表》分别填出金额交财务部用于分摊费用。D、办公用品采购时，行政部专员根据各部门本月《办公用品低值易耗品申领单》及库存量、制作《办公用品采购清单》经主管领导签字，呈总经理审批后办理，在规定期间将所有采购业务单据交财务审核入帐。六、仓库管理基本要求1、公司库存物资采用计算机进销存系统进行管理，所有物料进出必须以电脑开单为准，手写无效。（暂不包括办公用品类）2、总公司仓库每月必须对所辖物料全面盘点一次，由仓管员填制盘点表一式三份，（自存、财务、公司各一份），次月5号前交一份财务。发现损耗或溢缺要查明原因并必须经公司财务人员实地盘查核实后，签名报公司领导批准后处理；3、物料的计量单位按适用的计量标准实行，不同类物料采用不同计量方法，但一经确定计量单位后不得再行改动。4、仓管员应在保证合理储备（安全库存）的前提下，力求减少库存量以避免积压，并对积压物料及时进行反映和提出处理建议。5、仓库要根据物料的不同种类和特性并结合仓库条件，用不同方法存放，既保证物资免受损害，又保证物资进出和盘存方便。6、对某些特殊物资（如：易燃、易爆、易腐蚀等）要特别管理，并设置明显标志。7、禁止非仓库人员擅自进入仓库，确需进入时要经仓管员同意并在仓管员陪同下进入，进入仓库人员不得携带易燃、易爆物及其他有损安全的物品，不准在库存区吸烟。8、严格遵守安全工作规范，做好防火、防盗、防潮、防鼠等工作，定期检查门、窗、锁、柜和消防等器材和设备