公关接待事务管理制度

公关事务管理制度第1章总则第1条目的为加强对公司形象的建设与管理，保持与社会、员工的沟通和理解，规范公司的公关活动和行为，特制定本方法。第2条管理职责公司公关事务由行政部统一管理，公司高层领导负责整体协调公关工作。第3条公关原则1．公司对外口径保持一样，不能各自表述。2．动员公司全员参与公关。3．依据公关目标、任务和对象，细心设计、策划公关方案，可以起到事半功倍的效果。4．切忌弄虚作假、夸夸其谈。第4条行政公关人员的素养要求公关人员应具备广泛的学科学问（如公关理论学问、公关实务学问等与公关相关的学科学问）、较合理的实力结构（如组织管理实力、语言表达实力和应变实力等）、良好的心理素养等。第2章公关管理内容第5条公关目标1．树立公司良好的信誉和形象。2．改善、适应公司的运作环境。3．联络公众和传递内外信息。4．协助决策和协调人际关系。5．提高公司的社会效益和经济效益。第6条公关对象1．业务关系单位，包括顾客、供应商和竞争对手等。2．公司内部对象，包括员工、股东等。3．公司外部对象，包括新闻媒体、政府机关和社会公众等。第7条公关方式维护公共关系所实行的主要方式如下表所示。公关方式主要方式说明宣扬方式主要包括广告、新闻宣扬、新闻报道、专题通讯、阅历介绍和记者专访等服务方式供应优质商品和服务，如三包、送货、退货、保修期和保险等社会方式举办社会性活动，如纪念会、庆祝会、赞助、展览会和联欢会等征询方式1．满足度测试和问卷2．公司经营管理活动有奖征询第3章企业形象管理第8条公司视觉识别系统是规范企业对内、对外形象管理的重要手段。第4章重大公共关系活动管理第9条凡重大公关活动，由公司领导亲自组织和领导。必要时可聘请、托付专业公关询问公司或企划人员策划公关方案。第10条分公司举办的重大公关活动，其涉及有关公司重要公关活动的文字、照片和音像资料，必需自活动结束之日起日内上报行政部。参观管理规定第1条目的为规范公司来宾参观接待程序，特制定本制度。第2条参观种类参观种类可以分为如下图所示的两大类别。先以公文或电话形式约定参观时间与范围定时接待因业务关系须要临时确定来公司参观临时接待团体参观贵宾参观一般参观＋参观种类第3条参观规定1．凡欲参观公司者，需事先与公司行政部取得联系，并填写“参观申请表”。2．行政部对“参观申请表”进行审核，经批准后由行政部或承办部门支配专人负责参观接待工作。3．贵宾参观及团体参观：由公司行政部核准并于参观前日将“参观通知单”送交各部门，作为办理接待的凭证，如事出紧急可先以电话通知后补“通知单”。4．一般参观：由各部门经理核准，并于参观前日将“参观通知单”送交各部门，作为接待的凭证。5．临时参观：由各部门（副）经理核定，并于参观前小时以电话通知各部门支配好接待事宜，6．对未经核准的参观恳求，一律谢绝。第4条附则本规定由行政部负责说明。公务接待制度接待工作主要是指接待上级部门、单位团队或个人来访（一般不包括外事接待）。做好接待工作，是加强公司对外沟通的重要途径，是展示公司建设成果的重要窗口。接待工作必需遵循以下规范：

(一)接待工作原则

1、周到热忱。对上级部门、兄弟单位的人员来访，属于接待工作范围的，都要周到支配，热忱接待。

2、对口对等。依据来访目的和要求，一般支配公司相应的部门和人员参与接待。

3、分工协作。依据办公室工作分工，各司其职。依据须要协调有关部门落实接待工作。

4、合理节俭。合理支配接待日程，合理运用接待经费。必要的不能省略，能节约的不要铺张。

(二)接待工作支配

1、来访信息记录并报告。接到来访的来函、来电，应做好记录，刚好报送行政主管领导。

2、确定接待部门。属于其它部门接待范围的，刚好转相应部门处理，并将有关信息通知来访者。属于办公室接待范围的，刚好报送行政主管。对与公司无多大联系又没有实质内容的来访，应婉言谢绝。

3、制定接待方案。作好来访单位有关信息及公司相关资料的搜集备用工作，制订接待方案报行政主管审定。须要支配公司领导接待的，应将接待方案报有关公司领导审定。接待方案确定后，应当刚好反馈来访单位。

4、落实接待工作。依据接待方案，协调相关职能部门，确定参与接待人员，落实好接待的各个环节（包括迎送、住宿、就餐、用车、票务、会场、参观、平安保卫、宣扬报道等）。必要时要打算赠送纪念品。

5、做好接待工作的档案保存，至少每一季度汇总一次接待工作信息。

(三)详细接待环节

1、迎送。上级部门来宾一般支配接、送站。兄弟单位除总经理以上来宾外，若无特别要求，一般担心排接送、站。

2、住宿。主动询问并依据来宾要求支配，一般支配在公司旁边。

3、就餐。款待来宾一般依据标准支配工作餐。须要宴请的，应坚持“特色、精致、简省、热忱”的原则，一般支配在公司旁边，并严格限制陪餐人数。

4、会见。依据对口对等原则，支配相应公司领导和部门负责人参与会见、座谈。提前做好会议室布置与服务支配。必要时，支配做好会议记录。

5、参观。依据工作须要和来宾要求支配相应的参观，支配好参观行程，通知相关人员做好接待和状况介绍工作。6、用车。除支配接、送来宾用车外，依据接待须要供应在长沙期间的工作用车。

7、票务。依据来宾要求，帮助来宾办理订购（退）票。

8、宣扬。行政参与接待的人员要主动介绍宣扬公司，树立公司改革与发展的形象，重大沟通活动，接待结束后，应撰写信息稿。重要接待活动，应通知宣扬部门做好新闻宣扬工作。(四)接待打算工作细则第1条接待管理部门应依据来访单位（团体、个人）的要求，分状况刚好处理。1．有关单位检查指导工作时，要依据事先支配的接待支配，做好接待前的相关打算工作，确保接待工作的有序进行。2．单位（团体）联系考察参观、学习时，接待人员要问清时间、内容，带队领导的姓名、职务，来客总人数，是否用餐等状况，报告公司领导并按领导指示看法妥当支配。不能支配的，要向客人说明清晰。3．有关单位要求公司解决某些业务方面的问题时，经公司领导同意后，介绍到相关部门接待。4．凡要求会见公司领导的客人，要首先问清客人姓名、工作单位和来访意图等状况，向公司领导请示后再支配。5．假如来访客人商洽的事项比较简洁，所涉及的问题都在行政部职权范围内，可由行政部干脆处理。第2条相关部门依据领导要求，做好接待工作中所需的公司相关文件资料、产品等打算工作。第3条公司行政部要做好接待地点的卫生工作，并打算茶具、饮用水等所需物品。第4条接待人员要提前支配好客人住宿、用餐等事宜。第5条接待人员在接待过程中要严格遵守公司的礼仪规范。第6条接待人员凡遇到超出自己职权范围的问题，应主动向领导请示，不能擅自做主。(五)接待费用管理第1条接待标准1．住宿标准支配住宿人员时，原则上在公司所属宾馆或款待所订房，特别状况可在其他宾馆订房。2．用餐标准（1）用餐标准为：宴请公司负责人以上领导（含随行人员，下同），每人每餐元；宴请公司部门领导、业务合作公司领导每人每餐元；宴请业务合作公司部门领导、公司管理人员每人每餐元；宴请一般工作人员每人每餐元，工作餐统一按每人每天元（早餐元，中、晚餐元）的标准。宴请公司领导以上人员时，酒水费用可另计，其他宴请标准含酒水消费。（2）由公司高层领导出面宴请的费用标准不受以上限制，原则上由行政部统一办理。（3）无论宴请哪一级领导，除公司领导外，其他陪餐人员不超过人,特别状况除外。第2条接待费用运用1．接待费的运用应遵循勤俭节约、效能优先的原则。2．接待费的运用只限于款待来宾用餐、消遣、购买礼物，不得挪作他用。3．接待人员在款待任务完成之后须刚好（天之内）凭“请款单”和接待费用的正式发票到财务部办理报销手续。第3条接待费用审批1．接待费审批权限（1）运用接待费金额元（含）以下的由行政主管批准。（2）～元（含）由总经理批准。（3）～元（含）由董事长批准。（4）元（含）以上由董事会批准。2．接待人员原则上应事先填写“接待请款单”，报批准人批准后施行。特别状况必需向批准人提前口头声明，获准后方可施行，事后必需补办相应手续，否则财务部有权拒绝报销。3．除总经理或董事长指定的专人外，其他人员一律不得在餐厅、宾馆、餐馆和商店签单，否则费用自理，公司不予报销。第5章附则第4条本制度未尽事宜由行政部负责说明。对外宣扬制度第1章总则第1条目的为了规范公司的对外宣扬工作，展示良好的公司形象，特制定本制度。第2条适用范围本制度适用于公司对外宣扬的管理。第3条职责行政部是公司开展对外宣扬工作的管理部门，其主要职责如下。1．依据公司对外宣扬的要求和支配，开展公司的对外宣扬工作。2．协作、帮助各部门做好宣扬工作。3．监督、检查各部门对外宣扬工作支配和制度的执行状况。4．组织、总结和沟通公司的宣扬工作阅历。第2章企业形象标识及对外宣扬管理第4条企业形象标识管理凡涉及企业形象标识的内容，如名称、工作证（牌）、名片、单证及其他印刷品在印制、运用和对外发布前，必需报行政部审核确定后方可运用。第5条对外宣扬管理1．对外宣扬的素材（1）公司举办的各种活动。（2）公司经营活动的业绩和成果，如决算和财务状况。（3）公司确定的新的经营方针、经营支配及推出的新项目。（4）公司人事组织制度的变动和高层经营者的变动状况。（5）公司的社会公益活动，如捐献、社会公益活动。2．广告宣扬：严格依据公司要求，将广告宣扬方案上报总经理或董事长批准后组织实施。3．新闻宣扬：严格执行新闻报道由行政部统一归口管理的制度。凡通过社会新闻媒介宣扬公司的各类新闻报道，以及以公司名义对外宣扬稿件，均由行政部把关，上报行政主管审批后发稿。4．公关宣扬活动：公司组织的公关宣扬活动由行政部统一管理，制定方案和支配，上报公司审核批准后，方可举办。第3章公司发言人制度第1条公司设立发言人制度，由发言人代表公司对外发布信息。第2条由董事长或总经理制定专人担当公司发言人。第3条凡经公司同意发布的信息，均由公司发言人向外发布。第4条发言人可通过新闻发布会、款待会和俱乐部活动等形式向外发布信息。第5条涉及重大的信息发布时，均需由公司审核批准后，授权发言人发布。第6条发言人可以公司名义、总经理代表名义或个人名义发布信息。第7条应有关传媒机构的要求，发言人可单独向其发布信息。第8条发言人发布信息应有记录、录音或录像，保存于公关部。发布信息失误时，应刚好订正。第9条发言人因个人失误导致公司受到损失，应追究其责任。第4章其他第1条凡需通过电视台、广播电台、报刊等新闻媒介对外发布公告、通告、通知和专业性的新闻报道等对外宣扬工作，均由行政部统一负责。第2条假如未经请示自行以部门名义对外发布各种稿件，均由当事者担当全部责任。问题严峻者，公司可依据有关规定做出肃穆处理。第3条员工撰写的有关公司的稿件、信息，被区级以上报刊（含内部刊物）或电台、电视台采纳的，均在嘉奖范畴内。详细嘉奖方法另行规定。附：公关事务管理表格一、商务接待支配表来宾单位带队人姓名带队人职务随行人员名单到达时间停留时间人数考察内容接待支配支配车辆运用支配相关事项摄影礼品音响欢迎标语用餐鲜花宣扬材料礼仪导游题词水果其他负责接待部门看法签字：领导看法签字：填表人：填写日期：年月日二、公司参观申请表申请单位/团体参观人数负责人职务联系方式通信地址参观时间参观路途/场所公司审批三、公关接待审批表来宾单位来宾人数接待日期带队人姓名职务停留时间来宾事由：接待费用预算餐饮费用预算额住宿费用预算额其他费用预算额合计预算总额陪伴人员要求行政主管看法：签字：年月日总经理看法：签字：年月日董事长看法：签字：年月日四、公关活动策划表文件编号：归档日期：年月日策划活动名称：送出人：（业务部经理签字）送出日期：年月日执行人：（行政主管签字）收到日期：年月日