工程建设档案管理细则VIP

工程建设档案管理细则第一条为了进一步加强本公司工程建设档案资料的管理工作，充分发挥工程档案资料在工程建设、规划、勘测、设计、施工、管理、科研、抗灾、战备、改建、扩建和修理等工作中的作用，依据《中华人民共和国档案法》国家档案局、国家计委1988年联合颁发的对《基本建设档案资料管理的暂行规定》，结合我公司工程建设工作和工程建设档案管理工作的实际状况，为使工程档案完整、精确、平安保管并做到有效利用，特制定本细则。其次条本细则参照并结合公司《档案综合管理方法》中的有关内容，对工程建设档案的收集、整理、分类、保存以及运用进行管理，本细则在公司综合部内实行，同时公司相关部门对同类档案在接受、保藏、运用等方面接受本细则的约束。第三条依据工程档案资料保存和运用价值的重要性，将工程建设档案依据永久、长期、短期及临时来分类。期限判定标准如下：一、永久保存档案是指在公司存续期内或需保存年数超过50年，一般为特别重要或为证书批文类文件；二、长期保存档案是指在需保存年数不足50年但超过15年的文件资料；三、短期保存档案是指保存年数不足15年但在项目建设期间及项目运营后肯定时期内仍需保存的文件资料；四、临时保存文件仅指在项目实施的某一过程中须要保存的临时文件，随后会被更有效用的正式文件所取代的文件。第四条工程档案资料属于企业部门内部文件，无服务公众的义务，故依据工程档案资料保存和运用的权限不同，为保障公司利益，防范其他公司商业侵扰，工程档案资料管理实行分级保存、管理及运用的方法。依据工程档案的商业价值的重要性，将工程档案分为绝密、机密、隐私、一般四个级别。高保密级别文件具有肯定的保秘期限，在解密后作为低级别或公开资料处理。分级判定标准如下：一、绝密档案是指仅供董事会及公司高层领导查阅的工程技术经济文件，政府相关部门可在权利范围内无偿借阅，但事先要求征得公司高层许可，档案管理人员也不得以任何借口外借该类档案，绝密档案有最高的保密需求。泄露极可能导致公司利益或声誉遭遇重大侵害。二、机密档案是指可供董事会、公司高层及中层领导及特别岗位的员工查阅的工程资料，不对一般员工开放，政府相关部门在获得公司中高层领导许可下可无偿借阅，档案管理人员及档案运用者有义务保证机密档案资料内容不外泄。机密档案有较高的保密需求，泄露会损害公司利益，或导致凝合有公司员工劳动的成果无偿被外界或竞争对手运用。三、隐私档案是指可供公司全部员工查阅的工程档案，政府相关部门在获得公司中高层领导许可下借阅，在未获得高层许可下员工不得向公司以外的任何企业个人出借及泄露隐私档案内容，企业员工有保守公司档案隐私的义务和责任。隐私档案有一般的保密需求，泄露将会使得员工在档案收集、整理、保藏等过程付出的劳动被他方无偿占有，影响公司的利益。四、一般档案是指可供全部员工查阅的工程档案，没有保密价值，泄露也不会影响公司利益，有些可以为社会所运用而对公司的经营没有任何影响，这类档案可以公开，可以在中高层领导许可下向其他企业、个人公开，但是一般员工不得在未经许可状况下擅自出借，员工有义务和责任保证一般工程档案的完整性、连续性及真实性。一般档案无保密需求，泄露也不会对公司的利益造成侵害，不含有较高质量的员工劳动，但可对社会生产力水平的上升及科学技术的进步做出贡献的档案资料。第五条公司每完成一个项目后，以综合部为主依据档案归档要求，负责整理立卷，装订成册，编制工程档案保管清册。并将装订成册的工程档案资料移交办公室存档。第六条原则上对工程档案实行永久存放，对超出保管期限的档案可销毁，但全部关于建设项目的权证正副本原件、标书原件、合同文本的原副件，以及孤本文件的副本或复印件均不得销毁。对的确已失去保存价值的档案经过有关领导审批，登记造册后进行销毁。第七条公司成立集团或部门发生变更后相关工程档案移交新的工程档案管理部门并由专人签收后实施接着管理。第八条工程建设档案是指贯穿于项目实施过程中的包括前期探讨、设计规划、工程管理、试运营、竣工验收形成的文件、证书、图纸、图片、签证、报告、资料等档案，主要涉及工程、经济、法律、财务、管理、科研等内容。具体包括：项目可行性探讨资料、设计基础资料、设计文件、项目管理文件、施工文件、监理文件、工艺设备文件、科学探讨文件、涉外文件、试运营文件、财务及器材管理文件、竣工验收资料、项目后评估文件共十三大类。一、项目可行性探讨档案及隐私等级及保管期限，见下表1-1所列示内容：表1-1序号归档文件是否必要隐私等级隐私期限保存期限1.1土地分析报告/项目选址报告否绝密取得土地前长期1.2投资机会分析报告否机密项目完成前长期1.3项目建议书是机密项目完成前永久1.4项目建议书批复是隐私项目完成前永久1.5可行性探讨报告是机密项目完成前永久1.6环境预料、调查报告、环境影响报告书的批复否隐私项目完成前永久1.7可行性探讨报告批复是隐私项目完成前永久1.8其他相关资料、文档、证书等否长期二、设计基础资料档案及隐私等级及保管期限，见下表2-1所列示内容：表2-1序号归档文件是否必要隐私等级隐私期限保存期限2.1工程地质、水文地质、勘察设计、勘察报告、地质图、勘察记录、化验报告、试验报告、重要土和岩样及说明是一般永久2.2地形、地貌限制点、建筑物、构筑物及重要设备安装测量定位、观测记录是一般永久2.3水文、气象、地震等其他设计基础资料是一般永久三、设计文件档案及隐私等级及保管期限，见下表3-1所列示内容：表3-1序号归档文件是否必要隐私等级隐私期限保存期限3.1总体规划设计是机密项目完成前永久3.2方案设计是机密项目完成前永久3.3初步设计是机密项目完成前永久3.4技术设计否机密项目完成前永久3.5施工图设计是机密项目完成前长期3.6技术隐私材料、专利文件是绝密项目存续期长期3.7设计计算书是机密项目完成前长期3.8关键技术试验是机密项目完成前永久3.9设计评价、签定及审批是机密项目完成前永久四、项目管理文件档案及隐私等级及保管期限，见下表4-1所列示内容：表4-1序号归档文件是否必要隐私等级隐私期限保存期限4.1征用土地批准文件及红线图、拆迁、补偿协议书是隐私项目完成前永久4.2承发包及托付合同、协议书、招标、投标、租赁文件是隐私项目完成前永久4.3施工执照是隐私项目完成前永久4.4环境爱护、劳动平安卫生、消防、规划等文件是隐私项目完成前永久4.5水、暖、电、煤气等供应协议书是隐私项目完成前永久五、施工文件档案及隐私等级及保管期限，见下表5-1、表5-2、表5-3所列示内容：表5-1（建筑施工文件）序号归档文件是否必要隐私等级隐私期限保存期限开工报告、工程技术要求、技术交底、图纸会审纪要是隐私项目完成前长期施工组织设计、施工方案、施工安排、施工技术及平安措施、施工工艺、施工组织设计报审表是隐私项目完成前长期原材料及构件出厂质保书、合格证、复验单、检测报告是一般长期建筑材料试验报告是一般长期设计变更、工程更改洽商单、材料代用审批手续否一般永久施工定位测量、地质勘察是隐私项目完成前永久土、岩试验报告、基础处理、基础工程图是一般永久施工记录、日记、大事记是隐私项目完成前长期隐藏工程记录是一般永久工程记录及测试、沉降、位移、变形监测记录、事故处理报告是隐私项目完成前永久工程质量检查、评定是一般永久交工验收记录证明是一般永久施工总结、技术总结是一般长期竣工报告、竣工验收报告是一般永久竣工图是一般永久表5-2（设备及管线安装施工文件）序号归档文件是否必要隐私等级隐私期限保存期限开工报告、工程技术要求、技术交底、图纸会审纪要是隐私项目完成前长期施工组织设计、施工方案、施工安排、技术措施是隐私项目完成前短期设计变更、工程更改洽商单、材料、零部件、设备代用审批手续否一般永久焊接试验记录、报告、施工检验、探伤记录是一般永久隐藏工程检查验收记录是一般永久强度、密闭性试验报告是一般长期设备调试记录是一般长期施工安装记录、安装质量检查、评定、事故处理报告是隐私项目完成前长期系统调试、测试记录是一般长期管线清洗、通水、消毒记录是一般短期管线标高、位置、坡度测量记录是一般长期中间交工验收记录证明、工程质量评定是一般永久竣工报告、竣工验收报告是一般永久竣工图是一般永久表5-3（电气、仪表安装施工文件）序号归档文件是否必要隐私等级隐私期限保存期限开工报告、工程技术要求、技术交底、图纸会审纪要是隐私项目完成前长期施工组织设计、施工方案、施工安排、技术措施是隐私项目完成前短期设计变更、工程更改洽商单、材料、零部件、设备代用审批手续否一般永久调试、整定记录是一般长期性能测试、校核是一般长期施工安装记录、质量检查评定、事故处理报告是隐私项目完成前永久操作、联动试验是一般短期电气装置交接记录是一般短期中间交工验收记录、工程质量评定是一般永久竣工报告、竣工验收报告是一般永久竣工图是一般永久六、监理文件档案及隐私等级及保管期限，见下表6-1所列示内容：表6-1序号归档文件是否必要隐私等级隐私期限保存期限6.1监理通知、开（停、复）工令、许可证、备忘录、会议纪要是隐私项目完成前长期6.2施工质量检验分析是一般长期6.3规程规范是隐私项目完成前长期6.4监理规划、监理细则是隐私项目完成前长期6.5合同支付文书、合同管理文件是一般长期6.6质量（投资、进度）限制文件、协调文件是隐私项目完成前长期七、工艺设备文件档案及隐私等级及保管期限，见下表7-1所列示内容：表7-1序号归档文件是否必要隐私等级隐私期限保存期限7.1工艺说明、规程、路途、试验、技术总结是一般长期7.2产品检验、包装、工装图、检测记录是一般长期7.3设备、材料出厂质量合格证明是一般长期7.4设备、材料装箱单、开箱记录、工具单、备品备件单是一般长期7.5设备图纸、说明书是一般长期7.6设备测绘、验收记录是一般长期7.7设备安装调试、测定数据、性能鉴定是一般长期八、科学探讨文件档案及隐私等级及保管期限，见下表8-1所列示内容：表8-1序号归档文件是否必要隐私等级隐私期限保存期限8.1开题报告、任务书、批准书否机密运营结束前永久8.2协议书、托付书、合同否机密运营结束前永久8.3探讨方案、安排、调查探讨报告否机密运营结束前永久8.4试验记录、图表、照片否机密运营结束前永久8.5试验分析、计算、数据整理否机密运营结束前永久8.6试验装置及特别设备图纸、工艺技术规范说明书否机密运营结束前永久8.7试验装置操作规程、平安措施、事故分析否机密运营结束前长期8.8阶段报告、科研报告、技术鉴定否机密运营结束前永久8.9成果申报、鉴定、审批及成果推广应用材料否机密运营结束前永久8.10考察报告、重要课题探讨报告否机密运营结束前永久九、涉外文件档案及隐私等级及保管期限，见下表9-1所列示内容：表9-1序号归档文件是否必要隐私等级隐私期限保存期限9.1询价、报价、投标文件否隐私运营结束前短期9.2合同、合同附件否隐私运营结束前永久9.3谈判协议、议定书否隐私运营结束前永久9.4谈判记录否隐私运营结束前长期9.5谈判过程中外商提交的资料否隐私运营结束前临时9.6出国考察及收集来的有关资料否隐私运营结束前永久9.7国外各设计阶段文件否隐私运营结束前永久9.8各设计阶段审查议定书否隐私运营结束前永久9.9技术问题来往函电否隐私运营结束前永久9.10国外设备材料检验及设计联络文件否一般永久9.11国外设备储存、运输文件否一般临时9.12设备开箱检验记录、商检及索赔否一般永久9.13国外设备、材料的防腐、爱护措施否一般短期9.14外国技术人员现场供应的文件材料否一般长期十、试运营文件档案及隐私等级及保管期限，见下表10-1所列示内容：表10-1序号归档文件是否必要隐私等级隐私期限保存期限10.1技术打算安排否隐私项目始运营短期10.2试生产管理、技术责任制否隐私项目始运营临时10.3开停车方案否一般临时10.4设备试车、验收、运转、维护记录否一般长期10.5试生产产品质量鉴定报告否一般短期10.6平安操作规程、事故分析报告否一般长期10.7运行记录否一般短期10.8技术培训材料否一般临时10.9产品技术参数、性能、图纸否一般永久10.10工业卫生、劳动爱护材料否一般短期十一、财务（指工程项目部门财务）及器材管理文件档案及隐私等级及保管期限，见下表11-1所列示内容：表11-1序号归档文件是否必要隐私等级隐私期限保存期限11.1财务安排及执行、年度安排及执行、年度投资统计是机密公司存续期永久11.2工程概算、预算、标底、合同价、决算、审计及说明是隐私公司存续期永久11.3主要材料消耗、器材管理是一般临时11.4交付运用的固定资产、流淌资产、无形资产、递延资产清册是隐私公司存续期永久十二、竣工验收资料档案及隐私等级及保管期限，见下表12-1所列示内容：表12-1序号归档文件是否必要隐私等级隐私期限保存期限12.1项目竣工验收报告是一般永久12.2工程设计总结、工程监理总结是一般永久12.3项目质量评审材料是一般永久12.4工程现场声像材料是隐私运营始运营永久12.5工程审计文件、材料、决算报告是隐私公司存续期永久12.6竣工验收会议决议文件、验收证书及验收委员会名册、签字是一般永久12.7环境爱护、劳动平安卫生、消防等验收审批表是一般永久12.8项目评优报奖申报材料、批准文件及证书是一般永久十三、项目后评估文件档案及隐私等级及保管期限，见下表13-1所列示内容：表13-1序号归档文件是否必要隐私等级隐私期限保存期限13.1项目后评估相关资料是绝密公司存续期临时13.2项目后评估报告是绝密公司存续期永久第九条工程建设档案是公司房地产项目开发工作的真实记录，是工程建设项目从提出、立项、审批、勘察设计、施工、运营打算到竣工交付运用的全部过程中形成的有保存价值的文字、图纸、图表、声像等各种载体的历史记录。它是公司房地产项目开发工作的重要依据。第十条工程建设档案归档要求完整、精确、系统，是对包括公司综合部、各级工程管理部门以及项目的设计单位、施工单位、监理单位、材料供应商、设备供应商的共同职责要求，是综合部代表公司行使建设单位对建设工作的管理权。第十一条归档要求一、工程建设档案必需实行集中统一管理的原则，公司全部的工程档案由综合部统一收集、管理。工程竣工档案，必需真实地反映工程竣工后的实际状况，具有永久和长期保存价值的文件材料必需完整、精确、系统，需签章的责任者的签章手续必需齐全。所归档的文件资料应为原始件，存复印件的需注明原始件的去向。今后编研、修理、改建、扩建、凭证利用，不论是否原件，均应具有法律效用。二、公司由一名主管领导分管工程档案工作，并配备一名兼职档案员负责工程文件的收集、整理、立卷、归档工作。三、编制工程竣工档案，必需采纳不易褪色的具有较长保管时间的黑色、兰黑绘图、书写墨水，不得运用红色墨水、复写纸和一般圆珠笔等。竣工图要在新施工图纸上修改，必需图面整齐，反差明显，文字材料字迹要工整、清晰。凡是归档的照片（含底片）及声像档案，要求图像清晰，声音清晰，文字说明精确。对成立项目公司或有特地工程管理人员的建设项目档案参照本细则要求统一上交公司综合部并由综合部审核存档。四、项目公司或工程管理部门在每次工程概算总投资额中预留2%档案保证金（最高限额为伍万元），待施工单位、监理单位将应归档文字材料归齐后予以拨付。第十二条归档时间一、各项工程验收时，竣工档案不完整、不精确、不符合要求的，不予验收。竣工档案在工程验收合格后两个月内向综合部报送，由综合部结合项目前期档案及后评价阶段档案统一归档。二、按项目的工作阶段或子项目结束归档，停、缓建工程技术档案应在工程停、缓建后马上归档。第十三条归档手续一、工程档案归档时要简要说明归档状况，填写归档文件移交清单，一式二份，要核查清晰，双方签字各一份。二、移交手续需双方主管同志签字。第十四条组卷要求一、组卷