《信息组织与信息构建》第三章 信息组织的基本原理和方法

信息组织与信息构建第三章信息组织的基本原理和方法目录contents第一节第二节第三节信息组织的含义信息组织的发展信息组织的基本方法学习目标多角度认识信息组织活动的属性;认识信息组织活动与其他事物的关系;了解学科发展的理论和实践基础;理解并掌握信息组织的内容和基本原则；掌握信息组织的基本序化方法和优化方法。第一节信息组织的含义第一节二、作为一种方法三、作为一个过程四、作为一门艺术五、作为一门学科的延伸——信息组织学科引论一、作为一种理念信息组织的含义一、信息组织的含义(一)作为一种理论信息组织提供给用户的各种信息产品,最终要靠用户去理解、认知和发挥效用,只有用户满意度达到一定高度,信息组织才能真正做到有效。以用户为中心的理念,就是要求信息组织专业人员时刻考虑用户的需求和期望,研究用户特征和用户信息需求规律,从而使信息组织的各个层次的产品能为用户真正提供有效的服务。一、信息组织的含义(一)作为一种理论图3—1鲍威尔的“用户的世界”一、信息组织的含义(二)作为一种方法如何设计和构建信息内容并使之对特定用户来说便于理解,取决于采用什么样的信息组织方法,因为不同的信息组织方法会产生不同的信息接受效果。常用的信息组织方式是LATCH信息组织模式,其中:(1)Location表示位置;(2)Alphabet表示字母顺序;(3)Time表示时间;(4)Category表示类别;(5)Hierarchy表示层次。一、信息组织的含义(二)作为一种方法信息本身是无限的,而其组织方式却并非无限,因为特定用户对特定信息资源的理解力有限。用户只要有了理解信息的能力,信息就有可能变得更加有用。不同用户对同一种信息具体含义的理解可以有不同,因而也会采用不同的组织去表达。Eg:一份汽车产业报告的信息组织产地(位置)年度(时间)消费者评价数据(层次)型号(类别)通常我们采用不同的角度去构建信息彼此之间的联系,也会给用户的理解带来不同的效果。一、信息组织的含义(三)作为一个过程信息组织的过程要达到有效传递与展示用户所需信息的目的,即设计—传递—获取—理解—有效价值实现。Eg：大约是在1990年之前,《奈特·里得新闻》(night-Ridder)的吉姆·巴滕请沃尔曼先生对报纸上信息组织结构发展前景的分析。《奈特·里得新闻》版面设计一、信息组织的含义(三)作为一门艺术运用色彩、音响、图片等多种表达方式来传递和帮助理解信息的过程,显然是一个基于艺术创造的过程,如Web设计、插图设计、多媒体设计、图解设计等。现在很多为大众设计的这类书籍以“图解系列”、“傻瓜系列”的形式出现，图解的手段现在也被推至更为广阔的使用范围,能更多地应用在信息组织过程中。Eg:东京地铁图的信息展示就是一个很好的融艺术设计与信息组织为一体的典范。一、信息组织的含义(四)作为一门艺术R.E.威利斯(R.E.Wyllys总结出东京地铁图的五个特点:——在圆环内部的白字表示的是东京交通系统的外环地铁线的车站,它在强调对乘车人最重要的事情(如下一站是什么)的同时,大量忽略实际系统的地理形态。——在圆环外部的白字表示的是经过选择的、靠近车站的主要建筑物或旅游观光地。——标示了跨越城镇地铁线的车站。——标示了在跨越城镇地铁和外线地铁之间的连接点。——标示了作为一个定向帮助信息的皇宫。一、信息组织的含义(五)作为一门学科的延伸——信息组织学科引论1.信息组织的概念从一般意义上理解,信息组织就是将收集的信息予以结构化,目的是为了便于存取,或者说,实质就是将杂乱无章的原始信息变为集约型的信息富集和信息资源的过程。从学科角度看,信息组织就是根据信息检索的需要,以文本及各种类型的信息资源为对象,通过对其内容特征的分析、选择、标引和处理,使其成为有序化和结构化集合的过程。一、信息组织的含义(五)作为一门学科的延伸——信息组织学科引论2.信息组织的延伸概念(1)知识组织的概念。知识组织是指为促进或实现主观知识客观化和客观知识主观化而对知识客体所进行的诸如整理、加工、引导、揭示、控制等一系列组织化过程及其使用方法。(2)信息构建。信息构建是共享的信息环境结构的设计,是组织和标识网站、内联网、联机交流和软件以保证其可用性和可获得性的艺术和科学。——美国信息构建协会信息构建是组织信息,帮助人们有效地满足其信息需求的艺术和科学。——美国信息科学技术学会一、信息组织的含义(五)作为一门学科的延伸——信息组织学科引论信息组织的意义信息组织的意义体现在信息资源开发中的重要地位和作用方面,可分为宏观、中观和微观三个层面:宏观上,信息组织是解决信息增长与使用矛盾的根本方法和关键措施;中观上,信息组织是信息管理生命周期中一个必不可少的环节(证实存在、鉴别、共享、利用过程中都需要组织信息)在微观上,信息组织是信息检索的基础和前提。一、信息组织的含义(五)作为一门学科的延伸——信息组织学科引论知识与信息的海量无限性与人的精力、时间的有限性之间形成了尖锐的矛盾;知识和信息的无序性和污染性与人类使用的选择性之间存在着不可避免的矛盾。1.宏观层面上信息组织的意义一、信息组织的含义(五)作为一门学科的延伸——信息组织学科引论信息组织是一门完整的信息管理学科知识体系的组成部分,这个体系分为上游、中游、下游。上游是指了解信息的本质、种类、特征、产生过程、传播方式、生产机构等;中游是指信息的收集、整理、组织和分析、存储、加工、检索等;下游是指信息的利用与服务,了解用户与市场、提供有效的服务机制等。信息组织属于中游的工作,是信息资源管理的核心环节,是上游的深化,下游的基础。2.中观层面上信息组织的意义一、信息组织的含义(五)作为一门学科的延伸——信息组织学科引论信息组织与信息检索的关系最能反映微观层面中信息组织学科的存在意义。信息组织是信息检索的基础和前提,信息检索是信息组织的出发点和归宿。3.微观层面上信息组织的意义第二节二、信息组织发展的方法基础一、信息组织的理论基础信息组织的发展三、我国信息组织的历史发展(一)系统科学理论(二)耗散结构理论(三)协同理论(四)知识组织理论(五)信息自组织理论一、信息组织的理论基础一、信息组织的理论基础(一)系统科学理论系统科学理论认为系统是相互作用的诸要素的复合体。系统的基本特性有整体性、内部相关性、环境相关性、层次性、有序性和目的性等。其中,整体性、层次性与有序性是系统科学的重要特性。整体性,即系统内外各要素之间相互联系、相互作用,形成整体功能大于部分之和的优化状态。层次性,即系统可以由多个层次组成,各层次之间有一定的有机联系。有序性,即结构有序性和系统运动的有序性。信息组织的目标是建立信息序化和结构化系统。(二)耗散结构理论20世纪60年代，普里高津(Prigogine)提出耗散结构理论,其基本观点认为,在开放的系统中,系统不断与外界进行物质和能量的交换,熵趋于最小值,能量远离平衡,混乱度最小,从原来的无序结构转为一种时间、空间和功能上的有序结构。一、信息组织的理论基础(三)协同理论协同理论认为,无论什么系统,从无序向有序的演化,都是大量子系统之间相互作用而又协同一致的结果。既然信息系统是由多个子系统构成的,那么如何建立各子系统之间的协同作用机制,使信息系统由无序变为有序,就成为信息组织研究中的一项重要内容,因而协同理论也是信息组织的理论基础之一。（四）知识组织理论知识组织可分为主观知识的组织和客观知识的组织两种类型。主观知识的组织是在人的大脑中进行的,表现为复杂的神经生理活动,人工智能、认知心理学等重点研究主观知识组织的内在机理;客观知识的组织主要是通过人的认知进行分类,凭借一定的技术方法来实现信息序化和结构化。传统的信息组织主要侧重于客观知识的组织,现代信息组织则更注重主观和客观两方面的完美结合。一、信息组织的理论基础(五)信息自组织理论信息自组织是指作为信息系统组成要素的信息,由于人与人之间、人与系统之间存在的相关性、协同性或默契性而形成特定结构与功能的过程。近几十年来,信息量剧增和信息技术的发展,使信息系统具备了自组织条件。特别是网络信息资源已经具有自组织的开放性、远离平衡性和非线性相关等特征,因此,信息自组织理论成为网络信息资源组织的理论基础。二、信息组织发展的方法基础(一)语言学(二)逻辑学(三)知识分类学(四)数学(五)认知心理学二、信息组织发展的方法基础(一)语言学语言研究不仅是对信息及其沟通的研究,同时也是对思维及其对象的探索。要把庞杂分散的信息组织成确定的整体,就必须建立符号系统。有了这种符号系统,信息系统的有序特征才能体现,单元的个体特征才能被揭示出来,各种信息单元才能对号入座,被纳入这种符号系统的构架之中,形成一个便于检索的有序化信息集合。常用的符号系统有语言、数字、字母、代码、化学式、图形等。例如,平面图形设计本身是符号的表达方式,用户通过平面设计者的作品,与自身经验加以印证,最终了解设计者所希望表达的思想感情。Eg：某广告公司为一个社团设计了徽标,然后就用户对该徽标的认知和理解效果做了一项测试调查,二、信息组织发展的方法基础(一)语言学第一个答案:在该标志的中央,所有观看者的回答全为“天安门”。由此推断,此社团应属中国的。第二个答案:在该标志的周边部分,绝大多数观看者表示,它像是某种物质的运行轨迹。由此推论,它作为科技、物理(电子)一类学会的徽标是适宜的。然而,创作者的原意是,周边线条实为C、A、A三个英文字母(ChinaAdvertisingAssociation,中国广告协会)。二、信息组织发展的方法基础(二)逻辑学信息组织用到的概念逻辑方法主要有以下几个方面的内容:(1)概念内涵与外延的反比关系。概念内涵越浅,外延越大;反之,概念内涵越深,外延越小。(2)概念之间的关系:相容关系(同一关系、包含关系、交叉关系)、不相容关系(并列关系、反对关系、矛盾关系)。(3)概念的限制与概括。(4)概念的分析与综合等。(三)知识分类学所谓分类,是指依据事物的属性或特征加以区分和类聚,并将区分的结果按照一定的次序进行组织的活动。信息的主体是知识,信息组织活动必须建立在人们对知识体系认识的基础之上。信息组织的目的之一是建立信息组织语言,为高效的信息检索服务。各种信息组织语言都建立在概念逻辑和知识分类的基础之上。二、信息组织发展的方法基础(四)数学信息组织应用到的数学理论主要有语言统计,就是利用概率论和数理统计等数学工具,研究语言出现的频率和概率,揭示语言的统计规律,这对于我们研究索引词汇的特性和建立知识组织系统均有重要作用。与信息组织有关的数学模型通常有三类:文本的数学模型、词加权模型和信息检索系统模型。(五)认知心理学认知心理学是用信息加工的观点来研究人类的认识或认知行为及过程的一门科学。核心是揭示认知过程的内部心理机制,如在从感觉到问题存在到问题解决的过程中,信息是如何获得、存储、加工、使用的。研究对象大致包括:知觉、注意、记忆、语言、符号系统;学习、思维、问题求解、创造;外界因素如生理基础、遗传因素、目的、情绪、动机对认知的影响。周宁在《信息组织》一书中将我国信息组织的发展划分为清册职能时期、查检职能时期和组织职能时期三个阶段,并指出,信息组织发展阶段的演化并不是一个阶段对一个阶段的全面否定,而是一种扬弃,一种理论和方法的完善和扩展。

信息组织的实践发展揭示了这样一个规律:信息组织是随着科学技术和学科理论的不断发展而发展的,语法信息组织—语义信息组织—语用信息组织的过渡,显示了信息组织由低级向高级发展的路径。三、我国信息组织的历史发展序化方法一第三节信息组织的基本方法优化方法二一、序化方法按照信息的表现形式，可以划分为文字信息组织、图像信息组织、音频信息组织、视频信息组织等;按照信息的加工程度，可划分为一次信息组织、二次信息组织、三次信息组织等;按照信息是否数字化，可划分为非数字化信息组织和数字化信息组织等;按照信息运动状态的基本方式，可划分为语法信息组织、语义信息组织和语用信息组织等。一、序化方法按信息加工的程度划分11.一次信息组织2.二次信息组织3.三次信息组织一次信息是人们研究或创造性活动成果的直接记录,一般指公开出版的图书、期刊论文、研究报告、会议文献、学位论文、专利说明书、网上未经过再加工的电子化信息等。一次信息一般量大、零碎、分散、无序,有时很难获取,逻辑相关性较差。二次信息是对一次信息进行加工、整理后产生的一类信息,如目录、题录、简介、文摘、索引、书目数据库等。二次信息的形成是信息从分散到集中、从无序到有序的控制过程。三次信息是在一次、二次信息的基础上,经过分析、综合等深加工而成的信息,如综述、述评、咨询报告、进度报告、期刊书目、年鉴等。这类信息包含文献著者、编辑者、信息加工者的创造性劳动,信息中所含知识是经过鉴别、提纯、精炼和综合的。一、序化方法2按信息运动的方式划分信息是事物运动的状态和方式,而任何事物运动的状态和方式都包含形式、内容和效用三方面,我国学者根据这三个方面,将信息分为语法信息、语义信息和语用信息,而对这三种信息进行组织(狭义的信息组织)也称为信息组织的基本方法。一、序化方法2按信息运动的方式划分1.语法信息组织方法(1)字顺组织法:从字、词角度集约有关信息,适用于大规模的信息组织活动,满足人们检索的一般要求。有音序法、形序法和两法并用三种形式,其中音序法占主导地位。(2)代码法:用代码如专利代码、商品代码等方式集约信息。(3)地序组织法:有关地域方面的信息是用户需求的重要内容,也是科学研究的重要内容之一,这方面的信息可以使用地序组织法进行集约。地序组织法分文字法和图文法,适用于试图调查和比较不同来源的信息。(4)时序组织法:人们需要的与历史相关的信息可以按照时序组织法进行集约。适用于对具有固定周期的事件分类的排序。一、序化方法2按信息运动的方式划分2.语义信息组织方法语义信息组织方法指按照信息的内容特性对信息进行描述的方法，最常见的语义信息组织方法有两种。(1)分类组织法:即分门别类组织信息的方法。分类的依据有很多种,其中知识分类常常作为文献分类的依据,而实物如商品的分类则具有更多的专业(或行业)特性和效用原则。(2)主题组织法:是按照主题的字顺组织信息的方法。该方法具有直截了当、便于检索的优点,是人们从内容角度更直接获取信息的有效方法。一、序化方法2按信息运动的方式划分3.语用信息组织方法语用信息组织方法是按照效用特征来组织信息的方法,常见的语用信息组织方法如下:(1)权重值组织法:是按信息资源的重要性来组织信息的方法。比如,报纸在版面安排上,总是把最重要的信息放在头版头条的位置。(2)概率组织法:是根据事物发生的概率来对信息进行组织的方法。如预测体育赛事胜负、期货贸易等。

二、优化方法A信息的优选是实现社会信息由相对贫集向信息富集转化的优化过程。随着信息数量的迅猛增长,人们需要高质量