论物业档案管理的问题及对策

论物业档案管理的问题及对策提要：文章主要探讨了现阶段物业档案管理中存在的问题，如档案存储、档案分类、档案索引、档案定期更新等方面。并且从技术、管理、制度等多个角度提出了对策，以期为完善物业档案管理系统提供参考。一、前言当前，物业管理信息系统已经在物业管理的各个环节中得到了广泛应用，大大提升了物业管理的效率和质量，同时也减轻了物业管理人员工作量。但客观的来说，物业档案管理依然存在很多问题。如档案存储不规范，档案更新不及时等等。物业档案作为物业管理的基础，其管理体系的完善直接关系到物业公司的持续发展。为此，本文拟就物业档案管理中存在的问题和对策系统地分析。二、问题分析1、档案存储问题档案存储是物业档案管理的关键环节。但是，物业公司大部分是中小企业，办公条件比较简陋，且对档案存储环节不够重视，故不少物业公司都采取了传统的手工记录方式进行管理。由于手工记录存在众多不足，如存储空间小、储存性能差、操作复杂等等。这些问题导致档案存储难以规范，同时把档案的保密性、完整性等方面给带来了诸多问题。2、档案分类问题目前，物业档案分类管理也是存在的问题。物业档案按照内容、形式和用途等方面进行分类，这有利于提高物业档案的检索和使用效率。但是，现在物业档案的分类方式比较单一，无法很好地分类档案。导致档案数量多，难以找到所需的档案，增加了物业档案管理的难度。3、档案索引问题档案索引与分类是紧密相关的。索引定位的准确性和快捷性对于查检存储管理的质量至关重要。但许多物业管理人员没有对档案索引工作进行统一规划和及时落实，导致现有的档案索引管理信息不完善，档案编号混乱，档案期限混乱，无法全面反映档案的基本信息和存放位置等。4、档案定期更新问题物业档案的更新规范也是一项重要的工作。但由于许多物业公司没有明确规划物业档案的更新事务，并未按照固定方案进行详细规划，从而导致许多文件、资料不能及时更新最新情况，档案的可用性受到了很大的限制。三、解决对策1、技术上的解决对策（1）建立现代化物业档案管理系统利用现代计算机技术、网络技术，建立物业档案管理系统。通过集成管理方式，集中存储所有档案信息，便于查阅，这样不仅增强了档案管理的集中化与规范化管理，也可提高档案信息的可控性以及安全性。（2）建设物业档案管理平台针对现有的物业公司，建设物业档案管理平台，以实现物业档案管理的全流程、全要素、全方位信息化管理。2、管理上的解决对策（1）引导管理者及员工重视物业档案管理要树立物业档案管理的理念，引导管理者及员工重视物业档案管理，进一步增强档案管理工作的重要性。（2）制定物业档案管理规定制订物业档案管理规定，明确制度和规程，合理、科学地规范各个环节的管理，在实施过程中，要深入做好各个方面的培训和宣传，使教育过程贴近实际，传达给档案管理人员、工作人员强烈的责任感、紧迫感和使命感。3、制度上的解决对策（1）建立健全的物业档案管理制度领导部门应该在实际工作中建立相应的物业档案管理制度，加强档案的审批，防止各种管理漏洞的发生，确保档案管理的科学性和规范性。（2）制定物业档案的标准规定对物业档案进行分类管理，采用一系列的标准制度，确保每一个物业行业的基础档案管理规定合理规范的实施，从而更加高效、准确地处理各种档案事务。四、总结物业档案管理是物业管理的重要部分，具有重要的价值。其管理规范程度，是物业公司综合管理工作的水平标志。为了保持良好管理水平，各企业必须采取多种管理措施，规范物业档案管理并且整体加强。目前，通过建立物业档案管理系统、制定物